پس از شناخت مفهوم KPI، می بایست نحوه تعریف KPI کسب و کار خود را مشخص کنیم.
تعداد شاخص‌های کلیدی عملکرد گاهی آنقدر زیاد می‌شود که تصور می‌کنیم دچار سردرگمی شده‌ایم و نمی‌توان KPI های درستی تعریف کنیم.
کسب درآمد؟
افزایش فروش؟
سهم بازار؟
و ...
باید روش‌های ارزیابی، کمی یا کیفی بودن اطلاعات و آمار، نحوه تحلیل، ابزارهای تحلیلی و… را مشخص کنید.
چگونه به این نتایج برسیم؟
باید ببینیم کدام کمپین‌ها و ابزارهای تبلیغاتی بیشتر به ما کمک می‌کند.
مسئول رسیدن به این نتایج چه افرادی هستند؟ باید مشخص کنیم که کدام فرد، افراد یا بخش‌ها در رسیدن به اهداف و نتایج مطلوب مسئول هستند.
چطور متوجه شویم که به نتایج مطلوب رسیده‌ایم؟ باید معیارهای مشخصی را از ابتدا تعریف کنید تا براساس استانداردها بسنجید که آیا به نتایج دلخواه رسیده‌اید.
مرحله اول: مربوط به هدف‌گذاری درست است
در این مرحله باید ببینیم با ایجاد شاخص کلیدی عملکرد (KPI) دنبال چه اهداف هستیم. به عنوان مثال شاید افزایش سهم بازار، فروش بیشتر، برندسازی و… جزوی از اهداف ما باشند.
برای هدف‌گذاری صحیح و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توان از مدل‌هایی چون مدل SMART استفاده کرد.برای رسیدن به نتایج دلخواه عواملی وجود دارند که با در نظر گرفتن آنها ضریب شکست در رسیدن به اهداف تعیین شده را کاهش می دهد.
مرحله دوم: تعیین عوامل موفقیت است.
با اجرای درست فرآیندهای انتخاب شده، مدیریت صحیح، نظارت اصولی می‌توانید برای رسیدن به نتایج مطلوب امیدوار باشید. عوامل موفقیت می‌تواند برای کسب و کارهای مختلف متفاوت باشد و طبیعتا این عوامل باید به‌صورت شخصی‌سازی شده و سفارشی تعیین شوند.
مرحله سوم: ایجاد KPI براساس عوامل موفقیت در این مرحله باید براساس عوامل موفقیت، KPI خودمان را تعریف می‌کنیم ولی سنجش اصلی این شاخص‌های کلیدی عملکرد در این مرحله انجام نمی شود.
مرحله چهارم: بدست آوردن معیار در فرایند بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد ممکن است معیارهایی به دست آورید برخی از این معیارها حاوی نکاتی ارزشمند هست ولی گاهی معیارهایی بدست می آید که به تنهایی مفهومی ندارند، اما وقتی در کنار نتایج دیگر قرار می‌گیرند می‌توانند دارای مفاهیم ارزشمندی باشند.
مرحله پنجم: محاسبه KPI در مرحله پنجم معیارهای سنجش خود را اندازه می گیریم. اصولاً شاخص‌ها به صورت نرخ، نسبت، درصد یا میانگین نشان داده می‌شوند. KPIها باید قابلیت اندازه‌گیری دقیق داشته باشند و به ما نشان دهند چقدر در رسیدن به نتایج موفق بودیم و ارزیابی عملکرد ما چطور بوده است.
ارزیابی هر کدام از شاخص ها می‌تواند به صورت متناوب در بازه‌های زمانی هفتگی یا ماهیانه اندازه‌گیری شود.
برای مطالعه مطالب بیشتر در این موضوع به اینجا رجوع کنید
