ست اداری به مجموعه ای از اقلام و اوراق اداری یک برند یا شرکت که به شکل یک دست و یکسان و یکپارچه طراحی ، چاپ و اجرا می شوند گفته می شود که شامل سربرگ ها ، پاکت ها ، کارت ویزیت ، فو لدر، سی دی ، یادداشت ، فاکتور ها و غیره نیز می باشد
بایستی در نظر داشت که هر چیزی که در یکسان سازی برند کمک کند می تواند در دسته ست اداری قرار بگیرد و حتی اقلامی ابداعی که کاربردی اختصاصی در یک شرکت دارند.
ست ها برای نمایش یکپارچگی یک شرکت یا برند استفاده می شود که در مکاتبات خود برای درون سیستم یا برون سیستم کارایی دارد و نشان از درک درستی از گام های برندسازی مجموعه می باشد که خود یکی از نقاط تماس برند برای مخاطبان است .
پروسه چاپ ست اداری بسیار متنوع می تواند باشد در بخش چاپ غالباً از چاپ افست و دیجیتال استفاده می شود و اما اینکه در چه زمانی از چاپ افست استفاده میکنیم و یا در چه زمانی از چاپ دیجیتال استفاده می شود ،
باید گفت زمانی که تیراژ کار ما بسیار پایین باشد مثلاً بین ۵۰ تا ۱۰۰ برگ و یا بهتر بگویم زیر ۵۰۰ برگ باشد ما می توانیم از چاپ دیجیتال استفاده کنیم، یکی دیگر از دلایلی که ما از چاپ دیجیتال استفاده میکنیم بحث زمان در تحویل کار می باشد که در چاپ دیجیتال ما می توانیم ست اداری خود را در کمتر از دو روز و یا حتی یک روز در اختیار داشته باشیم که این مهم در چاپ افست میسر نخواهد بود.
کیفیت کار چاپ شده در افست بسیار بالاتر از کیفیت چاپ دیجیتال می باشد و دلیل اصلی آن وجود دستگاههای صنعتی در چاپ افست و مرحله لیتوگرافی مابین این دو می باشد که در چاپ دیجیتال به این صورت نیست و شما کار خود را از کامپیوتر به صورت مستقیم به دستگاه دیجیتال انتقال می دهید و پرینت گرفته می شود.
برای چاپ افست پس از اینکه شما مراحل طراحی را در ست اداری به پایان رساندید به مرحله فرم بندی و یا اصطلاحاً شیت بندی می رسید که شما سربرگ ها، پاکت ها و اقلام دیگر را داخل شیت قرار داده و به لیتوگرافی ارسال می کنید در لیتوگرافی از اقلام شما زینک گرفته میشود و دستگاهی وجود دارد به نام پلیت ستر که زینک ها را خروجی میگیرد
پس از این مرحله دیگر لیتوگرافی به پایان رسیده و زینک ها انتقال داده میشود به چاپخانه و کاغذهای مورد نظر خریداری شده و به چاپخانه انتقال داده میشود در این هنگام زینک هایی که از لیتوگرافی آمده روی دستگاه چاپ نصب شده و کاغذ در داخل دستگاه قرار میگیرد و اصطلاح کار چاپ آغاز میشود.
انواع چاپ های افست چاپ تک رنگ دو رنگ چهار رنگ و یا چاپ با رنگ پنجم که اصطلاحاً رنگ پنتن گفته میشود. در چاپ افست برای ست اداری غالباً از چاپ دو رنگ استفاده می شود یعنی متشکل از دو رنگ، ست اداری ساخته شده است.
اما این به این معنی نیست که همه کارها باید دو رنگ چاپ شود و این امر یک بحث سلیقه است برای مثال اگر یک شرکت لوگوی خود را به صورت رنگی و یا عکس و یا چهار رنگ اصطلاحاً ساخته باشد ما مجبوریم که این کاررا در ست اداری چهار رنگ چاپ کنیم و هزینه پایانی کار نیز بیشتر خواهد شد در مواقعی که کارفرما بخواهد کاری متمایز تر ارائه دهد به سلیقه مشتری می توان از رنگ پنجم و یا اینکه از طلاکوب به جای حروف برجسته خودشون استفاده کرد
در این حالت بایستی کلیشه تهیه کرده و مرحله بعدی پس از اینکه چاپ به پایان رسید
وارد دستگاه جدیدی به نام لترپرس می شود که در آنجا مرحله طلاکوب اجرا می شود.
در این حالت یک مورد دیگری هم وجود دارد که به آن حالت برجسته می گویند به این شکل که شما یک کلیشه نر و ماده را اصطلاحاً آماده می کنید و در دستگاه ملخی یا لترپرس می گذارید و پس از آن با فشار دستگاه لوگوی شما در آن اصطلاحا ضرب میشود و به صورت برجسته در می آید.
از مدل های دیگر ست اداری می توان به مدلهای قالب دار اشاره کرد با این شرط که شما می توانید فرم، شکل و دیزاین کاغذ سربرگ، پاکت و اقلام دیگر را به شکل دلخواه خود در بیاورید برای اینکار قالب این کار را از قبل آماده و سپس توسط دستگاه به شکل و شمایل دلخواه خودتون برش می زنید.
غالباً از کاغذهای تحریر برای ست اداری استفاده میشود کاغذ تحریر ۸۰ گرم مرسوم ترین کاغذیست که مورد استفاده قرار می گیرد ، کاغذ تحریر ۸۰ گرم به دلیل گرماژ مناسب و استفاده خوب این کاغذ در پرینتر ها باعث میشه که استقبال بیشتری از آن شود و همچنین قیمت تمام شده این کاغذ برای مخاطبانش ارزان تر و مناسب تر است، اما به طور کلی کاغذ تحریر به چند دسته تقسیم میشه کاغذ تحریر ۸۰ گرم ۱۰۰ گرم و حتی ۱۲۰ گرم برای ست اداری بیشترین کاربرد را دارد.
از دیگر کاغذهایی که می توان نام برد کاغذ گلاسه است که در گرماژ های مختلف می توان از آن استفاده کرد
کاغذ گلاسه 1۰۰ گرم و ۱۲۰ گرم و ۱۳۵ گرم می تواند کاربردی مناسب در ست های اداری داشته باشد
اما از کاغذهای دیگری که میتوان در ست اداری استفاده کرد میتوان به
کاغذهای امباس یا کتان که دارای بافت زیبایی هستند و باعث میشود که جلوه کار به شکل زیبایی درآید
از معایب کاغذ گلاسه می توان به سر بودن نوع کاغذ و پرینت نشدن درست کاغذ در داخل دستگاه پرینتر اشاره کرد که بیشتر برای مواقعی استفاده میشود که کمتر بخواهیم از آن در دستگاه پرینتر کارایی بگیریم به همین دلیل اگر هم خواستی کاغذ گلاسه ای را برای ست اداری خود انتخاب کنید پیشنهاد می شود که کاغذ گلاسه مات را انتخاب کنید
کاغذهای امباس همان کاغذهای تحریر 100 گرم یا ۱۲۰ گرم هستند که توسط دستگاه به صورت طرح دار تبدیل می‌شوند که معروف به کاغذهای امباس نیز می باشد
از نکاتی که میتوان در مورد کاغذ طرح امباس نام برد این است که علاوه بر زیبایی در ساختار کاغذ از نظر ظاهری نیز تاثیر بسزایی در ست اداری نهایی به وجود می‌آورد اما از معایب آن میتوان به وجود بافت ها ، اشکالاتی که در هنگام پرینت کردن کار اتفاق میفتد که کافیست قبل از اینکه شما سفارش کار را به آژانس مورد نظر بدهید می توانید قبل از آن یک برگ کاغذ امباس شده را داخل پرینتر گذاشته و مطمئن شوید که اشکالی در خروجی کار شما به وجود نمی‌آید.
یکی دیگر از کاغذ هایی که میتوان در ست اداری استفاده کرد کاغذ های خاص و فانتزی هستند مثل
کاغذهای کرم رنگ که شما می‌توانید با توجه به سلیقه خود و برند خودتون این نوع کاغذ را برای شرکت و برند خود سفارش دهید.
ابعاد مورد نظر در سربرگ های A4 و A5 به این شکل می باشد
در سربرگ A4 ابعاد ۲۹۷ میلی متر در ۲۱۰ میلی متر می باشد
درسربرگ های A5 سایز آن ۲۱۰ میلی متر در ۱۴۸ میلی متر می باشد.
از ابعاد پاکت ها میتوان به پاکت A4 و A5, ملخی اشاره کرد
پاکت A4 به صورت ایستاده و به صورت افقی استفاده می شود
پاکت A4 ابعادی معادل ۲۲۵ میلی متر در ۳۱۰ میلی متر می باشد.
پاکت A5 نیز ابعادی معادل ۲۲۵ میلی متر در ۱۶۰ میلیمتر می باشد
اما یکی از متداول‌ترین پاکت هایی که در ست اداری استفاده میشود پاکت ملخی باشد
پاکت ملخی دارای سایز ۲۲۰ میلیمتر در ۱۱۰ میلیمتر می باشد که دارای یک درب ۵ سانتی متری است.
شرکت‌هایی که برای بار اول از ست اداری استفاده می‌کنند
از سربرگ A4 , A5 پاکت ملخی و کارت ویزیت بیشترین استفاده را می کنند .
یکی از نکات مهم ست اداری هزینه و قیمت نهایی آن است
قیمت ست اداری بستگی به نوع اقلامی که در این ست قرار می‌دهید دارد
تک تک اقلامی که شما سفارش می‌دهید دارای سایز و ابعاد مختلف نوع کاغذ متفاوت و گرماژ متفاوت می باشد
از همه مهمتر تعداد رنگ هایی که در چاپ استفاده می شود،
در قیمت نهایی شما تاثیر بسزایی می گذارد
فرض کنید شما یک ست اداری دو رنگ با کاغذ تحریر ۸۰ گرم
با یک صحافی کاملاً ساده سفارش می دهید قیمت آن کاملاً متفاوت می تواند باشد با
ست اداری 5 رنگ با کاغذ ۱۲۰ گرم تحریر و حتی امباس شده
همانطور که می دانید قیمت تمام شده کاغذ به روز می باشد
حتی قیمت‌های لیتوگرافی، چاپ و بسته بندی همه آنها با قیمت روز محاسبه می‌شوند،
پس از اینکه کار طراحی کاملا به پایان رسید و کارفرما طرح های پیشنهادی را تایید نمود
از شروع مرحله چاپ تا صحافی و برش و بسته بندی ست اداری بین 7 تا 10 روز کاری زمان نیاز است .
البته در چاپ دیجیتال زمان این کار کمتر خواهد بود به شرطی که
کار ها نیاز به پاکت سازی نداشته باشد . البته که برای کار های فورس ماژور مدیریت زمان
بسیار حائز اهمیت می باشد
در آخر به این نکته بایستی توجه داشت که برای اجرای ست اداری تمامی قوانین
برای طراحی و اجرای ست اداری بایستی یکسان و یکپارچه باشد
به این صورت که اگر در آینده شما بخواهید اقلامی را به آن اضافه کنید
باید از قوانینی که دفعات قبلی در آن رعایت شده بود کاملاً اجرا شود
مثلاً رنگ، لوگو، فونت، ،سایز کاغذ، نوع برش و بسته‌بندی آن بایستی
کاملاً یکدست و یکسان باشد به همین دلیل شما نمی‌توانید اگر ست اداری از قبل دارید
برای سفارش ست اداری جدید از این چارچوب خارج شوید و این کار کاملا از حالت استاندارد خارج شده
برای تولید یک ست جدید بایتسی که تمامی اقلام دیگر را به مانند ست قدیم درآورید
