اولین سوابق کشف شده درباره حسابداری، به حدود ۷۰۰۰ هزار سال پیش برمیگردد. اطلاع از مخارج، درآمد ها و همچنین افزایش سودآوری دلیل اصلی ایجاد سیستم های حسابداری اولیه بودند. سیستم حسابداری را میتوان فرآیند استخراج، ثبت، نگهداری و انتشار گزارش های مالی تعریف کرد. اهمیت سیستم حسابداری برای کسب و کارها در سازمان دهی و گزارش دهی اطلاعات مالی نمایان می شود . تصمیم گیران سازمان ها با تجزیه و تحلیل این گزارشات روند سازمان ها را تعیین می کنند.
شرکت ها و سازمان ها در پروژه سیستم حسابداری خود به دنبال ردیابی جریان پول ورودی و خروجی کسب و کار هستند تا بتوانند دارایی ها، بدهی ها، هزینه ها و درآمدها را مدیریت کنند. ما در این مقاله سعی داریم تا اهمیت سیستم حسابداری را به صورت کامل و جامع بیان کنیم.
پنج جزء اصلی و دارای اهمیت سیستم حسابداری که هر بخش شامل وظایف متفاوتی است و مراحل مختلفی را انجام می دهد، به شرح زیر است:
یک نرم افزار حسابداری کارآمد باید دارای ویژگی های زیر باشد:
سیستم حسابداری یکپارچه، بخش های کلی حسابداری را با هم ترکیب و یکدست میکند. در واقع نرم افزار حسابداری یکپارچه، جایگزینی چندین سیستم یا برنامه با یک نرم افزار کلی است. مهم ترین مزیت این یکپارچگی، افزایش دقت و سرعت می باشد. نرم افزار حسابداری یکپارچه تکرار را کاهش می دهد، کنترل بر دارایی ها و بدهی ها را تسهیل می کند.
گرفتن تصمیمات تجاری آگاهانه بدون اطلاعات مالی دقیق که به شما کمک کند تا بدانید کجا هستید، کجا بوده اید و به کجا می روید، دشوار است. همین موضوع است که اهمیت سیستم حسابداری را برای یک کسب و کار روشن می نماید. هدف یک سیستم اطلاعات حسابداری، ارائه اطلاعات به تصمیم گیرندگان به صورت قابل درک می باشد. با تحلیل این اطلاعات میتوان در حوزه های زیر تصمیم گیری نمود:
سیستم حسابداری شرکت ها و سازمان ها از نظر نوع پلتفرم به سه دسته کلی تقسیم می شوند، که عبارتند از سیستم حسابداری تحت ویندوز، تحت وب و ابری که هرکدام را به اختصار برای شما توضیح می دهیم.
نرم افزار حسابداری تحت ویندوز یک نرم افزار حسابداری لوکال و یا محلی است که بر بستر یک شبکه داخلی نصب می گردد. در این حالت، کاربران نرم افزار حسابداری می توانند هم به صورت آفلاین از طریق شبکه و با دستگاه های خود ثبت و پردازش اطلاعات را انجام دهند و هم به صورت برخط البته با داشتن یک آی پی اختصاصی.
سیستم حسابداری تحت وب از جمله ابزارهایی است که برای کار کردن با آن نیاز است تا نرم افزار حسابداری را روی سیستم سرور شرکت داشته باشیم. برای استفاده از این نرم افزار کافیست به اینترنت متصل باشیم و تمامی کارهای مربوط به حسابداری و مالی را در آن ها ذخیره و محاسبات لازم را انجام دهیم.
نرم افزار حسابداری تحت وب، علاوه بر مزیتهایی که نرم افزار حسابداری تحت ویندوز دارد مزایای زیر را نیز داراست:
نرم افزار حسابداری ابری از ابزارهایی هست که برای کار کردن با آن نیاز به سیستم و نصب آن در محل کار نداریم. تنها باید به اینترنت متصل باشیم و تمامی حساب ها، درآمد ها، هزینه ها و … را در آن ها ثبت و محاسبات تجاری لازم را روی آن ها پیاده سازی کنیم. بخاطر همین موضوع می توانیم مستقل از زمان و مکان به حساب های خود با یک دستگاه و مرورگر وب دسترسی داشته باشیم و کارهای خود را سریع و بی دردسر انجام دهیم.
