همکاری موثر با تیم از‌ راه‌ دور

ارتباط از راه دور همیشه آسان نیست. آیا این مثال‌ها برای شما آشنا نیست؟

ساعت ۱۰ شب یک وکیل از یک همکار پیامی دریافت می کند (نه برای اولین بار) و تعجب می‌کند که آیا آدابی در مورد ارسال متن‌های مربوط به کار بعد از یک ساعت خاص وجود دارد؟

بعد از یک شام حسابی، یک مدیر تبلیغات ایمیلی از رئیس خود می‌بیند که به او یادآوری می‌کند هزینه‌های خود را به‌موقع ارسال کند. او که از این مديريت جزءنگر اذیت می‌شود، بلافاصله با افکار بی‌ملاحظه پاسخ می‌دهد.

در کنفرانس مجازی هفتگی تیم، یک عضو تیم در مورد تاخیر همکارش در جواب دادن به یک سوال شک دارد که واقعا روی حالت بی‌صدا بوده یا بی محلی کرده

وقتی می‌شود با یک دکمه، میکروفون را قطع کرد، به‌راحتی می‌توان گفت که ما در دوران چالش‌برانگیزی زندگی می‌کنیم. عصر دیجیتال انقلابی را در ارتباطات ایجاد کرده‌است که شبیه به زمان به‌وجود‌آمدن چاپخانه است. این مسئله نحوه صحبت ما و همچنین چیزی را که می‌شنویم تحت تأثیر قرار می‌دهد، زیرا اطلاعات درهمی که به دست ما می‌رسد می‌تواند منجر به سوء‌تفاهم‌ها و سردرگمی‌های مکرر شود.

تیم‌هایی که دورکاری می‌کنند با این چالش‌ها به صورت مداوم روبرو هستند. براساس برآوردهای اخیر گالوپ و دفتر آمار کار، ۲۲ درصد از آمریکایی‌ها از خانه کار می‌کنند، در حالی که تقریبا ۵۰ درصد درگیر کار تیمی از راه‌ دور یا مجازی هستند. این تغییر مداوم، طیف جدیدی از رفتارها و مهارت‌ها را می‌طلبد.

چرا همکاری در تیم‌های از راه‌ دور مهارت‌های جدیدی را می‌طلبد؟ چه چیزی از متن، ایمیل، تماس کنفرانسی و سایر ارتباطات دیجیتالی ما گم شده‌است؟ ما حتی وقتی کنار هم هستیم، لحن متن یا رسمیت ایمیل باعث تفسیرهای متفاوت می‌شود تا جایی که حتی نزدیک‌ترین دوستان ما دچار سردرگمی می‌شوند. این تفسیرهای نادرست باعث ایجاد تشویش ذهن می‌شود که می‌تواند پرهزینه شود و بر روحیه، تعامل، بهره‌وری و نوآوری تأثیر بگذارد.

ارتباط از راه‌ دور می تواند سرعت عادی مکالمات ما را تغییر دهد. تأخیر بین پیام‌های ما اغلب می‌تواند واکنش‌های عاطفی به اظهارات ما را به تأخیر بیندازد یا پنهان کند. چند بار ایمیل نوشتید و بلافاصله پس از زدن دکمه ارسال، احساس نگرانی در مورد چگونگی فهم مخاطب از آن را داشتید؟ آیا رئیس شما می تواند ایمیل اواخر شب خود را ببینید و آن را یک مزاحمت برای زمان خصوصی خود تلقی کند؟ آیا او به شما می گفت اگر این چنین بود؟ در حالی که ممکن است ما به این نوع تعامل‌های ناهمزمان عادت کرده باشیم، آن‌ها هنوز هم می‌توانند با قوانین عادی ما برای تعامل اجتماعی مغایرت داشته‌باشند. در صورت عدم پاسخ فوری، می‌توانیم پریشان شویم، اعتماد به نفس خود را از دست دهیم و یا حتی از تیم‌هایمان ناامید شویم.

برای انجام کار در بالاترین سطح، تیم‌های از راه‌ دور باید روش‌های جدید و بهتری برای کار پیدا کنند.

