سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌ و کار (BPMS)

در این مقاله قصد داریم پس از تعریف اولیه‌ای از مفاهیم BPM و BPMS و بررسی مزایای استفاده از آن‌ها، به معرفی چند ابزار متن‌باز برای مدیریت فرایندهای کسب و کار بپردازیم و در نهایت معرفی اولیه‌ای از شرکت‌های ایرانی که در خدمات خود نرم‌افزارهای BPMS را ارائه می‌دهند داشته باشیم.

معرفی BPM

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان Business Process Management که به اختصار به آن BPM گفته می‌شود، یک روش ساختارمند است که با هدف بهینه‌تر کردن فرایندها در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک فرایند در واقع می‌تواند مجموعه‌ای از فعالیت‌ها تعریف شود که توسط افراد و سیستم‌ها به شیوه‌ای سازمان‌دهی شده برای رسیدن به یک هدف خاص صورت می‌گیرد. تمامی سازمان‌ها مبتنی بر انجام فرایند هستند، اما در تمامی مواقع این فرایندها نمی‌توانند به طرز بهینه‌ای مدیریت و سازمان‌دهی شوند. BPM شامل 5 مرحله مختلف است که به آن چرخه حیات فرایند نیز گفته می‌شود. در ادامه شرح مختصری از هر مرحله ارائه شده است.

این مراحل عبارتند از:

• مدل‌سازی: مرحله اول، مدل کردن فرایند به کمک اشیای گرافیکی و تعریف ویژگی برای هر کدام از این اشیا است. برای مثال، می‌توان مشخص کرد که چه کسی باید در هر مرحله چه وظایفی را انجام دهد.
• شبیه‌سازی: مرحله دوم که می‌تواند اختیاری نیز باشد، برای تست کردن مدل‌سازی انجام شده در مرحله قبل است.
• اجرا: این گام به معنای اجرای فرایند در محیط کار واقعی است.
• نظارت: این مرحله برای ارزیابی نتایج حاصل از گام اجرای فرایند است که معمولاً شامل نمودارهای آماری است.
• بهینه‌سازی: هدف از انجام گام آخر، ایجاد تغییرات ضروری در روند فرایند برای بهبود زمان، هزینه و منابع است. تصمیم‌های گرفته شده در این فاز، بر اساس نتایج به دست آمده در مرحله نظارت انجام می‌شود.

معرفی BPMS

نرم‌افزارهای مدیریتِ فرایندهای کسب و کار که به اختصار BPMS نامیده می‌شود، این امکان را به شرکت‌ها می‌دهد که به صورت خودکار بتوانند فرایندهای کسب و کار خود را مدیریت کنند. تمامی مراحل چرخه حیاتِ فرایند که در بخش قبل معرفی شد، به کمک این نرم‌افزارها، به صورت اتوماتیک قابل انجام هستند. همچنین، لازم به ذکر است که نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار، شکل جدید و پیش‌رفته‌ای به خود گرفته‌اند با عنوان iBPMS معرفی می‌شوند. حرف i از کلمه intelligent می‌آید و به معنای هوشمند است.

مزایای BPMS

در دنیای رقابتی امروز، هر کسب و کاری برای اینکه بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند نیاز دارد تا حد امکان کارآمد باشد. انجام فرایندها به صورت دستی و سنتی باعث می‌شود که زمان و هزینه زیادی صرف شود و سرمایه صاحبان کسب و کار هدر رود. از این رو، می‌توان با بهره‌گیری از BPMS حالت خودکار و اتوماتیک به مدیریت انجام فرایندها بخشید و در زمان و هزینه صرفه‌جویی قابل توجهی کرد.

