بودجه ریزی برای کسب و کار ها ( قسمت دوم )

خب توی نوشته ی قبلی از بودجه و اهمیتش صحبت کردیم، این بار بریم و از روش های بودجه ریزی صحبت کنیم.

اولین روش، روش بودجه ریزی افزایشی یا Incremental Budgeting هستش که یه جورایی همون روش سنتی بودجه ریزی محسوب میشه، حالا این بودجه ریزی افزایشی چطور هست

توی این روش شما قرار نیس کار سخت و پیچیده ای انجام بدین و یا پلن های متفاوتی رو در نظر بگیرین، کافیه بیاین ارقام واقعی امسال را با یه درصد مشخصی ( مثلا نرخ تورم مورد انتظار برای سال بعد در مورد هزینه ها) افزایش بدین و منتظر نتایج بمونین. به عبارت دیگر، با بودجه ریزی افزایشی، از بودجه جاری به عنوان پایه ای استفاده می کنیم که برای تعیین مبالغ بودجه جدید هست و باید از عامل و محرکی استفاده کنیم و به مبالغ پایه اضافه یا کم کنیم.

خب ببینیم این روش بودجه ریزی چه مزایا و چه معایبی داره، اول با مزایاش شروع کنیم:

· سهولت در پیاده سازی: اول از همه اینکه پیاده کردنش خیلی راحته، در واقع کافیه شما دیتای تاریخی رو داشته باشین و بعدش طبق درصد مورد نظرتون تغییرات رو اعمال کنید. مثلا توی هزینه های حقوق و دستمزد این روش خیلی به درد میخوره، اگه کسب و کار شما برنامه ی خاصی برای افزایش تعداد نیرو نداشته باشه، می تونید دیتای تاریخی حقوق و دستمزد سال جاریتون رو ضرب در افزایش نرخ مصوب دولت کنین و یه رقم حدودی رو در نظر بگیرین، اینو در نظر بگیرین این افزایش رو باید بتونید توی ماه ها و یا هفته های خودتون هم ساختارشو نشون بدین و اصطلاحا فیزیینگ مناسب داشته باشین، استفاده از فرمول های Forecast در اکسل میتونه کمکتون کنه

· فهم آسان :دومین فایدش در ادامه ی مزیت قبلی هست، این روش خیلی سریع هست و میشه توی زمان های اندک و فورس ازش استفاده کرد و از اونجایی که مفروضات پیچیده ای نداره به راحتی میشه به دیگران هم فهموندش.

· مشاهده سریع تغییرات: سومین مزیتش، زمانی که بودجه استارت بخوره و دیتای های واقعی بدست بیان شما قطعا با انحرافاتی مواجه میشین، رهگیری این انحرافات آسونه، چون شما فقط یک فرض داشتین و میتونین دلیل انحرافتون از دیتای واقعی رو سریعا پیدا کنین.

· عدم چالش های بعدی: شما توی این مدل بودجه ریزی از یک متد یکسان دارین برای بخش اعظمی از دپارتمان هاتون استفاده میکنید، در نتیجه چالش های کمتری رو با تیم های درگیر دارین. این چالش در واقع توی شکل های مختلفی خودش رو نشون میده. مثلا لازم نیس برای واحد ها دلیل بیارین چرا بودجه ی یکی بیشتر یکی کمتر، دلیلش واضحه بودجه ی سال بعد همه درصد مشخصی افزایش پیدا کرده است.

از مزایاش شنیدیم، نوبت معایب این روش هست:

