چرا طرح های پروژه شکست می خورند؟

شکست پروژه می تواند در هر سازمان و هر پروژه ای اتفاق بیفتد. تعداد نامتناهی دلایل شکست وجود دارد. بعضی اوقات از کنترل مدیر پروژه و یا اعضای تیم خارج است. بعضی اوقات شکست قابل کنترل است. به نظر من ، شش دلیل عمده برای شکست پروژه ها وجود دارد. اینها را از ابتدا اصلاح کنید و می توانید از بیشتر خرابی های پروژه جلوگیری کنید. مشکل این است که ، شناسایی آنها همیشه آسان نیستند قبل از اینکه خیلی دیر شود ، و همچنین اصلاً تصحیح آن آسان نیستند.

1-برنامه ریزی ناقص

2-ارتباط ضعیف

3-رهبری ضعیف

4-بازه های زمانی غیرواقعی

5- عدم مدیریت بودجه

6-عدم مدیریت محدوده

1-برنامه ریزی ناقص : غالباً ، مدیران پروژه زمان کافی را برای برنامه ریزی اختصاص نمی دهند. شاید این ناشی از اشتیاق بیش از پیش برای شروع کار باشد ، یا شاید مدیران و ذینفعان پروژه نگران باشند که اگر برنامه ریزی می کنید ، به طور جدی به سمت هدف کار نمی کنید. اگر این مرحله درست انجام شود ، برنامه ریزی حداقل نیمی از کار است. قبل از شروع به کار پروژه خود ، باید هر ظرافتی را برنامه ریزی کنید. استراتژی شما برای اتمام پروژه چیست؟ چگونه می خواهید در هر مرحله از راه ، خطر را به حداقل برسانید؟ هدف شما در هر نقطه عطف چیست و چگونه می توانید به بهترین شکل به آن برسید؟

برخی از افراد با گذراندن وقت زیاد در برنامه ریزی ، ناامید می شوند ، اما این نباید مشکل برای مدیر پروژه باشد. این وظیفه شماست که بتوانید به تصویر بزرگتری از پروژه نگاه کنید. اگر برنامه کاملی داشته باشید ، اجرای پروژه باید آسان باشد. به برنامه ریزی مانند یک جریان باغ فکر کنید: با مسیری که از قبل تعیین شده است ، آب به طور طبیعی در آن جهت جریان خواهد یافت.

2-ارتباط ضعیف :ارتباطات، شغل اول برای مدیر پروژه است. به نظر من ارتباطات دلیل اصلی موفقیت پروژه یا عدم موفقیت پروژه ها است..

یک برنامه ارتباطی برقرار کنید . حتی لازم نیست یک سند رسمی باشد ، بلکه فقط می تواند لیستی از جلسات منظم و نقاط ارتباطی باشد که در یک جلسه پروژه مورد بحث قرار می گیرند یا از طریق ایمیل توزیع می شوند.

مهم نیست چه فرمی را انتخاب کنید ، برنامه شما باید نقاط تماس اصلی ارتباط با آدرس های ایمیل و شماره تلفن ها و همچنین برنامه های جلسات پروژه را مشخص کند. برای تیم پروژه یا تیم مشتری یا هر یک از ذینفعان نباید بهانه ای شود تا بداند با چه کسی ارتباط برقرار کند و در صورت لزوم چگونه با مدیر پروژه در تماس باشد.

3-رهبری ضعیف: رهبری بسیار مهم است - و یک نقطه مشترک موفقیت یا شکست است. مدیر پروژه نمی تواند از کنترل خارج شدن تیم شکایت کند و تیم نباید احساس کند که نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند . این یک دستور العمل بزرگ برای شکست است.

مطمئن شوید که همه می دانند از آنها چه انتظاری می رود، و آنها را برای رسیدن به آن اهداف یا تکمیل آن وظایف مسئول بدانید. مدیر پروژه ای که رهبری خود را انکار می کند، نمی تواند به اعضای تیم خود احترام بگذارد و به احتمال زیاد هدایت آنها دشوارتر خواهد بود.

4-بازه های زمانی غیرواقعی: اغلب مدیران به خوبی از نیاز به تحویل سریع آگاه هستند و برای بازه‌های زمانی غیرواقعی تلاش می‌کنند. که اغلب بدون در نظر گرفتن حجم کاری که برای اطمینان از تحویل باید انجام شود تنظیم می شوند. نتیجه این است که پروژه ها یا با تأخیر تحویل داده می شوند یا تنها کسری از امکانات خواسته شده را دارند.

بهترین جایگزین این است که مقیاس های زمانی پروژه باید کوتاه باشد، به این معنی که برنامه های بزرگتر باید به پروژه های جداگانه تقسیم شوند. همیشه مشکلاتی با این روش وجود دارد، اما مزایای انجام آن بیشتر از تلاش اضافی است.

5- عدم مدیریت بودجه : شما باید همیشه یک دید کلی از بودجه پروژه داشته باشید. بودجه بندی باید به مرحله برنامه ریزی که در آن خطوط پایه رسمی باید تصویب شوند، مرتبط باشد. اگر بودجه غیرواقعی تعیین شده باشد، این می تواند دلیل طبقه بندی پروژه شما به عنوان شکست باشد. شما باید جلسات منظمی را در مراحل مختلف پروژه برنامه ریزی کنید تا بودجه را بررسی کنید .

هر پروژه ای که 10 درصد کمتر یا بیشتر از بودجه باشد به خوبی انجام می شود.مطمئناً 10 درصد مازاد بودجه نسبت به 40-50 درصد بیش از حد بودجه قابل رفع است. حال چگونه آن را در 10٪ یا کمتر نگه دارید؟ نظارت هفتگی، بررسی، تجزیه و تحلیل مجدد، برنامه ریزی مجدد.

6-عدم مدیریت محدوده :دامنه نمای کلی از آنچه که یک پروژه ارائه می دهد است. مدیر پروژه باید بتواند آنچه را که در حال توسعه است ببیند و تصمیم بگیرد . مدیریت محدوده یا بهتر بگوییم فقدان آن یکی از بزرگترین دلایل شکست پروژه است.

پروژه های بزرگ به زمان، تلاش و منابع بیشتری برای جمع آوری نیازمندی ها نیاز دارند و بنابراین تعریف محدوده مهم است. تعریف محدوده به ما کمک می‌کند مطمئن شویم که همه کارها را انجام می‌دهیم، اما فقط کارهایی که در برنامه مدیریت محدوده گنجانده شده است.

هنگام تغییرات در محدوده پروژه باید تمام حوزه های دانش مدیریت پروژه مانند زمان، هزینه، ریسک، کیفیت، منابع و رضایت مشتری را در نظر بگیرید. برای تعیین اینکه چه چیزی در پروژه گنجانده شده است و چه چیزی شامل نمی شود، نظارت مستمر بر محدوده پروژه مورد نیاز است.

منبع : https://www.pmi.org