ابتدا در نظر بگیرید که در همکاری از راه‌ دور سه نوع فاصله وجود دارد: فیزیکی (مکان و زمان)، عملیاتی (اندازه تیم، پهنای باند و سطح مهارت) و همبستگی (ارزش‌ها ، اعتماد و اتکاء متقابل). بهترین روش برای مدیران جهت هدایت عملکرد تیم، تمرکز بر افزایش همبستگی است. بیشترین ارتباط از راه دور را به تماس‌های ویدیویی معمولی تغییر دهید، که وسیله بسیار بهتری برای ارائه گزارش و ایجاد همدلی نسبت به ایمیل یا تماس صوتی است. و ایجاد آئین‌های تعامل مجازی تیم که به افراد فرصت می‌دهد به طور منظم در تعامل باشند و مهارت‌های تعاملی خود را در عمل تجربه کنند.

هنگامی که تیم‌های از راه دور به خوبی ارتباط برقرار می‌کنند و از نقاط قوت خود بهره می‌گیرند، در واقع می‌توانند برتری نسبت به سایر تیم‌ها به‌دست آورند. در ادامه نکات مهم ارتباط از راه دور آمده‌است:

ارتباطات کوتاه و ارتباطات واضح را با هم اشتباه نگیرید: در تلاش ما برای کارآمد بودن، بعضی اوقات از کلمات کمتری برای ارتباط استفاده می‌کنیم. اما چنین کمبودی می‌تواند به معنای این باشد که بقیه تیم وقت بیش‌تری برای تفسیر پیام‌های شما تلف می‌کنند و به هر حال ممکن است آنها را به اشتباه تفسیر کنند. فرض نکنید که دیگران علائم و اصطلاحات شخصی شما را می‌دانند. از وقت خود برای برقراری ارتباط کاملا واضح استفاده کنید. در واقع، شما هرگز نمی توانید کاملا واضح باشید، اما بسیار آسان است که کمتر از آنچه که باید، واضح باشید.

تیم خود را با پیام‌ها بمباران نکنید: آیا از طریق ایمیل، متن و تلفن کار خود را پیگیری می کنید؟ آیا می‌خواهید از افراد سوال کنید که آیا پیام قبلی شما را دریافت کرده اند؟ سوءاستفاده از راه‌های ارتباطی می تواند نوعی تسلط دیجیتالی، آزار و اذیت بی‌امان و ناراحت‌کننده باشد. راه ارتباطی که انتخاب می‌کنید، زمان پاسخ متفاوتی را طلب می‌کند. استفاده از همه آن‌ها برای ارسال یک پیام مشابه بی‌اثر و همچنین آزار دهنده است. راه ارتباطی خود را عاقلانه انتخاب کنید.

ایجاد هنجارهای ارتباطی: تیم های از راه دور باید هنجارهای جدیدی ایجاد کنند که وضوح در برقراری ارتباط ایجاد کند. شرکت هایی مانند Merck برای ارتباطات دیجیتالی خود، کلمات اختصاری مانند "چهار ساعت پاسخ (4HR)" و "بدون نیاز به پاسخ (NNTR)" ایجاد کرده‌اند که قابل پیش‌بینی و اطمینان در مکالمات مجازی است. تیم‌های فردی همچنین می توانند هنجارهای خاص خود را ایجاد کنند. به عنوان مثال، از نرم‌افزارهای Slack یا Google Docs یا Whatsapp استفاده کنند. همچنین هنجارها می توانند در سطح فردی وجود داشته باشند. مانند زمان پاسخ ترجیحی افراد، سبک نوشتن و لحن. به عنوان مثال، برخی از افراد پیام‌های کوتاه و سریع را ترجیح می دهند، در حالی که برخی دیگر پاسخ‌های طولانی و مفصل را ترجیح می‌دهند. همچنین آدم‌ها تحملشان نسبت به شوخ طبعی و غیررسمی بودن متفاوت است.

