بیایید صادق باشیم ، هیچ کس از منتظر بودن در اتاق انتظار لذت نمی برد ، اما این کاری است که همه ما انجام می دهیم و البته گاهی اوقات می توانیم مدتی صبر کنیم. تحقیقات اخیر نشان داده که متوسط زمانی که فرد در اتاق انتظار می گذراند حدود 21 دقیقه است. به همین دلیل احساسی که منطقه انتظار شما ایجاد می کند می تواند تجربه ای جذاب برای ارباب رجوع و مشتریان شما باشد. اطمینان از اینکه ارباب رجوع در حالی که در فضای شما نشسته و احساس راحتی و استقبال می کند بسیار مهم است. منطقه انتظار شما باید بازتاب آنچه شما از شرکت یا سازمان خود نشان می دهید نیز باشد. به همین دلایل ، دانستن اینکه از کجا برنامه ریزی فضای خودرا شروع کنیم مهم است ، البته این کار پر زحمت و طاقت فرسا است. به همین دلیل ما برخی نکات و توصیه ها را برای توضیح روند کار آورده ایم.
1. فضای انتظاررا با مبلمان مناسب پر کنید
مهمترین قسمت محل انتظار شما مبلمان است. نه تنها اولین چیزی است که ارباب رجوع شما می بینند ، بلکه تعیین می کند که آنها در فضای شما چه راحتی خواهند داشت :
میز پذیرش شما باید نقطه کانونی قسمت انتظار شما باشد و از ورودی به راحتی قابل مشاهده و دسترسی باشد. همچنین باید جذاب و تمیز باشد. آخرین چیزی که هنگام ورود ارباب رجوع می خواهید کاغذها ، جعبه ها و بسته هایی است که در اطراف میز پذیرش پراکنده شده اند. همچنین مطمئن باشید که فضای کافی برای همه موارد ضروری مانند تلفن ، کامپیوتر ، چاپگر و اسکنر و همچنین فضای کافی برای تعداد افرادی که همزمان جلو میز خواهند بود ، خواهید داشت.
بیشتر بخوانید : میز پذیرش و نکاتی در مورد انتخاب آن
اندازه گیری به همان اندازه در منطقه نشیمن اتاق انتظار شما مهم است. فضای شما نیاز به ظاهر حرفه ای و جذاب دارد و در عین راحتی ارباب رجوع شما را در خود جای می دهد. برخی از مبلمان پذیرش را که در نظر گرفته اید اندازه گیری کنید تا اطمینان حاصل شود که در فضای شما جا می شود. برای تصمیم گیری در مورد میزان مبلمان مورد نیاز خود ، در نظر بگیرید که در شلوغ ترین روز تعداد صندلی های اتاق انتظار توسط ارباب رجوع شما استفاده می شود ، سپس برخی میزها را نیز به فضا اضافه کنید.
سرانجام ، هنگام تصمیم گیری در مورد مبلمان پذیرش ، بودجه شما یکی از مهمترین عوامل و همچنین نیاز به آن خواهد بود.
حتما بخوانید : صندلی انتظار ارزان
2.رنگهای اتاق انتظار را با دقت انتخاب کنید
رنگ مبلمان انتخابی شما و همچنین رنگ دیوارها و وسایل شما می تواند تأثیر مستقیمی بر احساس بازدیدکنندگان داشته باشد. اگر در حال طراحی اتاق انتظار برای مطب پزشک هستید ، ممکن است بخواهید برای دلسوزی رنگهای آرام بخش مانند سبز یا آبی را با رنگ صورتی انتخاب کنید. رنگ آبی نشان دهنده صداقت ، وفاداری و امنیت است در حالی که رنگ سبز آرام است. به همین دلیل است که اگر لازم است در قسمت پذیرش تصمیم گیری شود ، انتخاب یک رنگ سبز آبی ملایم می تواند به تصمیم گیری کمک کند. در سایر قسمتهای پذیرش مطب ، مانند سالن ، سایه صورتی ممکن است به ارباب رجوع شما اطلاع دهد که می خواهند خود را ناز کنند ، در حالی که زرد و قرمز باعث اضطراب و پرخاشگری می شود. در حالی که انتخاب رنگ ها را فراموش نکنید ، ممکن است بخواهید رنگ های شرکت شما در فضای انتظار شما نیز منعکس شود. اگر مطمئن نیستید که چه رنگ هایی بهتر کار خواهند کرد ، حتماً نمونه های پارچه ای را سفارش دهید تا ببینید در فضای شما و نور شما چگونه هستند.
3. از دکور یک تکه استفاده کنید
هنگامی که در مورد مبلمان اداری و رنگ آن تصمیم گرفتید ، می خواهید برخی از وسایل دکوراسیون را انتخاب کنید که می تواند باعث ایجاد روحیه در فضای پذیرش شما شود. مواردی را انتخاب کنید که مردم به خاطر بسپارند و مطمئن باشید که ارباب رجوع دوست دارد . به عنوان مثال ، با اضافه کردن قطعات هنری خوش ذوق ، یک آکواریوم پر از ماهی عجیب و غریب میتوانید فضا را زیباتر کنید چون از ویژگی های آب آرامش است ،. دادن چیز جالب برای مشاهده آنها نه تنها سازمان یا اداره شما را منحصر به فرد می کند ، بلکه می تواند به آرامش ارباب رجوع شما قبل از قرار ملاقات کمک کند. اتاق انتظار همچنین مکان مناسبی برای نمایش اطلاعات مربوط به مشاغل شما است و فراموش نکنید که برخی از مطالب خواندنی مرتب شده را برای کمک به بازدیدکنندگان خود در نظر بگیرید.