استفاده از ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار مزایای زیادی به همراه دارد که برای نمونه، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش هوش عملیاتی: BPMS با کاهش کارهای تکراری و پیش پا افتاده که تلاش و زمان بسیاری صرف انجام آن‌ها می‌شود، به بهبود کارایی فرایندهای تجاری کمک می‌کند. همچنین، به دلیل فراهم کردن بینش‌های مختلف در مورد چالش‌ها و تنگناهای هر فرایند، این امکان را ارائه می‌کند تا بتوان با گرفتن تصمیم‌های آگاهانه، میزان آن‌ها را کاهش داد و در نتیجه هوش عملیاتی را بهبود بخشید.
• چابکی سازمانی: فرایندهای تجاری انعطاف‌ ناپذیر باعث می‌شود تا یک سازمان در یک فضای رقابتی ناسالم غرق شود. یکی از پایه‌ای ترین عوامل برای بقای هر کسب و کاری چابکی است. اگر یک سازمان نتواند به سرعت تغییر کند و به نیازهای متغیر مشتریانش پاسخ دهد، ممکن است آن‌ها را از دست بدهد. BPMS این امکان را فراهم می‌کند تا بتوان به سرعت تغییرات جدید را اعمال کرد و نیازهای مشتریان را بدون هیچ زحمتی در کوتاه‌ترین زمان بررسی کرد و پاسخ داد.
• کاهش ریسک: معمولاً به دلیل تغییرات به وجود آمده در محیط کسب و کار، شرکت‌ها مستعد خطاهای سازمانی هستند ک ممکن است بعضاً کارایی آن‌ها را تحت تاثیر قرار دهد. داشتن یک ابزار BPMS به مدیران این امکان را می‌دهد تا بتوانند نظارت همه جانبه‌ای بر امور داشته باشند و اگر در جایی مشکلی به وجود آمد، در کوتاه‌ترین زمان از آن مطلع شده و آن را برطرف نمایند.
• بهینه‌تر کردن فرایندها: ابزارهای BPMS این امکان را به مدیران می‌دهند تا با یک نگاه و مرور کلی مستندات تولید شده، فرایندهای منسوخ و ناکارآمد را تشخیص دهند و به بهینه‌سازی آن‌ها بپردازند. از آنجایی که با استفاده از این ابزارها عملیات ویرایش به سادگی قابل انجام است، در مدت زمان خیلی کوتاهی می‌توان تغییرات لازم را در هر فرایند اعمال کرد. همچنین، لازم به ذکر است که بعضی از ابزارهای BPMS با ارائه دادن قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag And Drop) می‌توانند زمان ویرایش فرایندها را به حداقل برسانند.
• بهبود همکاری: بسیاری از کسب و کارها با مشکل برقراری ارتباط بین بخش‌ها یا دپارتمان‌های مختلف در سازمان مواجه هستند. عدم داشتن ارتباط موثر با تمامی بخش‌ها می‌تواند بر روند همکاری در یک سازمان تاثیرگذار باشد. با استفاده از ابزارهای BPMS، می‌توان مشخص نمود که هر فرایند با چه فرد یا افرادی در ارتباط است و این موضوع به سادگی برای همگان قابل مشاهده است. از این رو، اگر در جایی مشکلی به وجود بیاید و یا نیاز به تغییر باشد، می‌توان با دنبال کردن افراد مسئول در یک فرایند، آن‌ها را پیدا کرد.
• رضایت کارکنان: از آنجایی که به واسطه استفاده از ابزار BPMS جزییات فرایندها، نقش‌ها، اهداف و مسئولیت‌ها به وضوح قابل مشاهده است، سردرگمی‌های کمتری برای کارکنان پیش‌ خواهد آمد. به صورت کلی، افراد در محیط‌های کاری با ساختارهای شفاف رضایت کاری بیشتری دارند و کمتر وظایف محول شده خود را زیر سوال می‌برند. به مدد ابزار BPMS اسناد، گزارش‌ها و فرایندهای تولید شده شفاف‌تر و ساختارمندترخواهند بود. در نتیجه، تغییرات به وجود آمده در حین انجام یک پروژه برای دیگر کارکنان سازمان بیشتر قابل درک خواهد بود.

یک ابزار BPMS چگونه کار می‌کند؟

همانطور که در بخش‌های قبلی توضیح داده شد، هدف از BPMS خودکارسازی مدیریت فرایندهای سازمان است که به صورت سنتی و دستی انجام می‌شود. تمامی ابزارهایی که با این هدف طراحی شده‌اند مراحل مشابهی را دنبال می‌کنند که عبارتند از: تعریف فرایندها، خودکارسازی آن‌ها و تحلیل و ارزیابی فرایندها که در ادامه به شرح جزییات هر کدام خواهیم پرداخت.

