در روال دفترداری مدارس در نسل‌های نه چندان دور، همیشه انبوهی از کاغذهای اسناد و مدارک در بخشی با نام بایگانی مشاهده می‌شد. فردی نیز با سمت دفتردار در مدرسه وجود داشت که کاری اصلی او مرتب‌سازی و نظم دادن به اطلاعات و داده‌های دانش‌آموزان، معلمین و پرسنل بود. این شخص درواقع تنها فردی در مدرسه بود که به تمامی اطلاعات با جزییات آن‌ها دسترسی داشت و اگر در مدرسه به هر علتی حضور نداشت، کارهای مربوط به اسناد ومدارک انجام نمی‌شد.
به تدریج با هوشمندسازی مدارس این بایگانی‌ها به صورت فایل‌هایی با حجم بسیار کم در فضای کوچکی به اندازه یک کارت حافظه درآمدند. همانطور که اکنون با کارت هوشمند ملی دیگر نیازی به همراه داشتن، شناسنامه، دفترچه بیمه و… نیست؛ کارت‌های هوشمند دانش‌آموزی هم با پیش‌گرفتن هدفی مشابه راه‌اندازی شدند. با این تفاوت که هدفشان امور مربوط به تحصیل فرد در مدرسه است.
در ادامه با انواع این کارت‌ها و مزیت‌ها و معایب آن‌ها بیشتر آشنا می‌شویم.
صرفا هدف از این کارت‌ها، معرفی هویت دانش‌آموز و مشخصات اوست. این کارت‌ها به صورت کاغذی، مقوایی و یا PVC تهیه شده و در اختیار دانش‌آموزان قرار می‌گیرد. روی آن‌ها اطلاعاتی همچون تصویر دانش‌آموز، نام مدرسه، نام و نام خانوادگی، مقطع تحصیلی و… بر اساس نیاز و سیاست مدرسه ثبت می‌شود.
کارت‌های هوشمند دارای یک نوار مغناطیسی یا چیپ روی خود هستند که از فناوری RFID استفاده می‌کنند. این بخش مانند یک مرجع اطلاعات عمل می‌کند که می‌تواند بر اساس خواسته‌ها و امکانات مدرسه، قابلیت‌های گسترده‌ای را در اختیار دانش‌آموزان قرار دهد، در ادامه به چند نمونه از امکانات مهم آن اشاره شده است:
به‌جای همراه داشتن یک کارت ملی، یک شناسنامه، تعدادی قطعه عکس و… تنها یک کارت کوچک در جیب دانش‌آموزان جایگزین می‌شود. با قراردادن این کارت روی جایگاه الکترونیکی، تمامی اطلاعات هویتی او روی مانیتور قابل مشاهده و کنترل خواهد بود.
کارت هوشمند دانش‌آموزی، این کارت کوچک با قابلیت حمل آسان، می‌تواند قابلیت شگفت‌انگیز دیگری هم داشته باشد! علاوه بر اطلاعات هویتی، سوابق تحصیلی و تمامی نمرات و به نوعی پرونده تحصیلی دانش‌آموز به وسیله آن قابل دریافت خواهد بود! یک پرونده تحصیلی پر از اسناد و مدارک به یک کارت کوچک در کیف دانش‌آموز و یک دیتابیس امن روی سیستم مدرسه تبدیل می‌شود!
با همراه داشتن این کارت دیگر دانش‌آموزان نیازی به پول نقد ندارند و والدین می‌توانند هرماه کارت فرزند خود را شارژ کنند. این روش جایگزین پول نقدِ همراه شده و کاهش احتمال گم‌شدن پول توجیبی دانش‌آموزان را هم به دنبال خواهد داشت. با هر خرید از بوفه مدرسه یا رزرو یک وعده غذایی در اتوماسیون تغذیه، از اعتبار حساب کارت هوشمند دانش‌آموز کم خواهد شد.
از استفاده‌های دیگر کارت هوشمند مدارس می‌توان به سیستم کتابخانه مدرسه اشاره کرد. توسط این کارت، اطلاعات کتابهای رزرو شده و کتابهایی که به امانت گرفته شده‌اند هم قابل دسترسی خواهد بود و کتابدار مدرس از ثبت دفتری این اطلاعات بی‌نیاز می‌شود. درواقع مسئول کتابخانه برای انجام کارهای خود تنها به یک سیستم هوشمند مدیریت کتابخانه نیاز دارد.
بدون داشتن یک دستگاه کنترل تردد هوشمند و نرم‌افزار متصل به آن، انجام فرآیند حضور و غیاب یک روند زمان‌بر است. در این حالت یک لیست کاغذی در اختیار معلم است که بخشی از وقت کلاس را به ثبت غیبت‌ها در این لیست می‌گذراند. در مرحله بعدی این لیست در اختیار معاون مدرسه برای ثبت موارد انضباطی، تماس با اولیا و وارد کردن علل غیبت‌ها در لیست خود قرار می‌گیرد. این پروسه می‌تواند تنها با یک کارت هوشمند دانش‌آموزی و یک دستگاه ثبت ترددها جایگزین شود. یعنی دانش‌آموزان به محض ورود، حضور خود را با یک کارت ثبت می‌کنند. غیبت‌ها به صورت اتوماتیک و سیستمی در یک سامانه متصل، ثبت شده و اقدامات لازم پس از آن انجام می‌شود. به‌طور مثال ممکن است سیاست مدرسه، ارسال پیامک غیبت دانش‌آموز به والدین و به صورت همزمان ثبت یک مورد انضباطی در سامانه شود. دور از انتظار نخواهد بود که سامانه هوشمندی این موارد انضباطی را در نمرات پایانی و معدل دانش‌آموز نیز تاثیر دهد.
تمامی این مزایا بر حسب نیاز و میزان هوشمندسازی سیستم مدرسه در اختیار دانش‌آموزان و پرسنل مدرسه قرار می‌گیرد. هرچه بیشتر به سمت الکترونیکی کردن فرآیندهای مدرسه اعم از ثبت‌نام‌ها، نگهداری اطلاعات، برگزاری کلاس‌ها و آزمون‌ها در زمان‌های خاص، سیستم ثبت تکلیف، نظرسنجی، مدیریت کتابخانه، مدیریت بوفه و سیستم تغذیه و… پیش بروید، امکانات و مزایای هیجان‌انگیزتری در قبال آن‌ها، از فضای مجازی دریافت خواهید کرد که علاوه بر سرعت بخشیدن به روند کارها، آن‌ها را آسان‌تر کرده و تنها با چند کلیک وظایف محوله هر نقش انجام می‌شود.
ذخیره زمان از مهم‌ترین اهداف پیشرفت تکنولوژی محسوب می‌شود. در حقیقت باید زمان کمتری برای انجام کارهای با اهمیت کمتر صرف کنیم تا بتوانیم فرصت حفظ شده را به امور با اهمیت بالاتر اختصاص دهیم. پس پیشنهاد می‌کنیم شما هم به سمت هوشمندسازی مدرسه و راه‌اندازی پیش‌زمینه‌های موردنیاز آن گام بردارید تا امکان بهترین استفاده از زمان و پرورش خلاقیت و هوش را به دانش‌آموزان هدیه دهید.
