انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان، از جمله کلیدی ترین تصمیمات کسب و کار محسوب می‌شود. این راهنما ، اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در این خصوص فراهم می سازد. بسیاری از سازمان‌ها برای مدت طولانی از سیستم های سنتی فعلی حسابداری خود بهره می برند. واضح است چیزی که برای مدت مدیدی استفاده شود به عادت تبدیل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازی کاری بس دشوار خواهد شد.
به‌علاوه برای تغییر سیستم و یادگیری سیستم جدید ، نیاز به صرف هزینه و زمان زیادی خواهد بود. سیستم جدید برای اینکه پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشد باید با فعالیت های فعلی کسب و کار هماهنگ بوده و با نوآوری های فناوری سازگار باشد. به عبارت دیگر، در حالت ایده آل، ما نیازمند نرم افزاری هستیم که ساده و هوشمند بوده و به راحتی با اقداماتی که پیشتر در کسب و کار انجام می پذیرفت سازگار باشد.
منافع حاصل از یک سیستم حسابداری خوب
یک نرم افزار حسابداری که به طور صحیح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زیادی را برای سازمان حاصل نماید، که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
به‌طور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش های فراوانی وجود دارد. اما از سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال می توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.
در ادامه این مطالعه شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می نماییم:
در اصل نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی را فراهم می سازد که برای اغلب بخش های سازمان قابل استفاده و بهره برداری است. بخاطر همین است که انتخاب نرم افزار جدید نباید صرفا به دپارتمان یا مدیر خاصی محول گردد. بلکه گروه های میان وظیفه ای در سازمان (که متشکل از افراد متخصصی از دپارتمان‌های گوناگون هستند) هستند که وظیفه انتخاب، اجرا و بهره برداری از این نرم افزار را بر عهده دارند.
در فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری خوب برای سازمان‌ها و کسب و کارها، افراد زیر باید حضور داشته باشند:
شناخت توانمندی ها و نقاط ضعف اطلاعات مالی کسب و کار برای انتخاب راه حل نرم‌افزاری مناسب حسابداری، ضروری است. هرچه فرد با چالش های کسب و کاری که توسط این نرم افزار قابل حل است، بیشتر آشنا باشد، تصمیمات آگاهانه تری می تواند در مسیر انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نماید.
سوالاتی که در این میان پیش می‌آید به شرح ذیل است:
1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هایی را از سوی سیستم حسابداری خود تجربه می‌کند ؟ برای پاسخ به این سوال لازم است در وهله نخست، فهرستی از چالش‌هایی که سازمان در حال حاضر مواجه است، تهیه شود. سپس بایستی فهرست دومی متشکل از کارهایی که باید انجام بگیرد اما سیستم فعلی قادر به انجام آن نیست، تهیه شود. این اطلاعات، فهرست اصلی نیازمندی‌ها را تشکیل خواهد داد و هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری جدید، قابل استفاده می باشند.
2) با اجرای نرم افزار جدید حسابداری چه مقداری برای TCO و TVO پیش بینی می کنید ؟ فضای فعلی و جدید کسب و کار ایجاب می کند که سازمان‌ها بر هزینه های مربوط به سرمایه‌گذاری های فناوری خود تاکید و دقت نظر نمایند. برای این منظور لازم است به محض آنکه بررسی راه حل‌های نرم‌افزار حسابداری را آغاز می نماییم، مقدار هزینه کل مالکیت (TCO) و ارزش کل مالکیت (TVO) را برآورد کنیم. TCO، برآوردی مالی برای کمک به ارزیابی هزینه های مستقیم و غیرمستقیم نرم افزار انتخابی است. در مقابل، TVO بر درک اینکه چطور سیستم می تواند بر سازمان اثرگذاشته و آن را جهت دستیابی به اهداف راهبردی کمک نماید.
اکثر سازمان‌ها، کسب و کارشان را به ترتیب زیر مکانیزه می کنند:
سایر سوالاتی که می بایست پرسیده شوند به شرح ذیل است:
3- مزایای سیستم و فرآیندهای فعلی سازمان چیست ؟
4- برای تصمیم گیری راهبردی به چه داده ها و اطلاعاتی نیاز است ؟
5- برای پیش‌بینی و کنترل جریان نقدینگی سازمان به چه چیزهایی نیاز است ؟
6- برای مدیریت دارایی های به چه اطلاعاتی نیاز است ؟
7- برای رشد و توسعه سازمان، چه چیزهایی باید مکانیزه شود ؟
8- چقدر می بایست انعطاف پذیر بود ؟
این امکان وجود دارد که در بین کارکنان سازمان، افراد شایسته و متخصصی باشند که قادر به اجرای موفقیت آمیز سیستم حسابداری هستند. اما امکان اینکه افراد متخصص و زمان کافی جهت تحلیل، خرید، نصب و راه‌اندازی و نگهداری این سیستم وجود نداشته باشد، بیشتر است. در این میان یک مشاور شایسته و معتمد می تواند بطور قابل توجهی کمک کند. مشاوران، متخصصانی هستند که دارای دانش و تجربه کافی در فرآیندهای خرید و اجرای این سیستم ها هستند. به منظور یافتن یک مشاور متعهد و شایسته برای خرید و اجرای نرم افزار جدید حسابداری راهکارهای خاصی وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می شود:
درخواست از دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی برای ارایه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
درخواست از همکاران برای اعمال نقطه نظرات خود در این خصوص
شرکت در سمینار یا برنامه‌های تجاری صنعتی
مرور نشریات حسابداری
گفتگو با شرکای تجاری بویژه افراد فعال در صنعت مربوطه
برای یافتن مشاور یا تامین کننده اصلح نرم افزار حسابداری می بایست پرسش‌های زیر را مطرح ساخت:
آیا این تامین کننده دارای سوابق اجرایی بوده و بک گراند کاریش به چه صورت است ؟
آیا این مشاور، پکیج کاملی از خدمات ارایه می نماید ؟
آیا این تامین کننده به نقطه نظرات ما توجه می کند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد ؟
آیا این تامین کننده ارتباط شفافی با ما خواهد داشت ؟
آیا فکر می کنید قادر به همکاری با این تامین کننده هستید ؟
زمانی که تامین کننده یا مشاوری برای همکاری برگزیده می شود، بررسی کارکردهای خاص نرم‌افزاری زمان زیادی را می گیرد. در ادامه به موردی اشاره خواهد شد که اغلب شرکت‌های ارایه دهنده نرم افزارهای حسابداری آن را مطرح نمی کنند. این موضوع عبارت است از اینکه " اکثر برنامه های کاربردی اساسا وظایف و کارکردهای مشابهی دارند اما ماهیتا روش انجام کار در آنها با یکدیگر تفاوت دارد ".
در ادامه به برخی از نکات کلیدی در هنگام بررسی راهکارهای گوناگون نرم افزار حسابداری اشاره می شود.
پس از شناخت قابلیت‌های گوناگون نرم افزار حسابداری حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردی را که می بایست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشریح می‌شود.
زمانی که فروشنده و نرم‌افزار موردنظر انتخاب و خریداری شد، حال موقع نصب و اجرای نرم افزار است. این فرآیند از جمله جذاب ترین فرآیندها بوده و برای انجام موفقیت آمیز آن می بایست موارد ذیل را دنبال کرد:
پنج اشتباه رایجی که افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری با آن مواجه می شوند به شرح ذیل است:
