کلمات پرکاربرد نامه نگاری و اصطلاحات رایج اداری- آموزش مکاتبات اداری
در این مقال با بخشی از مهمترین کلمات پرکاربرد در نامه نگاری اداری آشنا خواهید شد.
مدت زمان مطالعه3 دقیقه
جملات و کلمات پرکاربرد بخش مهمی از محتوای یک نامه را شامل می شود، این جملت کلیدی در نامه نگاری و اصطلاحات رایج اداری در نامه نگاری می تواند تاثیرات فوق العاده ای را در یک مکاتبات حرفه ای داشته باشد.
در اینجا فهرستی از اصطلاحات خاص و پرکاربرد نامه‌های اداری را همراه بامعنی و مثال آن‌ها می‌آوریم.
معنا: در جریان بودن
مثال: همان‌طور که مستحضر هستید، باید اقلام موردنیاز تهیه شوند …
معنا: سند یا مدرکی که ضمیمه یا همراه نامه ارسال می‌شود
مثال: مدارک مربوطه به پیوست ارسال می‌گردند
معنا: با توجه به با درنظرگرفتن
مثال: با عنایت به قوانین مربوطه …
معنا: بیان کردن
مثال: همان‌طور که در جلسه قبلی اظهار شد …
معنا: بعداً
مثال: اطلاعات جدید متعاقباً اعلام خواهد شد
معنا: امور واگذارشده
مثال: خواهشمند است امور محوله به بهترین شکل ممکن انجام شوند
معنا: موارد توضیح داده‌شده
مثال: برای مشاهده موارد مشروحه به آیین‌نامه رجوع شود …
معنا: تدارک‌ها، آماده‌سازی‌ها
مثال: برای حل مشکلاتی که ذکر شد، تمهیدات مناسب در نظر گرفته‌شده‌اند
معنا: دستور دهید، انجام دهید
مثال: مقرر فرمایید بودجه لازم برای انجام پروژه اختصاص داده شود
معنا: خواهشمندم
مثال: مستدعی است/استدعا می‌گردد نسبت به نکات ایمنی توجه بیشتری نمایید
معنا: تلاش کنید
مثال: با توجه به محدودیت‌های مالی، در راستای کاهش هزینه‌ها اهتمام ورزید
معنا: در نامه‌های اداری به معنای دستور فرمایید» و معمول در نامه زیردستان به مقام مافوق بکار می‌رود
معنا: توجه کردن
مثال: از بذل‌توجه شما متشکریم
معنا: قدردانی و سپاسگزاری
مثال: کمال امتنان رادارم
معنا: صدور دستور یا انجام کاری متناسب با تقاضای مطرح‌شده
مثال: خواهشمند است هر چه سریع‌تر اقدام مقتضی معمول فرمایید
معنا: انجام دهید
مثال: لطفاً اقدامات لازم را معمول فرمایید
معنا: به تأخیر افتاده
مثال: لطفاً برای پرداخت بدهی‌های معوقه اقدام شود
معنا: اقدام سریع
مثال: لطفاً جهت پرداخت بدهی‌های بانکی اقدام عاجل شود
معنا: کمک
مثال: لطفاً مساعدت لازم را انجام دهید
معنا: نیت خوب و صادقانه
مثال: پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزار هستیم
معنا: داشتن اعتماد خوب
مثال: از حسن اعتماد شما بی‌نهایت متشکریم
معنا: موضوع برای اطلاع
مثال: مراتب جهت استحضار ارسال می‌شود
معنا: مطابق مقررات مرتبط
مثال: لطفاً برابر مقررات اقدام شود
معنا: برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلاً بیان‌شده، به کار می‌رود
مثال: عطف به نامه شماره …
معنا: برای اشاره به اینکه موضوعی در دنباله مکاتبات گذشته مطرح می‌شود به کار می‌رود
مثال: پیرو نامه شماره …”
معنا: اولین موضوع که در میان چندین موضوع مطرح می‌شود
مثال: برای بایگانی اسناد، ابتدابه‌ساکن از پرونده‌های مالی شروع کنید
معنا: رویه و طرز عمل، سیاست
مثال: لطفاً مطابق خط‌مشی سازمان اقدام شود
معنا: تکیه کردن به موضوع یا مطلبی
مثال: لطفاً به مقررات مربوطه استناد شود
معنا: دستور کتبی مقامات صلاحیت‌دار در حدود قوانین و مقررات برای انجام کار، انجام مأموریت، انتصاب و …
مثال: مطابق حکم دیوان عالی کشور …
معنا: آگاه کردن و شناساندن
مثال: جهت اطلاع، اعلام می‌گردد
معنا: الگو و نمونه قراردادند
مثال: روش قبلی به‌عنوان سرلوحه قرار بگیرد
معنا: ارسال چیزی و دریافت آن از سوی گیرنده
مثال: دستورالعمل مربوطه جهت اجرا ابلاغ می‌گردد
۱- پی‌نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ نامه می‌آید، پی نوشت گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می‌رود.