بیشتر بخوانید : نکاتی که باید در طراحی و چیدمان دفتر کار و فضاهای اداری در نظر بگیرید
تنظیم نور در قسمت انتظار شما می تواند راحتی بازدید کنندگان را نیز افزایش دهد و می تواند روحیه خاصی ایجاد کند. نور ملایم و روشن احساس آرامش ایجاد می کند و جذابیت اقلام نمایش داده شده را افزایش می دهد ، که در یک محیط دفاتر تجاری خوب خواهد بود. در همین حال ، نور کم و گرم ، کیفیتی "خانگی" از خود ساطع می کند و اگر به دنبال پرشکوهی خانوادگی هستید ، می تواند بر جذابیت آن بیفزاید. نور با ظاهری مصنوعی خشن از بین می رود ، بنابراین ممکن است بخواهید از لامپهای فلورسنت در قسمت پذیرش خود دور باشید و نور طبیعی می تواند فضای شما را بزرگتر نشان دهد زیرا پنجره ها می توانند اتاق را با فضای بیرون وصل کنند.
5.از فن آوری و تکنولوژی استفاده کنید
همگامی که ارباب رجوع شما در اتاق انتظار است ، ممکن است بخواهند تلفن های همراه ، iPad ها و لپ تاپ ها را هنگام انتظار شارژ و استفاده کنند. Wi-Fi رایگان نیز یک پیشنهاد عالی است و ارائه گذرواژه را فراموش نکنید. در حالی که آنها مشغول کار هستند و منتظر هستند زمان مناسبی برای تبلیغ شرکت شما با استفاده از فناوری است ؛ از تلویزیون های صفحه تخت برای نمایش اطلاعاتی در مورد اینکه کی هستید استفاده کنید یا حتی یک تور مجازی به آنها بدهید.
6. استفاده از برنامه های طرح بندی
اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید و یا چگونه منطقه انتظار خود را تنظیم کنید ، ابزارهای طراحی آنلاین وجود دارد که می توانید برای کمک به آنها مراجعه کنید. این برنامه ها به راحتی به شما کمک می کنند بهترین طرح را ایجاد کنید ، قیمت ها را توسعه دهید و حتی فضای دفتر خود را تا چاپگرها و تلفن های خود طراحی کنید. تأمین کننده مبلمان شما همچنین می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید که چه فضایی مناسب است.
7.خدمات خوب هنوز مهم است
فقط به این دلیل که ممکن است فضای انتظار مناسبی را تنظیم کرده باشید ، به این معنی نیست که برای خوشحال نگه داشتن ارباب رجوع خود فقط این کار را می کنید ؛ اطمینان حاصل کنید که منشی شما لبخند می زند و برای مهمانان شما (حتی در بدترین روزها) خوشایند است. وی اولین نقطه تماس شرکت شما است و می تواند لحن کل بازدید را تعیین کند. محل انتظار خود را از جمله میز پذیرش را تمیز نگه دارید. فضای انتظار به هم ریخته می تواند انتظار منفی از آینده برای شما به ارباب رجوع بدهد. با فراهم آوردن مکانی برای آویختن کت ، تازه سازی و یا حتی محلی برای نوشیدن آب یا قهوه ، به بازدیدکنندگان احساس خوشآمد کنید. سخت ترین تلاش خود را بکنید تا بازدیدکنندگان خود را منتظر نگذارید. قرار است مواقعی وجود داشته باشد که این فقط امکان پذیر نباشد ، اما این کار را عادت نکنید. ارباب رجوع شما مانند شما روزهای شلوغی دارندخدمات خوب ارائه دهید
8. تست نهایی
بهترین راه برای اینکه بفهمید آیا محل انتظار شما مکان مهمی برای مهمانان شماست این است که خود را به راحتی جای آنها بگذارید ؛ در واقع ، در منطقه بنشینید و تجربه خود را به طور مرتب مستند کنید و از سایر کارمندان بخواهید همین کار را انجام دهند تا ببینند آیا تغییراتی لازم است. حتی ممکن است در نظر داشته باشید نظرسنجی را برای مشتریان عادی خود ارسال کنید تا ببینید آیا پیشنهادی دارند یا خیر. آیا یک منطقه انتظار جدید طراحی کرده اید یا یک مکان قدیمی را دوباره طراحی کرده اید؟ چه چیزی برای تصمیم گیری در مورد مبلمان ، رنگ و دکور مفید بود؟ آیا خودتان این کار را انجام داده اید یا برای کمک به کسی یا برنامه ای مراجعه کرده اید؟ از تجربیات خود و اینکه چگونه می توانند به دیگران در پرداختن به همان پروژه کمک کنند ، مطلع شوید!
برای استفاده از مشاوره کارشناسان ما در مورد دکوراسیون اداری با شماره 02144620086 تماس حاصل فرمایید .
