بودجه ریزی یکی از مهم ترین و اصلی ترین فعالیت هایی است که به جرات میشه گفت تمامی مدیران نگاه ویژه ای بهش دارن و همواره جزو وظایف اصلی خودشون اون رو می گنجونند.
قبل از اینکه بخوایم وارد تعریف بودجه ریزی باشیم، باید یه موردو با هم دیگه توافق کنیم و اون اینه که، بودجه ریزی با برنامه ریزی تفاوت داره.
در واقع برنامه ریزی یک مرحله قبل از بودجه ریزیه. شرکت ها معمولا در زمان مشخص کردن استراتژی ها و اهداف خودشون برای آینده، فاکتور های مهم موفقیت رو هم برای خودشون تعریف می کنند. فاکتور هایی که کارمندان در قبال آنها مسئولند.
برنامه ریزی معمولا چند ساله است و چیزی نیست که هر ساله عوض شه، یه جورایی میشه اون رو استراتژی شرکت دید. در حالی که بودجه ریزی یک فرآیندی هست که برای یک دوره ی مشخص ( معمولا یک ساله و یا شش ماهه ) بسته می شود.
در واقع برنامه ریزی (Planning) ، "چیزی که هستیم الان و میخواهیم در آینده بشویم" هست و بودجه ریزی (Budgeting) نحوه تخصیص منابع برای رسیدن به آن چیزی که در برنامه ریزی میخواهیم در آینده بشویم.
خب حالا فکر کنم بهتر میتونیم توقعمون رو از بودجه ریزی داشته باشیم.
بودجه یک برنامه مالی برای کنترل عملیات کسب وکار و داشتن دید به نتایج آتی هست. اگه بودجه ریزی به طور موثر و سیستماتیکی تهیه بشه و نظارت کافی روش وجود داشته باشه روی عملکرد شرکت تاثیر مثبتی میزاره.
توی بودجه ریزی عوامل خارجی مانند روند بازار، شرایط اقتصادی و موارد مشابه رو هم باید در نظر گرفت وبعدش شرایط مطلوب و اولویت های سازمان رو با اونها تطبیق بدیم. مثلا وقتی تورم کشور سر به فلک گذاشته و قدرت خرید مردم کاهش داشته، شاید خیلی منطقی نباشه سمت تولید محصول یا خدماتی بریم که نیاز اصلی مردم نیس و بهای درخورشو بهمون نمیپردازن.
دوره ای که یک بودجه میتونه پوشش بده، به ریسک اون کسب و کار، فروش و ثبات عملیاتی، روش های تولید و طول چرخه تولید بستگی داره و معمولا از دوره های سه ماهه تا یک ساله تهیه میشه. البته در نظر داشته باشید هر چه دوره ی تحت پوشش طولانی تر بشه، میتونه اطلاعات و پیش بینی های کمتر قابل اعتمادی رو به ما بده، پس سعی کنید اگه بودجه با دوره ی طولانی دارین تهیه میکنین، حتما بودجه های با سطح زمانی کوتاه ترشم تهیه کنید تا دید درست تری از اوضاع داشته باشین
اولین قدم تو ایجاد بودجه، تعیین اهداف و استراتژی های کلیدی کسب و کار است که سپس به اهداف بلندمدت خاص، بودجه های سالانه و برنامه های عملیاتی تبدیل می شن. هدف های شرکت ها معمولا به رشد درآمد، به حداقل رساندن هزینه، پلن های فروش، برنامه های تولید، بازگشت سرمایه و کیفیت محصول یا خدماته. اینا معمولا اهداف همه ی شرکتاس ولی تکنیک ها و جزئیات تهیه، بررسی و تصویب بودجه در شرکت ها متفاوته و هر کسب و کاری متناسب با نیازه خودشه که بودجه رو تهیه میکنه
اگه بخوام مهم ترین مراحل توی بودجه ریزی رو بگم اینا میشن: برنامه ریزی، هماهنگی، هدایت و مدیریت، تجزیه و تحلیل و کنترل.
یعنی شما نباید به تهیه یک سری اعداد و ارقام اکتفا کنید، بلکه باید از طرح پیشنهادی دفاع کنید و اون رو برای تمامی افراد درگیر توضیح بدین و وظیفه هماهنگی بین اون افراد رو هم شما دارین.
حالا ببینیم ویژگی های یه بودجه کارا چیه:
بودجه ای که این ویژگی ها رو داشته باشه گلیس از گل های بهشت!!
بودجه یه ابزار مفید تو تخصیص منابع، ایجاد تغییرات بین کارکنان، برنامه ریزی تولید و راه اندازی کسب و کار هست. در واقع توی بودجه ریزی یه سری چیزا هستن که باید هر کسب و کاری بهشون توجه کنه، مثل چی:
تعداد نیروی انسانی مورد نیاز شرکت، برنامه ریزی برای تولید یا فروش مورد انتظار، روابط با تامین کننده های شرکت و بالعکس فروشنده های هدف، قیمت گذاری محصولات و خدمات، معرفی و توسعه محصول جدید، روندهای تکنولوژیکی مورد نیاز، سطح موجودی مورد نیاز ( برای شرکت های تولید)، ریسک کم شدن مشتری و یا منسوخ شدن محصولات. به نظرم اینا چیزای مهمی هستن که میشه گفت تمام کسب و کار ها از کوچیک تا بزرگ باید بهش توجه کنند.
بودجه باید از انعطاف پذیری و چابکی خوبی برخوردار باشه، تا اگه یه اتفاق غیر منتظره افتاد بشه تو کمترین زمان برا برنامه ریزی کرد و توی بودجه اون رو گنجوند. اینجوری کمتر سمت تصمیم‌گیری‌های فورس و هول هولکی میریم.
کلام آخر اینکه، بودجه یک ابزار مدیریتی هست و موفقیت اون به عملکرد موثر کارکنان اون شرکت بستگی داره هرچه قدر مدیران شرکت به تهیه و اجرای صحیح برنامه ی بودجه ریزی اهمیت بدن، کارکنان هم قطعا توجه بیشتری رو معطوف بهش میکنن.
امیدوارم براتون مفید بوده باشه این نوشته.
توی متن بعدی از مدل های بودجه ریزی و ویژگی های هر کدومشون براتون میگم.
