در مرحله اول، مالک یا وکیل ملک (فرد دارای وکالت از طرف مالک یا مالکین) با ارائه مدارک زیر درخواست پروانه خود را در دفاتر خدمات الکترونیک شهر ثبت می کند :اصل و کپی سند یا سندهای ملک
حضور همه مالکین یا یک نفر دارای وکالت از سایرین
کارت شناسایی (کارت ملی)
برگه تسویه‌حساب عوارض نوسازی شهرداری سال‌های گذشته و سال جاری.
۲- در مرحله قبل پرونده تشکیل شده و پس از تشکیل، می بایست بازدید صورت گیرد. در بازدید موارد مانند ابعاد ملک، عرض خیابان، بنای موجود، موقعیت مجاورین در صورت داشتن مواردی از قبیل پخ در بنا تعیین و گزارش می شود.
۳- دستور نقشه طی یک اتوماسیون اداری برای ملک موردنظر صادر شده و اطلاعاتی از قبیل ابعاد باقی مانده ملک پس از اصلاحی های موردنظر شهرداری، مساحت پس از اصلاحی، تعداد طبقات و سطح اشغال هر طبقه در دستور نقشه ذکر می شود. معمولاً طبق پهنه‌ای که ملک در آن واقع‌شده، متراژ سند (نه متراژ وضع موجود زمین) و عرض گذر، حجم ساختمان شامل تعداد طبقات و سطح اشغال آن ها تعیین می گردد.
4- در این مرحله نقشه معماری بر اساس ضوابط مورد عمل شهرداری و دستور نقشه صادرشده برای ملک طراحی می گردد. مهم ترین مرحله در مراحل صدور مجوز یا پروانه ، طراحی نقشه معماری است تا حداکثر توانایی طرح به لحاظ متراژ، تعداد پارکینگ و کیفیت فضاها ارائه شود.
5- پس از رفع ایرادات ضوابطی عنوان شده از سوی دفاتر خدمات الکترونیک و نهایی شدن نقشه معماری، از سوی واحد صدور مجوز یا پروانه هر منطقه عوارض تراکم شهرداری بر اساس متراژهای موجود در هر طبقه و نوع کاربری آن، محاسبه و تعیین می گردد.
۶- بعد از گرفتن تأییدیه اداره درآمد منطقه شهرداری مبنی بر پرداخت و تسویه عوارض متعلقه، پروژه به مرحله پیش نویس پروانه می آید. در صورت لزوم (ساختمان بیش از ۵ طبقه) گزارش آزمایش مکانیک خاک در این مرحله و هم زمان با تهیه نقشه‌های سازه، برق و مکانیک تهیه و از سازمان نظام مهندسی تأییدیه گرفته می شود.
۷- درخواست تعیین ناظر در دفاتر خدمات ثبت و پس از عقد قرارداد با ناظر یا ناظرین باید برگه های سهمیه آن ها به انضمام قرارداد فی مابین را به عنوان ملاک تکمیلی پیش نویس پروانه به دفتر خدمات الکترونیک تحویل داد به علاوه برگه تعهد رعایت اصلاحی، تعهد اخذ تأییدیه نما و … نیز ازجمله مدارک پیش نویس است که باید صرفاً توسط مالک (نه وکیل) تهیه شود.
