چرا مدیریت پروژه برای یک سازمان بسیار مهم است؟ این سؤال جالبی است که گاهی مطرح می شود .
آیا نمی‌توانیم فقط به تیمی که کار را انجام می‌دهند توضیح دهیم و خودمان آنها را مدیریت کنیم؟آیا واقعاً به مدیریت پروژه نیاز داریم ؟ زیرا روی کاغذ به نظر می رسد مالیات و سربار غیرضروری باشد زیرا مدیران پروژه واقعاً چیزی را ارائه نمی دهند و اغلب در مسیر کاری تیم مانع می شوند !
بنابراین اگر همه اینها درست است، چرا مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
حقیقت این است که اجرای پروژه ها بدون مدیریت پروژه خوب یک اقتصاد کاذب است. اغلب تصور می شود که بار غیرضروری برای بودجه است، و شکی نیست که می تواند گران باشد ( به اندازه 20٪ از بودجه کلی پروژه).
اما آیا می توانید از عهده عدم مدیریت پروژه برآیید؟
بدون آن، چه چیزی تیم و مشتری را کنار هم نگه می دارد؟ و بدون آن چه کسی باقی می ماند تا در فراز و نشیب ها، درگیری ها و فجایع پروژه ها حرکت کند؟
مدیریت پروژه عالی به معنای بیشتر از کنترل مثلث آهنین مدیریت پروژه: تحویل به موقع ، حوزه و بودجه پروژه است. مشتریان و تیم‌ها را متحد می‌کند، چشم‌اندازی برای یک پروژه موفق ایجاد می‌کند و همه را در همان صفحه از آنچه برای ماندن در مسیر موفقیت لازم است قرار می‌دهد.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
1- همسویی استراتژیک
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند آنچه ارائه می شود، درست است و ارزش واقعی را در برابر فرصت های تجاری ارائه می دهد.
مدیریت خوب پروژه تضمین می کند که اهداف پروژه ها با اهداف استراتژیک کسب و کار همخوانی نزدیکی دارند.
2- رهبری
مدیریت پروژه مهم است زیرا رهبری و جهت را برای پروژه ها به ارمغان می آورد.
بدون مدیریت پروژه، یک تیم می تواند مانند یک کشتی بدون سکان باشد. حرکت می کند اما بدون جهت، کنترل یا هدف. رهبری به اعضای تیم اجازه می دهد و آنها را قادر می سازد تا بهترین کار خود را انجام دهند. مدیریت پروژه رهبری و چشم انداز، انگیزه، حذف موانع، مربیگری و الهام بخشیدن به تیم را برای انجام بهترین کارشان فراهم می کند.
با وجود یک مدیر پروژه، هیچ سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول و کنترل هر چه در پروژه است وجود ندارد مدیران پروژه فرآیندها را اجرا می کنند و همه اعضای تیم را نیز در صف نگه می دارند زیرا در نهایت مسئولیت شکست یا موفقیت پروژه را بر عهده دارند.
3-- تمرکز و اهداف
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که یک برنامه مناسب برای اجرای اهداف استراتژیک وجود دارد.
در جایی که مدیریت پروژه به تیم واگذار می‌شود تا خودشان کار کنند، تیم‌هایی را می‌بینید که بدون توضیحات مناسب و بدون متدولوژی مدیریت پروژه تعریف شده کار می‌کنند. پروژه ها فاقد تمرکز هستند، می توانند اهداف مبهم داشته باشند و تیم کاملا مطمئن نباشند که قرار است چه کاری انجام دهند یا چرا .
به عنوان مدیران پروژه، ما خود را برای جلوگیری از چنین وضعیتی و انجام به موقع وظایف، با تقسیم پروژه به وظایف بین تیم های خود، قرار می دهیم.
اغلب اوقات، آینده نگری برای اتخاذ چنین رویکردی چیزی است که مدیریت پروژه خوب را از بد متمایز می کند. تقسیم شدن به تکه های کوچکتر کار به تیم ها این امکان را می دهد که بر روی اهداف روشن متمرکز شوند، تلاش های خود را در جهت دستیابی به هدف نهایی پروژه از طریق تکمیل مراحل کوچکتر انجام دهند و به سرعت ریسک ها را شناسایی کنند زیرا مدیریت ریسک در مدیریت پروژه مهم است.
4-برنامه ریزی واقع بینانه پروژه
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که انتظارات مناسب در مورد آنچه می تواند ارائه شود، در چه زمانی و به چه میزان تنظیم می شود.
