ارزیابی همواره برای کسب موفقیت‌های روزافزون مطلبی کلیدی بوده است. حال اگر این ارزیابی مربوط به کارکنان باشد، اهمیتش چند برابر می‌شود. کاری که شاخص کلیدی عملکرد (kpi) برای ما انجام می‌دهد، ارزیابی همه‌ی اعضای یک سازمان یا شرکت است. شاخص‌های کلیدی عملکرد برای یک کسب‌وکار بسیار حیاتی هستند و حتما باید از آن‌ها کمک گرفت. kpi مخفف عبارت key performance indicator است.
در بخش ابتدایی این مقاله می‌خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که شاخص کلیدی عملکرد چیست؟ هر شرکت یا سازمانی دارای اهدافی می‌باشد که تمام اعضا باید برای محقق شدن آن تلاش کنند. کاری که شاخص کلیدی عملکرد انجام می‌دهد این است که عملکرد هر عضو را بررسی و ارزیابی میکند تا مشخص شود هر بخش چه اندازه در مسیر رسیدن به اهداف شرکت درحال حرکت بوده و درست عمل میکند. مدیران از این روش استفاده‌ی زیادی می‌کنند تا از خوب بودن عملکرد سازمان‌شان مطمئن شوند.
در بحث kpi، جایگاه شما در سازمان یا شرکت اهمیت چندانی ندارد بلکه عملکرد همگی بررسی خواهدشد. انتخاب kpi مسئله‌‌ای بسیار حیاتی برای مدیران به‌شمار می‌آید. آن‌ها ابتدا باید اهداف اصلی شرکت یا کسب‌وکار خود را تعیین و سپس باتوجه به آن بهترین kpi را مشخص کنند. توضیحاتی که داده شد بدین معنا نیست که از شاخص کلیدی عملکرد تنها برای سازمان‌ها استفاده می‌شود بلکه از آن می‌توان برای زندگی شخصی خود نیز کمک گرفت. kpi در حقیقت یک معیار یا شاخص است که نشان‌دهنده‌ی میزان پیشرفت شرکت، کسب‌وکار یا هر عملی در جهت رسیدن به اهداف تعیین شده می‌باشد.
در واقع kpi یک دید کلی از عملکرد سازمان‌مان به ما ارائه می‌دهد و اگر چنین شاخصی وجود نداشته نباشد، نمی‌توان به‌طور دقیق فهمید که چقدر به اهداف سازمان نزدیک شده‌ایم و به‌صورت کلی آیا عملکردمان برای سازمان مفید بوده است یا خیر. بنابراین خوب است kpi را درنظر بگیریم تا متوجه اشتباهات‌مان شویم و سعی کنیم آن‌ها را جبران نماییم. در واقع علت نرسیدن به اهداف را کم‌کم می‌توانیم درک کنیم و بفهمیم مشکل از چیست یا بالعکس کجا عملکرد خوبی داشته‌ایم. تا به اینجا که متوجه شدیم چرا شاخص کلیدی عملکرد مهم است، شاید این سوال برایتان ایجاد شود که آیا kpi اثر مستقیم بر روی فروش دارد؟ برای پاسخ به این سوال باید گفت کاری که kpi انجام می‌دهد، ارتقا فروش یا کمک به بازاریابی نیست و در حقیقت نمای کلی از وضعیت و عملکرد فعلی شرکت را به شما نشان می‌دهد.
بعد از اینکه هدف مشخص شد باید برنامه‌ای نیز تعیین کرد تا راه رسیدن به آن هدف را کاملا توضیح دهد. در این مسیر نیاز است افرادی انتخاب شوند که بتوانند طبق این برنامه عمل‌کنند و مسئولیت انتخاب کردن برعهده‌ی مدیرعامل یا مدیربخش خواهد بود. بانظم‌دهی شما کاملا متوجه می‌شوید که کدام یک از بخش‌ها به kpi نیاز دارد. هر kpi را باید با یک معیار عملکردی به یک نتیجه‌ی مشخص مرتبط کرد که با توجه به اهداف سازمان انتخاب می‌شوند. درحقیقت پاسخ به سؤالاتی که در ادامه آمده‌اند برای انتخاب kpi ضروری است:
یک کسب‌وکار برای انتخاب kpi مناسب باید به تک‌تک این هفت سؤال پاسخ دهد چرا که kpi انتخاب شده باید بتواند وضعیت سازمان را با توجه به اهدافی که شما در نظر دارید توضیح بدهد. بنابراین اگر بخواهیم یک شاخص کلیدی عملکرد خوب انتخاب کرده و چراغ راه کسب‌وکار خود قرار دهیم، یک وظیفه مهم خواهیم داشت و آن هم این که برای کسب‌وکار خود یک هدف اساسی تعیین کنیم. هدف باید طوری باشد که برای تمام اعضا انگیزه ایجاد شود تا برای رسیدن به آن تلاش کنند. یعنی نه آنقدر بزرگ که دست‌نیافتنی باشد و نه آنقدر کوچک که کششی برای ادامه در بین اعضا ایجاد نکند. بعد از تعیین هدف شرکت است که شما میتوانید به‌سراغ تعیین kpi متناسب با هدفتان بروید.
بعنوان مثال اگر یک تجارت الکترونیک راه‌اندازی کرده‌اید میتوانید از ابزار گوگل آنالیتیکس (google analytics) برای ارزیابی و تحلیل سایت خود استفاده کنید. با این‌کار متوجه‌ی عملکرد دقیق خودتان می‌شوید. بازه‌ی زمانی را برای خودتان مشخص کنید و خود را موظف بدانید که حتما بعد از آن بازه میزان پیشرفتتان نسبت به قبل را چک کنید. حتما باید شخص توانمندی را برای پیگیری این دسته از کارها در همان ابتدای مسیر انتخاب کنید. چیزی که نباید فراموش کنید، بررسی داده‌های مفید است.
ما در همیار آکادمی به طور کامل در مورد شاخص kpi توضیح داده ایم که با مراجعه به صفحه kpi چیست؟ میتوانید آن را مطالعه کنید.
