نرم افزار حسابداری چیست؟ در هر مجموعه، خواه یک کسب‌و‌کار کوچک باشد و یا یک کارخانه بزرگ تولیدی و بازرگانی، خرید و فروش از مهمترین کارهای اجرایی است. مجموعه‌های بازرگانی با خرید کالا و خدمات و سپس فروش آن ها سود کسب می‌کنند و واحدهای تولیدی با خرید مواد اولیه، فرآوری و سپس فروش آنها به درآمد می‌رسند. برای سود آوری و تداوم یک کسب وکار به مدیریت فرآیند خرید، فروش، سفارشات و پیش‌فاکتورها نیاز است. مدیریت فرآیندهای سفارشات و پیش فاکتورها، اعمال کنترل‌های متنوع در هنگام صدور فاکتورها، عملیات تسویه، ارتباط مستقیم با انبار و … موجب شده است تا نرم افزار حسابداری مورد استقبال مدیران و حسابداران این صنف شغلی قرار گیرد.
از نظر متخصصان، نرم افزار حسابداری سرمایه ارزشمند هر شرکت است که به طور قابل توجهی به بهبود کارایی بخش مالی کمک می‌کند. جدا از این، هنوز مزایای مهم‌تری وجود دارد که با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری می‌توان به آنها دستیابی پیدا کرد. امروزه بسیاری از مشاغل حتی مشاغل خانگی،کوچک و جزئی نیز شروع به استفاده از سیستمهای حسابداری کرده‌اند. این نرم افزار به صاحبان مشاغل اجازه می‌دهد تا حتی ریزترین معاملات مالی خود را بررسی کنند و با برنامه ریزی به سمت اهدافشان پیش بروند.
استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی باعث صرفه‌جویی در وقت در مقایسه با محاسبات دستی می‌شود. نرم افزار حسابداری ورود داده‌های اضافی و اشتباه را کاهش می‌دهد و اشتباهات دستی را به نزدیک صفر میرساند. دلیل اصلی استفاده شرکت‌ها از سیستمهای حسابداری پیگیری هزینه‌ها، درآمد و سایر فعالیت‌ها است. نظارت بر تمام داده‌هایی که بر امور مالی یک سازمان تجاری تأثیر دارد. هرچه اندازه یک کسب وکار بزرگتر باشد، جریان پول نقد نیز سریعتر خواهد بود و پول زیادی را شامل می شود. انجام محاسبات به صورت دستی باعث آسیب پذیری آنها در برابر خطاهایی می شود که برای شرکت ضرر دارند. بنابراین، این سیستم به حداقل رساندن و حتی اصلاح خطاهای انسانی و افزایش دقت مدیریت مالی آن کمک خواهد کرد.
نرم افزار حسابداری صنعتی را می‌توان پل ارتباطی بین دو نرم افزار حسابداری مالی و مدیریتی نامید. در چرخه اقتصادی این روزها و برای حفظ، تداوم و گردش مشاغل، علاوه بر استفاده از تکنولوژی پیشرفته، بازاریابی قوی و سرمایه کافی، باید اطلاعات کافی و دقیقی از مسائل مالی و نحوه طبقه بندی، ثبت و گزارش آنها داشته باشیم. امروزه با وجود تنش‌های زیادی که در بازارهای رقابتی برای حفظ و بقا صنایع و شرکت‌ها به وجود آمده است، نیاز اساسی به نرم افزارهای حسابداری به منظور کنترل بهای تمام شده محصول، کنترل سود و زیان، تعیین و تغییر قیمت‌ها بر اساس بازار و ... وجود دارد تا در رقابت با سایر شرکت‌ها تداوم یابد.
نرم افزار حسابداری شرکتی با جنبه‌های تجاری و مالی کسب وکارتان سروکار دارد. در یک شرکت کوچک، حسابداران شرکتی ممکن است همه وظایف حسابداری را انجام دهند، این در حلی است که در یک شرکت بزرگتر، مدیریت هر یک از حسابداران را برای عملکردی متفاوت و وظایفی مختلف استخدام می‌نماید.
