فراتر از زمان و پول، دیگر منابع حیاتی پروژه کدامند؟

در سازمان ها همیشه پروژه هایی شروع می شود، افراد روی آن کار می کنند و آنها را تکمیل می کنند. برخی از پروژه ها بادقت برنامه ریزی و مدیریت می شوند و برخی دیگر به طور تصادفی یا از روی فوریت پیش می آیند. در بیشتر موارد، هر چقدر برای برنامه ریزی و کنترل پروژه تان تلاش بیشتری به خرج دهید، احتمال موفقیتتان بیشتر خواهد بود. نگارند مقاله سال ها تجربه در زمینه ای مختلف، از اجرای ناب تا مدیریت پروژه های ساخت و ساز دارد و در این نوشتار با تکیه بر این تجربه ها، عنصرهایی برای موفقیت پروژه ارائه می کند.

اهداف و الزامات پروژه

سند الزامات پروژه یا منشور پروژه، یکی از عناصر حیاتی پروژه است که اغلب نادیده گرفته می شود، به خصوص زمانی که یک پروژه برای رفع یک مشکل حاد و حساس به زمان آغاز می شود. یک منشور پروژه مفید شامل شرح مشکلی است که باید به آن پرداخته شود. همچنین شامل فهرست اهداف و تعریف موفقیت پروژه است. این سند براساس نوع پروژه متفاوت خواهد بود، اما اگر کامل باشد و همه ذینفعان مربوطه در مورد شرایط آن توافق داشته باشند، بسیار مفید است. در ضمن بهتر است آنچه خارج از محدوده پروژه است نیز مشخص شود تا مطمئن شوید که اهداف بیان شده بدون پرداختن به موارد غیرمرتبط به دست می آیند.

پشتیبانی اجرایی

تقریباً همه پروژه ها شامل سطحی از سرمایه گذاری هستند. ابتدایی سطح آن، استخدام کارکنان است، بنابراین، داشتن پشتیبانی اجرایی برای هر پروژه ضروری است. تیم اجرایی می تواند هر گونه منابع مالی، مادی یا انسانی لازم را برای پروژه متعهد شود. آنها همچنین می توانند برای از بین بردن موانع یا چالش های غیرمنتظره خدمت کنند. معمولاً هوشمندانه است که ابتدا الزامات پروژه را توسعه دهید و سپس آنها را برای بررسی و تأیید به پشتیبان اجرایی ارائه دهید.

تیم پروژه

مرحله بعدی جمع آوری تیم لازم برای تکمیل پروژه است. به خاطر داشته باشید که منابع انسانی مورد نیاز ممکن است فراتر از افرادی باشد که روی پروژه کار خواهند کرد. معمولاً تعیین یک رهبر یا تسهیل کننده پروژه مفید است. این شخص کار تیم را مستند می کند، در صورت نیاز ارتباط برقرار می کند و تفاوت بین وضعیت فعلی و نتایج پس از پروژه را اندازه گیری می کند. در بیشتر موارد، اپراتورهای فرآیند نیز بخشی از تیم پروژه خواهند بود، زیرا آنها بینش ارزشمندی در مورد مشکل و علل بالقوه آن خواهند داشت. گاهی اوقات کارشناسان موضوع می توانند در تصمیم گیری در طول پروژه کمک کنند.

طرح پروژه

پس از استقرار منشور و اعضای تیم، نوبت تنظیم طرح پروژه است. این طرح باید مسیر حیاتی یا مراحلی را که باید پشت سر هم برای رسیدن به هدف انجام شود مشخص کند. همچنین باید شامل زمان تحویل پروژه و هر تاریخ نقطه عطف مرتبط خاص باشد. در نهایت، باید شامل فهرستی از وظایف با صاحبان و مهلت های زمانی تا حد امکان باشد. برنامه پروژه ممکن است پس از شروع کار تغییر کند، اما باز هم ضروری است که با یک نقشه راه برای هدایت فعالیت ها شروع شود. یک عنصر اساسی در طرح پروژه، مدیریت ریسک است. هیچ پروژه ای که ارزش تلاش را داشته باشد بدون ریسک نیست. بنابراین، مدیران پروژه باید در ارزیابی خطرات احتمالی قبل از پروژه خوب باشند. این ریسک ها بر اساس احتمال وقوع و تأثیر احتمالی طبقه بندی و اولویت بندی می شوند. طرح پروژه باید شامل مراحل کاهش و یک مالک برای همه ریسک های با احتمال و تاثیر بالا باشد.

