سرعت تغییر و تحول در کسب و کارها، استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری را از یک گزینه آپشنال (قابل بررسی) به یک پیش نیاز مهم و اصلی تبدیل کرده است، اما بیایید به این سوال پاسخ دهیم که چرا در عصر تحول دیجیتال از دوره «چرایی استفاده از نرم‌افزار» به دوره «انتخاب نرم‌افزار مالی مناسب و قابل اعتماد» رسیده‌ایم؟
هر کسب و کاری یا سازمانی در بحث انتخاب نرم‌افزار و مخصوصا نرم‌افزار مناسب برای رفع نیازهای روزمره مالی و اداری خود، نیازمند آگاهی از برخی اطلاعات پایه‌ای و مهم است که با داشتن این اطلاعات و آگاهی از ابعاد مختلف آنها می‌توانند با هزینه‌ای منطقی نرم‌افزار مناسبی انتخاب کرده و هزینه را به سرمایه تبدیل کند.
سرفصل‌های مهمی که به بررسی آنها می‌پردازیم عبارتند از:
برای بیشتر مردم و کاربران عمومی نرم‌افزار، در شرایط عادی تفاوت خاصی بین یک نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه وجود ندارد و در حقیقت این مفهوم ممکن است برای آنها اهمیتی نداشته باشد. بنابراین با یک مثال کاربردی، تفاوت، کاربرد و اهمیت یکپارچگی را توضیح خواهیم داد تا مشخص شود که حتی کاربران عادی نرم‌افزار نیز بدون آگاهی و دانش در این خصوص، استفاده از نرم‌افزار یکپارچه را ترجیح داده و در بسیاری از امور روزمره خود، از نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.
نرم‌افزار اصولا ابزاری است برای رفع یک نیاز مشخص نظیر تایپ نامه، ویرایش عکس، تدوین فیلم، ارسال و دریافت ایمیل، تبادل پیام و سایر موارد که هر کاربر موبایل یا رایانه حداقل با یک یا چند مورد از موارد ذکر شده در روز سروکار دارد. برای مثال نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) یک نمونه نرم‌افزار عمومی و پرکاربرد برای امور تایپی است که می‌توان گفت روی هر کامپیوتری وجود دارد و اکثر مردم با آن آشنایی دارند.
از همین شرکت نرم‌افزار صفحه گسترده اِکسل (Microsoft Excel) برای رفع نیازهای مدیریتی نظیر ثبت و محاسبات مالی نیز وجود دارد که علاوه بر اینکه به‌صورت مستقل فعالیت می‌کند، می‌تواند نیازهای مخاطب خود را به‌صورت کامل و جامع پوشش دهد و این امکان را دارد که با نرم‌افزار ورد نیز تبادل اطلاعات کند. برای مثال می‌توان در اِکسل یک چارت آماری طراحی کرد و از آن در متن یک نامه در وُرد استفاده کرد یا می‌توان یک متن خاص با طراحی خاص را در نرم‌افزار وُرد طراحی و در نرم‌افزار اِکسل استفاده کرد.
در کنار وُرد و اِکسل نرمافزارهای دیگری از شرکت مایکروسافت نیز موجود است که برای رفع نیازهایی نظیر مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Microsoft Access) یا مدیریت پست الکترونیکی (Microsoft Outlook) استفاده می‌شوند و بسیاری از کاربران کامپیوتر با آنها آشنایی دارند. هر کدام از نرمافزارهای معرفی شده، به تنهایی قابل استفاده هستند و نیاز کاربر را در حوزه تخصصی خود رفع می‌کنند.
اما همه نرمافزارهای نام برده شده امکان ارتباط با هم و استفاده از امکانات یکدیگر را دارند و به‌صورت یک بسته جامع نرم‌افزاری به نام مایکروسافت آفیس قابل تهیه، نصب و استفاده هستند، به همین دلیل اکثر مردم به جای تهیه تک به تک هر نرم‌افزار، پکیج نرم‌افزار آفیس را تهیه و نصب می‌کنند.
نرمافزارهای نام برده شده در مثال قبل، به تنهایی هر کدام یک نرم‌افزار هستند، اما نرم‌افزار مایکروسافت آفیس یک «نرم‌افزار یکپارچه» است که از چند نرم‌افزار تخصصی با ویژگی‌های متفاوت اما با قابلیت ارتباط با یکدیگر تشکیل شده و حتی می‌توان آن را یک نرم‌افزار یکپارچه اداری دانست.
بنابراین به سادگی می‌توان متوجه شد که بسیاری از کاربران کامپیوتر بدون آگاهی و اطلاع قبلی، کاربر نرم‌افزار یکپارچه هستند و حتی می‌توان گفت که استفاده از نرم‌افزار یکپارچه یا نرمافزارهای یکپارچه را ترجیح می‌دهند و تمایل دارند از ابزاری استفاده کنند که همه نیازهای آنها را برآورده کند و در عین حال قابل اعتماد و اطمینان باشد.