• سادگی بیش از حد: اولین عیبی که میشه بش گرفت، یه جورایی همون چیزی هست که ما گفتیم نقطه قوتشه. یعنی چی حالا. سادگی بیش از حد این مدل باعث میشه دیتایی که به ما بده، شاید چندان معتبر و دقیق نباشه. تو این روش شما فقط یک فرض و یا نهایتا چند فرض با کاربرد یکسان رو دخیل کردین، در حالی که ممکنه زمانی که سال بودجه ی مورد نظر شروع بشه اتفاقات متفاوتی رقم بخوره و شما با مفروضات دیگه ای هم در ارتباط باشین.
• اتلاف منابع: دومین عیبش، اینه که بودجه رو فقط یک برنامه ی هزینه ای میبینه. یکی از کارکرد های اصلی بودجه ارزیابی عملکرد کارکنان هستش. حالا منظورمون چیه. شما برای سال بعد یک رقمی رو با افزایش هزینه ی حقوق و دستمزد امسال در نظر میگیرین و به تیم های درگیر تحویل میدین. ولی آیا نظارتی هم میتونید دیگه داشته باشید که آیا تمام این رقم نیاز هست یا نه؟ شاید با بودجه ی پایین تر و تعداد پرسنل کمتر میتونستید به همون اهداف هم برسید ولی از اونجایی که رقم بالاتری رو نسبت به امسال در نظر گرفتین انگیزه ی زیادی رو برای مدیر اون تیم نذاشتین که بخواد هزینه های خودشو بهینه کنه.
• حذف انگیزه رقابت: هیچ انگیزه ای برای مدیران بخیش ها وجود نداره که تلاش کنند و هزینه ها را کاهش دهند و در واقع ممکن است صرفاً به این خاطر پول خرج کنند، که اگر امسال اونو خرج نکنند، به آنها پول نقد در سال آینده اختصاص نخواهد یافت.
• مشخص نبودن بهای واقعی: همونطور که بعد از شروع سال ، شما باید بهای هر واحد کالا و خدماتتون رو داشته باشین تا بتونین رقم فروش و تارگت سود خودتون رو بدست بیارین، باید برای بودجه هم همچین رقمی رو داشته باشین. از اونجایی که شما تو این روش از روش های بهایابی استفاده نکردین و صرفا از ضرب یه عدد ثابت در یه عدد دیگه، بهای تمام شدتون رو بدست آوردین، ریسک این که این عدد معتبر نباشه و نشه روش حساب کرد، خیلی بالاس. پس ممکنه بعد از شروع بودجه و به دست اومدن دیتای واقعی به مشکلاتی توی قیمت گذاری خدمات و محصولاتتون بربخورین.

دومین روش بودجه ریزی که میخوتیم راجبش صحبت کنیم، روش بودجه ریزی بر مبنای صفر یا ZBBهستش، این روش روش آسونی هستش و یه تفاوت مهم با بودجه ریزی افزایشی یا سنتی داره.

توی بودجه ریزی سنتی شما هزینه هاتونو با نرخی مشخص افزایش میدادید و به قولی هر هزینه ای که سال قبل داشتین، برای سال بعد هم حساب میکردین و براش تخصیص میگرفتین ولی توی ZBB، دیگه ازین خبرا نیست در واقع همونطور که از اسمش پیداست، باید از صفر شروع کنین. دپارتمان ها و واحد های کسب و کار شما باید برای تمامی فعالیت هاشون و هزینه هاشون دلایلی ارائه بدن و به عبارتی مدیریت را برای اون ردیف هزینه توجیه کنند. این روش باعث میشه تا مدیران کسب و کار هر فعالیتی را به طور انتقادی ارزیابی کنند و به دنبال راه های جایگزین برای دستیابی به نتیجه مطلوب باشند.

مزایای استفاده از ZBB:

• کاهش در هزینه ها:اولین مزیت این روش، کاهش احتمالی هزینه ها و آزاد شدن پول نقد در دست مدیران است. از اونجایی که شما برنامه های شرکت و محل های مصرف منابعتون رو شناسایی کردین و بازنگری کردین، احتمال کاهش هزینه های غیر ضروری و نامطلوب بیشتر شده و حداقل خیالتون راحته که یه بار برای این فعالیت ها تصمیم گرفتین.
• افزایش تعامل میان افراد و واحد ها:مدیران در این روش به فعالیت های که در شرکتشون میشه آشنا میشن و باعث میشه دید بهتری از کسب و کارشون داشته باشن.وقتی مدیران میان و از برنامه هاشون برای سال بعد میگن، خود به خود باعث همکاری و تعامل بیشتری بین واحدا میشه و اینجوری همه ی واحدا از برنامه های سال بعد سایرین هم آگاه میشن و نقاطی از کار که بهم وابستگی دارن رو متوجه میشن و در نهایت این راندمان و سود شرکت هست که بالا میره.
• افزایش مقرون به صرفگی در سازمان: استفاده از این روش باعث میشه که، بهتر مقرون به صرفگی رو برای سازمان پیاده سازی کرد. اصل مقرون به صرفگی بدین معنی هست که شما نباید هرکار درست و اصولی ای رو برای سمازمانتون پیاده کنید در واقع باید ببنید از میزان هزینه ای که می کنید چه قدر منفعت به دست میارید. بزارین برای فهم بهتر، مثالی رو بزنم.

