افزایش جمعیت و تراکم شهرها همزمان با رکود اقتصادی سبب شده تا بهره برداری بهینه و مدیریت املاک و مستغلات در سازمان‌ها سود قابل توجهی برای صاحبان این داراییها به همراه داشته باشد. املاک و مستغلات یک سازمان میتواند سبب توسعه آن سازمان شود. علاوه بر آن با گسترش و توسعه یک سازمان و چند وجهی شدن آن، معمولاً سهم املاک در سبد داراییهای آن افزایش مییابد. در سازمانهای بزرگ و هولدینگ ها نیاز به بخشی ویژه وجود دارد تا به نگهداری و پشتیبانی این قبیل دارایی ها بپردازند. با این اوصاف میتوانیم بگوییم با افزایش تعداد املاک متعلق به یک سازمان، توسعه بخش مدیریت املاک و مستغلات در سازمان‌ها به یک اقدام زیربنایی تبدیل می‌گردد. علاوه بر آن نیاز است تا با هوشمندسازی مدیریت املاک و مستغلات در سازمان امکانات زیرساختی جهت توسعه این بخش فراهم آید.
در مبحث مدیریت املاک و مستغلات در سازمان‌ها، شناسایی املاک و داراییهای غیر منقول سازمان گام اول است. بر اساس ماده 12 قانون مدنی ایران اموال غیر منقول به اموالی می‌گویند که قابل انتقال نیست و جا به جایی آن باعث خسارت میشود. بر اساس ماده 13 اراضی، بناها و هر چه در آنها جزیی از آن به شمار میرود غیر منقول است. بر اساس ماده 13 آیین نامه اموال دولتی حساب اموال غیر منقول دولتی در اختیار وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی در دفاتر اموال ذیحسابی مربوط نگهداری میشود. ذیحساب مکلف است فهرست اموال مذکور را حداکثر ظرف سه ماه پس از ابلاغ این آیین‌نامه تهیه و به وزارت امور اقتصادی و دارایی ارسال نموده و در پایان هر سال نیز تغییرات مربوط را گزارش دهد. همچنین بر اساس دستورالعمل خزانه داری شهرداریها ، خزانه دار موظف است املاک و داراییهای غیر منقول شهرداری را شناسایی کند.
در رابطه با اهمیت شناسایی املاک و مستغلات در سازمانهای دولتی علاوه بر حفاظت این اموال، امکان نظارت، توزیع و استفاده صحیح و عادلانه و جلوگیری از تعرض و تصرف غیر قانونی آنها غیر قابل چشم پوشی هستند. متاسفانه در ایران شناسایی این اموال چندان موفق نبوده است و این موضوع زمینه ساز مشکلات اقتصادی، اداری، اجتماعی و فرهنگی بسیاری شده است. در راستای این بهبود روند شناسایی اموال، نیاز است تا علاوه بر اصلاح قوانین موجود، برخی فرآیندها و ساختارها نیز تغییر کنند تا شناسایی، ثبت و مستندسازی اموال دولتی با شفافیت کامل صورت گیرد.
واضح است که هوشمندسازی مدیریت املاک و مستغلات در سازمانهای دولتی گامی اساسی در رفع بسیاری از مشکلات ذکر شده خواهد بود. سامانه مدیریت املاک و مستغلات حساب رایان با ایجاد یک بانک اطلاعاتی از اموال سازمان امکان شناسایی و مدیریت مستندات و مدارک اموال را ایجاد میکند.
با وجود این موانع اخیرا اقدامات مهمی نظیر الزام شناسایی املاک توسط خزانه دار در دستورالعمل خزانه داری شهرداریها یا ایجاد امکان گزارش دهی توسط شهروندان صورت گرفته است. سال گذشته فاطمه دادگر، مدیر کل دفتر مدیریت اموال و داراییهای وزارت اقتصاد، از رونمایی سامانهای خبر داد که در آن مردم با اعلام املاک و داراییهای سازمانهای دولتی میتوانند جایزه دریافت کنند. خانم دادگر گفتند: "مردم گزارش هر موردی، از زمین، ساختمان و هر نوع مستحدثات با هر نوع کاربری و بهره‌برداری و حتی اراضی را میتوانند در این سامانه اعلام کنند و چنانچه، مورد اعلامی، قبلاً در سایت سادا ثبت نشده باشد، بنا بر دستور وزیر اقتصاد، معادل یک هزارم ارزش ملک، به فرد معرفی کنند، جایزه پرداخت میشود. ایشان در بخشی دیگر از سخنان خود، عملکرد دستگاه‌های دولتی در اعلام املاک و داراییهای خود را نامطلوب عنوان کرد و گفت: از آنجا که ما اطلاعات دقیقی از میزان املاک دولت نداریم، بنا براین نمی‌توانیم ارزیابی و سنجش درستی از میزان موفقیت خود در شناسایی آنها را نیز داشته باشیم.