نرم‌افزار جامع همانند نرم‌افزار یکپارچه می‌تواند از یک یا چند نرم‌افزار تهیه شده باشد با این تفاوت که هدف نرم‌افزار جامع معمولا پوشش نیازهای تخصصی یک حوزه خاص کسب و کار یا یک حوزه تخصصی فعالیت است. تمرکز یک نرم‌افزار جامع بیشتر روی برآورده کردن نیازهای مختلف یک کسب و کار تخصصی است که مفاهیم پایه و نوع فعالیت آن با سایر کسب و کارها متفاوت و به تنهایی از گستردگی زیادی برخوردار است. این نوع نرم‌افزارها معمولا یکپارچه هستند و به‌صورت جامع و کامل امکان تبادل اطلاعات بین یکدیگر را دارند.
برای مثال می‌توان به حوزه شهرداری‌ها اشاره کرد که در سطح کشور از تعدد و پراکندگی بسیار زیادی برخوردارند و علاوه بر اینکه وظایف متعددی بر عهده دارند، پاسخگوی عموم مردم نیز هستند. به نرمافزارهای یکپارچه مالی و اداری که دارای نرمافزارهای تخصصی حوزه شهرداری نیز باشند، نرم‌افزار جامع شهرداری گفته می‌شود. برخی از نرمافزارهای تخصصی حوزه شهرداری عبارتند از نرم‌افزار کمیسیون ماده ۷۷، نرم‌افزار مدیریت املاک و مستغلات، نرم‌افزار درآمد، بودجه و اعتبارات و...
شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای جامع مالی و اداری پس از ورود به یک حوزه کسب و کار جدید و استقرار نرمافزارهای مورد نیاز مشتری، وارد فاز شخصی‌سازی یا همان سفارشی‌سازی می‌شوند و مطابق درخواست‌ها و نیازهای اختصاصی مشتری، اقدام به ایجاد تغییرات در ابزارها و روش‌های عملکردی نرمافزارهای خود می‌نمایند؛ این شرکت‌ها پس از رفع نیازهای مشتری فعلی، سیستم جامع مالی و اداری خاص آن حوزه را ارایه می‌کنند و سپس برای پوشش نیاز مخاطبان بعدی خود از همان صنف و حوزه کسب و کار، نرمافزارهای تخصصی و بهینه‌سازی شده‌ای دارند که حاصل تجربه قبلی آن شرکت با مشتری تخصصی مربوطه بوده و اینگونه می‌شود که برای مشتریان بعدی سرعت استقرار بیشتر و بهبود عملکرد نرم‌افزار را به ارمغان می‌آورد.
به همین دلیل شرکت‌هایی که در حوزه‌های تخصصی فعالیت دارند و برای آن حوزه نرم‌افزار جامع ارائه می‌دهند، در صورت داشتن رزومه قوی‌تر، مشتریان سرشناس و شاخص در آن حوزه، قطعا قابل اعتمادتر بوده و بیشتر می‌توان به تجربه و سابقه آنها اعتماد کرد؛ همچنین می‌توان با بررسی سابقه عملکرد این نوع شرکت‌ها، مشاهده شکست‌ها، موفقیت‌های آن و بررسی مشتریان، مناسب‌ترین شرکت و نرم‌افزار را انتخاب کرد.
اگر امکان مدیریت فرآیندها و سیستم گردش کار در یک نرم‌افزار یکپارچه قابل پیاده‌سازی باشد و با کمک نرم‌افزار بتوان برخی فرآیندها را به‌صورت هوشمند به‌نحوی پیاده سازی کرد که سرعت کار افزایش یابد و از تعداد کارهای دستی و وابسته به نیروی انسانی کاسته شود، می‌توان از عبارت سیستم یکپارچه به جای نرم‌افزار یکپارچه استفاده کرد.
برای مثال شرکتی را در نظر بگیرید که کارشناسان حسابداری آن شرکت صرفا داده‌ها را در نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری خود وارد می‌کنند و آن نرم‌افزار، کلیه گزارشات مورد نیاز واحدهایی مختلف درون سازمان و خارج سازمان را به‌صورت اتوماتیک و لحظه‌ای از داده‌های ثبت شده ایجاد و آماده استفاده می‌کند.
گزارش صورت معاملات فصلی برای اداره امور مالیاتی یا گزارش حقوق و دستمزد پرسنل برای هیات مدیره بخشی از این نوع گزارشات هستند که در دوره‌های زمانی مختلف طی سال بر اساس پارامترهای و فیلترهای مختلف بارها و بارها مورد نیاز و استفاده قرار می‌گیرند و اگر این نوع گزارشات به‌صورت اتوماتیک توسط نرم‌افزار تولید نشده و نیاز به اختصاص حداقل یک نفر برای این منظور باشد، علاوه بر طولانی شدن پروسه تهیه گزارشات، خطای انسانی و هزینه سربار نیروی انسانی نیز به شرکت تحمیل می‌شود؛ در صورت وجود چنین خطای بزرگی در محاسبات، تصمیم سازی هیات مدیره یا کارشناسی امور مالیاتی بر اساس آن داده‌های غلط، آینده شرکت به مخاطره می افتد و ممکن است تا مدتی نسبتا طولانی کسی متوجه اشتباه پیش آمده نشود. این موضوع در مورد شهرداری‌ها که سیستم جامع شهرداری نیاز دارند نیز صدق می‌کند.