فرض کنید شما صاحب یه هایپر مارکت هستین ، تصمیم گرفتین به خاطر این که ریسک سرقت اجناس داخل مغازه رو بیارین، یه سری کار انجام بدین.

برای شروع رفتین 6 تا دوربین دور تا دور مغازه گذاشتین و برای هر دورین هم یک نفر رو مسئول گذاشتین تا حواسش به مانیتور باشه،

شما باید غیر از هرینه ای که اول کار برای دوربین و مانیتور انجام دادین، ماهانه هزینه ی حقوقی هم با این افراد پرداخت کنید. حالا فرض کنید اجناس داخل مغازه ارزششون 20 میلیونه ولی شما دارین ماهانه هزینه ای حدود 18 میلیون یا شایدم بیشتر بابت کم کردن ریسکتون میدیدن. آیا این اجناس انقدری ارزششو داره که شما به خاطرش هزینه می کنید؟

بریم سراغ معایب این روش بودجه ریزی:

• پیچیده و پر هزینه تر:بر خلاف رویکرد بودجه‌بندی سنتی، بودجه‌بندی مبتنی بر صفر می‌تونه پرهزینه، و همچنین زمان‌بر و پیچیده تر باشه. برای شرکت‌هایی که با بودجه‌های کم و ارقام کمتر و منابع انسانی نه چندان زیاد کار می‌کنند، این فشار ممکنه بازدارنده باشه.
• نادیده انگاری سایر هزینه ها:قضاوت در مورد برخی از مخارج در یک کسب و کار دشواره و تصمیم گیری درباره اینکه که آیا آنها ضروری هستند یا خیر، چالش برانگیزه. دلیلشم اینه که این هزینه ها مزایایی با ماهیت کیفی دارند و نمیشه اونها رور با عدد اندازه گیری کرد.
• احتمال تقلب توسط بعضی مدیران ( بچه زرنگا ):مدیرایی که با ساز و کار این نوع بودجه ریزی آشنا هستند، ممکنه منابع بیشتری رو برای خودشون تخصیص بگیرن و به یه جورایی شما رو دور بزنند. در واقع میخوام بتون بگم تو این روش ریسک شیطنت افراد و تیم ها بیشتره.

روش بعدی که روش مورد علاقه ی خودمم هست، ABB هست.

بودجه ریزی بر مبنای فعالیت یا همون Activity based Budgeting، یکی از جدید ترین متد های بودجه ریزی هست، و سعی شده توش خیلی از نواقص بودجه ریزی های سنتی و سایر روش ها رو کم کنه. حالا ببیینیم چوری قراره عمل کنه.

توی مرحله ی اول باید یک سری فعالیت را شناسایی کنید. این یعنی چی؟ یعنی شما توی کسب و کارتون یه عالمه فعالیت افراد دارن انجام میدن که براتون هزینه داره و در واقع از سود شرکت شما کم و به هزینه هاتون اضافه می کنه. این فعالیت ها از موادی که می خرید و تو چرخه ی کارخونه میریزین وجود داره تا اون نگهبانی که وظیفش شب بیدار موندن جلو در کارخونس. خب شما حالا این فعالیت ها رو شناسایی کردید. نکته ای که وجود داره هر کدوم ازین فعالیت ها، یک محرکی دارن که باعث میشه اون هزینه بیشتر یا کمتر شه. مثلا اگه شما کارخونتون یا ساختمون شرکتتون مساحتش 200 متر باشه، 1 نفر نگهبان میذارین ولی اگه مساحتش بشه 400 متر یه نگهبان نمیزارین و میرین سراغ دومی.پس مساحت ساختمون یا تعداد طبقات میشه محرک اصلی برای افزایش یا کاهش یک هزینه.خب تو مرحله ی اول شما اومدید و فعالیت ها و محرک هاشو شناسایی کردین. نصف کارو تا اینجا انجام دادین. حالا باید تعداد فعالیت ها و محرک هایی که برای سال بعد در نظر گرفتین رو تخمین بزنید.

