تفاوت بین عطف، پیرو و بازگشت؛ سه اصطلاح در نامه‌نگاری اداری

عطف به پیرو و بازگشت به جزو اصطلاحاتی هستند که احتمالاً شما هم در استفاده از آنها دچار سردرگمی شده‌اید و برای رفع این ابهام پیشنهاد می‌کنم حتماً این مقاله را تا انتها مطالعه بفرمایید.


نامه های اداری به دو دسته از نظر سابقه تقسیم می شوند

1) نامه هایی که سابقه قبلی‌ای ندارند و اولین بار ما این مکاتبه را ارسال می‌کنیم که در اصطلاح به این قبیل نامه ها، نامه های ابتدا به ساکن گفته می شود و دقت شود که در این قبیل نامه ها حتماً در ابتدا و مقدمه نامه علت و دلیل نوشتن نامه باید اشاره شود.

به‌عنوان مثال:

به اطلاع می رساند؛ با توجه به نیاز کارکنان این مجموعه و ضرورت ارتقای سطح کیفی مکاتبات اداری، خواهشمند است ...........

2) نامه هایی که درباره آن نامه سابقه ای وجود دارد و این نامه را جهت پیگیری و یا یادآوری به گیرنده ارسال می کنیم. در این‌گونه نامه ها نیازی به عنوان کردن تمام سوابق قبلی و علت نوشتن نامه نیست، زیرا فقط سبب طولانی شدن متن نامه اداری ما خواهد شد و به جای ذکر علت می‌توانیم با استفاده از قواعد عطف، پیرو و بازگشت به شماره و تاریخ نامه های قبلی آن نامه را ارجاع دهیم.

از کاربرد مهم شماره گذاری و تاریخ زدن نامه های اداری که توسط دبیرخانه تنظیم و درج می شود می توان به همین موضوع اشاره کرد که جهت استناد می توان از آن‌ها استفاده کرد.

اما بین عطف، پیرو و بازگشت تفاوت‌هایی وجود دارد که باید از هریک به جای خود استفاده شوند. به نکاتی در این‌باره توجه کنید.

پیرو در نامه های اداری چیست؟ با ذکر مثال

عبارت پیرو در نامه های اداری جهت پیگیری استفاده می‌شوند و زمانی که نامه ای را به دنبال نامه دیگر و با هدف پیگیری موضوع قبلی می نویسیم. به بیان ساده تر، ما به عنوان شخص فرستنده قبلاً یک نامه درخواست مرخصی به مدیریت فرستاده‌ایم و حالا قصد پیگیری آن تقاضا را داریم و یا مدارک تکمیلی جدیدی به دست ما رسیده که فرستادن آن‌ها هم مفید است و می‌تواند احتمال موافقت با تقاضای ما را تقویت کند. در چنین مواردی برای ارجاع به نامه درخواست قبلی خود از کلمه پیرو در مقدمه نامه اداری استفاده می کنیم. به زبان ساده برای پیگیری جواب نامه‌ای که ارسال کرده‌اید یا اصلاح و تکمیل نامه‌ای که قبلاً ارسال کرده‌اید، نامه بعدی را “پیرو” آن می‌نویسید و ارسال می‌کنید.

به عنوان مثال:

*پیرو نامه شماره .... در تاریخ.... در خصوص ...

* در تعقیب نامه ... شماره ....

*پیرو نامه شماره 1032 به تاریخ 20/02/1400 در خصوص درخواست مرخصی بنده از تاریخ ......

بازگشت در نامه اداری با ذکر مثال

نامه بازگشت را در پاسخ به دستور یا تقاضای رسیده می‌نویسیم؛ به عبارت دیگر، نامه بازگشت یعنی همان پاسخی که در مقام گیرنده، به فرستنده می‌دهیم. نامه بازگشت را می‌توانیم با عبارت‌های زیر آغاز کنیم:

*در پاسخ به نامه شماره ... به تاریخ ...

عطف در نامه اداری چیست؟ با ذکر مثال...

واژه عربی عطف را بسیاری با کلمه فارسی بازگشت معادل می دانند، اما به صورت کلی بین این دو کلمه در مکاتبات اداری تفاوتی وجود دارد. می‌توان گفت که عطف را بیشتر در نامه‌های هماهنگی به کار می‌بریم. یعنی جایی که نامه در پاسخ یک نامه ابلاغ شده از مقام بالا هم‌زمان به واحد یا شخص گیرنده و فرستنده، به‌منظور انجام هماهنگی‌های لازم برای پیگیری بین واحدها یا افراد هم‌سطح نوشته می‌شود. همچنین برای اشاره به مصوبه‌ای خاص در پیگیری امور نیز از عطف استفاده می‌شود.به زبان ساده در اصول نامه نگاری اداری نامه بازگشت یعنی همان جوابی که در مقام گیرنده، به فرستنده می‌دهیم و می‌تواند با کلمه “بازگشت”، “پاسخ به” یا “جوابیه” شروع شود. نکته اینجاست که در مورد بازگشت یک نفر فرستنده و یک نفر گیرنده وجود دارد. اما قضیه عطف فرق دارد و بیشتر در نامه‌های هماهنگی به کار می‌رود. یعنی جایی که نامه در پاسخ و جواب یک نامه ابلاغ شده از مقام بالا هم‌زمان به واحد یا شخص گیرنده و فرستنده نوشته شده است تا یک سری هماهنگی‌های لازم برای پیگیری بین واحدها یا افراد هم سطح انجام شود.

عطف به مصوبه شماره ... هیئت‌وزیران به تاریخ ... در خصوص افزایش مهارت‌های کارکنان........

عطف به ابلاغیه شماره ... معاونت سازمان به تاریخ ... با موضوع بهبود عملکرد و افزایش راندمان.......

نامه‌های عطف و پیرو در اتوماسیون اداری

گاهی اوقات در اتوماسیون اداری نامه‌ای که از سازمان صادر می‌گردد، ممکن است در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد یا در پاسخ‌نامه مخاطب فرستاده شود، در این صورت به جهت گردش نامه و به دست آوردن سوابق آن نیاز است به شماره مکاتبات و نامه‌های قبلی مخاطب اشاره شود.

قابلیت «ایجاد نامه مرتبط» به راحتی این نیاز کاربران به خصوص کاربران دبیرخانه را در نامه‌نگاری‌های خود و حفظ سوابق آن‌ها برطرف کرده است.

برای شرکت در دوره آموزشی نامه نگاری و آیین نگارش اداری همین حالا با ما در تماس باشید
02122445406
09120561585