مسئول دفتر منشی هم نیست!
تصور اشتباهی که در جامعه نسبت به شغل مسئول دفتر وجود دارد این است که وظایف مسئول دفتر دقیقا شبیه به منشی اما در اسم کمی باکلاس شده‌اند!
برخلاف باور بسیار از افراد این شغل، شغل ساده‌ای نیست و نیاز به مهارت‌های فراوان درزمینه های متفاوت را دارد.
در این مقاله قصد داریم به معرفی کامل شغل مسئول دفتر بپردازیم تا شناختی کامل از این شغل حساس و مهم را بدست آورید.
مدت زمان مطالعه 5 دقیقه!
تعریف مسئول دفتر از زبان حسین شیردل مدرس دوره آموزشی مسول دفتر
مسئول دفتر به شخصی می‌گویند که به عنوان دستیار مدیر و مشاور مدیر و حتی بازوی اجرایی مدیر در سازمان ها و شرکت ها مشغول به فعالیت می باشد و شخصی است که وظایف و فعالیت های حوزه مدیریت را باید مدیریت، کنترل و انجام دهد و باید کاری کند که زمان کاری مدیر برای انجام کارهای جزئی و کم اهمیت گرفته نشود.
نقش مسئول دفتر در سازمان
یکی از مهمترین نقش هایی که در سازمان ها و شرکت ها وجود دارد و نیاز هر شرکت و سازمانی است، همین شغل مسئول دفتری می باشد. این شغل به دلیل ارتباط مستقیم با مدیریت و همچنین نیاز به ارتباط با تمامی واحد های سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است به صورتیکه نبود یک مسئول دفتر در همان دقایق ابتدایی در سازمان و شرکت احساس خواهد شد!
مسئول دفتر ارتباطات درون و برون‌سازمانی را مدیریت می کند و تمامی هماهنگی ها و پیگیری های مورد نیاز واحد مدیریت را انجام می دهد. با توجه به اینکه مسئول دفتر زیر نظر شخص مستقیم مدیرعامل فعالیت می کند و به نوعی در غیاب مدیر تصمیمات مدیریتی را نیز انجام می‌دهد و همچنین از تمامی اتفاقات و اخبار مهم شرکت مطلع است و می توان گفت که نقش یک گنجینه در سازمان و شرکت را نیز داراست.
به صورت کلی مسئول دفتر نقش فیلتر در سازمان و شرکت را دارا می باشد و ارتباط دهنده واحد مدیریت با سایر واحد های سازمانی است.
۱: تنظیم و هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات های مدیر
2: پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران
3: مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
4: کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
5: بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
6: انجام هماهنگی‌های لازم برای تنظیم و تشکیل جلسات و کارگروه‌هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.
7: جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام‌های تلفنی و نمابر و فکس، پست و... به مدیر
8: دریافت و رسیدگی به ایمیل‌های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
9: تایپ، تهیه و تنظیم دستور جلسه‌ها، صورت‌جلسه‌ها، مکاتبات اداری موردنیاز و دعوت‌نامه‌های مرتبط با جلسات مدیران
10: جوابگویی به ارباب‌رجوع و تنظیم اوقات مدیر برای ملاقات‌ها با آنها
11: انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن
12: محافظت و حراست از اموال سازمان و اداره یا شرکت
13: پیگیری امور واحد مدیریت
14: نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات موردنیاز دفتر مدیر
البته همان‌طور که اشاره کردیم، این موارد به عنوان وظایف و مسئولیت‌های عمومی مربوط به مسئول دفتر معرفی شدند. بنا به ضرورت و سیاست های هر شرکت و سازمانی این وظایف می‌توانند متفاوت باشند.
مهارت‌های تخصصی مورد نیاز شغل مسئول دفتری
از مهمترین مهارت های موردنیاز و تخصصی این شغل، توانایی کار با کامپیوتر و اینترنت، تسلط بر نرم‌افزارهای آفیس مانند ورد، اکسل و پاورپوینت، توانایی انجام بایگانی، مهارت در نامه نگاری اداری، آشنایی با زبان انگلیسی در صورت نیاز، توانایی تایپ سریع و حرفه ای و توانایی گزارش دهی می‌باشد که در این زمینه ها داشتن مهارت‌های مدیریت زمان، خشم، استرس، قدرت برنامه‌ریزی، روابط عمومی قدرتمند، فن بیان عالی و... فوق‌العاده می تواند در درخشش شغلی تاثیر گذار باشد.
