قطعاً تا امروز کارهایِ زیادی انجام داده‌اید و احتمالاً گاهی اوقات به شما گفته شده: "شما باید استراتژیک باشید". شاید شنیدن این جمله برایتان خسته‌کننده باشد، چرا که معمولاً از این نوع جملات زیاد می‌شنوید و اینکه هیچ راهنماییِ دیگری به شما در راستای بهبودتان به شما داده نمی‌شود. شما در ابتدا باید بدانید استراتژیک بودن به چه معناست، یعنی باید به خوبی درک کنید چگونه می‌توانید استراتژیک فکر، برنامه‌ریزی و اجرا کنید.
به همین دلیل در این مطلب در مورد سه موضوع مهم تفکر استراتژیک، برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای استراتژیک که امروزه بسیاری از سازمانها با آن درگیر بوده و به دنبال راهکارهای مؤثری برای بهبود وضعیت خود هستند، صحبت خواهیم کرد.
اینکه گفته می‌شود باید استراتژیک فکر کنید به معنای این است که با دید وسیعی ببینید و درک کنید که سازمان شما چه سازمانی است، به کجا باید بروید و چگونه می‌خواهید به اهداف تعیین شده دست پیدا کنید. در واقع تفکر استراتژیک یعنی پیش‌بینی فرصت‌ها، چالش‌ها و استفاده از دانش برای هدایت سازمان به سوی اهداف
سوالی که پیش می‌آید این است که در شغلی که در آن قرار دارید، چگونه می‌توانید استراتژیک فکر کنید؟
در ابتدا تلاش کنید ذهنیت‌تان را تغییر دهید. اگر فکر می‌کنید تفکر استراتژیک فقط برای مدیران رده بالا است، بهتر است به شما بگوییم اشتباه فکر می‌کردید. فراموش نکنید که این موضوع، در همه سطوح سازمان وجود دارد و به نوعی جزئی از اصول و قوانین نانوشته هر سازمانی محسوب می‌شود که همه افراد باید در آنها اطلاعات کافی داشته باشند. اگر این مساله در یک واحدِ سازمان شفاف نباشد، اتفاقاتی میتواند بیفتد و منجر به کند شدن فرآیندها شود؛ مثل افزایش ریسک برای ارتقاء جایگاه شغلی یا کم شدن بودجه واحدها و بسیاری مسائل دیگر...
به محض اینکه پذیرفتید که تفکر استراتژیک، بخشی از کار شماست و باید همواره به آن مجهز باشید، 4 عنصر اصلی زیر را در نظر بگیرید تا با استفاده از آنها بتوانید قدرت کافی برای فکر کردن مؤثر را داشته باشید:
در حینِ کار ممکن است نتوانید یک تصویر کلی از کارهایتان در ذهن داشته باشید؛ زیرا احتمالاً حجم آنها زیاد است و به سرعتِ لازم برای انجام دادنشان دست پیدا نکنید. اشتباهی که خیلی از افراد درگیر آن هستند این است که در زمان انجام کارهایشان، سر خود را پایین می‌اندازند و روندها و اتفاقات مهم داخلی و خارجی سازمان را نادیده می‌گیرند. این اتفاق باعث می‌شود تا نتوان اطلاعات مهمی که میتواند به آنها برای تمرکز، اولویت‌بندی و فعال بودن کمک کند را در اختیار داشته باشند.
برای اینکه این افراد دچار چنین مشکلاتی نشوند، لازم است تا دیدِ تک بعدی نسبت به صنعت، روندها و اتفاقات مهم نداشته باشند. ممکن است یک اتفاق هرچند ساده در داخل یا خارج سازمان باعث شود تا فعالیت آن واحد دچار تغییراتی شود؛ بنابراین توجه به همه عواملی که گفته شد، از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر شما هم به این معضل مبتلا هستید، می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
پس از اینکه در مرحله قبلی به درک مناسبی از اطلاعات و روندها رسیدید، می‌توانید تفکر استراتژیک در خودتان را به چالش بکشید و از خودتان بپرسید: "چگونه مسائلی را توسعه دهم که نسبت به آنها آگاهی دارم؟" با نگاه به مسائل مختلف از زوایای مختلف، شما قادر خواهید بود تا نگاه محدودِ خود نسبت به مسائل را کاهش داده و احتمالات، رویکردها و نتایج احتمالی گوناگون را به خوبی مشاهده کنید.
برای درک بهتر این موضوع می‌توانید سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
با پرسیدن این نوع سوالات اولاً با کارهایتان بهتر می‌توانید ارتباط برقرار کنید و در ادامه متوجه خواهید شد که پرسیدن این سوالات میتواند درک استراتژیک شما نسبت به مسائل را ارتقاء دهد.
