یکی از مهمترین فنونی که در سازمان ها و شرکت های رسمی مورد نیاز است و لزوم فراگیری مهارت آن در سازمان ها احساس می شود، نوشتن و ارسال نامه های اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات برون سازمانی است. و در این بین اکثر افراد
یکی از مهمترین مواردی که در سازمان‌های رسمی دیده می‌شود لزوم نوشتن و ارسال نامه‌های اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات بین‌سازمانی می‌باشد، اکثر افراد مسئول نگارش این نامه‌ها این فرایند را با استفاده از نرم‌افزار ورد مایکروسافت انجام می‌دهند، اما شاید به درستی درکی از چگونگی نگارش یک نامه‌ی اداری نداشته باشند.
از جمله نکات مهمی که بایستی حتما در تایپ نامه اداری در نظر گرفته شود، رعایت استاندارد های لازم برای نگارش نامه در محیط واژه پرداز ورد می باشد.
در این مقاله به شما کمک می کنیم که شما با نحوه نوشتن نامه اداری در word به صورت تصویری آشنا شده و بتوانید یک نامه استاندارد را تدوین و نگارش نمایید.
این آموزش ویژه تمامی افرادی است که در بخش امور اداری و مکاتبات اداری سرو کار دارند، از مدیران شرکت تا کارمندان، منشیان و ... باید بتوانند این مهارت را فرا گرفته و از این نکات در بهتر نوشتن و استاندارد نوشتن مکاتبات خود استفاده نمایند.
به صورت کلی یک نامه رسمی و اداری به 5 بخش به شرح ذیل تقسیم می شود.
سرلوحه
عنوان
متن
امضاء
رونوشت
و به طور معمول محتوای اصلی یک نامه اداری (متن) نیز به 5 قسمت تقسیم می شود که شامل:
ادب و احترام
مقدمه‌ی نامه
پیام اصلی
نتیجه‌گیری
سپاس‌گزاری
که در این بین مقدمه، پیام اصلی و نتیجه‌گیری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند و شالوده‌ی نامه‌ی شما را تشکیل می‌دهند.
نکته: در هنگام نوشتن یک نامه اداری رعایت و ذکر سلسله مراتب سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و شما باید به درستی بدانید که در حال مکاتبه با چه جایگاهی هستید.
سرلوحه (سربرگ)
ادب و احترام
هرچند این بخش جزو اهداف ارسال نامه نیست، اما برای نمایش احترام و رعایت ادب باید در نامه‌های اداری درج شود، می‌توانید در این قسمت با عناوینی چون “جناب آقای/سرکار خانم” شخص مورد نظر خود را خطاب قرار دهید و در ادامه نیز مرتبه‌ی سازمانی وی را خاطر نشان کنید، برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
نشان کنید، برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
مدیریت محترم شرکت [نام سازمان]
جناب آقای مهندس / سرکار خانم مهندس [نام مخاطب نامه]
با درود و آرزوی تندرستی برای شما
مقدمه‌ی نامه‌ی اداری
مقدمه یا سرآغاز نامه‌ی شما باید به گونه‌ای ذهن مخاطب را آماده پذیرش پیام اصلی بکند، شما نمی‌توانید به یکباره وارد بخش اصلی درخواست خود شوید، زیرا با این کار ذهن خواننده را آشفته خواهید ساخت و در نتیجه هدف اصلی شما به درستی به مخاطب منتقل نمی‌شود.
به عنوان مثال می‌توانید مقدمه‌ی نامه‌ی خود را این گونه بنویسید:
به استحضار می‌رساند با توجه به افزایش تعداد کاربران وبسایت و لزوم تقویت سرورهای مراکز داده‌ای…
سعی کنید در مقدمه‌ی نامه‌ی خود دلیل درخواست خود را برای مخاطب توضیح داده و او را مجاب کنید ادامه‌ی نامه‌ی شما (که شامل پیام اصلی و نتیجه است) را با اشتیاق بخواند.