بدون مدیریت پروژه مناسب و یک برنامه پروژه مستحکم، تخمین‌های بودجه و زمان‌بندی تحویل پروژه را می‌توان تنظیم کرد که بیش از حد جاه‌طلبانه باشند یا فاقد بینش برآورد مشابه از پروژه‌های مشابه باشند. در نهایت ، پروژه ها با تاخیر و بیش از بودجه تحویل می شوند.
5-کنترل کیفیت
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می‌کند که کیفیت هر آنچه که ارائه می‌شود، به طور مداوم به موفقیت می‌رسد.
پروژه ها معمولا تحت فشار زیادی برای تکمیل هستند. بدون مدیر پروژه اختصاصی، که از پشتیبانی و حمایت مدیریت اجرایی برخوردار باشد، وظایف دست کم گرفته می‌شوند، زمان‌بندی‌ها سخت‌تر می‌شوند و در فرآیندها عجله می‌کنند. نتیجه خروجی با کیفیت بد است زیرا مدیریت کیفیت در محل وجود ندارد.
6-مدیریت ریسک
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می‌کند که ریسک‌ها به درستی مدیریت و کاهش می‌یابند تا از تبدیل شدن به مشکل جلوگیری شود.
داشتن یک فرآیند قوی در مورد شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک چیزی است که به جلوگیری از تبدیل شدن خطرات به موضوع کمک می کند. به خصوص در پروژه های پیچیده، مقابله با ریسک جایی است که ارزش مدیریت پروژه واقعاً به چشم می خورد.مدیریت پروژه، میبایست که تمام خطرات احتمالی پروژه را به دقت تجزیه و تحلیل کنند، آنها را کمیت کنند، یک طرح کاهش در برابر آنها ایجاد کنند، و در صورت تحقق هر یک از آنها، یک طرح اضطراری ایجاد کنند.
مدیریت خوب پروژه در این زمینه اهمیت دارد، زیرا پروژه‌ها هرگز طبق برنامه پیش نمی‌روند و نحوه برخورد ما با تغییر و تطبیق برنامه مدیریت پروژه کلید موفقیت پروژه‌ها است.
7-فرآیند منظم
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که افراد مناسب کارهای درست را در زمان مناسب انجام می دهند.
برنامه ریزی و فرآیند مناسب می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند زیرا تیم می داند چه کسی، چه زمانی و چگونه انجام می دهد. فرآیند مناسب به روشن شدن نقش‌ها، ساده‌سازی فرآیندها و ورودی‌ها، پیش‌بینی ریسک‌ها و ایجاد کنترل‌ها و تعادل‌ها برای اطمینان از همسویی مداوم پروژه با استراتژی کلی کمک می‌کند. مدیریت پروژه در اینجا اهمیت دارد زیرا بدون یک فرآیند منظم و به راحتی قابل درک، شرکت ها در معرض خطر شکست پروژه، سلب اعتماد در روابط تجاری خود و هدر رفتن منابع هستند.
8-نظارت مستمر
مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که پیشرفت پروژه به درستی پیگیری و گزارش می شود.
گزارش وضعیت ممکن است خسته کننده و غیر ضروری به نظر برسد - و اگر همه چیز برنامه ریزی شده باشد، می تواند مانند مستند سازی برای اسناد باشد. اما نظارت مستمر پروژه، حصول اطمینان از اینکه یک پروژه به درستی در برابر طرح اصلی ردیابی می شود، برای اطمینان از اینکه پروژه در مسیر خود باقی می ماند، بسیار مهم است.
هنگامی که نظارت و گزارش پروژه مناسب وجود داشته باشد، تشخیص اینکه چه زمانی یک پروژه شروع به انحراف از مسیر مورد نظر خود می کند، آسان می شود. هرچه زودتر بتوانید انحراف پروژه را تشخیص دهید، تصحیح مسیر آسان تر است.
9-مدیریت و یادگیری از موفقیت و شکست
مدیریت پروژه مهم است زیرا از موفقیت ها و شکست های گذشته درس می گیرد.
مدیریت پروژه می‌تواند عادت‌های بد را از بین ببرد و زمانی که پروژه‌ها را تحویل می‌دهید، مهم است که اشتباهات مشابه را دوبار مرتکب نشوید. مدیران پروژه از گذشته‌نگرها، درس‌های آموخته‌شده یا بررسی‌های پس از پروژه استفاده می‌کنند تا ببینند چه چیزی خوب بوده، چه چیزی خیلی خوب پیش نرفت و چه کارهایی باید برای پروژه بعدی متفاوت انجام شود.
