اسناد مناقصه از اصلی‌ترین اجزا یک مناقصه اصولی و درست به شمار می‌رود. در هر مناقصه‌ای که به اجرا گذاشته می‌شود؛ اسناد مناقصه مخصوص به آن مناقصه قرار دارد و بر همین اساس هم فرایندهای آن اجرا می‌شود. در یک مناقصه که توسط سازمان دولتی یا خصوصی برای واگذاری کارها انجام می‌شود؛ دو طرف معامله یعنی مناقصه گزار و مناقصه گر قرار دارند که اسناد مناقصه از سوی مناقصه گزار تهیه می‌شود. اما این اسناد شامل چه مواردی است؟ در ادامه این مقاله از مجله هزاره، همراه ما شوید تا بیشتر به این موضوع بپردازیم.
در اسناد مناقصه بخش اول، نامه دعوت به ارائه پیشنهاد یا دعوت نامه وجود دارد. نامه پذیرش در این دعوت نامه، نامه‌ای است که دارای برگه پیشنهاد مناقصه و همه توافقات امضا شده از سوی دو طرف معامله است. این اسناد به نامه پذیرش پیوست و به صورت رسمی از سوی مناقصه گزار پذیرفته و امضا خواهد شد. برگ پیشنهاد مناقصه نیز بخشی از دعوت نامه است که یک برگه قانونی بوده و توسط مناقصه گزار تکمیل می‌شود. در این برگه پیشنهادات امضا شده مناقصه‌گر برای انجام کارها وجود دارد.
پیشنهاد فنی و بازرگانی نیز بخشی از دعوت نامه است که برگه‌ای است که مناقصه‌گر با برگ پیشنهادی خود ارائه می‌کند. برگه پیشنهاد مناقصه، به همراه تمام مدارک و به همان شکل که در اسناد مناقصه وجود دارد ارائه می‌شود. نامه دعوت به ارائه پیشنهاد جزء دیگری است و از سوی برگزار کننده مناقصه به تمام شرکت کنندگان ارسال می‌شود.
همه مناقصه‌گرانی که می‌خواهند در یک مناقصه شرکت کنند باید برای آماده کردن اسناد مناقصه، ضمانت نامه‌هایی با مبلغی که از پیش تعیین شده است در کاربرگ مناقصه خود به ریال یا معادل ارز خارجی و با اعتبار از تاریخ آخرین مهلت پیشنهاد از یکی از بانک‌های ایرانی ارائه کنند. بنابراین پیشنهاداتی که فاقد ضمانت نامه باشند در مناقصه رد خواهند شد. ضمانت نامه‌های پیمانکارانی که در مناقصه برنده نمی‌شوند؛ در سریع‌ترین زمان ممکن به آنها برگشت داده می‌شود. ضمانت نامه فرد برنده در هنگام عقد قرارداد به او بازگردانده می‌شود. البته در موارد زیر ضمانت نامه مناقصه گران از آنها گرفته می‌شود:
یکی دیگر از اسناد مناقصه، ضمانت نامه انجام تعهدات است. شخص برنده یک مناقصه در مدت زمان تعیین شده در کاربرگ مناقصه و پس از دریافت نامه پذیرش و امضای موافقت نامه پیمان، باید ضمانت نامه انجام تعهدات را بر اساس مبلغ تعیین شده در اسناد از یک بانک ایرانی تهیه کرده و به مناقصه گزار ارائه کند. اگر پیمانکار از این کار امتناع کرده یا در آن تاخیر کند؛ این حق برای سازمان مناقصه گزار وجود دارد که وجوه مرتبط به ضمانت نامه شرکت در مناقصه را ضبط کرده و با نفر دوم قرارداد ببندد. اگر فرد دوم هم از این کار خودداری کند، این قانون در ارتباط با او هم اجرا شده و مناقصه مجددا برگزار خواهد شد. در صورت برگزاری مجدد فرایند مناقصه، سازمان برگزار کننده باید همه مناقصه‌گران را از این اتفاق مطلع کند.
برگ پیشنهاد مناقصه یکی دیگر از اسناد مناقصه با همین عنوان است که از سوی پیمانکار تکمیل می‌شود و شامل پیشنهاد امضا شده مناقصه‌گر برای کارها است.
این موافقت نامه دارای شرایط عمومی و خصوصی است. شرایط عمومی مجموعه‌ای از شرایط است که بر تمام قراردادهای پیمانکاری حاکم است. هر دو طرف معامله باید این شرایط را پذیرفته و بر خلاف آن عمل نکنند. علاوه بر شرایط عمومی، شرایط خصوصی نیز وجود دارند که بر اساس موضوع قرارداد پیمانکاری تعیین می‌شوند. از پیش هیچ موضوع مشخص شده‌ای در این ارتباط وجود ندارد و بر اساس وظایف پیمانکار تعیین می‌شود. در مشخص کردن شرایط خصوصی، هر دو طرف تعیین کننده هستند و این شرایط نباید شرایط عموی را نقض کند.
این بخش از اسناد مناقصه، مخصوص به نقشه و مشخصات فنی پروژه است که باید توسط هر دو طرف معامله تکمیل شود. مناقصه گر و مناقصه گزار باید تمام مدارک و کاربرگ‌ها، نقشه‌ها و مشخصات فنی را مطالعه و امضا کند.
این بخش شامل انواع جدول زمانی، جدول تضمین‌ها، شاخص عملکردی، جدول داده‌ها و مقادیر و قیمت‌ها می‌شود. معمولا جدول‌ها اطلاعات کاملی از قیمت، پرداختی، زمان شروع و پایان پروژه و غیره به هر دو طرف می‌دهند.
در این قسمت اسناد مربوط به انواع فرم و گواهینامه هر دو طرف قرار دارد.
در آخرین بخش الحاقیه‌های صادر شده از سوی مناقصه گزار قرار دارد که در طی انجام مناقصه برای پیمانکار ارسال شده است.
پیشنهاد مطالعه: جهت اطلاع از خدمات «سرویس تهیه و ارسال اسناد» به پایگاه اطلاع رسانی هزاره مراجعه کنید.