در رابطه با ویژگی‌های نرم افزار املاک و مستغلات میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت املاک و مستغلات شامل انجام امور مالیاتی، رسیدگی و تعمیرات، انجام امور بانکی و قضایی، رسیدگی به وضعیت تصرف، بازسازی و نو سازی املاکی که نیاز به نوسازی یا بازسازی دارند، پیگیری رهن، فروش و اجاره، پیگیریهای امور مستاجرین، بیمه، بررسی وضعیت استاندارد ساختمان‌ها و ... می‌گردد.
واضح است که در مواردی که تعداد املاک سازمان بیشتر از حد معینی میشود وجود یک مدیر املاک در سازمان ضروری است. همچنین حجم بالای پیگیری‌ها در این زمینه ضرورت مدیریت هوشمند املاک در سازمان‌ها را نشان میدهد.
در علوم مدیریتی چالش برانگیزترین بخش، بحث نظارت و کنترل است. نظارت و کنترل فرآیندی است برای کسب اطمینان که از اینکه اقدامات و فرآیندهای سازمان در جهت نیل به اهداف برنامه ریزی شده است. نظارت بیواسطه و غیرمستقیم از طریق بازرسی پنهانی یا گزارش گیری از یک سیستم هوشمند میتواند روش خوبی برای اطمینان از بهره برداری صحیح از ملک باشد. علاوه بر آن با روش مستقیم و کارشناسی منظم املاک میتوان اطمینان یافت که وضعیت استانداردها، بهره برداری یا تصرف املاک قابل قبول است.
چه در صورت تمایل به استفاده از گزارش‌ها و چه در صورت تمایل به انجام کارشناسی برای املاک و دارای‌های سازمان، وجود یک سامانه ثبت اسناد و شناسایی و پیگیری املاک بسیار کمک کننده است. ضمن آنکه با افزایش تعداد داراییهای یک سازمان عملا نظارت و کنترل املاک، نظارت بر کارشناسی‌ها و کنترل وضعیت املاک غیرممکن می‌گردد.
سرو کار داشتن با مبالغی کلان در مدیریت املاک و مستغلات در سازمان‌ها، حسابداری املاک را به مهم ترین بخش در مدیریت املاک و مستغلات تبدیل کرده است. نیاز است تا حسابداران املاک نحوه معاملات این بخش را به خوبی درک کنند تا سازمان بتواند بیشینه سود را از معاملات خود کسب نماید. همچنین در حسابداری املاک با در دسترس داشتن گزارش‌های مناسب میتوانید در جهت برنامهریزی برای بودجه و درآمد سازمان، تصمیمات مدیریتی حائز اهمیتی بگیرید.
علاوه بر آن حسابداران نیاز دارند تا سند سرمایه ای املاک، اسناد هزینه ای مرتبط با هر ملک و استهلاک داراییهای غیر منقول را در دفاتر خود ثبت نمایند. استهلاک املاک باید به نوعی محاسبه شود و در اسناد حسابداری دیده شود. به جز این موارد گاها بهسازی‌ها و نوسازی‌هایی در املاک انجام میشود که اهمیت وجود سامانه مدیریت هوشمند املاک در سازمان را بیش از پی نشان میدهد.
ایران در حال پیشرفت و توسعه همه جانبه است، این توسعه در تمامی سازمان‌ها چه خصوصی، چه دولتی و حتی شهرداریها به وضوح قابل مشاهده است؛ بنابراین زمانی که یک سازمان توسعه مییابد، علاوه بر افزایش پرسنل، اموال و سایر ملزومات توسعه، نیاز به مدیریت همه جانبه خواهد داشت. املاک و مستغلات از اساسی‌ترین نیازهای هر سازمان محسوب میشود زیرا تا زمانی که یک سازمان دارای ملکی برای استقرار نباشد، عملا امکان فعالیت و پیشرفت را نخواهد داشت؛ به همین جهت نیاز به ابزاری برای مدیریت اموال غیر منقول وجود دارد تا چشم اندازی از شرایط بنیادین سازمان به مدیران آن ارائه دهد.
نرم افزار املاك و حسابداري املاك محاسبان، سامانه‌اي تحت وب است که به منظور مديريت املاك و مستغلات با قابليت ثبت، نگهداري و طبقه بندي انواع مختلف ملك، با هر نوع وضعیت (تملیکی، استیجاری و...) طراحی شده است. ثبت كليه تراكنش‌هاي رخ داده بر روي يك ملك در حداقل زمان با حفظ كليه تاريخچه ملك در هر تعداد مراكز ملك به‌صورت متمركز يا سراسري از دیگر ویژگی‌های کاربردی نرم افزار املاک و مستغلات حساب رایان می‌باشد.
کلیه شرکت‌ها می توانند با تکمیل فرم درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت‌ها و امکانات محاسبان داشته باشند.
شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۵) و یا شماره همراه (۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸)