شرکت‌های متوسط و کوچک اغلب استفاده از نرم افزار حسابداری را جدی نمیگیرند و برای خرید آن سرمایه‌گذاری نمی‌کنند. سهل‌انگاری در خرید یک نرم افزار حسابداری شرکتی مناسب برای کسب وکارتان کوته بینانه بوده و بی شک نیاز به خرید آن را در آیندهای نه چندان دور حس خواهید کرد.
حسابداران آینده‌نگر، از سیستم‌هایی استفاده می‌کنند که آنها را قادر می‌سازد کارهای بیشتری نسبت به خودکارسازی فرآیندهای مورد نیاز برای بهبود سیستم سوابق خود انجام دهند.
حسابداری به عنوان یک کار بسیار وقت‌گیر شناخته می‌شود زیرا تراکنش‌ها و داده‌های زیادی برای ثبت و شمارش وجود دارد. با این حال، با یک سیستم حسابداری، تمام مراحل می‌توانند خودکار باشد و شرکت شما برای انجام دفترداری و سایر کارها به حسابداران اضافی نیاز ندارد تا بتوانید بر روی نیازهای دیگر کسب و کارتان متمرکز و در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید. اینکه برای انجام عملیات حسابداری درگیر مقید بودن به مکان و زمان نباشید نیز خود یک پوئن مثبت تلقی می‌شود. اگر شما یک حسابدار هستید، حتماً در مورد سیستمهای حسابداری آنلاین و کاربردهای ارزشمند آن به خوبی آگاه هستید و می‌دانید که سیستم حسابداری انلاین نوعی نرم افزار به اصلاح تحت وب است که معاملات مختلف حسابداری را آنلاین ثبت و پردازش می‌کند. اگرچه بسیاری از شرکت‌ها از سیستمهای آفلاین خودکار حسابداری استفاده کرده‌اند، اما برخی هنوز شیوه سنتی مدیریت خود را ترجیح می‌دهند. با سیستم تحت وب، می‌توانید در هر زمان و از هر مکان به اطــلاعات مهم مالی خود دسترسی پیدا کنید. وقتی از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده می‌کنید، تمام داده‌ها در درایو محلی ذخیره می‌شوند. کارمندان می‌توانند از طریق مرورگر وب در هر مکانی با اتصال به اینترنت به داده ها دسترسی داشته و کار کنند.
یکی از مهمترین خصوصیات نرم افزارهای حسابداری خوب برای معامله گران روز، این است که این نرم افزار قادر به محاسبه دقیق میزان مالیات قابل پرداخت وپرداخت شده شما باشد. یک بسته نرم افزاری حسابداری خوب باید دارای ویژگیهای زیر باشد. نرم افزار باید دارای توابع ویرایش جامع باشد. اقدامات شرکتی مانند تقسیم سهام، تغییر در تیکت، تعدیل مبانی هزینه و پیچیده باید به طور کامل ثبت شود. نرم افزار حسابداری باید مجموعه‌ای کامل از توابع ثبت، نگهداری و ویرایش را داشته باشد.
در حالت ایده آل، نرم افزار حسابداری بازرگانی، باید ویژگی‌هایی برای محاسبه تجارت و تجزیه و تحلیل عملکرد داشته باشد. تجارت سودآور شامل تجزیه و تحلیل و درک روندها، استراتژی‌ها و عملکرد است. یک محصول نرم افزاری حسابداری مناسب برای معامله‌گران روز حرفه‌ای باید دارای ابزارهای موثر در کارکردهای تجاری و ابزارهای تحلیل عملکرد باشد.