حالا بهای هر فعالیت رو دارین، برنامه ی سال بعدتون از اون برنامه رو هم باید مشخصی کنید و ضرب این دو میشه هزینه ی کل شما برای اون فعالیت.

• مزایا:
• مدیریت کارای هزینه ها: اولین مزیتش، قدرت زیادی که این بودجه بهتون برای کنترل هزینه ها میده. توی این روش شیر هزینه های شرکت از طریق شناسایی فعالیت ها تو دستتونه و کسی نمیتونه بیاد و بگه من باید بودجه ی بیشتری بگیرم. شما فعالیت اون واحد رو شناسایی کردین و دلیل شارژش رو هم میدونید پس اگه قرار به افزایش یا کاهشی باشه باید با برنامه های کسب و کارتون هماهنگ باشه.
• حذف تنگناها: بودجه ریزی بر مبنای فعالیت پس از تحقیق و تحلیل عمیق تهیه می شه این مطالعه تمام فعالیت های غیر ضروری کسب و کار را حذف می کند. با انجام این کار، کسب‌وکار انواع تنگناهای مرتبط با یک فعالیت را از بین می‌بره و عملکردهای تجاری راحت‌تر انجام می‌شن.
• افزایش سطح رقابت پذیری: توی بودجه ریزی بر مبنای فعالیت، انواع فعالیت های غیر ضروری حذف میشه و به کسب و کار کمک می کنه تا در هزینه های خودش صرفه جویی کنه، هزینه صرفه جویی شده منجر به تولید کالاها و خدمات با هزینه کمتر نسبت به رقبا می شود. در نتیجه به کسب و کار کمک می کنه تا مزیت رقابتی در بازار کسب کنه.

معایب:

• بودجه ریزی بر مبنای فعالیت رو شاید بشه بهترین روش بودجه ریزی خطاب کرد و کم ترین عیب رو میشه بهش گرفت، در واقع اصلی ترین مشکلی که این روش داره، پیچیدگی و هزینه بر بودنش هست. توی این روش شما باید از مفروضات زیادی استفاده کنید و زمان زیادی رو صرف کنید تا محرک ها وفعالیت های سازمان رو شناسایی کنید و از پرسنلتون که عموما هم ممکنه دید مالی و بیزینسی شما رو ندارند بخواین که برای این کار همکاری کند. پس کار سختی پیش روتونه. البته وجود نیرو های آموزش دیده و حرفه ای میتونه کار رو داحت تر کنه.

خب یه روش دیگه هم مونده تا این بحث رو به پایان برسونیم.

چهارمین روش که برای بودجه ریزی وجود داره، روش ارزش پیشنهادی یا value proposition budgeting هست.

بودجه ریزی مبتنی بر ارزش می تونه پیچیده باشه، چون عوامل مختلفی وجود داره که باید در نظر گرفته شوند. کسب‌وکارها باید «محرک‌های افزایش ارزش» رو شناسایی کنن و شروع به تخصیص بودجه به فعالیت‌های خاصی کنند که این محرک‌ها را بهبود می‌بخشد. در واقع شما باید محل هایی رو که برای کسب و کارتون ارزش آفرینی بیشتری دارند، شناسایی کنید و اولویت تخصیص بودجه رو برای اونها در نظر بگیرین. این روش بیشتر در سازمان های خیلی بزرگ و برای بودجه ریزی در سطح وسیع شرکت ها ( مثلا بخش شمال کشور، بخش جنوب کشور) استفاده میشه ، یعنی کسب و کار یا سازمانی ابتدا منابع در دست خودش رو بدین شکل بودجه ریزی میکنه، سپس از واحد های درگیر میخواد که با استفاده از مفروضات خودشون بهترین روش بودجه ریزی رو برای این منابع انجام دهند.