تا به حال به مدل صحبت کردن کسانی که در حوزه استراتژی تخصص دارند، دقت کرده‌اید؟ اساساً متفکران استراتژیک به خوبی می‌دانند چگونه باید صحبت کنند. آنها پیش از صحبت کردن، تفکراتشان را اولویت‌بندی کرده، به آنها نظم می‌دهند و به گونه ای صحبت میکنند که شنونده، به پیام اصلی آنها توجه کند. با این کار، هم توجه دیگران به شنیدن جلب می‌شود و هم افراد را تشویق میکنند تا با شما تعامل و گفتگو کنند.
اگر انجام این کار برایتان پیچیده است، توصیه می‌کنیم کارهای زیر را به خوبی انجام دهید:
تلاش کنید به جای اینکه به نکات مهم یک پاسخ اشاره کنید، جواب را بصورت شفاف در ابتدا بیان کنید و سپس به ابعاد آن بپردازید
تصور کنید روز شلوغی دارید و از این جلسه به جلسه‌ای دیگر می‌روید. مسلماً زمان کمی برای این دارید تا بطور کلی و همه جانبه به همه چیز فکر کنید و به گزینه‌های مختلفی که در ذهنتان است، دقت کنید. در این زمان برای اینکه بیش از حد گیج نشوید، لازم است تا زمانی کوتاهی را برای خودتان خالی کنید، کارهایتان را روی کاغذ بیاورید، آنها را سبک سنگین کنید و بر اساس اهمیت هر کدام از آنها، اقدامات اجرایی‌تان را بنویسید. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا ذهن شلوغتان را مرتب‌تر کنید و به خوبی بدانید در هر مرحله از کارهایتان، باید به چه نکاتی دقت کنید.
تا به اینجا در مورد تفکر استراتژیک و مهارت‌هایی که در راستای آن می‌بایست دست پیدا کنید، صحبت کردیم. در ادامه باید به سوی این برویم که چگونه و با چه رویکردی قصد داریم به اهداف خود دست پیدا کنیم.
وقتی مسیری را شروع می‌کنید، باید نقشه‌ای در دست داشته باشید تا بتوانید مسیر درست را از نادرست تشخیص دهید. در حقیقت، شما به برنامه‌ای منجسم برای حرکت کردن نیاز دارید.
در ادامه در مورد این صحبت می‌کنیم که اولاً چگونه می‌توانید برنامه‌ریزی استراتژیک مناسبی داشته باشید و همینطور چگونه می‌توانید در دنیای واقعی و در زمان درست، به استراتژی درست دست پیدا کنید.
خیلی از افراد معمولاً این دو مفهوم را با یکدیگر اشتباه قلمداد کرده و حتی گاهی به جای یکدیگر از آن استفاده میکنند. برنامه‌ریزی استراتژیک، عملیاتی کردن چشم‌اندازهای سازمان با کمک برنامه‌های اجرایی است تا در نهایت سازمان بتواند به اهداف خود دست پیدا کند.
مهم‌ترین تفاوت میان تفکر استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک این است که تفکر، بر اساس یک برنامه منظم و به عنوان بخشی از فعالیت‌های روزانه انجام می‌شود و به عادت تبدیل می‌شود تا بتوان با ارتقاء توانایی‌های افراد، وضعیت کسب‌وکار را بهبود داد؛ در حالیکه مفهوم برنامه‌ریزی بصورت دوره‌ای (سه ماه، نیم سال و سالانه) اجرا می‌شود.
رسیدن به یک هدف بدون داشتن برنامه، سخت و حتی غیرممکن است. چه مربی فوتبال باشید، چه یک آشپز و یا یک صاحب کسب‌وکار، در هر صورت شما به برنامه استراتژیک نیاز دارید. برنامه استراتژیک همه جوانب و بخش‌های سازمان شما را در بر می‌گیرد و آنها را به واحدهای کوچکتر تقسیم می‌کند.
همچنین یک برنامه استراتژیک به رهبران سازمانها کمک می‌کند تا تصمیم بگیرند در چه زمانی، با چه نیروی انسانی و با چه هزینه‌ای فعالیت کنند. اما باید دانست سازمانها چگونه باید به سمت استفاده از برنامه استراتژیک حرکت کنند؟ آیا با کمک کتابهایی که در قفسه‌های کتابخانه‌ها خاک می‌خورند، می‌توان برنامه استراتژیک مناسبی طراحی کرد؟ شاید لازم باشد در این مورد بیشتر دقت کنید.