۲- رونوشت: رونوشت در نامه اداری عبارت است از نسخه یا کپی از نامه اصلی که علاوه برگیرنده اصلی باید برای سازمان‌ها یا اشخاص نیز ارسال و آنان را در جریان محتوای نامه قرار بدهد.
۳- پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به‌طورمعمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.
۴- اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه‌ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به‌طورمعمول در دبیرخانه نگهداری می‌شود.
۵- پاراف نامه: پاراف نامه، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند؛ بنابراین از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. مثلاً اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا درخواستی را ذیل یک نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن تائید این درخواست و موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
۶- هامش: به معنای حاشیه و مرز است و هامش در نامه های اداری به مطالبی گفته می‌شود که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.
۷- ارجاع نامه: ارجاع نامه به حالتی اشاره دارد که شما نامه ای را همراه با تمام زنجیره مکاتبات مربوط به آن جهت دریافت نظرات، صدور دستور، اقدام یا اطلاع برای شخصی ارسال می‌کنید.
۸- دستور: جملات کوتاهی که مدیران و مسئولان معمولاً در انتهای نامه نوشته و انجام یا منع انجام کاری را برای زیردستان ایجاب می‌کنند.
۱۱- گردش نامه: به فرآیند ارسال و به چرخش انداختن نامه میان کارکنان یا واحدهای مختلف سازمان، گردش نامه گفته می‌شود.
۱۲- صورت جلسه: نوشته‌ای است که حاوی مطالب، گفتگوها یا تصمیمات اخذشده در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری می‌باشد.
۱۳- دستور جلسه: نوشته‌ای است که هدف از برگزاری یک جلسه را به افرادی که دعوت شده‌اند، اطلاع می‌دهد.
۱۴- آیین‌نامه/ دستورالعمل: دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می‌شود و برای اجرا به سازمان‌ها ابلاغ می‌گردد.
مجموعه مقرراتي است كه هر مؤسسه اعم از عمومي يا خصوصي به‌منظور تنظيم امور مؤسسه خود تهيه و تدوين مي‌كند. همچون آيين‌نامه‌هاي مؤسسات دولتي، انجمن‌هاي محلي، احزاب، شركت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن.
ابلاغ، در لغت به معناي رساندن است؛ رساندن نامه يا پیامی به كسي يا كساني، اما در اصطلاح اداري و قضايي كاربردهاي مختلفي دارد. در اصطلاح اداري، حکمی است كه از مقام بالا به مقام پايين‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموريت و غيره نوشته می‌شود. در اصطلاح قضايي و حقوقي عبارت است از: تسليم رونوشت حكم غيابي به محکوم‌علیه غايب يا قائم‌مقام قانوني او» (فرهنگ معين).
ابلاغ گاه به‌صورت ابلاغيه» نيز به کار مي‌رود كه نادرست است، چون در فارسي تک واژ مؤنث نداريم. کلمه ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ويژه در پايان‌نامه‌ها، به معناي اعلام و رساندن، در عبارت‌هايي همچون: ابلاغ فرماييد، امر به ابلاغ فرماييد نيز به کار مي‌رود.
قانوني است كه براي اداره هر انجمن، مجلس يا سازماني اجتماعي، سياسي و فرهنگي تنظيم مي‌شود، يا مجموعه مواد يا ويژگي‌هايي است كه براي تشكيل شركت، حزب يا انجمني تنظيم مي‌شود.
اين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معناي پشت دادن، توجه يا تكيه كردن به موضوع يا مطلبي است و براي توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به کار مي‌رود.
اعلام، به معناي «آگاهانيدن» و آگاه كردن و شناساندن است و با افعال ”مي‌دارد” و ”مي‌نمايد” و ”مي‌كند” و ”مي‌شود” و ”مي‌گردد” به کار مي‌رود. ”اعلام نظر” هم زماني به کار مي‌رود كه فرستنده براي اجراي كار، نياز به نظر مشورتي شخص ثانوي دارد و با ذكر آن از مخاطب يا مقام بالاتر نظرخواهي مي‌كند.
خوشبختانه براي اين کلم فرانسوي، فرهنگستان زبان و ادب فارسي اخيراً ”نامه‌نما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معناي جامعي ندارد. در اصطلاح اداري، انديكاتور يا نامه‌نما دفتري است كه تاريخ و شماره و خلاصه نامه‌های وارد و صادر در آن ثبت و شماره ترتيب دفتر به روي نامه‌ها زده مي‌شود.
خوشبختانه براي واژة ايندكس نيز فرهنگستان واژه ”نمايه” را ساخته است. اين واژه انگليسي است و معناي شاخص و فهرست را نيز مي‌دهد. در تداول اداري ”اندكس” تلفظ مي‌شود. و نيز دفتر راهنمايي است كه نامه‌هاي ثبت شده در دفتر ”نامه‌نما” بر اساس شماره‌هاي خاص در آن شماره‌گذاري مي‌شود و جست‌وجوي نامه از طريق آن به سهولت صورت مي‌گيرد.
ايفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معناي ”به رسولي آمدن نزد كسي” گرفته‌شده است. ”افاده” هم از اين خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معناي ”اينده” و ”به رسولي رونده” است. ايفاد در لغت به معناي فرستادن و روانه كردن است.
مصدر متعدي عربي و به معناي ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به‌درستی خبري حكم كردن” است. اين واژه نيز، هم‌خانواده با ”مصوب” و ”مصوبه” است كه البته ”مصوبه” به پيروي از اسم مؤنث عربي در فارسي آمده و كاربرد آن به لحاظ آنكه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم، نادرست است ولي به سبب كاربرد مكرر آن نمي‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم بايد آن را پذيرفت. اين كلمه هنگامی به كار مي‌رود كه مي‌خواهند مطلبي را به‌صورت قانوني و لازم‌الاجرا درآورند و مي‌گويند : ”به تصويب رسيده” يا ”تصویب‌شده” است.
دبيرخانه، واحد اداري مشخصي است كه اداره امور دفتري را بر اساس روش‌های تدوین‌شده بر عهده دارد. وظیفه مهم دبيرخانه، نظارت برنامه‌هاي رسيده و ثبت و توزيع نامه‌هاي وارد يا صادرشده است. دبيرخانه ممكن است به روش ”متمركز” ، ”غيرمتمركز” يا ”نیمه‌متمرکز” اداره شود.
نوشته‌ای است كه چگونگي اجراي كار و وظیفه رده‌های پایین‌تر را در اداي وظايف اداري و مأموریت‌ها بيان مي‌كند. دستورالعمل، بررسي جزئيات و مسؤولیت‌ها و طريق اجراي آن‌هاست. دستورالعمل در حقيقت، دستور و شیو چگونگي اجرا كردن آیین‌نامه‌ها و مقررات اداري است. ناگفته نماند كه تركيب ”دستور” (فارسي) با ”عمل” (عربي) درست نيست، لكن اين تركيب سال‌هاست به كار مي‌رود و ديگر نمي‌توان آن را از زبان فارسي بيرون راند. فارسي اين كلمه ”دستور كار” است كه به لحاظ معنا ، جامع نيست.
دورنگار معادلي است كه فرهنگستان زبان و ادب فارسي براي واژه فاكس اروپايي تصويب و پيشنهاد كرده است. دو معادل ديگر اين واژه ”نمابر” و ”دور نویس” است. دورنگار دستگاهي است كه تصوير هرگونه نوشته و نقشي را با داشتن رمز طرف مقابل براي دستگاه مشابه خود مي‌فرستد.
ارجح‌ترین فرد در رسيدگي به‌حساب و كتاب پولي و هزینه‌های هر مؤسسه را ”ذی‌حساب” و حوزه مربوط به وي را ”ذی‌حسابی” مي‌گويند.
هر مطلب و نوشته و مدركي كه بتوان به آن اعتماد و استناد كرد، به‌ويژه نوشته‌اي كه از پشتوانه قانوني و اجرايي برخوردار است، سند مي‌گويند. سند را به سند عادي و رسمي‌مي‌توان تقسيم كرد. نوشته‌اي كه در مرجعي ذی‌صلاح تنظیم‌نشده باشد، ”سند عادي” و نوشته‌اي را كه در مرجعي صلاحیت‌دار تنظیم‌شده باشد، ”سند رسمي” مي‌گويند.
بخش مهمي از هر سازمان كه پرونده‌های كاركنان و امور مربوط به آنان از قبيل رسيدگي به حقوق، ترفيع پايه، تعيين و اعلام محل خدمت، مرخصی‌ها و کارهایی از اين دست را در اختيار دارد و در چارچوب قانون و زير نظر مقام بالاتر به این امور مي‌پردازد، كارگزيني ناميده مي‌شود.
پيش نويس قوانين تسليم شده از طرف هيئت دولت به مجلس را ”لايحه” مي‌نامند. تا زماني كه‌اين لوايح به تصويب مجلس نرسيده است، ”لايحه” نام دارد، اما پس‌ازآن ”تصویب‌نامه” است.
واژه‌اي عربي و اسم مفعول و به معناي ”پيروي شده” يا ”تبعيت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است كه همراه کلمه‌هایی چون : اداره، وزارت، دولت، كشور و رياست به كار مي‌رود، نظير : اداره متبوع، وزارت متبوع، كشور متبوع، رياست متبوع و غيره . بديهي است املاي اين كلمه نبايد با واژه ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون يا مطلبي را كه در مجلس يا شورايي لازم‌الاجرا تشخيص مي‌دهند و ابلاغ مي‌كنند، مصوبه مي‌نامند. براي اين اصطلاح، صورت جمع، يعني ”مصوبات” هم مي‌گويند. اشاره كرديم كه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم لكن اين كلمه در فارسي جا افتاده و چاره‌اي جز پذيرفتن آن نيست.
ثبت نام دوره آیین نگارش و مکاتبات اداری در مجموعه راهمند (هرماه)
