منشی ویترین شماست و خط مقدم بیزینس شماست.
این جمله را همیشه به خاطر داشته باشید چرا که یک منشی می تواند یک پرستیژ و جایگاه یک شرکت و سازمان را به بهترین شکل ممکن شکل دهد.
به طور کلی می توان اهمیت منشی را با این جمله خلاصه کرد.
مهمترین نیروی شرکت که می تواند جایگاه و برند یک مجموعه را بسازد و نقش بازوی اجرایی مدیریت را دارد منشی است.
پیشنهاد ما برای شما همکاران عزیز این است که ابتدایی‌ترین سرمایه‌گذاری برای مطرح‌شدن شرکت و مجموعه خود را بر روی پرسنل و به‌خصوص منشی خود بگذارید.
چراکه یک منشی به‌راحتی و حتی به‌تنهایی بزرگ‌ترین تبلیغات ما به شمار می‌آید. البته به‌شرط آموزش صحیح و کاربردی.
همین حالا برای سرمایه‌گذاری و آموزش پرسنل خود و منشی خود با ما تماس بگیرید.
منشی‌های حرفه‌ای، اغلب از ارتباطات شفاهی و کتبی در یک مطب یا کلینیک برای انجام کارهای متعدد مانند ارسال پیام به مشتریان، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی و احوال‌پرسی از زیباجویان در صورت کار در جلوی دفتر استفاده می‌کنند. توانایی برقراری ارتباط واضح با دیگران به منشی‌ها این امکان را می‌دهد که پیام‌های مهم یا مکاتبات بین پزشک و زیباجویان را منتقل کنند.
می‌توان اکثر وظایف اداری را در رایانه با استفاده از برنامه‌های کاربردی یا سیستم‌های نرم افزاری شرکت انجام داد. یک منشی باید بداند که چگونه از سایر قطعات اولیه تجهیزات اداری، مانند چاپگرها (پرینترها) یا اسکنرها، برای کپی کردن منظم برای پزشک یا زیباجویان یا پرینت کردن مطالب ضروری پرونده برای استفاده و ارجاع بعدی استفاده کند.
متخصصان اداری هم‌چنین باید از دستگاه‌های ارائه شده توسط شرکت استفاده کنند که می‌تواند دسکتاپ، لپ‌تاپ یا تبلت باشد. بسیاری از پزشکان موفق ترجیح می‌دهند منشی‌شان از پلتفرم‌های زمان‌بندی استفاده کنند تا مطمئن شوند که همه قرارها و وقت‌های ویزیت و عمل‌شان در یک مکان به راحتی قابل دسترسی است.
بسیاری از متخصصان اداری باید در طول جلسات یا صحبت با بیمار یادداشت برداری کنند. یک منشی باید مهارت‌های یادداشت برداری قابل توجهی داشته باشد تا به سرعت اطلاعات ضروری را یادداشت کند تا به پزشک انتقال دهد. مهارت تایپ سریع می‌تواند به شما کمک کند در طول جلسه یا صحبت با زیباجو یادداشت برداری کنید و آنها را در قالب یک پرونده واضح، ساختاریافته و تمیز بنویسید تا پزشک و دستیار جراح آن را ببینند و به آن مراجعه کنند. دانستن کوتاه نویسی هم‌چنین می‌تواند به شما کمک کند تا با مکالمه همراه باشید و از فراموش کردن نکات کلیدی صحبت جلوگیری کنید.
به عنوان یک منشی، یک مسئولیت کلیدی ممکن است این باشد که همه پرونده‌ها، اطلاعات مشتریان و اسناد را مرتب و سازماندهی کند. این به خود منشی و پزشک اجازه می‌دهد تا به سرعت آنها را بازیابی کنند و اسناد را به صورت ایمن ذخیره می‌کند تا از افشای اطلاعات مهم شرکت جلوگیری شود.
ممکن است منشی مسئول ذخیره اشکال مختلف اطلاعات شرکت مانند پایگاه‌های داده الکترونیکی یا فایل‌های کاغذی باشد. در نظر گرفتن ایجاد یک سیستم سازمانی و جزئیات آن را در یک پوشه یا فایل که دیگران بتوانند از آن برای یافتن سریع فایل‌های خاصی که در جستجوی آن هستند استفاده کنند مؤثر است.
مهارت های لازم برای منشی گری؛ تصویری از یک منشی
پزشکان ممکن است از منشی خود انتظار داشته باشند که تصمیمات مهم شرکت را به طور مؤثر اتخاذ کند. هم‌چنین ممکن است چالش‌های خاصی برای سازمان وجود داشته باشد که نیازمند راه‌حل‌های سریع و منطقی است. شما باید از توانایی‌های حل مسئله و تفکر انتقادی خود برای ارائه استراتژی‌های نوآورانه‌ای استفاده کنید که می‌تواند عملکرد مطب را بهبود بخشد و مشکلات شرکت را حل کند.
برخی از مدیران ممکن است از متخصصان اداری بخواهند که اسناد را برای آنها بررسی یا تصحیح کنند. یک منشی باید توجه چشم‌گیری به جزئیات داشته باشد تا هرگونه خطا یا ناسازگاری در این مطالب را قبل از ارسال به مشتریان مشاهده کند. ممکن است کارهای دیگری وجود داشته باشد که انتظار می‌رود یک منشی در طول روز به سرعت انجام دهید و لازم است هرگونه مشکل یا خطا را شناسایی کنید؛ مانند ترتیب دادن سفر یا برنامه ریزی قرارهای ملاقات و ویزیت.
تماس با مشتریان برای پاسخ به سؤالات ، برنامه ریزی وقت‌های مشاوره و یا انتقال اطلاعات مهم. یکی از مهارت های منشی گری این است که هنگام کار با مشتریان، نگرش حرفه‌ای، صبورانه و مودبانه داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که آنها رابطه مثبتی با مطب یا کلینیک برقرار کند. منشی‌ها باید به یاد داشته باشند که وقتی مشتریان وارد دفتر می‌شوند یا به میز آنها نزدیک می‌شوند، لبخند بزنند. وقتی با آنها صحبت می‌کنند مثبت بمانند، حتی اگر بیماران در حال شکایت یا ابراز نگرانی هستند.
مطب می‌تواند محیطی سریع باشد، بنابراین باید سازگار بود و بتوان در موقعیت‌های پرفشار به درستی عمل کرد. پزشکان ممکن است قرارها یا جلساتی برای مطب داشته باشند یا وظایفی را در آخرین لحظه از منشی خود داشته باشند که انتظار دارند آنها را به پایان برسانند. این باعث می‌شود منشی‌ها تکالیف فعلی خود را متوقف کنند و روی کارهای جدید تمرکز کنند. از مهمترین ویژگی های منشی موفق، این است که باید با جو در حال تغییر سازگار باشد و برنامه خود را بر این اساس تنظیم کند تا مطمئن شود که از تغییرات غیرمنتظره عقب نمی‌ماند یا غافلگیر نشود.
پزشکان ممکن است چندین کار و پروژه را به طور هم‌زمان تعیین کنند که از منشی انتظار می‌رود در مهلت‌های زمانی محدود ارسال کند. اتخاذ یک سیستم مدیریت، کار را برای سازماندهی موثر تکالیف و تاریخ سررسید آنها برای اولویت بندی درست‌تر راحت‌تر می‌کند. این می‌تواند از فراموش کردن انجام هر کاری یا عقب افتادن در پروژه‌های مهم جلوگیری کند.
هم‌چنین ممکن است روزهایی وجود داشته باشد که چندین پروژه به منشی اختصاص داده شود که باید در همان زمان ارسال کند. هنگامی که این اتفاق می‌افتد، مدیران ممکن است از منشی خود انتظار داشته باشند که از مهارت‌های چندوظیفه ای خود برای تکمیل این موارد در حین کار بر روی سایر تکالیف استفاده کند. این ممکن است به ویژه زمانی رخ دهد که چندین مسئولیت را برای بسیاری از مدیران یا کارمندان به طور هم‌زمان انجام می‌دهد.
یک منشی ممکن است مسئول ایجاد ارائه برای مدیران باشید، که نیاز به دانش پلت فرم‌های مختلف ارائه و اطلاعات کلیدی شرکت دارد. استفاده از مهارت‌های ارائه و تحقیق برای جمع‌آوری اطلاعات، داده‌ها، آمار و گرافیک‌های شرکت برای ایجاد ارائه‌های اطلاعاتی و ارزش‌مند برای مشتریان و همکاران، و ذی‌نفعان برای مشاهده مؤثر است.
کارفرمایان ممکن است از منشی خود بخواهند در طول جلسات یا رویدادها با مخاطبان صحبت کند، بنابراین توانایی سخنرانی عمومی می‌تواند به منشی‌ها کمک کند ارائه‌های جذابی داشته باشند.
جایگاه منشی، نقشی اساسی در موفقیت هر نوع مطب و دفتر و کلینیک دارد منشی برای انجام صحیح وظایف خود، نیاز به مهارت ها و ویژگی هایی دارد که در این مقاله به‌طور مفصل شرح داده شد. با داشتن یک منشی خوب و موفق و بهبود این جایگاه، کسب و کار خود را ارتقا دهید.
۱-وضع ظاهری مناسب: وضع ظاهری منشی اولین عاملی است که دیگران مبنای قضاوت اولیه خود را بر آن قرار می دهند، چه بسا دارا بودن آرامش و ملایمت در برخورد با دیگران، طرز گفتار خوب و معلومات کافی نتواند اثری را که طرز لباس پوشیدن نامناسب به جای گذاشته برطرف کند. استفاده از لباس ساده، چهره ای گشاده و ظاهری مناسب از عوامل مهمی است که موجب جلب احترام دیگران می شود.
۲-اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت: یکی از خصوصیات بارز منشی، اعتماد به نفس و قدرت تطبیق دادن خود با محیط است، کسی که اعتماد به نفس ندارد از معاشرت با دیگران دوری می جوید و از هرگونه تغییر چه در محیط کار و چه در زندگی شخصی خود وحشت دارد. کسانی که در موقع محاوره به سادگی و روانی صحبت می کنند و بر کلمات و گفتار خود تسلط دارند، کسانی که خوددار و راز نگه دار هستند و با مردم به سادگی آشنا می شوند و آن ها را آنطور که هستند می پذیرند، زودتر از دیگران به موفقیت دست می یابند و دارای اعتماد به نفس بیشتری هستند. اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی سبب می شود شخص در مواجهه با دیگران راحت تر عمل کند و به آسانی خود را با اشخاص جدید از طریق نشان دادن علاقه به حل مشکلات آنها وفق دهد و در مقابل مشکلات دیگران با رفتار ناراحت کننده واکنش نشان ندهد.
۳-حس همکاری و حسن سلیقه: کارهای یک سازمان، زمانی به بهترین نحو پیشرفت می کند که دوستی و همکاری بین کارکنان برقرار باشد. در اختیار قرار دادن اطلاعات مورد نیاز کارمندان؛ انعطاف و کمک به همکاران و رعایت نزاکت و احترام، نقش مهمی در سازمان دارد.
۴-رفتار اجتماعی مناسب: یکی از روش های موفقیت در کارها، خو گرفتن به محیط جدید و انطباق با آن است. در هر محیطی ممکن است چیزهایی وجود داشته باشد که با سلیقه افراد سازگار نباشد. در ابتدای کار واکنش در مقابل آن پسندیده نیست. بهتر است در زمان مناسب بدون اینکه احساسات دیگران جریحه دار شود، یه تدریج معایب را گوشزد کرد.
یک منشی به دوستان و اقوام خود اجازه نمی دهد وقت او را با تلفن های بیجا تلف کنند یا در محل کارش حضور یابند و محل کار تبدیل به محفل دوستانه شود. اشغالی خط تلفن هم مراجعین مؤسسه را معطل می گذارد و هم در کارهای اداری خلل وارد می کند که ممکن است در یک زمان باعث زیان شدید به یک واحد بازرگانی شود.
۵-حافظه خوب و حضور ذهن: حافظه عبارتست از نگهداری وقایع گذشته و یادآدری آن در مواقع لزوم. حساسیت شغل منشی گری ایجاب می کند که منشی از حافظه خوبی برخوردار باشد. بهترین معیار هوشیاری در کار، داشتن قدرت درک تشخیص اولویت ها و پیگیری دستورالعمل های کتبی یا شفاهی است.
۶-رازداری و متعهد بودن: منشی ترجمه کلمه (secretary) است که از اصل Secret به معنی محرمانه گرفته شده است. بنابراین واژه منشی به معنی رازدار یا کسی است که محرم اسرار اداره است. معتمد یا امین کسی است که قابل اعتماد، سِرنگه دار، وظیفه شناس، درستکار و دقیق باشد. از آنجایی که اکثریت کارها از طریق منشی به مدیریت ارجاع داده می شود، بنابراین منشی از طریق مطالعه پرونده ها و برنامه ها، شنیدن مذاکرات تلفنی، شرکت در جلسات کنفرانس ها، از نکاتی مطلع می شود که نه در محیط کار و نه در خارج از اداره حتی با نزدیکان خود نباید آن ها را بازگو کند. مذاکرات محرمانه و شخصی مدیر مسائلی نیست که بتوان آنها را به عنوان خبر مورد بحث قرار داد. حفظ مسائل اداری و محرمانه یک مدیر جزء وظایف اولیه هر مسئول دفتری است. بنابراین یکی از مهمترین صفاتی که یک منشی باید داشته باشد، رازداری است. کسانی که توانایی نگهداری اسرار محیط کار خود را نداشته باشند، در موقعیتی نامناسب قرار گرفته و نه تنها ارزش خود را در محیط کار از دست می دهند، بلکه به علت یک غفلت کوچک با افشای یکی از اسرار، باعث ورشکستگی سازمان می شوند.