سیستم خزانه داری، فرایند مدیریت عملیات مالی کسب و کارها را خودکار می‌کند. این کار به شرکت‌ها کمک می‌کند به طور خودکار فعالیت‌های مالی خود، از جمله پول نقد، دارایی‌ها و سرمایه‌هایشان را مدیریت کنند. چیزی که قبلاً هفته‌ها طول می‌کشد، اکنون می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد. کنترل کردن اسناد دریافتی، اسناد پرداختی و نگهداری سوابق پیشین، خصوصا در سازمان‌هایی که با حجمی بالا از اطلاعات سروکار دارند، اهمیت به‌سزائی داشته و کلیه این موارد به راحتی و با اطمینان با نرم افزار خزانه داری انجام پذیر است.
کاربرد مهم نرم افزار حسابداری خزانه داری همانطور که اشاره شد، مدیریت انواع حسابهای دریافتی و پرداختی است. سیستمهای خزانه داری قابلیت‌های متنوعی دارند و پاسخگوی نیازهای انواع کسب وکارها اعم از بازرگانی، تولیدی و خدماتی هستند. مدیریت تنخواه گردانی، امکان کنترل رویدادها و پیش‌بینی بودجه و … این قابلیت را ایجاد کرده که حسابداران بتوانند حتی مصارف مرتبط با مراکز پروژهها و هزینه‌ها را نیز مدیریت کنند.
نرم افزار خزانه داری امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد که به راحتی بتوانید محاسبات خود را ثبت و بررسی کنید. اعتبار شرکت شما از طریق صورت‌های مالی قابل اثبات است. صورت‌های مالی جامع، شفاف و واضح نشان می‌دهد که عملکرد شرکت بدون مشکل پیش می‌رود. این می‌تواند به افزایش اعتماد سرمایه گذار و مشتری در تجارت شما کمک کند. اگر هزینه همیشه بیشتر از درآمد باشد، می‌توان نتیجه گرفت که شرکت شما سودآوری ندارد.
نرم افزار حقوق و دستمزد همانطور که از نامش مشخص است یک برنامه کامپیوتری است که به مدیریت فرایندهای حقوق و دستمزد می‌پردازد. محاسبات حقوق و دستمزد در ایران، به عنوان یکی از سخت‌ترین و چالشی‌ترین محاسبات به حساب می‌آید. سیستم حسابداری حقوق و دستمزد به دلیل انجام محاسبات دقیق و جز به جز هر فرد ازکارکنان شرکت‌ها، بر اساس میزان کارکرد‌ها محاسبات بیمه‌ای و مالیاتی و… می‌تواند نقش مهمی را در کسب وکارها ایفا کند. برای اینکه بتوانید در این انبوه نرم افزارهای حسابداری، محصول مورد نظر خود را پیدا کنید، بهتر است الزامات و نیازهای شرکت خود را بررسی و نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد را برای رفع نیازهایتان انتخاب نمایید.
مزیت استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد این است که کارمندان حسابداری را از بسیاری از وظایف بسیار وقت‌گیر رها می‌سازد. همچنین نمونه خطاهای ناشی از خطای انسانی را کاهش می‌دهد. شرکت‌هایی که تعداد زیادی کارمند دارند به شدت به نرم افزار حقوق و دستمزد و ویژگیهای آن احتیاج دارند.
نرم افزار حسابداری لوازم ارایشی و بهداشتی از بسیاری جهات به سود فروشگاه‌های لوازم آرایشی است. این سیستم نه تنها عملیات فروشگاه را بهینه می‌کند بلکه می‌تواند ثبت داده‌ها و فاکتورهای فروشگاه را راحت‌تر کند. با این برنامه به راحتی از عهده انجام کارهای روزمره بر‌می‌آیید و احتمال خطای انسانی را از بین می‌برید. این نرم افزار از ویژگیهای انعطاف پذیر دیگری مانند مدیریت صورتحساب و گزارشگیری برخوردار است. مدیریت صورتحساب فرآیند دریافت و پرداخت برایتان فراهم می‌کند. گزارشات خرید و فروش که اطلاعات دقیقی در مورد عرضه و تقاضا ارائه می‌دهد، به تجزیه و تحلیل کسب و کار و ایجاد بینش صحیح برای تخمین روند بازار کمک می‌کند. اگر نیاز به یک نرم افزار حسابداری مفید و کار راه انداز برای اداره صحیح فروشگاه لوازم آرایشی و بهداشتی خود دارید و می‌خواهید کسب و کارتان را به سمت سوددهی بیشتر هدایت کنید، بهترین راهکار برای شماست.