پیام اصلی در نامه
این قسمت مهمترین بخش نامه‌ی شماست، شما در این بخش درخواست اصلی و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب ارائه می‌دهید، سعی کنید تا حد امکان این بخش را ساده و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی‌های بیهوده پرهیز کنید.
به عنوان یک نمونه، می‌توانید پیام اصلی نامه را همانند قالب زیر بنویسید:
خواهشند است دستور فرمایید، تیم فنی سازمان نسبت به خرید و تقویت سرورها اقدام فرمایند…
نتیجه‌گیری انتهایی
این قسمت در حقیقت تکمیل کننده‌ی نامه و ترغیب کننده‌ی مخاطب برای انجام درخواست شماست و به اختیار شما در نامه گنجانده می‌شود، می‌توانید در این بخش ناگفته‌ها، تاکید درخواست و یا دلیل انجام هدفتان را درج کنید، مجددا به یاد داشته باشید که نباید اجازه دهید طول این قسمت نیز بیشتر از حد معمول شود، نتیجه‌گیری نهایی می‌تواند به صلاح‌دید شما در نامه درج نشود.
سپاس‌گزاری
این بخش نیز همانند، قسمت ادب و احترام جزو اهداف ارسال نامه نیست اما درج آن خالی از لطف نیست و باید آن‌را در نامه‌تان درج کنید، به عنوان مثال می‌توانید برای بخش تشکر از قالب‌بندی زیر استفاده کنید:
قبلا از مساعدت و همکاری شما سپاس‌گزاریم
[نام شما / شرکت]
[سمت سازمانی شما]
[امضا]
حال که با اصلی‌ترین اجزای یک نامه‌ی اداری آشنا شدیم، چند نکته‌ی مهم در نگارش چنین نامه ای را با هم مرور کرده و در ادامه نحوه‌ی تایپ تمام این موارد در واژه پرداز مایکروسافت Wordرا به شما آموزش خواهیم داد، در پایان آموزش به چنین چیزی خواهیم رسید:
همچنین در پایان، فایل Word این نامه برای دانلود در اختیار شما قرار می‌گیرد که می‌توانید با دریافت آن، تغییرات مد نظرتان را در نامه‌ی آماده اعمال کرده و به دلخواه خود از آن استفاده کنید، اما قبل از شروع چند نکته‌ی مهم را در خصوص نگارش نامه‌های اداری با هم مرور می‌کنیم.
نکاتی که باید در نوشتن یک نامه‌ی اداری به آن‌ها توجه کنید
به هیچ عنوان متن نامه را با زبان عامیانه ننویسید.
متن نامه را کاملا بررسی کنید تا عاری از هرگونه غلط املایی باشد.
حتی‌الامکان محتوای نامه را صریح و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی بپرهیزید.
نامه را با فونت رسمی (یا فونت رایج سازمان) که در ادامه با آن آشنا خواهیم شد تایپ کنید.
شماره، تاریخ و اینکه نامه دارای پیوست هست یا خیر را در ابتدای نامه درج کنید.
اگر به فرد یا سازمان بالادست خود نامه می‌نویسید از کلماتی مانند “به استحضار می‌رساند” استفاده کنید، اگر در حال مکاتبه با فرد یا سازمان هم‌رده‌ی خود هستید عباراتی همچون “به آگاهی می‌رساند” را به‌کار ببرید و در نهایت اگر فرد یا سامان زیردست خود را مورد خطاب قرار می‌دهید از واژه‌هایی مثل “به اطلاع می‌رساند” استفاده کنید.
تا به اینجای کار با نکات مهم در نامه‌نگاری اداری آشنا شدیم، حالا وقت آن است که این موارد را به صورت عملی تمرین کرده و نحوه‌ی تایپ صحیح آن‌ها را در نرم‌افزار Word مایکروسافت بیاموزیم.
آماده‌سازی نرم‌افزار ورد برای تایپ نامه‌ی اداری
برای اینکه محیط برنامه‌ی ورد را برای تایپ یک نامه‌ی اداری آماده کنیم، چند مرحله پیش رو خواهیم داشت که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
در ابتدا در سربرگ File به منوی Options مراجعه کنید تا صفحه‌ی زیر برای شما باز شود:
آموزش قدم به قدم نوشتن نامه‌ی اداری در مایکروسافت ورد
سربرگ Fileگزینه‌ی Optionsبرای اعمال واحد سانتی‌متر برای اندازه‌ها
در ادامه مطابق تصویر بالا، ابتدا در سمت چپ گزینه‌ی Advanced را انتخاب کنید و از قسمت Displayبرای گزینه‌ی Show measurements in units of از لیست باز شونده Centimeters را انتخاب کرده و سپس OK را کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره گشته و واحد اندازه‌گیری ورد به سانتی‌متر تغییر کند.
در مرحله‌ی بعد مطابق تصویر زیر وارد سربرگ View شده و تیک گزینه‌ی Ruler را بزنید تا خط کش داخلی ورد برای شما فعال شود.
آموزش قدم به قدم نوشتن نامه‌ی اداری در مایکروسافت ورد
فعال سازی Rulerدر ورد
سپس مطابق با تصویر زیر، از سربرگ Layout گزینه‌ی Size را انتخاب کرده و آن را روی A4 (سایز معمول کاغذ) قرار دهید.
آموزش قدم به قدم نوشتن نامه‌ی اداری در مایکروسافت ورد
تنظیم سایز A4 برای صفحات ورد
برای شروع تایپ در زبان فارسی در ابتدا باید جهت نوشتن متن را روی RTL (راست به چپ) تنظیم کنید، برای این منظور از سربرگ Home در قسمت Paragraph مطابق تصویر زیر نماد راست‌چین را انتخاب کنید:
تنظیم نگارش راست‌چین RTL در ورد
و در نهایت، کادر بندی صفحه را از سمت چپ و راست به اندازه‌ی 2 سانتی‌متر تنظیم کنید (یک نامه‌ی اداری باید به اندازه‌ی ۲سانتی‌متر حاشیه از سمت چپ و راست داشته باشد) برای این منظور از ابزار خط‌کش که پیش‌تر آن را فعال کردیم استفاده کنید، برای این‌کار کافیست علامت‌هایی که در تصویر زیر مشخص شده‌است را با موس گرفته و از سمت چپ و راست به اندازه‌ی 2 سانتی‌متر قرار دهید:
تنظیم حاشیه‌ی صفحه در Word
حال که تنظیمات اولیه را انجام دادیم می‌توانیم اقدام به تایپ نامه خود کرده که در ادامه با مراحل آن آشنا خواهیم شد.
برای شروع در هر خط عبارات زیر را مطابق تصویر زیر با فونت “نستعلیق سایز 20” تایپ کنید (پس از نوشتن هر سطر Enter بزنید)
تایپ نامه‌ی اداری در ورد
حال شما باید کلمه‌ی بسمه‌تعالی را وسط‌چین کرده و همچنین فاصله‌ی بین خطوط مدیریت… و جناب/سرکار… را کاهش دهید.
برای وسط‌چین کردن کلمه‌ی بسمه‌تعالی کافیست آن‌را انتخاب کرده و مطابق تصویر زیر در بخش Paragraphروی علامت Centerکلیک کنید.
آموزش قدم به قدم نوشتن نامه‌ی اداری در مایکروسافت ورد
نامه‌ی اداری در ورد
در مرحله‌ی بعد خطوط مدیریت… و جناب/سرکار… را انتخاب کرده و در قسمت Paragraph روی علامت تنظیم فاصله‌ی بین خطوط (که در تصویر زیر با شماره‌ی 2 مشخص شده‌است) کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه‌ی Line Spacing Optionsرا انتخاب کنید.
