در دنیای امروز، سازمانها به دنبال افزایش بهرهوری، حذف کارهای تکراری و مکانیزهسازی فرآیندهای اداری هستند. اتوماسیونهای اداری، بهویژه در نهادهایی مانند آموزش و پرورش، نقش مهمی در نظمدهی امور، کاهش خطای انسانی و تسهیل گردش مکاتبات ایفا میکنند. سامانه اتوماسیون اداری آیکن (اتوماسیون فرزین) یکی از راهکارهای موفق در این مسیر است.
در این راستا؛ آموش و پرورش نیز، سیستم اتوماسیون اداری آیکن (اتوماسیون فرزین) را به عنوان اتوماسیون اداری کارآمد انتخاب نمود تا زیرساختی برای مکانیزه نمودن و نظم دهی به مکاتبات اداری خود فراهم نماید.
امکانات سامانه اتوماسیون اداری آموزش پرورش آیکن:
تعیین نقشها و دسترسیها: این سامانه براساس چارت سازمانی مصوب، نقشها و سطح دسترسی کاربران را مشخص میکند.
ارائه خدمات الکترونیکی: با در دسترس قرار دادن اطلاعات، امکان ارائه سرویسهای الکترونیکی به کارکنان و اربابرجوع فراهم شده است.
تحقق سازمان بدون کاغذ (Paperless): استفاده از این سامانه منجر به حذف گردش کاغذی اسناد و تبدیل سازمان به یک نهاد دیجیتال شده است.
پشتیبانی از چندکاربره بودن: قابلیت استفاده همزمان چند کاربر از نرمافزار، بهرهوری سیستم را افزایش داده است.
ارتباط میان بخشها: ایجاد ارتباط مؤثر میان تمامی واحدها و بخشهای سازمان باعث بهبود فرآیندهای کاری شده است.
با توجه به نیاز روزافزون سازمانها به مکانیزهسازی فرآیندها، سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش ، مجموعهای از امکانات کاربردی را در اختیار کاربران قرار میدهد. این سامانه با تمرکز بر سرعت، امنیت، یکپارچگی اطلاعات و تعاملپذیری، ابزار قدرتمندی برای بهینهسازی امور اداری فراهم کرده است. در ادامه با مهمترین قابلیتها و ویژگیهای این سامانه آشنا میشوید:
دسترسی سریع و یکپارچه به اطلاعات در سراسر سازمان
سرعت بالا در تولید فرمها و مدیریت فرآیندها
امنیت بالا در حفظ و کنترل دسترسی به اطلاعات
الزام به تغییر رمز عبور در اولین ورود و قفل موقت حساب در صورت ورود اشتباه مکرر
امکان تولید گزارشهای مدیریتی و عملکردی با حداقل خطا
تهیه گزارش در کوتاهترین زمان ممکن
جلوگیری از ثبت اسناد تکراری و کاهش خطاهای انسانی
امکان ایجاد کانالها و گروههای کاری برای ارتباط سریع بین پرسنل
ارجاع مستندات بایگانیشده به کارتابل دیگر کاربران
امکان بررسی گروهی اسناد و نامهها
تسهیل در پیگیری و گردش مکاتبات اداری
قابلیت تهیه بایگانیهای شخصی، سازمانی و محرمانه
جستوجوی سریع و فیلتر پیشرفته برای دسترسی به اسناد
هشدار هنگام ذخیره یا عدم ذخیره تغییرات در اسناد
نمایش راهنمای الکترونیکی در هنگام مواجهه با بخشهای جدید
امکان اتصال با سایر نرمافزارهای سازمانی (حضور و غیاب، مالی، کارگزینی و...)
در مقالات قبلی، به صورت کامل به بررسی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری پرداختیم. در ادامه مرور مختصری داریم بر مزایا و فواید استفاده از سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش:
نظم دهی به فعالیت کارکنان: با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، وظایف کارکنان برایشان شفاف میباشد و به همین دلیل امکان وقوع خطاهای انسانی به حداقل میرسد که این امر موجب افزایش بهرهوری نیز میگردد.
صرفه جویی در وقت و منابع زیست محیطی: عدم انجام کارهای تکراری و صرفه جویی در مصرف کاغذ از مزایای استفاده از سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش می باشد که این امر باعث افزایش چشمگیر بهره وری در سازمان گشته است.
افزایش رضایت شغلی در میان پرسنل: پیگیری امور داخلی سازمان، تسهیل در ارتباط کاری ما بین کارمندان و تسریع در انتقال اطلاعات در سایه پیاده سازی سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، قابل توجه میباشد.
استفاده از اتوماسیون اداری آیکن باعث ارتقای امنیت، محرمانگی اطلاعات و حذف روشهای سنتی در آموزش و پرورش شده و مسیر فعالیتهای اداری را بهصورت دیجیتال و ساختاریافته تغییر داده است.
همچنین با تحت وب بودن این سامانه، امکان دورکاری مؤثر برای مدیران و کارکنان فراهم شده است؛ بهگونهای که حتی در زمان سفر یا خارج از محیط کار، میتوانند از طریق موبایل، تبلت یا لپتاپ به کارتابل شخصی خود دسترسی داشته باشند و کارها بدون وقفه پیش برود.
پس از استقرار سامانه اتوماسیون اداری، تغییرات مثبتی در روند کاری ادارههای آموزش و پرورش مشاهده شده است. برخی از نتایج ملموس عبارتاند از:
پاسخدهی سریع به حجم بالای مکاتبات و درخواستها
امکان طراحی و استفاده از فرمهای دلخواه متناسب با نیاز هر واحد
کاهش چشمگیر خطاهای انسانی
افزایش سرعت، دقت و صحت در انجام امور اداری
رشد محسوس بهرهوری در بین کارکنان
بکارگیری سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش موجب کارآیی، صرفه جویی در هزینهها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود. همچنین سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش با مکانیزه نمودن مکاتبات اداری و ایجاد امکان نظارت بر آنها، باعث شفافیت بیشتر امور در سازمان شده است که این مهم نرم افزار اتوماسیون اداری آیکن را به یک نرم افزار حیاتی در آموزش و پرورش تبدیل کرده است .