مدیریت پروژه

تکنیک ها و مهارت ها یکی از انواع منابع پروژه است که اغلب نادیده گرفته می شود؛ مهارت های مدیریتی و تکنیک های حل مسئله است که اعضای تیم وارد پروژه می کنند. خبر خوب در مورد سرمایه گذاری در این منبع پروژه این است که می توان به طور مکرر در بسیاری از پروژه ها از آن استفاده کرد. چندین نمونه از تکنیک های مدیریت پروژه که می توانند مفید باشند عبارتند از:

5 چرا: 5 چرا یک تکنیک حل مسئله است که به اعضای تیم کمک می کند تا به علت اصلی یک مشکل دست یابند. اعضای تیم به سادگی مشکل را بیان می کنند و سپس به پرسیدن «چرا» ادامه می دهند تا زمانی که اصل موضوع آشکار شود. این معمولاً حدود پنج تکرار طول می کشد. این تکنیک تضمین می کند که پروژه به مشکل اصلی و نه یک علامت می پردازد. همچنین به جلوگیری از سرزنش افراد در زمانی که مشکلی در فرآیند یا تجهیزات وجود دارد کمک می کند.

چرخه دمینگ(PDSA: Plan, Do, Study, Adjust): یک چرخه بهبود ساختار یافته است که از تولید ناب وام گرفته شده است. هر پروژه با یک طرح و یک فرضیه در مورد اینکه چه چیزی مشکل را حل می کند شروع می شود. سپس تیم آزمایشی را اجرا می کند و نتایج را مطالعه می کند. سپس هر گونه تعدیل لازم را برای دستیابی به اهداف اعلام شده انجام می دهند.

کانبان: کانبان یک تکنیک مدیریت بصری برای مدیریت کار در حال انجام و از بین بردن هر گونه تنگنا یا بیکاری است. هر حالت کار به عنوان یک ستون فهرست شده است و هر عنصر کار در حال انجام با کارتی نشان داده می شود که از یک حالت به حالت دیگر حرکت می کند. ساده‌ترین مثال شامل ستون‌هایی برای To Do، Doing و Done است، اما بر اساس نوع پروژه می تواند متفاوت باشد.

نمودارهای استخوان ماهی: نمودار استخوان ماهی علل بالقوه یک مشکل را در دسته بندی مواد، افراد، محیط، روش ها، ماشین آلات و اندازه گیری ها ساختار می دهد.

نقشه‌برداری جریان ارزش: نقشه‌های جریان ارزش، جریان ارزش را برای مشتری تجسم می‌کنند و می‌توانند به شناسایی عملیات بیهوده کمک کنند.

بودجه و مواد

تخصیص منابع شاید بارزترین عنصر مدیریت پروژه باشد. منشور و طرح پروژه به تعیین مواد خام، تجهیزات، فضا و سایر منابع مورد نیاز کمک خواهد کرد. مدیران پروژه ماهر انتظار برخی شگفتی ها و بافرهای داخلی را دارند تا اطمینان حاصل شود که پروژه با بودجه مورد انتظار یا کمتر از آن تکمیل می شود.

فناوری حمایتی

این روزها، اکثر سازمان ها برای اطمینان از موفقیت هر پروژه و ایجاد یک مخزن از دانش تیمی، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند. راه حل های مدرن در فضای ابری میزبانی می شوند و 24x7 از هر کجا در دسترس هستند. اغلب برنامه های تلفن همراه کار پروژه را راحت تر می کنند. با وجود اینکه که امکان مدیریت یک پروژه با استفاده از صفحات گسترده و ایمیل وجود دارد، این کار ایده آل نیست، زیرا این رویکرد مستعد بروز خطا است و عملکرد موثر آن دشوار است. در عوض، به دنبال نرم افزاری با موارد زیر باشید:

گردش کار فعال: هشدارها و اعلان‌های خودکار کمک می‌کنند تا همه در هدف قرار بگیرند و اطمینان حاصل کنند که رهبران پروژه از توقف کار مطلع هستند.

مدیریت بصری: اگر تیم شما از برخی از تکنیک‌های مدیریت پروژه که در بالا به آنها اشاره کردیم، مانند کانبان، نمودارهای استخوان ماهی، و نقشه‌برداری تیم مقادیر استفاده می‌کند، مطمئن شوید که پلتفرم مدیریت پروژه شامل پشتیبانی از این ابزارهای مدیریت بصری است.

جستجوی قوی: هنگامی که تیم شما شروع به مستندسازی کار پروژه در یک مخزن مرکزی می کند، قابلیت های جستجوی آن تضمین می کند که اعضای تیم از آنچه در گذشته انجام شده است یاد می گیرند. هر پروژه ای بر اساس درس های قبلی ساخته می شود.

داشبوردهای قابل تنظیم: هر فرد بر اساس نقش خود در سازمان و در هر پروژه خاص، نیازهای مدیریت بصری متفاوتی خواهد داشت. داشبوردهای قابل تنظیم به همه این امکان را می دهد که داده های مهم را فوراً پردازش کنند.

گزارش تاثیر: شما موفقیت پروژه خود را به دقت تعریف کرده اید، بنابراین مطمئن شوید که فناوری انتخابی می تواند به شما در گزارش تاثیر تغییرات در کوتاه مدت و بلند مدت کمک کند.

نسخه اصلی این مقاله به قلم jj-puentes در وبلاگ kainexus منتشر شده و من، هدایت ابراهیمی، آنرا به فارسی ترجمه کرده ام.