۷-قدرت تصمیم گیری و ابتکار: ابتکار و نوگرایی منشی و کارمندان در یک سازمان، مدیران را در حل مشکلات یاری کرده و امکان ترقی آنان را در مؤسسه فراهم می آورد. ابتکار، باعث افزایش تحرک و دقت می شود. کارمندان مبتکر یکی از منابع نیروی فعال مؤسسات برای رسیدن به هدف هستند. یک منشی مبتکر می تواند محیط کاری خود را با ابتکار و نوگرایی متنوع و مطبوع کرده، سبب ایجاد رضایت خاطر مافوق خود، همکاران و ارباب رجوع شود.
تصمیم گیری، یعنی انتخاب بهترین راه حل از بین راه حل های مختلف در ارتباط با مسأله مورد نظر. قبل از تصمیم گیری باید شرایط و مقتضیات کاملا مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد که منتج به نتایج مطلوب شود.
۸- نرمی در گفتار: روانشناسان سخن گفتن را نوعی رفتار که مظهری از شخصیت فرد است تلقی می کنند. نحوه سخن گفتن با همکاران و ارباب رجوع باید توأم با مهربانی، نرمی لحن و حاکی از احترام و قاطعیت کلام باشد. لغات باید شمرده و صحیح تلفظ شوند، نه آنقدر تند و بلند که حمل بر اهانت شود و نه آنقدر کوتاه که شنیده نشوند. تسلط بر زبان معیار، به کار بردن لغات مناسب و استفاده نکردن از لغات عامیانه از نکات مهم در نحوه سخن گفتن است.
۹-صبر و تحمل: منشی و سرپرست با توجه به وظایفی که به او محول شده است، در پیش آمدن مشکلات و ناملایمات احتمالی در محیط کار باید بر اعصاب خود مسلط بوده و از خود خونسردی نشان دهد. کنترل بر هیجانات و عصبانیت در مواقع حساس نقش مهمی دارد زیرا رفتار افراد در هنگام عصبانیت دور از تحمل و غالبا به زیان فرد است.
۱۰- صمیمی و خوشرو بودن: دوست داشتن اطرافیان، نشان دادن عواطف انسانی، خوشرو و در عین حال جدی بودن، اعتقاد به اصل برابری، تواضع و فروتنی، از ارکان مهم موفقیت و رضایت خاطر به شمار می رود. لبخند زدن نه تنها از ارزش اجتماعی شخص نمی کاهد، بلکه باعث خوشحالی باطن فرد و دیگران نیز می شود. نکته مهم این است که همراه با لبخند باید قدرت خود را نشان داده و اجازه ندهد که اطرافیان کوچک ترین سوءاستفاده ای کنند.
۱۱- وقت شناسی و انضباط در کار: یک منشی موظف است زودتر از مدیر در سر کار حاضر و دیرتر از دیگران محل کار خود را ترک کند تا بتواند نسبت به تنظیم برنامه های ملاقات، یادداشت پیام ها، تلفن ها و آماده کردن مکاتبات برای امضا اقدام کند. انجام کار منشی باید به روز باشد. کار امروز را به فردا افکندن روش درستی نیست و باعث می شود کارهای متنوع و متعدد روی هم انباشته شده و در نتیجه کارها به موقع و درست انجام نگیرد. استفاده صحیح از میز و قفسه ها و لوازم کار، داشتن نقشه و برنامه کاری، دسترسی سریع به منابع و مراجع مورد نیاز، انضباط در کار محسوب می شود. انجام کارهای شخصی در ساعات اداری و استفاده شخصی از ملزومات اداری صحیح نیست.
۱۲- قدرت آموزش دهی: یکی از مهمترین صفات یک منشی مسئول، آموزش یکی از کارکنان قسمت هاست که این عمل باید با اطلاع و موافقت قبلی مدیر مربوطه انجام گیرد. به این دلیل که در شرایط خاص (بیماری، مأموریت،خاتمه خدمت و …) فرد آموزش یافته بتواند با آشنایی و آگاهی کامل، وظایف او را بر عهده بگیرد و در این صورت نه تنها سازمان را متکی به خود نکرده است، بلکه در غیاب وی نیز وقفه ای در کار سازمان ایجاد نشود.