پایبند بودن به یک برنامه استراتژیک شاید یک اتفاق دشوار به نظر برسد و بسیاری از افراد از آن شانه خالی کنند اما اگر شما این برنامه را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید، راحت‌تر می‌توانید با آن ارتباط برقرار کرده و برنامه‌های خود را اجرا کنید. در ادامه به گام‌های طراحی برنامه استراتژیک اشاره می‌کنیم:
این کار سخت‌تر از چیزی است که فکرش را می‌کنید. برخی از افراد، خودشان را آنطور که می‌خواهند دیده شوند، میبینند نه آنطور که دیگران آنها را میبینند. بسیاری از کسب‌وکارها دچار چنین معضلی هستند و در این دام که نمی‌توانند با شخصیت خودشان صادق باشند، گیر می‌افتند. برای اینکه دقیقاً دریابید سازمان شما در کجا قرار دارد، تلاش کنید تا تحلیل‌های داخل و خارج از سازمان‌تان انجام دهید تا به خوبی درک کنید موقعیت‌تان در بازار کجاست و مزایای رقابتی سازمان‌تان چیست.
به این فکر کنید که در ادامه، سازمان‌تان می‌خواهد به چه مسیری ادامه دهد. این موضوع جهتِ حرکت سازمان شما را در بلند مدت مشخص کرده و بطور شفاف ماموریت(بازارها، مشتریان، محصولات و...) و چشم‌انداز شما را تعیین خواهد کرد. با کمک این تحلیل، شما می‌توانید اولویت‌ها را شناسایی کنید- آنهایی که بسیار مهم هستند و لازم است تا همه اعضای تیم مدیریتی، به آنها توجه لازم داشته باشند. دقت داشته باشید که برنامه استراتژیک باید بر این موارد تمرکز کند.
اهداف مورد انتظاری تعریف کنید که بطور شفاف نشان دهد شما باید به کدام سو حرکت کنید. تلاش کنید تا این اهداف را همواره برای افراد مرتبط با پروژه، یادآوری کنید تا از آنها دور نشوند.
این به معنای این است که شما چگونه می‌خواهید به اهداف خود دست پیدا کنید. استراتژی‌ها، برنامه‌های اجرایی و بودجه‌ها همه و همه جزو گام‌های فرآیندی هستند که بطور اثربخش تعیین می‌کند چگونه می‌خواهید زمان، منابع انسانی و پول را به اولویت‌های سازمانی اختصاص دهید.
برای اینکه اطمینان حاصل کنید که برنامه شما آنطور که آن را طراحی کرده‌اید، پیش می‌رود، باید بصورت مداوم یا حداقل هر سه ماه یکبار برنامهریزیهای خود را مرور کرده و در طول فرآیند آنها را اصلاح کنید.
برنامه استراتژیک یک برنامه فوق‌العاده است. این برنامه میتواند به شما کمک کند به اهدافی دست پیدا کنید که شاید کمتر در مورد آن فکر کرده‌اید. اگر تا به امروز چنین برنامه‌ای برای سازمان‌تان نداشته‌اید، بهتر است به فکر ایجاد آن باشید؛ چرا که به شما کمک خواهد کرد تا سازمان‌تان در حال پیشرفت باشد و روی آینده تمرکز کنید.
از سوی دیگر اکتفا کردن به یک برنامه استراتژیک برای رسیدن به اهداف و چشم‌اندازهای سازمانی کافی نیست و باید یک گام فراتر نهاد و به سمت پیاده سازی آن پیش رفت. بطور کلی پیاده‌سازی فرآیندی است که در آن برنامه ها و استراتژی ها وارد فاز عملیاتی و اجرایی می‌شوند تا به اهدافی که در ابتدای برنامه تنظیم کرده بودیم، دست پیدا کنیم. پیاده‌سازی برنامه استراتژیک چه بسا به اندازه خودِ استراتژی از اهمیت بالایی برخوردار است.
همچنین آن دسته از کسب‌وکارهایی که به جای پرداختن به اجرا کردن استراتژی‌ها، صرفاً به تولید برنامه استراتژیک دل بسته‌اند، زمان، انرژی و منابع خود را هدر می‌دهند که اگر این رویکرد ادامه دار باشد، رفته‌رفته منجر به بی‌انگیزگی می‌شود؛ زیرا تا زمانیکه برنامه‌ها اجرا نشوند، چالش‌ها و نواقص کار مشخص نشده و سازمان دچار سکون خواهد شد.
برنامه استراتژیک به شما می‌گوید یک برنامه چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؛ در حالیکه اجرای استراتژیک می‌گوید چه کسی، کجا، چه زمانی و چگونه باید استراتژی‌های برنامه‌ریزی شده را وارد فاز اجرایی کند. نکته مهم این است که هر کدام از این دو، اهمیت خاص خودشان را دارند و باید با دقت نظر انجام شوند؛ خصوصاً مرحله اجرا که در صورت انجام موفق، سبب می‌شود تا سازمان به مزیت رقابتی دست پیدا کند.
متاسفانه اکثر سازمان‌هایی که برنامه استراتژیک طراحی میکنند، در اجرا کردن آن شکست می‌خورند. بر طبق آمار مجله فورچون، از هر 10 شرکت، 9 شرکت به دلایل زیر در این امر نمی‌توانند برنامه‌های خود را به اجرا درآورند:
بطور کلی می‌توان گفت اگر بخواهیم از نقطه موجود به نقطه مطلوب دست پیدا کنیم، باید اختلاف و فاصله‌ی میان برنامه و اجرا را به حداقل در بیاوریم. این امر مستلزم این است که بتوان همه‌ی آن چه که می‌خواهد اجرا شود را اندازه‌گیری کرد؛ زیرا:
تنها آن چه را که بتوان اندازه‌گیری کرد، می‌توان مدیریت کرد
سازمانها برای اینکه از اجرای استراتژی اطمینان حاصل کنند، باید به 5 عنصر اصلی اجرای استراتژی توجه کافی داشته باشند. همه این عناصر به نوعی پشتیبان اجرای استراتژی هستند و توجه کافی به هر کدام از آنها اهمیت خاص خود را دارد. در ادامه با این عناصر بیشتر آشنا شوید:
اولین گام برای اجرای برنامه‌های استراتژیک این است که سازمان افراد مشخصی برای آن در اختیار داشته باشد. این افراد کسانی هستند که دارای صلاحیت لازم و مهارت کافی برای انجام وظایف و پشتیبانی از اجرای برنامه‌ها هستند. در ماه‌هایی که در اجرای برنامه‌های خود پیش رو است، ممکن است به افراد جدید نیاز پیدا شود. به همین دلیل لازم است تا برای افرادی که به تازگی به تیم اجرایی اضافه می‌شوند، دوره‌های مهارت‌افزایی و آموزشی مناسبی برگزار گردد.
یک سازمان باید منابع مالی و زمان کافی برای اجرای برنامه‌ها در اختیار داشته باشد. معمولاً در زمان اجرای استراتژی، یا هزینه‌های واقعی شناسایی نشده‌اند یا اینکه به درستی تخمین زده نشده‌اند. زمانیکه این هزینه‌ها به درستی شناسایی شوند، تعهد کافی باید از سوی کارکنان برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده وجود داشته باشد. همچنین کارکنان باید زمان کافی برای اجرای برخی از فعالیت‌های اضافی در اختیار داشته باشند.
برای اینکه اجرای استراتژی موفق عمل کند، باید ساختار مدیریتی مناسب ایجاد و اختیارات شفافی به افراد مسئول داده شود. برای این کار لازم است تا یک فرد، مسئول برنامه و جلسات مداوم در راستای استراتژی‌های تعریف شده، درنظر گرفته شود. این جلسات برای بازبینی میزان پیشرفت و بسته به نوع فعالیت و چارچوب زمانی پروژه، باید بصورت ماهانه یا دوره‌ای برگزار شوند.
سیستم‌های مدیریتی و مرتبط با تکنولوژی در سازمان، به پیگیری پیشرفت پروژه و تطابق پیدا کردن با تغییرات کمک میکنند. برای مثال در یک سیستم، ایجاد نقاط عطف پروژه در راستای برنامه‌ای که افراد باید در بازه زمانی مشخص به آن دست پیدا کنند، اهمیت دارد. همچنین روش کارت امتیازی یکی دیگر از ابزارهایی است که توسط بسیاری از سازمانها برای پیگیری پیشرفت و نقاط عطف پروژه از آن استفاده می‌شود.
در یک سازمان باید تلاش شود تا جو مناسبی برای افراد ایجاد گردد تا به خوبی بتوانند با ماموریت و اهداف سازمان ارتباط برقرار کرده و احساس خوبی با آن داشته باشند. برای تاکید بر اینکه افراد همواره بر استراتژی‌ها و اجرای آن تمرکز داشته باشند، می‌توان در ازای دستیابی به یک موفقیت مشخص یا عدم انجام یک وظیفه، برای آنها پاداش یا جریمه در نظر گرفت. این پاداش یا جریمه‌ها می‌توانند کوچک یا بزرگ باشند و تا زمانیکه آنها استراتژی وضع شده را به عنوان اولویت هر روزه خود قرار دهند، کارایی دارد.
در پایان باید گفت استراتژیک بودن، خود از عناصر مختلفی همچون استراتژیک فکر کردن، استراتژیک برنامه ریزی کردن و استراتژیک عمل کردن است. همانطور در به آنها اشاره کردیم، همه اینها دارای ابعادی هستند که در یک سازمان باید به خوبی به آن پرداخته شود.
منابع:
