اطلاعات به خودی خود ارزشی ندارند!
گرفتن، حفظ، ثبت و پردازش داده ها با هر وسیله ای، هزینه ایجاد می کند، نه ارزش. تنها زمانی ارزش داده ها دریافت می شود که داده ها به جریان بیافتند و بوسیله ی دریافت کننده ها درک و به اطلاعات تبدیل و از آن اطلاعات در جهت بهبود تصمیم گیری ها استفاده شوند. گزارش ها حاصل ترکیب داده ها و اطلاعات مختلف است که بصورت قابل درک برای مدیران تصمیم گیرنده در می آیند.
نرم افزار CMMS (که عموما اصلی ترین منبع اطلاعات دارایی سازمان هاست) به شرط جمع آوری خوب و تمیز داده و اطلاعات از عملکرد دارایی ها، فرایندها و رفتار سازمان نگهداری و تعمیرات، می تواند جریان پردازش داده ها را بسادگی فراهم کند تا مدیران در سطوح مختلف بتوانند با آن گزارش ها تصمیم های صحیحی در جهت بهبود عملکرد کلی سازمان نت بگیرند.
در ادامه راهکارهایی معرفی می شود که بوسیله ی آن ها می توانید مدیران را در تصمیم گیری هرچه بهتر یاری کنید.
کیفیت گزارش ها را افزایش دهید
گزارش هایی که قرار است برای تصمیم گیری ها استفاده شوند، باید خصوصیاتی داشته باشند تا تصمیم گیری های صحیح انجام شود. این خصوصیات را به نام کیفیت گزارش ها می شناسیم و در ادامه به معرفی مهم ترین ویژگی های کیفی گزارش ها می پردازیم:
· مربوط بودن: در مورد گزارش ها این ویژگی مهم ترین ویژگی یک گزارش است. گزارش باید با دغدغه ها، مربوط باشد. بیشتر گزارش ها، پیام ها، جداول و...، محتوی بخش های نامربوطی هستند که درک موضوع را سخت می کنند و باعث نارضایتی کاربر می شود. مربوط بودن با ویژگی های دیگر، موثرتر می شود.
· ??صحت: اطلاعات باید به اندازه ی کافی صحیح باشند تا مدیران بتوانند برای هدفی که دارند، به آن ها اطمینان کنند. چیزی به عنوان صحت کامل وجود ندارد و افزایش صحت اطلاعات، هزینه ها را افزایش داده اما لزوما باعث افزایش ارزش اطلاعات نمی شود. سطح صحت باید با سطح تصمیم گیری مناسب باشد. مثلا صحت اطلاعات در مورد زمان خرابی، در سطوح اجرایی، ممکن است در حد ساعت و دقیقه، در سطح تاکتیکی، این اطلاعات شاید بهتر باشد که در حد روز و در سطح استراتژیک در حد ماه باشد. صحت نباید با دقت اشتباه گرفته شود. اطلاعات ممکن است صحیح نباشند اما دقیق باشند و بالعکس. شکل الف.1 را ببینید.
· کامل بودن: بطور ایده آل، تمامی اطلاعات برای یک تصمیم گیری خاص باید موجود باشد. اما در واقعیت این اتفاق هرگز نمی افتد. آنچه که لازم است این است که اطلاعات از منظر عناصر کلیدی مسئله، کامل باشند. به این معنی که باید ارتباط نزدیکی میان اطلاعات تهیه شده و کاربران باشد تا تضمین شود که عوامل کلیدی شناسایی شده اند.
· اعتماد به منبع: برای این که گزارش ها با ارزش شوند، باید استفاده شوند و برای این که استفاده شوند، مدیران مجبورند که به منبع اطلاعات، اعتماد کنند. اعتماد زمانی که منبع در گذشته قابل اطمینان بوده، افزایش پیدا می کند و جریان اطلاعات خوبی میان تولید کننده ی اطلاعات و مدیران وجود داشته باشد. زمانی که تولید کننده گزارش مدام تغییر کند، اعتماد به منبع گزارش برای مدیر کاهش پیدا می کند. همچنین وجود یک بانک داده که داده های آن از تغییرات حفاظت شود، می تواند قابلیت اعتماد را برای مدیر تا حد زیادی افزایش دهد.
· ارتباط با افراد درست: هر شخص اغلب یک حدودی از فعالیت ها و مسئولیت ها را دارد و باید اطلاعاتی را دریافت کند که به وی در انجام وظایف محوله اش کمک برساند. در عمل، این اتفاق بسادگی نمی افتد. این که اطلاعات لازم به سطح اشتباهی از سازمان سرویس دهد، کاملا رایج است. یک مافوق ممکن است اطلاعات را به شخصی که به آن نیاز دارد انتقال ندهد، در حالی که یک فرد زیرمجموعه ممکن است همینطور منتظر آن اطلاعاتی که برایش واجب است، بماند. لازم است که تهیه کنندگان گزارش نقاط کلیدی تصمیم گیری را در یک سازمان ارزیابی کنند تا اطلاعات را دقیقا به جایی از سازمان برسانند که لازم است.
· وقت شناسی (در زمانی): گزارشی خوب است که در زمانی که لازم است استفاده شود. هرچند روش های پردازش نوین می توانند اطلاعات صحیح را خیلی سریع ایجاد کنند اما نیاز به سرعت می تواند تا حدی با نیاز به صحت تداخل ایجاد کند. تاخیر در جمع آوری، پردازش یا جریان اندازی داده ها، بطور بالقوه می تواند اطلاعات حیاتی را به کاغذهای بی ارزش تبدیل کند. چیزی که اغلب در سیستم های سنتی دیده می شود.
· جزئیات: گزارش ها باید محتوی حداقل مقدار جزئیات لازم باشد تا با اثربخشی تصمیم گیری سازگار باشد. هر کاراکتر اضافه به معنای فضای ذخیره ی اضافه، پردازش بیشتر، درون سازی اضافه و احتمالا تصمیم گیری ضعیف تر است. سطح جزئیات باید با سطح سازمانی تفاوت کند: هرچه سطح سازمانی بالاتر باشد، اطلاعات باید خلاصه تر شود. گاهی اوقات اطلاعات، خصوصا در سطوح پایین سازمان، باید خیلی مفصل باشند تا قابل استفاده باشند اما قاعده ی کلی هرچقدر خلاصه تر، بهتر، معمولا جواب می دهد.
گزارش ها را خودتان بسازید
کاربران نباید در تولید گزارش ها محدود باشند؛ خصوصا این که در مورد برخی از شاخص ها به دلیل تغییر مفاهیم در سازمان ها و صنایع مختلف نمی توان یک فرمول ثابت را قائل شد. برای مثال برای محاسبه ی شاخص قابلیت دسترسی، توقفات غیرفنی در کارخانجات و سیستم های مختلف انواع و تعداد مختلفی دارد که این موارد باید شناسایی شده و برای هر سازمان فرموله شود. همچنین سازمان های مختلف با توجه به دغدغه شان و تمرکز روی نقاط ضعفشان نیاز به گزارش ها و شاخص های متفاوتی دارند و ایجاد یک سبد شاخص های از پیش تعیین شده برای تمامی سازمان ها کاری کاملا اشتباه است. بنابراین وجود گزارش ساز به سازمان ها کمک می کند تا پس از شناسایی شاخص های مورد لزومشان، آن ها را بوسیله ی ابزار گزارش ساز تولید کنند. پس از تامین کننده نرم افزار بخواهید که گزارش ساز را در اختیار شما قرار دهد و کار با آن را به شما آموزش دهد. با این کار آن چه مطلوب است را دریافت می کنید و هزینه ای بابت ساخت گزارش ها به تامین کننده نمی پردازید.
گزارش ها را به هم مربوط کنید
گزارش ها برای استفاده لازم است دسته بندی شوند و با هم ارتباط منطقی داشته باشند. وجود گزارش های پراکنده، اثربخشی تصمیم گیری و رد گیری ضعف ها را به شدت کاهش می دهد.
?یکی از راه حل ها جهت ارتباط گزارش ها با اهداف سازمانی و با هم، ایجاد درخت گزارش ها است. شما می توانید گزارش ها را بر اساس تاثیر آن ها بر هم، تاثیرشان بر اهداف مختلف و یا سطوح تکنیکی، تاکتیکی و استراتژیک به صورت درختی و سلسله مراتبی به هم مربوط کنید. در زیر نمونه ای از این نوع درخت و یکی از شاخه های آن را با جزئیات در زیر مشاهده می نمایید.
?
گزارش ها را به کاربران مربوط کنید
علاوه بر ارتباط گزارش ها با هم، ارتباط آن ها با کاربران مختلف را باید ایجاد کنید. شیوه ی سنتی گزارش دهی این است که مدیران برحسب نیاز یک سری گزارش ها را از کارمندان زیرمجموعه درخواست می کنند و این کارمندان هستند که اطلاعات را جمع آوری، پردازش و در قابل گزارش آماده می کنند. در سیستم CMMS باید این امکان وجود داشته باشد که گزارش ها را به گروه های کاربری و یا کاربران بخصوصی دسترسی دهید. با این کار کاربران هم مجبور نیستند بین چندین و چند گزارش، گزارش مربوط به خود را پیدا کنند و هم دسترسی به گزارش های نامربوط به هر کاربر را محدود کنید.
از فیلترها استفاده کنید
وجود فیلتر بر روی گزارش ها باعث منعطف شدن هرچه بیشتر نتیجه های دریافتی می شود. غالبا گزارش ها در بازه های تقویمی ثابت هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه گرفته می شود اما وجود فیلترهای تاریخی باعث می شود که گزارش ها در هر بازه ی زمانی دلخواهی گرفته شود. البته وجود فیلترها باید متناسب با نیاز کاربران باشد. وجود فیلترهای زیاد باعث سردرگمی کاربران و بی میلی آن ها نسبت به کسب گزارش می شود.
نمونه فیلترهایی که به تناسب نوع گزارش بر روی گزارش ها اعمال می شود به شرح زیر است:
· تاریخ
· ??دارایی خاص
· کلاس دارایی
· گروه دارایی
· سیستم خاص
· محل استقرار خاص
· واحد بهره برداری خاص
· نوع فعالیت نت (پیشگیرانه، پیشگویانه، اصلاحی و...)
· نوع کار (برق، مکانیک، ابزاردقیق و...)
· و....
داشبورد گزارش ها را فراموش نکنید!
برخی از گزارش ها نیاز است که بصورت آنلاین و بدون دخالت کاربر نمایش داده شوند تا مدیران کاملا فعالیت ها را زیرنظر داشته و کنترل کنند. داشبورد گزارش ها، مجموعه ای از چند گزارش مورد نیاز کاربر است که بصورت آنلاین و همزمان بر روی مانیتور نمایش داده می شود. برخی از نرم افزارها این امکان را ندارند، برخی فقط یک داشبورد ثابت با آیتم های ثابت دارند، برخی از گزارش ها فقط یک داشبورد ثابت تک صفحه ای دارند اما در نرم افزارهای مدرن، داشبوردها به صورت چند صفحه ای ارائه می شود تا مدیران محدودیتی برای رصد کردن گزارش های آنلاین نداشته باشند. همچنین باید امکان اختصاص داشبوردها به گروه های کاربری و یا کاربران خاص را داشته باشد.
موقع ورود با تبلت وارد شوید
تصور کنید که شما در یک جلسه نشسته اید و همان موقع مدیرتان از شما سوالی می پرسد که جواب آن در رجوع به یک گزارش باشد، حالت عادی این است که شما از مدیرتان فرصت بخواهید که به شما فرصت دهد تا آن گزارش را بسازید. حال تصور کنید که چقدر لذت بخش تر است که وقتی مدیر از شما در جلسه گزارش می خواهد، همان موقع تبلتتان را باز کرده و گزارش مورد نظر را به مدیرتان ارائه دهید! این کار میسر نمی شود مگر با استفاده از یک نرم افزار CMMS مبتنی بر وب و ایجاد بستر وایرلس. پس 1- از یک نرم افزار تحت وب استفاده کنید. 2- استفاده از فناوری های جدید مانند تبلت را در سازمانتان نهادینه کنید. 3- از گروه IT سازمان بخواهید بستر لازم را جهت شبکه وایرلس ایجاد کنند و 4- همیشه در جلسات با تبلت وارد شوید!
از گزارش ها برای تصمیم گیری ها استفاده کنید
نکته آخر همان نکته ی اول است. گزارش ها تنها زمانی با ارزش هستند که برای تصمیم گیری ها استفاده شوند. اگر از گزارش ها استفاده نکنید، تمام مراحل بالا هزینه اند و بدون استفاده، شما فقط گزارش می سازید تا گزارش ساخته باشید.