تعریف فرایندها

قبل از ایجاد هرگونه خودکارسازی و اتوماسیون گردش کار، نیاز است تا فرایندها مستندسازی شوند. به این منظور، نیاز است تا در ابتدا بتوان یک برنامه‌ریزی اولیه انجام داد و ظاهر فرایندها را مشخص کرد. به عبارتی دیگر، هر ابزار BPMS در مرحله نخست این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا بتوانند از فرایندهای مورد نظر یک مدل اولیه ایجاد کنند. سپس، مدل‌های ساخته شده از فرایندها توسط ذی‌نفعان مورد بازبینی و بررسی قرار می‌گیرد تا این اطمینان حاصل شود که مدل تعریف شده ایرادی ندارد و دقیق است. مدل‌های ایجاد شده از فرایندها را می‌توان به روش‌ها و فرمت‌های مختلفی منتشر کرد. در برخی از ابزارها امکان شبیه‌سازی و تست سناریوهای فرایند نیز وجود دارد. این گام معادل با دو مرحله مدل‌سازی و شبیه‌سازی است که کمی پیش‌تر در چرخه حیات فرایند مورد بررسی قرار گرفت.

خودکارسازی و اتوماسیون کردن فرآیندها

جنبه اصلی خودکارسازی فرایندها، محول کردن بسیاری از کارهای معمولی روزانه کارکنان به سیستمی است که با قوانین کسب و کار برنامه‌ریزی شده است. ایجاد کردن این خودکارسازی، شامل جمع‌ آوری تسک‌ها و مکانیزم‌های ورودی برای تقلید از رفتار یک فرایند سازمانی به شیوه سنتی است. به عبارتی دیگر، تمامی مراحلی که به صورت سنتی و دستی از پیش انجام میشد، با قوانین سازمانی تعریف شده به صورت خودکار در می‌آید. این مرحله معادل با گام اجرا در چرخه حیات فرایند است.

تحلیل و ارزیابی نتایج

ابزارهای BPMS سطوح مختلفی از گزارش‌های مختلف را برای تحلیل و ارزیابی عملکردهای مختلف فرایندها ارائه می‌دهند. معمولاً این گزارش‌ها شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند و داده‌هایی را در مورد عملکرد اقدامات فردی، فرایندها، اعضای هر فرایند و... ارائه می‌دهند.تجزیه و تحلیل این گزارش‌ها می‌تواند گلوگاه‌های هر فرایند را شناسایی کند و فرصت‌هایی را برای بهبود مستمر فرایندها فراهم نماید. این گام معادل با دو مرحله نظارت و بهینه‌سازی است که پیش‌تر در چرخه حیات مورد بررسی قرار گرفت.

معرفی ابزارهای متن‌باز مدیریت فرایندهای کسب و کار

ابزارهای مختلفی برای مدیریت فرایندهای سازمانی به وجود آمده اند که اساس کار همه آن‌ها یکسان است، اما در برخی از ویژگی‌ها و امکانات با هم متفاوت هستند. در ادامه، به معرفی سه ابزار مختلف متن‌باز در این حوزه پرداخته شده است.

ابزار Adobe LiveCycle

نرم‌افزار Adobe LiveCycle یک نرم‌افزار سازگار با Adobe Cloud است که می‌توان از آن در سه پلت‌فرم دسکتاپ، تلفن هوشمند و تبلت‌ استفاده کرد. از ویژگی‌های بارز این ابزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پردازش اطلاعات و حفاظت موثر از اطلاعات حساس
• توسعه برنامه‌ها بر اساس تکنولوژی مدلسازی
• فعال‌سازی سرویس‌های Messaging با عملکرد بالا
• بهره‌مندی از توسعه لایه لایه‌ای
• مدیریت داده‌ها در حالت عدم ارتباط با شبکه

ابزار Alfresco

نرم‌افزار Alfresco Process Service یکی از ابزارهای سبک با موتور پردازش فوق سریع و توسعه یافته شده به زبان جاوا می‌باشد. این ابزار، مجموعه‌ای قوی از ابزارهای مختلف را برای کاربر نهایی ارائه می‌دهد و با طیف وسیعی از ابزارهای مختلف همچون Google Drive قابل ادغام است. نرم افزار Alfresco برای انجام کارهای مختلف فنی و غیر فنی، تجزیه و تحلیل و مدل‌سازی فرایندهای سازمانی بهینه شده است. این نرم‌افزار در واقع نسخه تجاری ابزار Activity است که رابط کاربری و گرافیک ضعیفی دارد.