لازم به ذکر است که دانش یک مسئول دفتر بنا بر شرایط حاکم بر آن سازمان و مدیریت در همه سازمان‌ها و شرکت ها به صورت یکسان نیست و با توجه به اهداف و سیاست های هر سازمان، متفاوت خواهد بود.
دوره جامع و VIP مسئول دفتر برای حرفه‌ای شدن
اگر در سازمان و شرکتی قصد حرفه ای شدن و یا استخدام را دارید، قطعاً دوره مسئولین دفاتر مدیران عامل می‌تواند بهترین دوره ای باشد که شما در زندگی شخصی خود دیده اید!
مباحتی که در دوره رئیس دفتری با شما به اشتراک گذاشته خواهد شد حداقل تجربه بیش از 1000 مسئول دفتر و بیش از 500 شرکت و سازمان است که شما در این دوره به راحتی به این تجربیات ارزشمند مجموعه راهمند دست پیدا خواهید کرد.
می توان به جرات بیان کرد که جامع‌ترین دوره مسئولین دفاتر مربوط به دوره VIP مجموعه راهمند و تدریس استاد برتر کشور جناب آقای حسین شیردل می‌باشد.
بخش ۱: شناخت شغل منشی و مسئول دفتر
دوره منشی گری مدیر عامل
-شناخت وظایف و مهارت‌های موردنیاز شغلی
-شناخت مدیریت در سازمان
-شناخت جایگاه سازمانی و اهمیت شغل مسئول دفتر
-شخصیت شناسی به روش MBTI
بخش ۲: مهارت‌های ارتباطی
-شناخت روابط عمومی و مهارت‌های ارتباطی مسئول دفتر در سازمان
-نحوه برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیر، مشتریان و همکاران
-چگونه استفاده از تلفن، اصول صحبت با تلفن، آداب تلفن زدن و…
-آموزش فن بیان و زبان بدن ویژه منشی و مسئول دفتر
-راه‌های نفوذ در دیگران
-آموزش آداب معاشرت، تشریفات و اتیکت شخصی
-آداب معاشرت با مدیر، همکاران و مشتریان و میهمانان
-شناخت نکات طلایی در ارتباطات
بخش ۳: آموزش فنون اداری
-آموزش نامه‌نگاری و آیین نگارش
-آموزش بایگانی
-آموزش تایپ سریع و حرفه‌ای
-شناخت نرم‌افزارهای کاربردی
-ارگونومی در محیط کار
بخش ۴: چگونگی تنظیم قرار ملاقات، جلسات و برنامه‌ریزی
-شناخت جلسات و مهارت مدیریت جلسات
-چگونگی تنظیم قرار ملاقات و جلسات
-تنظیم برنامه‌های مدیر
-نکات مهم در برگزاری جلسات
-برنامه‌ریزی روزانه و آشنایی با ترفندهای برگزاری جلسات و هماهنگی‌های لازم
-شناخت نرم‌افزارهای ویژه برنامه‌ریزی و تنظیم قرار ملاقات
-آموزش مدیریت زمان
بخش ۵: ظاهر و پوشش
بخش ۶ آموزش مهارت‌های فردی ویژه منشی و مسئول دفتر
-ترفندهای ایجاد انگیزه
-آموزش فروش
-مدیریت استرس، خشم و کنترل فردی
بخش ۷: نظافت، بهداشت و ایمنی و پذیرایی و کنترل پرسنل در محیط کار
جهت شرکت در این دوره و یا دعوت مدرس در سازمان/شرکت شما همین حالا با ما در تماس باشید:
شرایط بازار کار و درآمد شغل مسئول دفتر مدیرعامل
یکی از شغل هایی که در ایران بازار کار نسبتا مناسبی دارد شغل مسئول دفتر مدیرعاملی است. چرا که همه سازمان‌ها برای واحدهای مدیریت آن سازمان و همچنین هماهنگی، پیگیری ها و برنامه‌ریزی‌ها به شخصی احتیاج دارند که کارهای اداری و دفتری را بلد باشد و بتواند کلیه امور سازمان را بر عهده بگیرد.
در ضمن یکی از شغل هایی که قابلیت ارتقا و افزایش حقوق را دارد همین شغل مسئول دفتری است به صورتیکه رنج حقوق این شغل از 12 تا 20 میلیون در ماه متغییر می باشد که بسته به شرکت و سازمان و میزان تجربه، مهارت و سابقه کاری شما متفاوت خواهد بود.
