کمیته امداد از آن جمله نهادهایی است که میزان ورود و خروج پرسنل آن به دلیل بررسیهای میدانی و یا شرکت در پروژههای حمایتی و… در سازمان زیاد است؛ لذا به کارگیری سامانه ورود و خروج کمیته امداد، میتواند در مدیریت کنترل تردد پرسنل و محاسبه دقیق کارکرد آنها نقش مؤثری داشته باشد. در حالی که محاسبه دستی و یا ثبت ورود و خروج کارکنان کمیته امداد به صورت سنتی میتواند هزینههای هنگفتی را برای واحدهای مالی و منابع انسانی به بار آورد؛ اما سامانه ورود و خروج کمیته امداد میتواند در برقراری نظم و افزایش بهرهوری و رضایت کارکنان مفید واقع شود.
سامانه ورود و خروج کارکنان کمیته امداد، ابزاری فناورانه برای مدیریت دقیق تردد، حضور و غیاب، اضافهکاری، تاخیر، مرخصی و بازههای استراحت است. این سامانه با هدف افزایش دقت در ثبت دادهها و تسهیل فرآیندهای کارگزینی و حسابداری، بهصورت خودکار اطلاعات را ثبت و پردازش میکند. اتصال به سیستمهای بیومتریک و تشخیص چهره، امنیت و صحت اطلاعات را افزایش داده و امکان کنترل و نظارت از راه دور را برای واحد منابع انسانی فراهم میسازد. تمامی اطلاعات در بستری متمرکز ذخیره شده و در هر زمان در دسترس قرار دارد.
از جمله دستاوردهای سامانه ورود و خروج کمیته امداد میتوان به موارد زیر اشاده کرد:
کنترل و تحلیل کارایی کارکنان
تسهیل پردازش حقوق و دستمزد
مدیریت غیبت کارکنان
مستند سازی عملکرد کارکنان
نظارت از راه دور بر کارکنان
سامانه حضور و غیاب آیکن، فراتر از یک ابزار ساده برای ثبت تردد است. این سامانه با بهرهگیری از فناوریهای نوین، امکانات گستردهای را برای مدیریت هوشمند منابع انسانی فراهم میسازد. در ادامه با مهمترین مزایا و ویژگیهای این سامانه آشنا میشویم:
کنترل تردد کارکنان میتواند مزایای متعددی را برای یک سازمان به همراه داشته باشد. یکی از مهمترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب (آیکن) این است که ضمن یکپارچگی و ارتباط با سایر سیستمها، قادر است اطلاعات را از دستگاههای ساعتزنی دریافت و همچنین دادههای مورد نیاز واحد مالی و منابع انسانی را برای احکام و حقوق تأمین کند. سامانه ورود و خروج آیکن به واحدهای منابع انسانی و حسابداری کمک امکان میدهد تا حقوق و دستمزد و پرداختی کارکنان را به طور دقیق و به دور از هرگونه خطای محاسباتی، پردازش کنند.
از سوی دیگر به دلیل انعطافپذیری بالا در پوشش کلیه قوانین در سامانه ورود و خروج آیکن، ردیابی و ذخیره دادههای حضور و غیاب توسط این نرم افزار، به تیم منابع انسانی کمک میکند تا از رعایت کامل قوانین اداره کار اطمینان حاصل کند. حتی هنگام روبرو شدن با تغییراتی در این قوانین، سامانه ورود و خروج کمیته امداد آیکن، قادر است خیلی سریع نسبت به این تغییرات واکنش نشان دهد و با تکیه بر موتور تولید قوانین، خود را با آن سازگار کند.
لازم به ذکر است سامانه حضور و غیاب آیکن قادر است به واسطهی موتور تولید گردش کار، انواع درخواستهای مجوز را به راحتی پیاده سازی کند و به صورت خودکار به گردش بیندازد. همچنین سادهسازی استراتژیهای مدیریت تردد کارکنان توسط سامانه حضور و غیاب ، میتواند نقش مهمی در ارزیابی عملکرد پرسنل ایفا کند و به سازمان اطمینان دهد که برای تکمیل پروژهها در زمان مقرر، همیشه نیروی انسانی کافی را در اختیار دارد.
علاوه بر این، با توجه به اینکه امروزه کارمندان ترجیح میدهند ساعات کاری انعطافپذیری داشته باشند و از نقاط مختلف جغرافیایی کار کنند و از طریق کارتابل شخصی به اطلاعات شغلی خود دسترسی داشته باشند، روشهای سنتی کنترل حضور و غیاب نمیتواند پاسخگوی این نیاز باشد. اینجاست که سامانه حضور و غیاب تحت وب آیکن جای خود را باز میکند تا سازمانها از مزایای آن بهرهمند شوند.
قابلیت تعریف تقویم کاری دقیق و شخصی سازی شده
قابلیت تعریف شیفتهای کاری به صورت ثابت، شناور، گردشی و نامنظم و…
امکان تعریف سفارشی دورههای کارکرد ماهانه
قابلیت تعریف انواع قوانین و انعطاف پذیری در اعمال سریع تغییرات قوانین
امکان تعریف انواع مجوزهای مرخصی، اضافهکاری، تأخیر، شبکاری، دورکاری و…
اتصال به انواع دستگاههای ساعتزنی جهت دریافت کارکرد پرسنل به شیوههای مختلف
مدیریت سقف اضافه کاری و تعریف انواع سطوح دسترسی برای کاربران و محاسبات افراد چند سمتی
محاسبه دقیق کارکرد برای ثبت در فیش حقوقی
امکان یکپارچگی با سایر سیستمهای مالی و منابع انسانی
مجهز به سیستم گزارشگیری پیشرفته جهت دریافت انواع گزارشهای کاربردی
امکان مانیتورینگ و نظارت بر تردد پرسنل
قابلیت سفارشی کردن نحوه نمایش پارامترهای موجود در فرم کارکرد برای هر پرسنل
ایجاد تناسب در پرداختها مطابق با عملکرد پرسنل
و
دهها قابلیت دیگر
فارغ از اینکه سامانه ورود و خروج میتواند فرایندهای طولانی را کاهش دهد و با حذف برگههای کاغذی، در زمان انجام درخواستها صرفهجویی کند، دقت داشته باشید که با توجه به پیچیدگیها و تنوعی که در نحوه انجام محاسبات کارکرد پرسنل وجود دارد، بهکارگیری از سامانه حضور و غیاب برای پاسخگویی به این نیازها ضروری است. سامانه ورود و خروج کارکنان آیکن، امکان دسترسی آسان به انواع اطلاعات و گزارشهای مورد نیاز را فراهم میکند و فرایند دریافت اطلاعات از سیستم کارگزینی و انتقال اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد را سرعت میبخشد؛ که منجر به تسریع در روند پرداخت مزایای پرسنل نیز میگردد. مهمتر از همه این است که با بهرهگیری از موتور تولید قوانین، قادر است الزامات مختلف را اجرا کند.
