فرایند کدگذاری (کدینگ) و کاتالوگسازی (کاتالوگینگ) پایه‌ای‌ترین فرایند در مدیریت کالاها به‌ویژه مواد و قطعات یدکی در طول چرخه‌ی عمر آن‌ها یعنی از سفارش‌دهي، خرید، تأمین، مدیریت موجودی و فرایندهای انبارداری، بهره‌برداری و نگهداری و تعمیرات است که ارتباط مابین تأمین‌کنندگان و مصرف‌کنندگان را با ایجاد زبان مشترک، آسان می‌کند.
کدگذاری به چه معناست؟
کدگذاری یا کدینگ فرایندی است که به‌واسطه‌ی آن تمامی کالاها شناسایی، طبقه‌بندی و به‌صورت یکتا و با روشی یکسان شماره‌گذاری می‌شوند تا از دیگر کالا متمایز شوند.
کاتالوگسازی به چه معناست؟
کاتالوگسازی یا کاتالوگینگ، فرایند نامدهی و توصیف کالاها در روشی یکسان و ارتباط آن به کد کالا است. در کاتالوگینگ، کاتالوگها را می‌توان در دو دسته قرار داد: کاتالوگ فنی که شامل مشخصات فنی کالا است که به ذات کالا مربوط است و کاتالوگ مدیریتی که شامل اطلاعات دیگری مانند واحد شمارش، نوع بسته‌بندی، لیست سازندگان و تأمین‌کنندگان یک قطعه، قطعات مشابه و... است.
روش‌های کدگذاری
در طول سالیان، تلاش‌های زیادی جهت کاهش زمان و هزینه‌ی کدگذاری انجام‌شده و سیستم‌های کدگذاری زیادی در صنایع مختلف و برای کاربردهای مختلف ایجادشده است که ازجمله‌ی آن‌ها می‌توان به سیستم کدگذاری کالای نفت (MESC)، سیستم کدگذاری صنایع دریانوردی (SFI) و سیستم کدگذاری صنایع دفاعی (NCS) اشاره کرد که هرکدام در طول زمان دستخوش تغییرات زیادی بوده و نسخههای متعددی از هرکدام در دسترس است.
اکثر روش‌های کدگذاری، طبقههای کالاها را کد میکنند نه خود کالاها را!
شیوه‌ی کار اکثر روش‌ها و نسخههای کدگذاری قدیمی، استفاده‌ی از درختواره‌ها جهت شناسایی و کدگذاری است؛ یعنی فرد کدگذار، با پایین آمدن از یک سلسلهمراتب (مثلاً گروه‌های کالا)، به سطح مرتبط به کالا میرسد و معمولاً با تجمیع کدهای سطوح بالادست کالا، کد کالا ساخته می‌شود.
کدگذاری به این روش باعث اشکالات زیادی می‌شود همچون:
- سهم زیاد خطای انسانی در فرایند کدگذاری
- وابستگی فرایند شناسایی و کدگذاری به تجربهی افراد
- نیاز به ایجاد سطوح جدید در سیستم طبقه‌بندی و درنتیجه افزایش زمان کدگذاری
- عدم کاتالوگسازی فنی کالا و بسنده کردن به نام به دست آمده از گروهبندی کالا
- عدم جوابگویی اطلاعات ساختار طبقه‌بندی جهت تأمین و سفارش کالا و نیاز به وجود داغی
- یکسان نبودن تعریف قطعه میان تعمیرات، انبار و سازنده و در نتیجه ایجاد تنش میان کارکنان
- ایجاد کدهای تکراری برای اقلام یکسان و درنتیجه افزایش موجودی انبار و هدر رفت منابع
- عدم امکان بهینه‌سازی موجودی انبارها به دلیل عدم وجود استاندارد در تعریف کالا
- راکد شدن مقادیر زیاد اقلام در انبار در نتیجهی عدم تعریف صحیح آن‌ها
- تفاوت کالای خریداری‌شده، با چیزی که سفارش داده‌شده
روش کدگذاری OTD
از سال ۲۰۰۹ روش کدگذاری جدیدی به نامOTD (Open Technical Dictionary) توسط سازمان ایزو (ISO) و در قالب سری استانداردهای ISO 22745 ارائه شد که نظام های کدگذاری را متحول کرده است، به‌طوری که سایر روش‌های کدگذاری مطرح یا خود را با این استاندارد تطابق دادهاند و یا در حال تطابق با آن هستند.
