هوشمندسازی مدارس، کلمه‌ایست که در دهه‌ی اخیر بیشتر آن را می‌شنویم و اگر عضوی از کادر مدرسه باشید، احتمالا با آن آشنا هستید، قبلا در مقاله‌ی آشنایی با هوشمندسازی مدارس به مزایای یک مدرسه‌ی هوشمند اشاره کردیم که قبل از هر چیز توصیه می‌کنیم، آن را مطالعه کنید؛ در این مقاله از همکلاسی بیشتر با ارتباط میان نرم‌افزار و هوشمندسازی در مدارس آشنا می‌شویم؛ احتمالا شما هم با شنیدن نام مدرسه هوشمند به یاد تخته‌ی الکترونیک و تجهیزات فیزیکی می‌افتید، اما همانطور که در مقاله‌ی آشنایی با تجهیزات هوشمندسازی مدارس اشاره کردیم، تجهیزات سخت‌افزاری بخشی از فرایند هوشمندسازی را تکمیل می‌کنند و بخش مهمی از کار، باید به وسیله‌ی یک نرم افزار مدرسه خوب انجام شود.
مهم‌ترین ماموریت یک مدرسه، آموزش است و یک مدرسه‌ی هوشمند در اولین قدم باید بتواند کلاس‌های درس خود را به شکل الکترونیک و با زمان‌بندی خودکار برگزار کند؛ به همین دلیل وجود یک سامانه نرم‌افزاری حرفه‌ای که بتواند تمام فرایند آموزش دانشآموزان را به شکل الکترونیک انجام دهد، جزو یکی از مهم‌ترین ملزومات مدرسه هوشمند به حساب می‌آید؛ قبلا در مقاله‌ای با سیستم مدیریت یادگیری (LMS) در مدارس آشنا شدیم که در صورت علاقه، می‌توانید آن را مطالعه کنید.
یک نرم افزار مدرسه حرفه‌ای، این امکان را به شما می‌دهد که زمان‌بندی کلاس‌های خود را مشخص کنید و سیستم به شکل خودکار در زمان مقرر امکان ورود به کلاس آنلاین را به دانشآموزان بدهد؛ به کمک چنین سیستمی، علاوه‌بر اینکه شما می‌توانید در هر ساعتی از شبانه‌روز، کلاس‌های خود را برگزار کنید، دانشآموزان نیز می‌توانند از هر جایی، در کلاس شرکت کنند و محدودیتی در برگزاری کلاس‌ها نخواهید داشت.
علاوه‌بر تمام این‌ها، سیستم کلاس آنلاین در مدارس هوشمند، این امکان را به معلم و دانشآموزان می‌دهد که به سادگی از طریق پیام‌های متنی و صوتی یا حتی ارتباط تصویری با یکدیگر گفتگو کنند و بتوانند فایل‌های مختلفی را با هم به‌اشتراک بگذارند، ضمنا در برخی از کلاس‌های الکترونیک، امکان استفاده از وایت‌برد مجازی نیز وجود دارد و معلم می‌تواند با استفاده از یک قلم نوری یا تبلت، به سادگی روی وایت‌برد الکترونیک کلاس، بنویسید!
بخش دیگری که فرایند مدیریت مدارس هوشمند را برای کادر مدرسه ساده‌تر می‌کند، امکان کنترل و نظارت روی فرایند تردد و حضور و غیاب اعضاست، به کمک این سیستم، وضعیت حضور و رفت و آمد کارکنان یا دانشآموزان مدرسه، به شکل خودکار ثبت می‌شود و با استفاده از ارتباط اینترنتی یا شبکه‌ی داخلی مدرسه، در نرم افزار حضور و غیاب درج خواهد شد؛ یک نرم افزار مدرسه هوشمند باید به شکل کاملا یکپارچه طراحی شده باشد، به عنوان مثال هنگامی که وضعیت حضور یا غیبت دانشآموزان در سیستم ثبت شد، پیامک‌های اطلاع‌رسانی به والدین ارسال شود و در دفتر کلاسی معلم نیز درج شود.
