تمامی کسب و کارهایی که در حال رشد هستند و یا رشد مناسبی تا به حال داشته‌اند، با مشکلات مختلفی حول محور انتخاب بهترین نرم افزارها در حوزه کاری خود مواجه‌اند. عدم برنامه‌ریزی مناسب برای انتخاب نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری می‌تواند مشکلات سازمانها و کسب و کارها را دوچندان کند زیرا اگر نرم افزارها به صورت جداگانه خریداری شوند و تعامل مناسبی با یکدیگر نداشته باشند، زمان و پول زیادی را هدر خواهند داد که طبیعتا در روند رشد سازمان اخلال ایجاد می‌کند. درست همینجاست که نرم افزارهای یکپارچه به کمک سازمانها می‌شتابند.
ساختار یک کسب و کار بدون نرم افزارهای یکپارچه
یک سازمان نوپا و یا سازمانی که با سرعت زیادی در حال رشد است، به راحتی می‌تواند به وسیله مجموعه نرم افزارهای متفاوت و جدا از هم گرفتار شود. شاید این سوال برای شما پیش بیاید که چگونه این امر ممکن است؟ جواب بسیار ساده است؛ زمانی که سازمانی شروع به کار می‌کند نیاز به یک نرم افزار حسابداری جامع دارد، بعد از آن برای گسترش کسب و کار خود حتما به تهیه کردن نرم افزارهای موجودی انبار، تولید، بهای تمام شده و.... فکر می‌کند. اگر این نرم افزارها از سازنده‌های متفاوت خریداری شوند امکان برقراری ارتباط برای دریافت داده‌ها بین آن‌ها بسیار مشکل می‌شود و هربار باید حجم زیادی از دیتا توسط کاربر برای آن‌ها تعریف شود. این یعنی عدم وجود انعطاف پذیری، صرف زمان و پول بیهوده که از سرعت پیشرفت سازمان جلوگیری خواهد کرد.
معایب عدم استفاده از نرم افزارهای یکپارچه
زمانی که در حال رشد و گسترش کسب و کار هستید، هر کاربر مجموعه شما باید در بالاترین سطح بهره وری باشد، این یعنی جلوگیری از پیش‌آمد امور تکراری و بیهوده. به عنوان مثال اگر یک شخص در حال ورود اطلاعات به نرم افزار حسابداری است و همزمان شخصی دیگر همان اطلاعات را در نرم افزار انبار و یا نرم افزار تولید وارد کند، بهره وری هر دو کاربر کاهش می‌یابد.
زمانی که نرم افزارهای یکپارچه مستقر نداشته باشید، طبیعتا دارای پایگاه داده‌های متفاوت از هم هستید که به همین دلیل به راحتی نمی‌توانید ک دیدگاه کلی از زمان صرف شده در عملکرد کسب و کار خود را به موقع دریافت کنید. دریافت گزارش از عملکرد مالی، فروش، بازاریابی، خدمات، پشتیبانی و... امری حیاتی و بسیار مهم است که خیلی از سازمانها به دلیل زمان‌بر بودن بسیار زیاد گزارش‌گیری از چندین نرم افزار، از این مهم چشم‌پوشی می‌کنند و صدمات جبران ناپذیری را دریافت می‌کنند.
در حال حاضر، مشتریان توقع سرعت و دقت بالا در زمان خرید و یا دریافت خدمات دارند. اگر سیستم‌های یکپارچه نداشته باشید و دچار پیچیدگی‌های زمان‌بر و مشکل ساز شوید، قطعا به مرور زمان مشتریان و مخاطبان خود را از دست خواهید داد.
مزایای استفاده از نرم افزارهای یکپارچه
مسلما در هر سازمان چندین فرایند کاری کلیدی وجود دارد که با اتوماتیزه شدن آن‌ها توسط سیستم‌های یکپارچه، فرایندهای کاری بهبود موثری می‌یابند و از طرفی نیاز سازمان به استخدام افراد جدید برای اداره این امور را کاهش می‌دهد.
به دلیل عدم درگیری کاربران و مخاطبان با چندین سیستم مختلف، زمان صرف شده کاهش یافته و همچنین نیازی به خرید تعداد زیادی سیستم سخت افزاری نیست. بنابراین در صرف هزینه برای خرید آن‌ها و مستقر کردن یک کاربر برای آن، صرفه جویی خواهد شد.
با وجود نرم افزارهای مالی و اداری یکپارچه به دلیل وجود نظم فرآیندهای مدیریت حسابداری و داده‌ها، توسعه سازمان به مکان‌های مختلف و اضافه کردن کانال‌های فروش فرعی، راحت‌تر و با سرعت بیشتری انجام خواهد شد.
سخن آخر:
امروزه عملا در هر صنعتی، سازمانها و مجموعه‌ها در حال استفاده از نرم افزارهای مالی، اداری، تخصصی و... پیچیده‌ای هستند تا رشد و تعالی خود را تضمین کنند؛ اما هنوز سازمان‌هایی وجود دارند که در حال تقلا برای مدیریت هزینه و در نتیجه بقا در صنعت خود هستند زیرا همچنان دارای ترکیبی از نرم افزارهای جدا از هم و غیر مرتبط هستند که گلوگاه‌های زیادی برای آن‌ها ایجاد می‌کند. در حالی که پکیج‌های نرم افزاری یکپارچه مالی و اداری می‌توانند شرکت‌ها و سازمانها را به سمت رشد و پیشرفت هدایت کنند و آن‌ها را از مشکلاتی که ممکن است مانع پیشرفتشان شود دور سازد. اگر هنوز از نرم افزارهای یکپارچه در شرکت و یا سازمان خود استفاده نمی‌کنید، باید بگوییم جلوی ضرر را از هرجا که بگیرید منفعت است. ما به شما پیشنهاد می‌کنیم یک بار هزینه درست و به جا برای خرید نرم افزارهای یکپارچه انجام دهید تا از مشکلات و هزینه‌های جانبی رهایی یابید.