تفاوت اساسی کدگذاری به روش OTD نسبت به روش‌های قدیمیتر، عدم استفاده‌ی مستقیم از طبقه‌بندی کالاها جهت کدگذاری و رجوع مستقیم به مشخصات ذاتی کالاها، استفاده از مقادیر و رویههای از پیش تعریف‌شده‌ی استاندارد بدین منظور در دیکشنری فنی و اعمال استانداردهای کیفیتی برای شناسایی است و همین ویژگی باعث ثبات کد حاصل‌شده در کل چرخه‌ی عمر کالا و عدم وابستگی آن به دانش و سلیقهی افراد و محل انجام کدگذاری شده است. در شکل زیر ساختار کدینگ OTD را در کاربرد استاندارد ISO 22745 مشاهده میکنید:
در روش OTD کیفیت دادهها و اطلاعات با توجه به ۱۰ شاخص زیر حفظ می‌شود:
1. شفافیت (Clarity): شرح کالای کاملاً شفاف و غیرمبهم
2. صحت (Accuracy): انعکاس درست از کلا در کد و شرح کالای ایجادشده
3. اصالت (Consistency): ثابت ماندن کاتالوگ و کد از نظر تعریف، رویه، فرمت و ارزش، در هر زمان و مکان
4. کامل بودن (Completeness): کامل بودن اطلاعات جهت درخواست، سفارش، خرید و تأمین کالا
5. یکتایی (Uniqueness): اطمینان از یکتا بودن کدها و کاتالوگهای ایجاد شده
6. امانت (Integrity): محفوظ ماندن ساختار فرمتها و رویههای ایجاد کاتالوگ به‌صورت پایدار
7. سلامت (Correctness): اطمینان از تأیید اطلاعات پیش از استفاده از آن‌ها
8. قابلیت استناد (Authenticity): حفظ ارتباط کاتالوگها و کدهای ایجاد شده با مستندات جدید و قدیمی (سفارش‌ها، رسیدها، حوالهها و...)
9. قابلیت استفاده (Usability): قابلیت جستجو و فراخوانی بالای اطلاعات ذخیره‌شده توسط افراد و قابلیت استفاده‌ی کدهای ایجاد شده برای استفاده در نرمافزارها، چاپ و لیبلزنی، بارکدگذاری و...
10. باورپذیری (Believability): اعتماد به کاتالوگها وکدهای ایجاد شده به‌واسطه‌ی شفاف بودن منبع و رویههای استفاده شده در ایجاد آن
خروجی این روش، یک کد کاملاً یکتا، یک شرح کالای استاندارد و شفاف و یک کاتالوگ باکیفیت است.
در روش OTD هدف اصلی، شناسایی باکیفیت کالا است نه ساخت کد!
مزایای استفاده از روش OTD:
- ایجاد زبان مشترک میان دپارتمان‌های مختلف یک سازمان و سازمانهای مختلف یک سازمان مادر
- جلوگیری از ایجاد کدهای تکراری و تعریف اقلام یکسان با کدهای متفاوت
- اطمینان بالا به واقعیت موجودی انبار به دلیل عدم وجود کدهای تکراری
- ایجاد شرح فنی کامل و یکدست از کالا
- تسهیل فرایند درخواست از انبار به دلیل شرح فنی استاندارد و امکان جستجوی آسان
- تسهیل فرایند خرید داخلی و خارجی به دلیل شرح فنی استاندارد دو یا چند زبانه
- اطمینان بالا در تأمین کالای خریداری شده و عدم نیاز به استفاده از داغی
- کاهش قابل توجه موجودی به دلیل جاری شدن کالاهای راکد پس از شناسایی و امکانپذیر شدن اجرای بهینه‌سازی دقیق موجودی
بنا به گزارش سازمان ناتو استفاده از سیستم کدگذاری OTD در صنایع نتایج زیر را به دنبال داشته است:
همچنین بنا بر گزارش گروه مشاوران مکنزی[1]، تغییر فناوریهایی همانند OTD در چرخه‌ی تأمین و تدارکات کالا، می‌تواند منجر به بیش از ۴۰ درصد کاهش در هزینه‌ی فرایند خرید شود!
اصلیترین خروجی OTD، دادهها و اطلاعات باکیفیت و کدهای یکتاست
هرچند استاندارد ISO 22745 الزامی به استفاده از نرمافزار برای اجرای روش OTD ندارد ولی اجرای آن بدون استفاده از نرمافزار می‌تواند خیلی وقتگیر و پیچیده شود به همین منظور برای استفاده از این روش چندین راه حل نرمافزاری توسط سازمانها و شرکتهای بزرگ تولید شده است که از جمله معروفترین آن‌ها می‌توان به نرمافزار eMDV سازمان ECCMA، نرمافزار CMT شرکت Shell، نرمافزار NMCRL سازمان NATO و نرم‌افزارهای معروف دیگری مانند eCat، ecl@ss، sphere و KOIOS اشاره کرد.
اساس عمل تمامی این‌گونه نرمافزارها پیروی از اصول استاندارد ISO 22745 برای پیاده‌سازی مدیریت کیفیت دادهها در فرایند کدگذاری و کاتالوگسازی مطابق با استاندارد ISO 8000 است.
در ادامه اصول کار نرمافزار اسپکس (SPEX) به‌عنوان نمونه در برآورد این خواسته، از نظر می‌گذرد.