معمولا سیستم حضور و غیاب در مدارس هوشمند، از دو بخش نرم‌افزار و سخت‌افزار تشکیل شده، بخش نرم‌افزاری که فرایند ثبت و ذخیره اطلاعات و اطلاع‌رسانی‌ها را انجام می‌دهد و بالاتر با آن آشنا شدیم، اما بخش دیگری که در این سیستم اهمیت دارد، دستگاه کنترل تردد است؛ دستگاه‌های حضور و غیابی که در اکثر مدارس هوشمند استفاده می‌شوند، وضعیت تردد افراد را از طریق اثر انگشت یا کارت‌های الکترونیک ثبت می‌کنند و با سامانه‌ی نرم‌افزاری همگام‌سازی (Sync) می‌شوند.
سیستم‌های مالی و حسابداری، به خصوص در مدارس غیر انتفاعی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند؛ در یک مدرسه‌ی هوشمند باید امکانی وجود داشته باشد که فیش‌های حقوقی و پرداخت دستمزد کارکنان به شکل خودکار و با توجه به محاسبه‌ی ساعات کاری انجام شود (ساعات کاری هر فرد، می‌تواند از سیستم کنترل تردد که در بخش قبل توضیح دادیم، دریافت شود) پس از اینکه ساعات کاری محاسبه شد، سامانه می‌تواند میزان دستمزد هر فرد را با توجه به دستورالعمل‌های آموزش و پرورش محاسبه کرده و فیش‌های حقوقی را صادر کند.
از سوی دیگر، محاسبه‌ی شهریه‌ها، کنترل پرداخت‌ها، ثبت تراکنش‌های الکترونیک و… نیز به کمک سیستم مالی مدرسه انجام می‌شود، به زبان ساده‌تر یک نرم افزار هوشمند، وظیفه دارد تمام امور مالی و حسابداری مدرسه را به شکل الکترونیک کنترل کرده و محاسبات مورد نیاز را انجام دهد، چنین سیستمی علاوه‌بر اینکه می‌تواند با دقت بسیار بالایی عمل کند، در وقت و انرژی کارکنان یا مسئول حسابداری مدرسه نیز، صرفه‌جویی قابل توجهی خواهد کرد.
کتابخانه، بوفه یا سیستم تغذیه، بخش‌هایی از مدرسه هستند که در مدارس عادی برای مدیریت‌شان، احتیاج به یک مسئول خواهید داشت؛ اما در مدارس هوشمند، این بخش به شکل کاملا الکترونیک مدیریت می‌شود، دانشآموزان می‌توانند در سامانه‌ی نرم‌افزاری برای خود غذا رزرو کنند و در ساعت مشخص، آن را از رستوران مدرسه تحویل بگیرند.
این مکانیزم برای سایر بخش‌های مدرسه مثل کتابخانه و بوفه نیز قابل اجراست؛ به عنوان مثال شما می‌توانید کتاب‌های موجود در کتابخانه را به وسلیه‌ی بارکد در سیستم ثبت کنید و در سمت دیگر، دانشآموزان کتاب‌های مد نظرشان را در نرم‌افزار مدرسه ببینند و در صورت تمایل کتاب خاص را رزرو کرده و بعدا به شکل حضوری آن را از کتابخانه‌ی مدرسه تحویل بگیرند.
در این نوشته از همکلاسی، با برخی از ویژگی‌های یک نرم افزار مدرسه هوشمند آشنا شدیم؛ شاید قبل از خواندن این مقاله، فکر می‌کردید یک مدرسه‌ی هوشمند، فقط در تجهیزات سخت‌افزاری مثل برد هوشمند خلاصه می‌شود، اما حالا می‌دانیم که چه فرایندی در پس‌زمینه‌ی یک مدرسه‌ی هوشمند در حال اجراست و قلب تپنده‌ی چنین مدارسی، کجاست! اگر شما هم علاقه‌مندید یک مدرسه‌ی هوشمند داشته باشید، همین امروز با کارشناسان نرم‌افزار مدرسه همکلاسی در ارتباط باشید، شما می‌توانید دموی این سامانه را به شکل کاملا رایگان ببینید و خودتان از نزدیک با قابلیت‌های یک نرم افزار مدرسه هوشمند، آشنا شوید!