چه سه محصول داشته باشید و چه سه هزار محصول، کنترل موجودی و مدیریت انبار صحیح می‌تواند یک کار مهم و کلیدی باشد. شمارش دستی خیلی وقت است که منسوخ شده و اصلا روشی کارآمد برای مدیریت موجودی لوازم آرایش نیست. بر اساس آنچه گفته شد مدیریت را برای خود سخت نکنید و به آسانی بر روی کسب و کارتان تمرکز کنید. فروشگاه لوازم آرایشی و بهداشتی خود را با بروز ترین روش‌ها مدیریت کنید و از روند رو به رشد آن لذت ببرید.
با رقابتی شدن حوزه رستوران و رستوران‌داری، اینگونه کسب و کارهای مشابه به چیزهایی فراتر از درست کردن غذا و پخت و پز نیاز دارند. اینکه بتوانید یک طرح خوب و یک پلن دقیق و منظم برای انجام برنامه‌های خود داشته باشید می‌تواند نقش موثری در رونق کسب وکارتان داشته باشد. رستوران‌داران باید همواره نگاهی به لیست درآمدهای رستوران و هزینه‌های خود بیاندازند تا این توانایی را داشته باشند که آگاهانه داده‌های مالی را بررسی کنند و برای آنها تصمیم‌گیری نمایند. برای اینکه رستورانی که با سرمایه‌های کم یا زیاد خود می‌سازید در آینده موفق شود و با مشکلات مختلف روبرو نشود، بهتر است از نرم افزار مناسب رستوران استفاده نمایید. همه نرم افزارها برای ساده‌سازی یک سری وظایف طراحی شده‌اند. نرم افزار حسابداری رستوران نیز برای کمک به این دسته مشاغل ارائه شده است. در این عصر دیجیتال، وجود نرم افزار در صنعت رستوران داری بسیار مهم است. امروزه نرم افزار مخصوص رستوران در صنعت غذا و نوشیدنی محبوبیت دارد. دلیل آن ساده است، نرم افزار تخصصی رستوران، می تواند به شما در مدیریت منابع خود برای افزایش سود رستوران کمک کند.
حسابداری تولیدی به منظور رفع نیازهای واحدهای تولیدی، برای محاسبه هزینه‌های تولید کالا و فروش محصولات، مورد استفاده قرار می‌گیرد. امروزه در کسب وکارها، حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار بوده و لازم است که در بخش‌های مختلف صنعت از این دانش به درستی استفاده شود.
نرم افزار حسابداری تولیدی، با ارزیابی میزان موجودی کالا، هزینه کالاهای خرید و فروخته شده سروکار دارد. ارزیابی موجودی یک شرکت تولیدی باید، بخشی از مواد مستقیم و مواد غیر مستقیم، دستمزد و سربار، فرایند کار و کالاهای نهایی را به عنوان بخشی از فرآیندهای تولید خود استفاده کند. درتمامی واحدهای تولیدی اعم از پوشاک، مصالح و …، ثبت‌ها و صورت‌های مالی می‌بایست بسیار دقیق نوشته شوند تا در انتهای سال بتوان با توجه به نوع فرایند و حجم کار، گزارشات مالی صحیح و مورد استنادی بدست آورد. صاحبان شرکت‌های تولیدی اقتصادی می‌توانند از طریق این گزارشات، استراتژی‌های کلان مالی خود را تعیین کرده و سرمایه‌گذاری‌های درستی انجام دهند.
