مدیریت فرآیند: کلید موفقیت سازمانی با یک رویکرد علمی

مدیریت فرآیند کسب ­و­کار این توانایی را دارد تا موفقیت هر پروژه­ای را تا 70 درصد بهبود ببخشد. (گارتنر)

اغلب سازمان ها در محیطی کار میکنند که در آن، کسب و کار مورد نظر در معرض تغییرات اجتناب ناپذیر است؛ بنابراین سازمانها به منظور حفظ مزیت رقابتی مستلزم هستند که فرآیندهای کسب و کار خود را به طور مداوم با تغییرات مورد نظر وفق دهند و با توجه به فضای بسیار رقابتی و خواسته های در حال رشد مصرف کنندگان، سازمانها از ابزارها و روش‌های مدیریتی متنوعی با هدف دستیابی به مزایای رقابتی واقعی، استفاده میکنند و همچنین از ابزار. ماهیت مخاطره انگیز مدیریت فرایند کسب و کار یک بررسی دقیق از عوامل کلیدی و شکست را ایجاب میکند و در دنیای امروز ،تغییر و پویایی سازمان ها از اصول اولیه ای است که مدیران با توجه به این اصل باید فرایند های مورد نظر را طوری تعدیل و اصلاح کنند که با شرایط محیطی سازگار باشند. هدف از این وبلاگ پیش رو ارائه مفهوم مدیریت فرایند جهت اجرای آن در کسب و کار است.

سازمانها اغلب به عواملی مانند افزایش توسعه محصول، نیاز به انتقال سریع اطلاعات، تصمیم گیری سریع، نیاز به انطباق با تغییرات در تقاضا و تعداد فزاینده رقبا و ... به انتخاب آن دسته از رویکردهای مدیریتی که متمرکز بر فرآیند ها می باشند تا رویکرد عملیاتی، تمایل بیشتری دارند. روش های مدیریتی زیادی به منظور تلاش برای حفظ سازمانها و ایستادگی آنها در چنین شرایطی، ظهور پیدا کرده اند و یکی مهم ترین این روش ها مدیریت فرایند سازمانی است.

مدیریت فرآیند یک موضوع مهم و جذاب در مدیریت و سازمان شناس است؛ در واقع می توان مدیریت فرآیند را اینگونه تعریف کرد که یک رویکرد استراتژیک در مدیریت سازمانی است که به بهبود عملکرد و بهره وری در سازمان ها کمک میکند و به معنای برنامه ریزی، طراحی، اجرا، ارزیابی فرآیندهای سازمانی به منظور بهبود بهره‌وری، کاهش هدر رفت ها و ایجاد ارزش برای مشتریان و سازمان است علاوه بر این مدیریت فرآیند کسب و کار، به منظور افزایش کارایی و اثربخشی سازمان سرکار دارد.( اسچمیدل و همکاران،2013).

در راه ارزیابی و بهبود، مدیران بایستی درک و آگاهی خود را نسبت به فرایندهای کسب و کار خودشان بیشتر توسعه دهند و همچنین درک عمیقی از حوزه مسئولیت های آنی و بلادرنگ خود به منظور مقابله با چالش ها به دست آورند( بیتیت سی و همکاران،2011).

سازمانها در مسیر دستبیابی به اهداف استراتژیک خود، اهمیت بهبود مداوم فرایندهای کسب و کار خود را دریافته اند. با ظهور مفاهیم و راهکارهای مدیریت فرایند کسب و کار، هم راستایی بین حوزه های استراتژیک و بخش های عملکردی برای سازمان ایجاد میشود . همچنین سازمان ساختار مناسبی را مییابد که پاسخ سریع تر و مناسب تری را به تغییرات محیطی نشان میدهد( سانتوس و همکاران،2012) .

پس مدیریت فرآیند یک اصل اساسی در روش مدیریت امروزی سازمانها و شرکت ها می باشد . در اجرا و پیاده سازی مدیریت فرایند از شناسایی و ثبت دانش تا ارزیابی و بهبود میتوانیم با بالا بردن دانش و کمک گرفتن از افراد متخصص در این زمینه، قدم در مسیر رشد و توسعه شرکتمان میگذاریم.

