مسئول دفتر حرفه‌ای شدن امروزه تبدیل به یکی از چالش‌های علاقه‌مند به تصدی این شغل شده است.
در این مقاله قصد داریم به مهمترین نکاتی که ما را تبدیل به یک مسئول دفتر می‌کند، اشاره‌کنیم.
برای حرفه‌ای شدن و کسب اطلاعات و تکنیک های این شغل باید آموزش دید پس با ما همراه باشید.
مدت‌زمان مطالعه 4 دقیقه
مسئول دفتر ازنظر ماهیت شغلی تا حدودی شبیه به کار منشیگری دارد اما با شرایط، وظایف و جایگاه‌های متفاوت!
به‌صورت کلی مسئول دفتر به شخصی می‌گویند که واسط بین مدیر و سازمان است و وظایف کاری حوزه مدیریت را کنترل، مدیریت و انجام می‌دهد و در نقش یک فیلتر بین مدیریت و سازمان قرار دارد و به‌صورت کلی استخدام شده است که زمان کاری مدیر را برای کارهای جزئی و کم‌اهمیت نگیرد!
در عین شباهت‌های شغلی بین منشیگری و مسئول دفتری، این دو شغل تفاوت‌های چشمگیری نیز با یکدیگر دارند که به مهمترین آن در این مقاله اشاره می‌شود.
منشی یا مسئول دفتر به طور خلاصه وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی دارد.
در برخی از شرکت‌ها نقش منشی یا مسئول دفترها پررنگ‌تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می‌پردازند.
مسئول دفتر را می‌توان به‌نوعی نمونه‌ای حرفه‌ای‌تر از منشی دانست. منشی بیشتر کارهای عمومی‌تر مربوط به شرکت و سازمان‌های مربوط را به عهده دارد، درحالی‌که مسئول دفتر می‌تواند برای انجام کارهای حرفه‌ای‌تر استخدام گردد. از این گذشته رده اطلاعاتی که مسئول دفتر به آن‌ها دسترسی دارد، از اطلاعاتی که منشی به آن‌ها دسترسی دارد، محرمانه‌تر و مهم‌تر هستند.
به‌صورت کلی مسئول دفتر در سازمان‌های خاص و مهم و با مسئولیت‌های مهم مشغول به فعالیت می‌باشد و می توان گفت که یک مسئول دفتر در سازمان نقش بازوی اجرایی مدیر را بر عهده دارد در حالیکه منشی حکم آچار فرانسه را دارد، یعنی عهده‌دار تمامی امور می‌باشد در حالیکه مسئول دفتر وظایف مدیریتی و خاص تر و محدود تر در سازمان را عهده دار می باشد.
عموماً افراد دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته‌های مختلف می‌توانند منشی یا مسئول دفتر شوند. البته رشته‌هایی مانند حسابداری، مدیریت، روانشناسی و … بیشتر برای شغل منشیگری موردنظر کارفرماها هستند.
مسئولین دفاتر در سازمان/شرکت با توجه به جایگاه و پرستیژی که در سازمان دارند، عهده‌دار وظایف مشخصی نیز می‌باشند که در ادامه به آن می‌پردازیم.
۱: تنظیم و هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مدیر
2: پیگیری دستورات صادرشده از سوی مدیران
3: مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
4: کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
5: بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
6: انجام هماهنگی‌های لازم برای تنظیم و تشکیل جلسات و کارگروه‌هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.
7: جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس، پست و... به مدیر
8: دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
9: تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوت‌نامه‌های مرتبط با جلسات مدیران
10: جوابگویی به ارباب رجوع و تنظیم اوقات مدیر برای ملاقات‌ها با آن‌ها
11: انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن
12: محافظت و حراست از اموال سازمان و اداره یا شرکت
13: پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه
14: نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
البته همان‌طور که اشاره کردیم، این موارد به‌عنوان وظایف و مسئولیت‌های عمومی مربوط به مسئول دفتر معرفی شدند. بنا به‌ضرورت و سیاست‌های هر شرکت و سازمانی این وظایف می‌توانند متفاوت باشند.
برای موفقیت در شغل مسئول دفتر (رئیس دفتر) باید ابتدا به اهمیت این شغل پی ببریم.
مسئول دفتر حکم آیینه مدیر و سازمان است یعنی هر رفتار ما مصداق رفتار مدیریت و برند آن شرکت به شمار می آید، پس یک مسئول دفتر حرفه ای باید بتواند خود را از دیگر همکاران و کارمندان آن سازمان/شرکت جدا کند.
1: مسئول دفتر باید دارای روابط عمومی بالایی بوده و به‌راحتی امکان برقراری ارتباط با ارباب‌رجوع و سایرین را داشته باشد.
2: به دلیل امکان برخورد با نظرات موافق و مخالف از سوی مراجعین، فرد حاضر در این پست باید صبر و تحمل بالایی هم داشته باشد.
3: خوش‌رویی و برخورد مناسب یکی دیگر از ویژگی‌های اخلاقی است که مسئول دفتر باید آن را دارا باشد.
4: ظاهر و پوشش مناسب و شیک متناسب با شرکت
5: تجربه لازم و کافی برای ارائه مشاوره‌های مختلف به مدیران و مراجعه‌کنندگان
6: مدیریت قوی برای زمان‌بندی و تنظیم برنامه‌ها بر اساس زمان‌بندی منظم
7: انضباط بالای کاری
8: رازداری و عدم افشای اطلاعات محرمانه شرکت و مدیران
9: حرفه‌ای بودن در نرم‌افزارها و کارهای کامپیوتری عمومی
آیا هنوز تبدیل به یک مسئول دفتر حرفه ای و VIP نشدی؟!
کافیه که در دوره تخصصی آموزشی مسئولین دفاتر راهمند شرکت کنید
منبع: وب سایت راهمند ( تخصصی ترین مرجع توانمندسازی کارکنان)