در حالی که ما اغلب پیش‌بینی‌پذیر بودن انسان را به عنوان یک نقص در نظر می گیریم، چند ویژگی در کار بیشتر مورد توجه است، به ویژه در همکاری‌های مجازی. همه ما منحصر‌به‌فرد هستیم، اما رفتارهای مداوم ما به دیگران كمك می كند تا آنچه ما انجام می دهیم را پیش‌بینی كنند و به نوبه خود به آنها كمک می‌كند تا ما را بفهمند و همه ما از فهمیده‌شدن سود می بریم. با ایجاد یک آداب و رسوم شخصی شفاف و چسبیدن به آن به طور مداوم، می توانید این کار را برای دیگران راحت‌تر کنید.

فرصت‌های پنهان در ارتباطات نوشتاری را دریابید: قرارگرفتن در پشت پرده می تواند فرصت‌های جدیدی را برای اعضای خاص تیم ایجاد کند، و این فضا را برای کسانی که ممکن است تمایل کمتری به صحبت در گروه‌ها داشته باشند ایجاد کند. ارتباطات متنی اهمیت کمتری را به مهارت‌های بین‌فردی و ظاهر فیزیکی می‌دهد و روشی موثر برای به‌اشتراک‌گذاشتن قدرت و تصمیم‌گیری ارائه می‌کند. تحقیقات نشان می دهد که افراد درونگرا در تعامل آنلاین و در مقابل تعامل‌های آفلاین کمتر مهار می‌شوند. با این حال، شما باید مراقب تعصب ناخودآگاه مجازی باشید، جایی که نگارش، گرامر و انتخاب کلمه ممکن است نگرش مغرضانه‌ای را نسبت به گروه‌های خاص نشان دهد.

عدم وجود زبان بدن به این معنا نیست که ما در ارتباط از راه دور چیزی بیشتر از آنچه که قصد داریم را منتقل نمی‌کنیم. هنوز هم فرا ارتباط و نشت زیادی وجود دارد که در محیط‌های دیجیتال اتفاق می‌افتد و این فقط بستگی دارد که ما بخواهیم برداشتی از متن داشته باشیم که مستقیما گفته نشده است. به عنوان مثال، استفاده از علامت تعجب یا یک ایموجی منفی پس از اشاره به جنسیت، ملیت یا مذهب شخصی، به همان اندازه یک چهره منزجرکننده در واقعیت، نشانگر عدم پذیرش باشد.

ایجاد فضای عمدی برای جشن: کیک های تولد مدرسه هنوز برای تیم های از راه دور مهم هستند. ایجاد فضاها و آئین‌های مجازی برای جشن‌ها و معاشرت می تواند روابط را تقویت کرده و زمینه‌ساز همکاری‌های آینده شود. روش‌هایی برای افزایش همبستگی پیدا کنید. یک شرکت که ما با آن‌ها کار می‌کردیم، برای کارکنانی که ۶ ماه در آن‌‌جا بودند، ایموجی شخصی درست می‌کرد. شما می‌توانید روش منحصر‌به‌فرد خود را در ایجاد فضاهای تیمی برای ارتباطات اجتماعی پیدا کنید. چگونگی انجام این کار اینقدر اهمیت ندارد و خود انجام کار مهم‌تر است.

هرچه بیش تر و بیش تر تعامل های ما دیجیتالی اتفاق می افتد، ما مدل‌های جدیدی از سوء‌ارتباط و سوء‌تفاهم را تجربه خواهیم‌ کرد. راه‌حل آن از به‌کارگیری فناوری‌های جدید حاصل نمی‌شود (هرچند توسعه دهندگان تلاش خواهند کرد تا این شکاف را کم کنند). در عوض، راه‌حل آن، درک قوانین جدید در ساخت یک مجموعه مهارت‌های ارتباطی است که منعکس‌کننده خواسته‌های عصر دیجیتال ما باشد.

و باتشکر از علی نصرتی جهت تصحیح متن ترجمه شده.

How To Collaborate Effectively If Your Team Is Remote (by Erica Dhawan and Tomas Chamorro-Premuzic)