نکته حائز اهمیت برای پیاده سازی مدیریت فرایند در سازمان، آشنا بودن به اصول اساسی آن می باشد:

اصول علمی مدیریت فرایند:

مدیریت فرایند یک ابزار قدرتمند برای بهبود عملکرد و بهره وری سازمان است. با توجه به تاثیرات مثبت آن بر روی بهره وری، کیفیت و رضایت مشتریان . این اصل باید به عنوان یک اولویت در سازمان در نظر گرفته شود .

1. تعیین اهداف (Goal Setting): تعیین اهداف به عنوان اصل اول مدیریت فرآیند است. هر سازمان باید اهداف خود را به دقت مشخص کند تا فرآیندها به گونه‌ای تنظیم شوند که با این اهداف هماهنگ باشند. این اهداف می‌توانند مشخصه‌هایی مانند بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها یا افزایش رضایت مشتریان باشند.

2. توصیف فرآیندها (Process Mapping): توصیف دقیق و نمایان فرآیندها اساسی برای درک صحیح آنهاست. با استفاده از ابزارهایی نظیر نمودارهای فرآیند (Process Maps)، سازمان می‌تواند مراحل مختلف یک فرآیند را به وضوح نمایش دهد و نقاط ضعف و بهبود پذیر را شناسایی کند.

3. تخصیص منابع (Resource Allocation): تخصیص موثر منابع انسانی، مالی و فنی به فرآیندها از اهمیت خاصی برخوردار است. بهینه‌سازی تخصیص منابع با توجه به اهداف سازمان، افزایش بهره‌وری و بهبود اقتصادی را فراهم می‌کند.

4. ارزیابی عملکرد (Performance Evaluation): مانیتور کردن و ارزیابی عملکرد فرآیندها با استفاده از شاخص‌ها و معیارهای مشخص، به سازمان امکان می‌دهد تا پیشرفت‌ها را در جهت دستیابی به اهداف بررسی کند و در صورت نیاز تصمیمات تصحیحی انجام دهد.

5. بهینه‌سازی (Optimization): بهبود مستمر فرآیندها با هدف افزایش کارایی و بهبود عملکرد معنی‌دار است. این اصل از سازمان‌ها خواسته می‌شود تا به تجربیات گذشته گوش دهند و به شکل مستمر فرآیندها را بهبود بخشند.

6. استانداردهای کیفیت (Quality Standards): پیاده‌سازی استانداردهای کیفیت نقطه کلیدی در ارتقاء عملکرد فرآیندهاست. استفاده از استانداردهایی نظیر ISO می‌تواند اعتبار و کیفیت فرآیندها را بهبود بخشد و اطمینان از رضایت مشتریان را فراهم کند.

7. مدیریت تغییر (Change Management): مدیریت تغییر در فرآیندها با مراقبت از جوانب فردی و سازمانی از اهمیت بسزایی برخوردار است. تغییرات با برنامه‌ریزی دقیق و ارتقاء اطلاعات و مهارت‌های کارکنان، بدون تعطیلی‌های زیاد، قابلیت انجام دارد.

تاثیرات مثبت مدیریت فرآیند چیست؟

1- افزایش بهره وری: مدیریت فرآیند با بهبود فرآیندها، بهره وری سازمان را افزایش می دهد.

2- کاهش هدر وقت ها: از طریق مدیریت فرایند، هدر وقت ها و به دنبال آن هزینه های مدیریت و کاهش می‌یابد.

3- بهبود کیفیت: مدیریت فرایند میتواند کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان را بهبود ببخشد.

افزایش رضایت مشتری و شناسایی دقیق نیازها و درخواست های آنها

نتیجه خواهیم گرفت ، سازمان هایی آگاه هستند که یکی از ابزارهای ارتقاء جایگاه رقابتی آنها، گرایش هرچه بیشتر به سمت فرآیندها و تفکر فرایندی است؛ زیرا از طریق برتری و مزیت عملیاتی است که میتوان نتایج استراتژیک را محقق نمود.

ماهیت مدیریت فرایند کسب و کار در ابتدا یک بررسی دقیق از عوامل کلیدی . شکست را ایجاب میکند. از طریق درک بهتر از عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار، یک سازمان به آسانی میتواند راه حل های بهینه مشابه را برای حذف یا جلوگیری از متداول ترین دلایل شکست پیاده سازی را تعیین نماید.