استارت آپ‌ها شرکت‌هایی نوظهور و نوپا هستند که توسط افرادی خلاق، فعال و ایده پرداز تشکیل شده است. توسعه دهندگان این گونه کسب‌وکارها، در جهت رفع نیازهای جامعه، به فکر تولید محصولات و عرصه خدماتی جدید و کارآمد به بازار افتاده‌اند. این شرکت‌ها معمولاً در ابتدا از منابع مالی که توسط سرمایه‌گذاران کارآفرینی ایجاد شده تغذیه می‌کنند؛ چرا که، در حال تلاش برای توسعه محصول یا خدماتی هستند که، به عقیده آنها تقاضا برای استفاده از آنها زیاد است. استفاده از نرم افزار حسابداری استارتاپی می‌تواند به شما در ثبت دقیق هزینه‌ها و حفظ سرمایه‌های استارتاپ کمک نماید.
برای حفظ استارتاپ‌ها می‌بایست اطلاعات و صورت‌های مالی به طور دقیق حفظ شوند تا در دوره‌های مشخص بتوانیم از داده‌های جمع آوری و نگهداری شده، گزارش‌های مالی معتبری دریافت کنیم. با استفاده از این داده‌ها می‌توان پیش بینی و فرضیاتی را در مورد عملکرد کسب و کار و به عنوان نقشه راه در آینده استفاده نمود. پیگیری هزینه‌ها، صورت حساب‌ها، رسیدهای شغلی و روند حسابداری از ابتدایی‌ترین مسئولیت‌هایی است که با استفاده از نرم افزار حسابداری می‌توانید انجام دهید. شما برای جذب سرمایه گذار نیاز به پیش بینی‌های مالی و داده‌های خود دارید؛ به همین منظور، استفاده از نرم افزاری که دارای سیستم نسخه پشتیبان باشد، بسیار با اهمیت است.
نقش اصلی حسابداری، حفظ سوابق مالی به صورت منظم، دقیق و کامل از کلیه معاملات یک تجارت است. این سوابق ستون سیستم حسابداری هستند. صاحبان مشاغل باید بتوانند معاملات را در هر زمان که لازم باشد بازیابی و بررسی کنند. نرم افزار حسابداری پیمانکاری، ابزارهای مدیریت مالی است که اغلب، در اختیار شرکت‌های پیمانکاری و کارگاه‌های ساختمانی قرار می‌دهد و متناسب با نیازهای متفاوت پیمانکاران، دارای پکیج‌های متفاوتی است. مواردی از قبیل ثبت هزینه‌های پروژه، کنترل موجودی انبار مصالح و مواد اولیه، اعلام سررسید چک‌ها، حقوق و دستمزد، حسابهای قابل پرداخت و دریافتی، قراردادها و گزارش‌های حسابرسی از جمله مواردی است که در سیستمهای حسابداری قابل استفاده است و به شما به منظور صرفه‌جویی در زمان برای ثبت صورتحساب‌ها و گزارش‌ها کمک می‌کند و شما زمان کمتری را برای انجام کارهای کاغذی و زمان بیشتری را برای رسیدگی به مسئولیت‌های محل کارخود خواهید داشت. در نرم افزارهای حسابداری، امکان مدیریت یک یا چند پروژه، ثبت اطلاعات طبقه‌بندی شده مربوط به هر پروژه یا قرارداد با صرف کمترین زمان و به شکلی ساده و دقیق به مشاوران و پیمانکاران ارائه می‌گردد.
مشاغل مبتنی بر خدمات در مقایسه با مشاغل مبتنی بر محصول، جزئیات و نیازهای حسابداری کمتری دارند. شرکت‌های ارائه دهنده خدمات مانند شرکت‌های حمل ونقل، خدمات نظافتی، خدمات حسابداری، شرکت‌های مهندسی و معماری، خدمات کامپیوتری، وکلا، مشاوران و … هر یک دارای سیستم‌ها و ماژول‌های منحصر به فردی در نرم افزار حسابداری هستند. مشاغل خدمات‌گرا اغلب کارمندانی را، برای ارائه خدمات به مشتریان خود استخدام می‌کنند. در اینگونه کسب وکارها، ارائه خدمات مانند هزینه وکالت، مشاوره و خدمات حسابداران می‌توانند بطور ماهانه، هفتگی و یا به صورت ساعتی انجام گردد که خود خواستار ماژول‌هایی است. نرم افزار حسابداری خدماتی با ماژول‌های جامع و کامل خود می‌تواند به طور کامل تمامی نیازهای این اصناف را تحت پوشش خود قرار دهد. هدف اصلی مشاغل خدماتی ارائه خدمات است. در این راستا دریافتی‌های وجه خدمات می‌تواند به صورت کامل یا اقساطی باشد؛ حتی گاها ممکن است ثبت معاملات به صورت نقدی (هنگام ارائه خدمات) یا به صورت تعهدی و اقساطی انجام می‌شود، بدین معنی که در زمان ارائه، خدمات بعدی رزرو شده است و وجوه مربوط نیز در دوره‌های بعدی دریافت می‌شود. این تراکنش‌ها به صورت جداگانه و دقیق در سیستم حسابداری خدماتی ثبت و طبقه‌بندی می‌شود.
شرکت هایی که فعالیت آنها عمدتاً مربوط به واردات و صادرات کالا بوده و یا به نحوی مرتبط با ارز می باشد، نیاز به نرم افزاری دارند که ضمن ارتباط کامل با سیستم مالی، خرید و فروش، خزانه داری و کنترل کامل نقدینگی، تمامی اطلاعات مربوط به معاملات ارزی سازمان را حفظ و ساماندهی کند. با استفاده از نرم افزار حسابداری بین المللی، کاربر می تواند با معرفی نامحدود واحد پولی، ثبت اسناد به صورت ارزی و ریالی به طور همزمان در سیستم، کنترل بانک و چک های ارزی، محاسبه و ثبت تسعیر نخ ارز، انواع گزارشات مورد نیاز خود را از قبیل تراز ارزی و … دریافت کند. نقش ارز و پول در کسب وکارهای بین المللی کاملا مشهود است. حسابداری ارزی که خود زیر مجموعه بین المللی است، شما را قادر می سازد تا به مشتریان خارج از کشور خدمت کرده و تجارت خود را به یک برند بین المللی تبدیل کنید شما خواهید توانست به راحتی پرداخت های خارجی را از مشتریان بین المللی خود دریافت و آنها را ثبت نمایید. فاکتورهای ارز مشتریان را صادر کرده و تمام داده ها و صورتحساب های مالی را مدیریت کنید.
نرم افزارهای حسابداری در کل خیلی پر‌کاربرد هستند و اگر شما بتوانید به نحو درستی از آنها استفاده کنید امور مالی و حسابداری خوبی هم خواهید داشت و دیگر نیاز نیست درگیر یک حسابدار خوب باشید و یا حسابهای خود را به صورت دستی بنویسید، همانطور که گفتیم چون طلا فروشی‌‌ها حجم مالی سنگینی دارند یا حتما یک متخصص حسابداری نیاز دارند و یا حتما باید یک نرم افزار حسابداری داشته باشند این نرم افزارها ویژگیهای زیادی نسبت به متخصص‌‌های حسابداری دارند، برای مثال نرم افزارهای حسابداری نیاز به قیمت زیادی ندارند و همیشه هم در دسترس شما خواهند بود اما اگر فردی را برای حسابداری استخدام کنید ممکن است در روز‌‌هایی از ماه در دسترس شما نباشد. پس اگر طلا فروشی دارید حتما نرم افزار حسابداری طلا فروشی هم داشته باشید تا در آینده به مشکل بزرگی بر‌نخورید، در ادامه مقاله چند ویژگی که نرم افزارهای حسابداری برای طلا فروشی‌‌ها دارند را به شما معرفی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که بیشتر با این نرم افزارها آشنا شوید، البته توجه داشته باشید که نرم افزار حسابداری یک نسخه خاصی برای طلا فروشی ندارد و این نسخه‌‌ها برای فروشگاه‌‌ها و… به صورت کلی طراحی شده است که می‌توانید هم برای طلا فروشی از آن استفاده کنید و هم برای فروشگاه‌‌ها دیگر.