ابزار ARIS Express

اگر جزو آن دست افرادی هستید که برای اولین بار می‌خواهید با ابزار BPMS کار کنید، نرم‌افزار ARIS Express یکی از ایده‌آل ترین گزینه‌های موجود است. مدل‌سازی در این ابزار به واسطه رابط‌های کاربری بصری صورت می‌گیرد. همچنین، آموزش‌هایی که شامل ساختارهای سازمانی، فرایندها، سیستم‌های کاربردی، داده‌ها و... است، در بخش ARIS Community به صورت رایگان در دسترس همگان قرار گرفته است. این ابزار از نمادهای مدل‌سازی مختلف مانند BPMN2، EPC و... نیز پشتیبانی می‌کند. همچنین، امکان خروجی گرفتن نمودارها و دیاگرام‌ها در این نرم‌افزار به فرمت‌های مختلفی همچون PDF، JPEG، PNG، EMF و ADF امکان‌پذیر است. مشابه ابزار Alfresco، این نرم‌افزار نیز مبتنی بر زبان جاوا توسعه داده شده است.

شرکت‌های ارائه‌دهنده BPMS در ایران

در کشور خودمان نیز شرکت‌های متعددی وجود دارند که ابزار BPMS را ارائه می‌دهند. در ادامه به بررسی سه شرکت ایرانی با محصولی در حوزه مدیریت فرایندهای سازمان خواهیم پرداخت.

شرکت آی کن

شرکت آی کن در سال 1379 تاسیس شده است و اولین محصول آن با هدف مدیریت اسناد در سال 1381 به کاربران عرضه شده است. در سال 1390 اولین ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار به محصولات این شرکت اضافه شده است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را در حوزه‌های مختلف بر اساس تحلیل و سلیقه خود با استفاده از یک محیط کاملاً گرافیکی استاندارد تولید کنند. از ویژگی‌های اساسی ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سیستم کاملاً مبتنی بر Ajax
• امکان استفاده از کنترل‌های پیشرفته مانند Chart، Tree View و Grid View
• امکانات امنیتی برای محدود کردن زمان و مکان دسترسی، رمزنگاری اطلاعات و...

شرکت آرمان دنیای فناوری اطلاعات تتیس

شرکت تتیس با هدف تسهیل و ساده‌سازی طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای سازمانی، خدمات الکترونیک و زیرسیستم‌های درون سازمانی تحت وب تاسیس گردید. یکی از محصولات این شرکت سیستم مدیریت فرایند تتیس نام دارد که از ویژگی‌های منحصر به فرد آن می‌توان موارد ذیل را نام برد:

• امکان طراحی گزارش‌های جدولی و نموداری با استفاده از ابزار گزارش‌ساز
• امکان تعریف نقش‌های مختلف و کارتابل متناسب با آن‌ها
• قابلیت طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی مورد نیاز هر سازمان

شرکت شماران سیستم

شرکت شماران سیستم که در سال 1367 تاسیس شده است، سرویس‌های متعددی را در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار جامع و یکپارچه در حوزه‌‏‏‏‏‏‏ها‏‏‏ی مالی، اداری، بازرگانی، تولید و مهندسی ارائه می‌دهد. یکی از محصولات این شرکت در خصوص مدیریت فرایندهای کسب و کار است که در ادامه برخی از ویژگی‌های آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

• بهره گیری از بستر متن باز Open Source با استفاده از پلت فرم .netcore مایکروسافت
• عدم وابستگی به سیستم‌ عامل و امکان استفاده از تمامی سیستم‌های عامل خانواده لینوکس
• امکان استفاده از بانک‌های اطلاعاتی مختلف مانند Oracle و SQL
• سرعت بارگذاری بالای صفحات بر بستر وب و ویندوز با متد MVC

موارد گفته شده، برخی از ویژگی‌های محصول ارائه شده توسط شرکت شماران سیستم است که باعث تمایز آن از دیگر محصولات رقبای داخلی در حوزه تولید نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای سازمانی می‌شود.

منابع و لینک‌های مفید

این مطلب، بخشی از تمرین‌های درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است.