اگه بخوایم این روش رو مرحله ای نشون بدیم:

1) چشم انداز، اهداف و نتایج ایده آل شرکت خود را تعیین کنید

2) برنامه ها، محصولات و خدماتی را که قرار است برای آنها سرمایه خرج می کنید، شناسایی کنید

3) منابع را به برنامه هایی اختصاص دهید که بالاترین ارزش را دارند

فواید:

• ارزش آفرینی: اول از همه باعث میشه، حوزه هایی که کسب و کارتون ارزش آفرینی بیشتری دارند و به قولی در راستای برنامه ی شما بیشترین ارزش رو می آفرینن، شناسایی کنید و مبلغ بیشتری رو صرف اونها کنید، در نتیجه هم هزینه های غیرضروری رو کاهش میدین.
• تو این روش شما دیگه میدونید بیشترین وجه نقدتون کجا داره خرج میشه و باعث رهگیریش زحمتی ندارین
• پررنگ شدن اهداف: به شما این امکان را می ده که روی مناطقی متمرکز کنید که به نظر شما دارای بالاترین ارزش هستند. هنگامی که به طور مکرر انجام شود، وضوح بیشتری در مورد هزینه ها ایجاد می کند.

معایب:

• عدم اندازه گیری: اندازه گیری ارزش هزینه می تونه چالش برانگیز باشه چون نمی تونید همه چیز را با یک ریال محاسبه کنید. پس ممکنه همون اشکالی که به روش بودجه ریزی بر مبنای صفر وجود داشت رو اینجا هم داشته باشیم و یکسری از چیز ها رو نتونیم ارزش واقعیشون رو تخمین بزنیم.
• نادیده انگاری: فقط تمرکز بر هزینه های حال حاظر می تونه باعث شه فرصت های ارزشمندی را که در حال حاضر اجرا نشه از دست بدیم. اون چیزی که الان به عنوان هدف و استراتژی سازمان ارزش بیشتری داده شده نباید باعث شه که موقعیت ها و فرصت هایی که کسب و کار ها میتونن با توجه یکمی بیشتر و صرف منابع، داشته باشن از بین بره.
• عدم قطعیت:اهداف ارزشمند و اولیوت دار هر کسب و کار و تارگت هاش ممکنه است با روندهای اجتماعی/فصلی/اقتصادی تغییر کنه، به این معنی که بودجه باید هر زمان که لازم باشد مورد ارزیابی مجدد قرار گیرد، اگه توی شرایط ثابتی یه کسبو کار هنوز قرار نگرفته، خیلی روش خوبی شاید نباشه.

خب فکرکنم تا اینجا به حد کافی از روش های بودجه ریزی شنیدین، و میتونین تصمیم مناسب رو برای انتخاب بگیرین.این که شما کدوم روش بودجه ریزی رو برای کسب و کارتون انتخاب می کنید بستگی به اهدافتون از بودجه ریزی، منابعی که در اختیار دارید، سایز شرکتتون و بازه ی زمانی که در اختیار دارین و روبروتون هست.برای همین نمیشه برای تمامی سازمان ها و کسب و کار ها یه نسخه رو پیچید.

زمان هایی هستند که شما برای کسب و کارتون از ترکیب این روش ها استفاده می کنید و این اصلا مشکلی نداره در واقع مدیریت کسب کار به دیدی رسیده که نیاز هست هر بخش از کسب وکارش بر حسب نیاز و فعالبتش از روش خاص خودش بودجه ریزی داشته باشه.

این نکته هم خالی از لطف نیست گفتنش که ، بودجه ریزی اینطور نیس که اگه امثال از روش افزایشی رفتیم سال بعد هم باید حتما از این روش بریم، در واقع بودجه ریزی بر خلاف داده های مالی که باید پیوستگی در روش ثبت داشته باشن، میتونه توی دوره های مالی ما متفاوت باشه، چون بعضی وقت ها شما از یک روش میرین و بعد از مدتی متوجه میشین این روش برای کسب و کارتون فایده نداه ونوتنسیتن ازش اطلاعات خوبی بگیرین پس تصمیم به تغییرش میگرین و از روش های دیگه استفاده می کنید.

حرفمو با یکی از جمله های قشنگ جک ولش ( مدیر اجرایی سابق جنرال الکتریک ) تموم میکنم که میگفت:

مدیران کسب و کارهای بزرگ، ابتدا یک چشم انداز خلق می کنند
سپس نسبت به آن شور و اشتیاقی سوزان ایجاد می کنند و بی وقفه برای رسیدن به آن تلاش می کنند.

سعی کنید نقش اساسی ای پس در خلق یک چشم انداز داشته باشید. (: