در این مقاله نظرات شخصی خودم را در ارتباط با وضعیت رویدادهای حضوری و وبینار شرح خواهد داد. قصد داریم که در ۲۲ مرداد در رویداد Event Tech مسائل مربوط به صنعت رویداد در دوران کرونا را بیشتر مورد بحث و بررسی قرار دهیم.
اصلا رویدادها ارزشی دارند؟
در چند سال گذشته رویدادها نقش پررنگی در زندگی من داشته اند. به این دلیل که رویدادهای زیادی برگزار کرده‌ام و مدیرعامل شرکتی هستم که به برگزارکنندگان رویدادها و کنفرانس‌ها ابزار ایجاد و مدیریت رویدادها را ارائه می کند.
در مورد اینکه رویدادها دقیقا چه ارزشی می رسانند بسیار بحث و تبادل نظر شده است. برخی از افراد هیچ ارزشی در برگزاری و یا شرکت در رویداد نمی بینند و یا ترجیح می دهند در خانه خود از طریق یوتیوب، مکتب‌خانه و سرویسهای ویدیویی/آموزشی دیگر با محتوای جدید آشنا شوند و خودشان را در معرض دردسرهای رفت و آمد و حضور در رویداد قرار ندهند.
ولی برای من ارزش رویداد از روز اول کاملا مشخص بوده است. برای من یک رویداد ترکیبی از ارزش‌های مختلف است. میتوان گفت هر رویداد محتوا دارد، در لحظه و آنی است و فرصت نتورکینگ را برای شرکت‌کنندگان ایجاد می کند. محتوای رویداد انواع مختلفی دارد؛ سخنرانی از روی استیج، پنل گفتگو، که معمولا با پرسش و پاسخ، نظرسنجی و تعامل با شرکت‌کنندگان همراه است. از طرفی همه شرکت‌کنندگان دائم در حال ورود و خروج به سالن‌های مختلف و گفتگو در راهروها و سالن های مجاور هستند. در بعضی از کنفرانس‌های بزرگ، از لحظه ورود به رویداد تا انتها، آنقدر جلسات غیر رسمی خود به خود شکل گرفته، که به سالن اصلی رویداد نرسیدیم. در واقع یک رویداد نه تنها ترکیبی از ارزشهایی است که در بالا اشاره کردم، بلکه ترکیبی از ارزش تک تک افرادی است که در آن رویداد شرکت میکنند. شاید بشود گفت که دلیلی که همه شرکت می کنند، این است که میدانیم که همه شرکت می کنند!
از اواخر اسفند ماه بخاطر شیوع ویروس کرونا رویدادهای حضوری کنسل، و به رویدادهای آنلاین (وبینار) تبدیل شدند. در این مدت همه ما در حالت کشف و آزمون خطای جالبی هستیم.
چالش‌های هفته‌های اول برگزاری وبینار، مسائل فنی بود. سرعت اینترنت ارائه‌دهنده از مسائل جدیدی بود که باید قبل از رویداد بررسی میشد. نحوه ورود شرکت‌کنندگان به اتاق رویداد کمی دردسر بود، آدرس دادن به شرکت‌کنندگان کمی پیچیده تر شده بود و اتاق وبینار در پلتفرم اپل و iOS درست لود نمیشد. در ضمن بخاطر درخواست خیلی بالا، سرورهای میزبان وبینار نیز باید دوباره تنظیم میشدند که حجم ترافیک جدید را بتواند بدون قطعی تحمل کنند. جدا از مسائل فنی، تجربه ارائه‌دهندگان هم کم بود و برگزارکنندگان نیز مانند خیلی از ما در حال آزمون و خطای محتوای قابل ارائه در محیط وبینار بودند.
بعد از اون هفته‌های اول، مسائل فنی یکی پس از یکدیگر حل شد و در ۳ ماه اول سال ۹۹، ۲۰۰۰ وبینار از طریق ایوند (و حتما هزاران وبینار دیگر از طریق پلتفرمهای دیگر) برگزار شد.
ولی سوالی که پیش می‌آید این است که آیا این حرکت به سوی وبینارها دائمی ست؟ آیا همه نوع رویداد را میتوان به یک رویداد آنلاین تبدیل کرد؟ ارزشهایی که شرکت‌کنندگان از طریق رویدادهای حضوری دریافت میکنند را میتوان از طریق وبینار دریافت کرد؟
اطلاعات به دست آمده از وبینارهای چند ماه اخیر این را به ما نشان میدهد که هدف از برگزاری رویداد چه وبینار باشد چه حضوری، فرقی نمی‌کند. برگزارکننده یا برای کسب درآمد رویداد را برگزار میکند، یا کسب سرنخ برای فروش آینده و یا برای معرفی محصول جدید و ارتباط عمیق تر با مشتری. پس هدف یکسان است، ولی در اجرا تفاوت‌هایی دیده میشود. از مهم‌ترین مزیت برگزاری وبینار در حال حاضر هزینه‌های به نسبت کم برگزاری آن میباشد. با توجه به اینکه پذیرایی در رویداد آنلاین معنی نمیدهد، و همچنین هزینه سالن مجازی به مراتب کمتر از سالن فیزیکی میباشد، طبیعی است که حداقل در کوتاه مدت خیلی ها به برگزاری وبینار روی آورده اند. اینکه این وبینارها میتوانند از هر جای ایران و برای مخاطب شهرهای مختلف برگزار شود نیز از مزیت‌های دیگر برگزاری این مدل رویداد آنلاین میباشد.
خیلی از برگزارکنندگان رویداد حضوری به راحتی توانسته‌اند رویداد خود را به یک رویداد مجازی تبدیل کنند. محتوای رویداد ارزشی است که با دردسر کمی میتوان از روی سن سالن کنفرانس به وبکم و پرزنتیشن آنلاین تبدیل کرد. تا حدی هم میتوان با ابزار آنلاین نظرسنجی و سوال و جواب را شبیه‌سازی کرد. ولی دلیلی که نتورکینگ در رویداد خیلی موثر است، این است که آنی ست. وقتی با یکدیگر شروع به صحبت میکنیم، رو در رو، چشم در چشم، معمولا بعد از چند دقیقه به نتیجه میرسیم که به درد هم میخوریم یا نه. ولی نتورکینگ از طریق چَت، ایمیل، لینکدین شاید ساعت ها، روزها طول بکشد و هیچوقت هم به نتیجه نرسد. آیا در محیط وبینار میتوان فضای نتورکینگ را ایجاد کرد؟ راهروها کجا هستند؟
بخاطر مسائل مربوط با نتورکینگ هست که حدس میزنم بعد از کنترل شدن ویروس کرونا، خیلی از رویدادهای سابق، با شور و شوق به صورت حضوری برگزار شوند. ولی این را هم احتمال میدهم که ابزارهایی که در این دوران میسازیم و استفاده میکنیم نیز مکمل خوبی برای رویدادها خواهند بود. حدس میزنم که ابزار نتورکینگ در رویدادهای حضوری آینده به صرفه‌تر و دقیق‌تر باشند و بهینه‌تر به گسترش ارتباطات‌مان کمک کند. و البته همیشه افرادی هستند که ممکن است به هر دلیلی نتوانند در رویداد شرکت کنند و به نفع رویدادهای حضوری‌ست که یک نسخه پخش زنده مجازی نیز در نظر بگیرند.