البته این مثال و مشکل ایجاد شده ناشی از خطای انسانی در مقیاس یک شرکت کوچک و خصوصی، ممکن است عمق فاجعه را نشان ندهد و حتی پس از یک زمان نسبتا طولانی این مشکل شناسایی و داخل شرکت قابل حل و فصل باشد؛ اما در سطح یک سازمان بزرگ مانند شهرداری، اداره دولتی یا یک شرکت تولیدی صنعتی که درصد قابل توجهی از نیاز روز بازار یک منطقه یا یک کشور را پوشش میدهد، این نوع اشتباهات ممکن است فاجعه ایجاد کرده و حتی منجر به ورشکستگی شوند یا توسعه و پیشرفت را مدت‌ها عقب بیاندازند و در عین حال پیامدهای اقتصادی قابل توجهی برای ذی‌نفعان آن سازمان یا شرکت به وجود آورد که جبران آن به سادگی میسر نباشد.
بنابراین نقش مهم یک سیستم جامع نرم‌افزاری که براساس سوابق و تجربیات چند ساله یک شرکت، تولید و پشتیبانی شده باشد در موفقیت سازمان‌ها کاملا مشهود است و می‌تواند به مدیران آن سازمان اطمینان خاطر دهد تا با اعتماد به فعالیت و خروجی‌های آن سیستم بدون ترس و دغدغه روی آینده کسب و کار خود تصمیم گیری و برنامه‌ریزی کنند.
نرمافزارهای مالی و اداری را می‌توان به چند شکل و روش مختلف دسته‌بندی کرد و هرکدام از این دسته‌بندی‌ها در جایگاه خود ارزشمند و مورد استفاده هستند و در تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار توسط کسب و کارها یا سازمان‌ها نقش دارند. اما دسته‌بندی نرم‌افزارها از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت شاید یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین انواع دسته‌بندی باشد که در دنیای امروز با توسعه و فراگیر شدن بستر وب و پلتفرم‌های موبایل بیشتر مورد توجه و نیاز است.
بنابراین می‌توان نرم‌افزارها را از یک نظر بر اساس تکنولوژی و زبان تولید شده دسته‌بندی کرد که عبارتند از:
همچنین می‌توان بر اساس بستری که امکان نصب و اجرا دارند دسته‌بندی کرد که عبارتند از:
البته هر یک از دسته‌بندی‌های بالا صرفا به عنوان نمونه بوده و در حقیقت نوع و تعداد دسته‌ها بسیار بیشتر و متنوع‌تر از نمونه‌های ذکر شده است. اما مشتریان مختلف بر اساس گستردگی و ساختار سازمانی خود به روش‌های مختلف، شرکت‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند و علاوه بر طبقه‌بندی، موارد مهم دیگری نظیر سابقه فعالیت و عمر شرکت، گستردگی فعالیت شرکت در سطح کشور، تعداد دفاتر و نمایندگی‌ها در شهرهای مختلف، گستردگی و توانمندی‌های مرتبط با خدمات پس از فروش و پشتیبانی، کیفیت مواجهه با بازخوردهای مثبت و منفی مشتری و برخورداری از واحد صدای مشتری، اعتبار شرکت نزد متولیان حوزه‌های مختلف نظیر شورای عالی انفورماتیک کشور، گواهینامه‌های فنی و امنیتی و افتخارات کسب شده در حوزه‌های مختلف و پارامترهای متعدد دیگری که برای مشتریان از درجه اهمیت متفاوتی برخوردار است، در تصمیم‌گیری نهایی آنها نقش دارد.
با در نظر گرفتن کلیه مواردی که ذکر شد، مشتریان سازمانی بزرگ با تحقیق و بررسی کامل نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری مورد نظر خود را انتخاب می‌کنند و پس از برگزاری جلسات دمو و مشاهده محیط و امکانات نرم افزار، با در نظر گرفتن ملاحظات سازمانی، نرم‌افزار یا سیستم را تهیه کرده و معمولا برای چند سال و یا برای همیشه کاربر آن سیستم خواهند بود. به همین دلیل شرکت‌های تولید کننده نرمافزارهای جامع مالی و اداری معمولا در رده شرکت‌های متوسط و بزرگ محسوب می‌شوند و در صورتی‌که پارامترهای ذکر شده را داشته باشند، شریک دائمی مشتری خود خواهند شد.
