امروزه حضور دستگاه‌های حضور و غیاب در شرکت ها و مؤسسات و حتی دفاتر کوچک، تبدیل به امری ضروری شده است. دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک، از مشخصات منحصر به فرد افراد، مثل اثر انگشت، شکل صورت و ظاهر بیولوژیکی آن، فاصله چشم‌ها یا حسگر عنبیه چشم استفاده میکنند تا دیگر مشکل کارت زدن افراد به جای فرد دیگر به وجود نیاید.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
امروزه حضور دستگاه‌های حضور و غیاب در شرکت ها و مؤسسات و حتی دفاتر کوچک، تبدیل به امری ضروری شده است. استفاده از این دستگاه ها، صرفه جویی در وقت و هزینه را در پی دارد. استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، روز به روز بیشتر میشود و مزایای استفاده از آن بر همگان روشن شده است. پیشرفته‌تر شدن این دستگاه‌ها باعث شده است تا خطا های انسانی کمتر شود. دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک، از مشخصات منحصر به فرد افراد، مثل اثر انگشت، شکل صورت و ظاهر بیولوژیکی آن، فاصله چشم‌ها یا حسگر عنبیه چشم استفاده میکنند تا دیگر مشکل کارت زدن افراد به جای فرد دیگر به وجود نیاید. به دلیل همین خصوصیات، دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک، یا مدل‌های دیگر آن، جایگاه خود را در شرکت‌ها و مؤسسات به دست آورده است.
این دستگاه‌ها نه تنها برای حضور و غیاب، بلکه برای محاسبه ساعات کاری کارمندان نیز استفاده میشود. اگر چه مزایای دستگاه‌های حضور و غیاب بسیار زیاد است، اما در اینجا سعی شده به برخی از مهم‌ترین مزایای آن اشاره کنیم.
1. جلوگیری از حضور‌های جعلی
با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک و راه های شناسایی افراد توسط این دستگاه ها، دیگر نگران حضور هایی که افراد برای یکدیگر ثبت میکنند و یا اشتباهات ثبت حضور و غیاب به صورت دستی نباشید. راه هایی مثل اثر انگشت یا تشخیص چهره و یا عنبیه چشم غیر ممکن است که جعل شوند یا از آن ها پرینت گرفته شود و از عکس دو بعدی برای جعل تشخیص هویت استفاده شود.
2. اطلاعات و داده‌های دقیق
سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک، مستقیماً به نرم افزارهای HR (منابع انسانی – Human Resources) متصل هستند. همین قابلیت باعث میشود که اطلاعات، بدون هیچ مشکل یا مانعی ثبت شوند و گزارش‌ها همیشه آماده باشند. این گزارشات دائماً در حال به روز رسانی هستند، تا دیگر نیازی به وقت جداگانه برای به روز رسانی آن‌ها نباشد.
دستگاه‌های حضور و غیاب با چهار روش: کارت، اسکن اثر انگشت، اسکن عنبیه چشم و تشخیص چهره
3. هزینه پایین
وقتی تمام سیستم حضور و غیاب و ساعات حضور، بر پایه دستگاه‌های بیومتریک باشد، دیگر نیازی به کارت‌ها نیست. کارت‌ها معمولا بعد از استفاده طولانی مدت، ممکن است معیوب شوند و یا مشکل فراگیرتر این است که کارمندان کارت خود را گم میکنند. همین مشکلات باعث به وجود آمدن خطا، بالا رفتن هزینه تهیه کارت‌های جایگزین و یا غیبت‌های اشتباهی میشود.
4. از کاغذ‌ها خداحافظی کنید
گزارشات دستی و کاغذی خطا های زیادی دارند. بیشتر اوقات این کاغذ ها گم میشوند و گاهی آنقدر زیاد میشوند که برای مسئولین مربوطه گیج کننده هستند. با نصب این دستگاه ها، دیگر نیازی به گزارشات کاغذی نیست.
5. صرفه جویی در وقت
به دلیل ثبت سیستمی گزارشات، دیگر نیازی به وارد کردن دستی آن ها نیست. ثبت دستی گزارشات بسیار زمان بر است؛ اما وقتی از دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده شود، دستگاه و نرم افزار، تمام کار ها را انجام می‌دهند و کارمندان مربوط به این بخش، میتوانند به کار های دیگر شرکت بپردازند.
6. وقت شناسی کارمندان
یک یا دو ماه بعد از نصب این دستگاه ها، متوجه میشوید که وقت شناس بودن تبدیل به یک عادت برای کارمندان شما شده است.
7. دستمزد منصفانه
یک مزیت بزرگ استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب و نرم افزار مربوط به آن برای دستمزد‌های ساعتی، این است که دیگر حق هیچ کارمندی ضایع نمیشود. خطا های مربوط به دستمزد و حقوق را به حداقل می‌رساند و مطمئن میشوید هر کارمند، به اندازه زحمتش دستمزد میگیرد.
8. سهولت در استفاده
کار با دستگاه‌های حضور و غیاب، بسیار آسان است و در یک لحظه، ساعت ورود و خروج کارمندان ثبت میشود. اگر کارمندان شیفتی داشته باشید، متوجه زمان بر بودن ساعت زدن آن‌ها به صورت دستی شده اید. اما با نصب این دستگاه ها، به راحتی همه کارمندان ساعت ورود و خروج خود را ثبت میکنند.
9. مناطق حفاظت شده!
با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، ورود افراد را به اتاق ها محدود کنید. ورود همه افراد به برخی اتاق ها ضرورتی ندارد. با نصب دستگاه‌های بیومتریک، فقط افرادی که ورود آن ها به این اتاق‌ها مجاز باشد، میتوانند به آن ها وارد شوند.
با استفاده از دستگاه‌های بیومتریک، ورود افراد را به اتاق‌ها کنترل کنید
همانطور که گفتیم، حضور دستگاه‌های حضور و غیاب، چه کارتی و چه بیومتریک، برای هر شرکت و مؤسسه ای ضروری است. مزیت استفاده از این دستگاه ها بسیار زیاد است و بعد از تهیه و نصب آن ها متوجه این موضوع میشوید. بعد از نصب دستگاه، احتمالاً به این فکر میکنید که چرا زود تر آن را تهیه نکرده اید.