مزایای سیستم حسابداری ابری:
اهمیت سیستم حسابداری در تسهیل انجام فعالیت های حسابداری و بر طرف نمودن بسیاری از ابهامات مالی کسب و کار ها نمایان می شود. در روش های سنتی حسابداری که با استفاده از کاغذ و برنامه هایی مانند اکسل انجام می شد، عملیات مالی دشوار، زمان بر، پرهزینه و گاها با خطا مواجه بود. استفاده از یک سیستم حسابداری این مشکلات را برطرف می کند. از جمله مزایای نرم افزار حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
علاوه بر مزایای فنی و ویژگی های مختلفی که در مورد انواع نرم افزار های حسابداری بیان شد، اهمیت یک سیستم حسابداری خوب برای حوزه های مختلف نظیر انواع کسب و کارها، صنایع، اصناف، نهادها و سازمان ها به دلیل وجود حساسیت های خاص این گروه از مشتریان به مراتب مهم تر است و یک سیستم حسابداری خوب با انعطاف پذیری بالا در عین حفظ کلی ویژگی ها فنی و پایداری در عملکرد اصلی خود، باید برای حوزه های مختلف نیز قابلیت پیاده سازی و استفاده داشته باشد. در ادامه به برخی از این حوزه ها اشاره می کنیم.
فعالیت حسابداری پروژه های پیمانکاری از قبل از عقد قرارداد بین پیمانکار و کارفرما، با برآورد مقدار هزینه و سود پروژه شروع میشود. اهمیت سیستم حسابداری برای پیمانکاران زمانی برجسته می شود که باید چندین پروژه متنوع که هرکدام در مراحل مختلف، هزینه های متغیر و قراردادهای متنوع هستند را، از لحاظ مالی، مدیریت کند. در واقع نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید بتواند در لحظه اطلاعات مرتبط با اقلام مصرفی، حقوق و دستمزد، قیمت تمام شده به تفکیک هر پروژه، صورت وضعیت و... را به پیمانکاران ارائه دهد.
در فضای رقابتی شرکت های تجاری و بازرگانی، نرم افزار حسابداری بازرگانی باید بتواند با بررسی فاکتور قراردادهای خرید و فروش و مسیر حرکت کالا و... سودآوری کسب و کار را افزایش دهد. چالش شرکت های بازرگانی انتخاب پرسودترین بازار و محصول است. بهترین سیستم حسابداری بازرگانی سیستمی هست که با ارائه گزارشات دقیق این چالش را به فرصت تبدیل می نماید.
موضوعی که در حسابداری شرکت های خدماتی نادیده گرفته میشود، بهره وری دارایی و مدیریت فروش خدمات است. این مسئله شامل برآورد هزینه ها، تعیین حقوق و دستمزد، تعیین قیمت، بررسی سود تحقق یافته و تطبیق آن با سود مورد انتظار است. اهمیت سیستم حسابداری خدماتی در بررسی بهره وری مالی این فرآیند می باشد تا بتواند بازدهی کسب و کار را افزایش دهد.
محاسبه بهای تمام شده کالا و تعیین هزینه فرصت برای مجموعه های تولیدی و صنعتی بسیار حائز اهمیت می باشد. اهمیت سیستم حسابداری کسب و کارهای تولیدی در برنامه ریزی تولید، فروش، انبار داری، خرید و برنامه ریزی دقیق مواد اولیه نمایان می شود. با توجه به اینکه هر کدام از موارد ذکر شده نیاز به ابزار مدیریتی متفاوتی دارند، با استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه میتوان به کلیه اهداف سیستم حسابداری دست یافت.
نحوه گزارش گیری بر مبنای حسابداری تعهدی در کنار ثبت های حسابداری نقدی، بیانگر اهمیت سیستم حسابداری در شهرداری ها میباشد. از این رو نرم افزار حسابداری در شهرداری ها باید امکان بهره مندی همزمان از ثبت های حسابداری نقدی و گزارشات حسابداری تعهدی را دارا باشد.
سازمان های دولتی با توجه به دریافت بودجه سالانه از سوی دولت، نیاز به ابزار و راهکاری جامع دارند. اهمیت سیستم حسابداری سازمان ها، ادارات و نهادهای دولتی در بخش های حسابداری تعهدی، بودجه و اعتبارات، بودجه ریزی، حسابداری و مالی، پشتیبانی، تشکیلات و... مشخص میشود. برای اینکه خون در رگ های این سازمان ها جریان یابد، توصیه میشود از نرم افزارهای یکپارچه حسابداری ویژه سازمان های دولتی استفاده شود.
امروزه با توجه به پیشرفت و توسعه کسب و کارها، اهمیت داشتن یک سیستم حسابداری خوب بیش از پیش احساس می شود. بهتر است که به چند نکته در مورد نرم افزار حسابداری خوب قبل از تهیه آن اشاره کنیم:
شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد. شرکت حساب رایان پارس در ارائه نرم افزار حسابداری محاسبان بیش از ۴۰۰۰ مشتری در سراسر کشور دارد.
کلیه شرکت ها می توانند بابت درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت ها و امکانات محاسبان داشته باشند.
شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۵) و یا شماره همراه (۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸)