نرمافزار کاتالوگسازی و کدگذاری اسپکس (SPEX)
نرمافزار اسپکس یک نرمافزار دو زبانه (فارسی و انگلیسی) جهت ایجاد کاتالوگهای فنی و مدیریتی و کدگذاری یکتای کالاها است که بر اساس استانداردهای بین‌المللی ISO 22745 جهت پیاده‌سازی روش OTD در کدگذاری، استاندارد ISO 8000 جهت تضمین کیفیت اطلاعات و استاندارد ISO 81346 جهت انطباق با کدگذاری در مدیریت داراییها و تضمین ارگونومی و قابلیت استفاده‌ی کد ایجاد شده برای استفاده در نرم‌افزارهای مدیریتی مانند ERP، CMMS، مدیریت انبار و... و چاپ و لیبلزنی کدها، طراحی شده است.
در طراحی اسپکس همچنین از صنعتی مطرح این حوزه یعنی استاندارد eOTD سازمان [2]ECCMA، استاندارد NCS سازمان [3]NATO، استاندارد [4]MESC شرکت Shell، استاندارد PIDX سازمان [5]PIDX و استاندارد eCl@ss سازمان[6]eCl@ss جهت شناسایی امکانات خاص آن استانداردها و برآورد نیازهای صنایع مختلف و همچنین درنظر گرفتن بهترین تجربیات، استفاده شده است.
فرایند کاتالوگسازی و کدگذاری در اسپکس بدین شکل است:
1. درخواست تعریف کالای جدید
2. تعیین کلاس کالا
3. فراخوانی مشخصات فنی از پیش تعریف شده
4. تخصیص مقادیر مجاز به مشخصات فنی کاتالوگ
5. ایجاد کاتالوگ فنی و شرح فنی استاندارد
6. بررسی تکراری بودن کالا براساس کاتالوگ فنی
7. پذیرش کاتالوگ فنی در صورت تکراری نبودن
8. ایجاد کد یکتا برای کاتالوگ فنی
9. تکمیل کاتالوگ فنی با مشخصات غیرفنی و ایجاد کاتالوگ مدیریتی
مزایای استفاده از نرمافزار SPEX:
- ایجاد زبان مشترک میان دپارتمان‌های فنی و انبار و همچنین دپارتمان انبار با تدارکات کالا
- ایجاد رویهی مشترک جهت کدگذاری اقلام با در تمامی انبارهای سازمان
- ایجاد خودکار کد کالا توسط نرمافزار جهت شناسایی یکتای کالا
- ایجاد خودکار کد هویت جهت تسهیل جانمایی اقلام در انبار
- جلوگیری از ایجاد کدهای تکراری و تعریف اقلام یکسان با کدهای متفاوت
- كاهش زمان کدگذاری به دليل وجود اطلاعات معتبر از پیش تعیین‌شده
- ایجاد کاتالوگ الکترونیک استاندارد
- ایجاد شرح فنی استاندارد فارسی و انگلیسی برای تأمین از منابع داخلی و خارجی
- ایجاد بارکد و کیوآرکد جهت چاپ و لیبل زنی
امکانات ویژه SPEX:
- امکان یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای انبار و تدارکات (MRO)، نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS) و نرم‌افزارهای مدیریت منابع (ERP)
- امکان تعریف کاتالوگ سازندگان و تامینکنندگان کالا
- شناسایی خودکار و پیشنهاد قطعات مشابه یک قطعه (SPIR)
- امکان ایجاد ارتباط قطعات کالا با درخت اجزای تجهیزات و ایجاد BOM
- امکان تعریف راهنمای گام‌به‌گام و تصویری جهت کاتالوگسازی کالا (IIG)
- امکان حفظ ارتباط کد جدید با کدهای قدیمی جهت حفظ قابلیت استناد
- امکان انتخاب ادبیات سیستم‌های بین‌المللی کدینگ NCS، MESC، ECCMA و eCl@ss
- امکان کار در محیط کاملا فارسی یا کاملا انگلیسی
- دارای سیستم بازخورد از کاربران جهت رفع مشکلات و بروزرسانی کاتالوگها و کدها
- امکان ایجاد کد براساس استاندارد MESC برای صنایع نفت و گاز و پتروشیمی
- امکان ایجاد کد براساس استاندارد SFI برای صنایع بندری، دریایی و کشتیرانی
- امکان ایجاد کد براساس استاندارد NCS برای صنایع نظامی و دفاعی
- دارای ماژول مدیریت مواد و قطعات یدکی (حواله، رسید، سفارش خرید، انبارگردانی و...)
- دارای ماژول اندازهسنجی و بهینه‌سازی موجودی (تعیین نقطه سفارش و سیاست انبارش)
- دارای ماژول کدگذاری داراییها (تجهیزات، تأسیسات، ساختمانها، مکانها و اموال)
- دارای ماژول مدیریت اسناد مواد و قطعات یدکی (EDMS)
- امکان ارائهی نسخه یکپارچه با نرمافزار مدیریت داراییهای پارسه
ویژگیهای فنی اسپکس:
- مبتنی بر وب (web-based)
- زبان برنامهنویسی ASP.NET
- استفاده از پایگاه داده ی SQL Server 2018
- دارای 12 فرمت خروجی از اطلاعات
