امروزه بسیاری از کارهای اداری و امور مربوط به جمع آوری و ساماندهی اطلاعات، بصورت کامپیوتری و آنلاین انجام می‌شود. در این میان همه ما به دنبال نرم‌افزارها یا برنامه‌هایی هستیم که در عین داشتن بیشترین امکانات، قابلیت استفاده به صورت آنلاین و به اشتراک گذاری با دیگران را نیز داشته باشد. گوگل به عنوان یکی از غول‌های حوزه فناوری به این نیاز پی برده و سرویس‌های مختلفی را برای جمع آوری، سازماندهی، ویرایش و به اشتراک گذاری اطلاعات مختلف در اختیار کاربران قرار داده که همگان می‌توانند به رایگان از آن‌ها استفاده کنند.
در ابتدا به این موضوع می‌پردازیم که گوگل شیت چیست و پس از آن به سراغ معرفی ویژگی‌های گوگل شیت و کاربردهای آن خواهیم رفت. گوگل شیت (Google Sheets) یک نرم افزار ساماندهی اطلاعات است. این نرم افزار به‌صورت آنلاین و مبتنی بر وب بوده که توسط گوگل در سرویس گوگل درایو (Google Drive) ارائه می‌شود. این نرم افزار همچنین به عنوان یک نرم‌افزار دسکتاپ در ChromeOS و به عنوان یک اپلیکیشن موبایل در اندروید، ویندوز، iOS و بلک بری در دسترس است. سرویس گوگل درایو همچنین خدمات دیگر گوگل مانند گوگل داکس (Google Docs)، گوگل اسلایدز (Google Slides) و گوگل فرمز (Google Forms) را میزبانی میکند. یکی از بزرگترین مزیت‌های سرویس‌های گوگل این است که به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرند.
گوگل شیت به کاربران اجازه می‌دهد تا انواع مختلف اطلاعات را ویرایش، سازماندهی و تجزیه و تحلیل کنند. این کار امکان همکاری گسترده بین کاربران مختلف را فراهم میکند به همین دلیل چندین کاربر می‌توانند پرونده‌ها را به‌صورت همزمان ویرایش و قالب‌بندی کنند و هرگونه تغییر در صفحه اطلاعات را می‌توان با دیدن سابقه ویرایش پیگیری کرد.
امکان ویرایش مشترک
یکی از ویژگی‌های کلیدی گوگل شیت این است که امکان ویرایش مشترک صفحات گسترده (spreadsheet) را به‌صورت لحظه‌ای و همزمان فراهم میکند. در واقع به جای ارسال یک فایل سند (document) به چندین نفر، یک سند می‌تواند به‌طور همزمان توسط چندین کاربر باز و ویرایش شود. کاربران می‌توانند هر تغییری که توسط سایر همکاران ایجاد شده است را مشاهده کنند و همه تغییرات به طور خودکار در سرورهای گوگل ذخیره می‌شوند.
گوگل شیت همچنین دارای قابلیت چت و گفتگو در نوار کناری نرم‌افزار است که به همکاران این امکان را می‌دهد تا درباره ویرایش‌ها به‌صورت لحظه‌ای و بلادرنگ بحث کرده و درباره برخی تغییرات گفتگو کنند. هر تغییری که همکاران ایجاد کنند را می‌توان با استفاده از ویژگی Revision History یا سابقه ویرایش پیگیری کرد. یک ویرایشگر می‌تواند ویرایش‌های گذشته را مرور کرده و هرگونه تغییر ناخواسته را برگرداند.
امکان کاوش و جستجو
ویژگی Explore یا کاوش در گوگل شیت اولین بار در سپتامبر 2016 ارائه شد. این قابلیت از یادگیری ماشین (machine learning) استفاده میکند تا توابع و عملکردهای جدیدی را به کاربر عرضه کند. این ویژگی اطلاعات زیادی را براساس داده‌های اضافه شده به صفحه گسترده فراهم میکند و بسته به داده‌های انتخاب شده می‌تواند خود را به روز کند. با استفاده از ویژگی کاوش، کاربران می‌توانند سوال کنند، نمودار بسازند، داده‌ها را تصویرسازی کنند، جداول محوری ایجاد کنند و صفحه گسترده را با رنگ‌های مختلف قالب بندی کنند. به عنوان مثال اگر در حال تهیه بودجه ماهانه هستید و همه هزینه‌ها را به صفحه گسترده اضافه کرده‌اید، میتوانید از ویژگی کاوش برای یافتن مبلغ هزینه‌های خاص مانند غذا، مسافرت، لباس و غیره استفاده کنید.
در نوار کناری، جعبه‌ای وجود دارد که میتوانید سوال را تایپ کنید و پاسخ خود را دریافت کنید. هر چه در پنل کاوش پایین‌تر بروید خواهید دید که لیستی از نمودارهای پیشنهادی وجود دارد که نمایانگر داده‌های وارد شده در صفحه هستند و میتوانید بین جدول محوری، نمودار دایره‌ای یا نمودار میله‌ای یکی را انتخاب کنید.
امکان ویرایش آفلاین
گوگل شیت از ویرایش آفلاین نیز پشتیبانی میکند و کاربران می‌توانند صفحه گسترده را به‌صورت آفلاین در نسخه کامپیوتری یا موبایلی این نرم افزار ویرایش کنند. در نسخه کامپیوتری کاربران باید از مرورگر گوگل کروم استفاده کرده و افزونه Chrome Google Docs Offline را نصب کنند تا ویرایش آفلاین را برای گوگل شیت و سایر سرویس‌های گوگل فعال کنند. هنگام استفاده از تلفن همراه، کاربران باید از برنامه تلفن همراه گوگل شیت برای اندروید و iOS استفاده کنند که از ویرایش آفلاین پشتیبانی میکند.
ما در همیار آکادمی به طور کامل، گوگل شیت را معرفی کرده ایم که با مراجعه به صفحه گوگل شیت چیست؟ میتوانید آن را مطالعه کنید.
