رایانش ابری ترجمه Cloud-computing یا The cloud است. این مفهوم به شبکه‌های وسیع مانند اینترنت و یا کامپیوتر که به هم متصل‌اند اشاره دارد. شبکه‌ای شدن کامپیوترها به آنها شکل ابری میدهد و متخصصین به این خاطر آن را ابری می‌نامند. شبکه‌ای شدن اینترنت، جزئیات فنی را از دید کاربران پنهان می‌سازد و حالت انتزاعی از مفهوم اینترنت ارائه میدهد.
پیکربندی وسیعی از شبکه‌ها و سرورها و فضای ذخیره‌سازی و برنامه‌های کاربردی و سرویس‌های مختلف (اعم از فضای ذخیره‌سازی، ارسال و دریافت داده و…) امروزه توانسته‌اند به منبع قدرتمندی برای خدمت‌دهی به کسب و کارها تبدیل شوند.
فناوری ابری برای نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک بسیار پرکاربرد است، زیرا ارزان و دارای انعطاف‌پذیری و امنیت بالاست. کارشناسان متخصص روند گسترش خدمات ابری را تا سال ۲۰۲۰ حدود ۷۸% پیش‌بینی کرده‌اند. خدمات ابری در سه دسته:
خدمات پایه‌ای Laas: ارائه خدماتی چون پردازش ابری، پهنای باند شبکه‌ای یا سیستم‌های هم‌تراز به شرکت‌ها و کسب‌وکارها ارائه می‌کنند.مثل سرویسی که خدمات اینترنتی آمازون (Amazon’s web services) ارائه میدهد.
خدمات زمینه‌سازی Pass: که کمک به زمینه‌سازی برای توسعه نرم‌افزار حسابداری می‌کنند. در واقع به کاربران کمک می‌کند نرم‌افزار حسابداری خود را با تکیه بر سخت‌افزارهایی که از طریق خدمات ابری قابل ارائه است ایجاد کنند. یک مثال از این مورد com است.
خدمات نرم‌افزاری SaaS: ارائه برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی که بر روی فضای ابری قرار دارند و برای استفاده عمومی به کار می‌برد مثل سرویس‌های Gmail و نرم افزار حسابداری ابری و سایر برنامه‌های کاربردی دیگر.
نرم افزار حسابداری ابری نیز همچون نرم افزار حسابداری تحت وب بر بستر اینترنت قابل استفاده است، به این صورت که داده های حسابداری را می توان از هر نقطه بر روی هر دستگاه که قابلیت اتصال به اینترنت را داشته باشد در دسترس داشت.
1. تفاوت اصلی نرم افزار حسابداری ابری با نرم افزار حسابداری تحت وب در محل ذخیره اطلاعات است، که در تحت وب شما نرم افزار را خریداری می کنید و بر روی سرور خود و یا سرور شرکت خدمات دهنده نصب می کنید، داده های شما نیز بر روی همان سرور ذخیره و نگهداری می شود ولی نرم افزار حسابداری ابری بسیار انعطاف پذیر است.
شما نرم افزار حسابداری ابری را به عنوان یک سرویس (SaaS) دنبال می کنید؛ SaaS مخفف عبارت software as a service نوعی مدل ارائه نرم افزار است، به طوری که نرم افزار و اطلاعات مربوط به آن به طور کامل و یکپارچه روی ابر (cloud) مستقر شده اند. دسترسی کاربران به نرم افزار به کمک یک مرورگر وب امکان پذیر خواهد بود.
به این معنی که به جای پرداخت هزینه برای نرم افزار در یک پرداخت بزرگ و نصب آن، هزینه ی ماهانه برای استفاده از خدمات پرداخت می شود که این مزایای زیادی برای شما دارد. یک مزیت بزرگ این است که هر گونه ارتقاء به نرم افزار باید، با مسئولیت شرکت میزبان باشد و نیازی به پرداخت هزینه از جانب مشترک (شما) وجود ندارد. آموزش و نصب بسته به مسئولیت ارائه دهنده خدمات است.
2. ثانیا، بر خلاف نرم افزار حسابداری سنتی، نرم افزار حسابداری ابری به صورت خودکار اطلاعات مالی را به روز می کند و گزارش مالی را در زمان واقعی ارائه می دهد. این به این معنی است که مانده حساب همیشه دقیق است و به دلیل ورود داده های دستی، اشتباهات کمتری انجام می شود. همچنین قادر به کارآیی بیشتر معاملات چند ارزی و چند شرکتی نیز می باشد.
3. هر بار که یک شرکت رشد می کند، با هزینه های مجوز نرم افزار و هزینه های پشتیبانی و نگهداری بیشتر و همچنین مجوز های جدید و هزینه های مربوط به پایگاه داده، مدیریت سیستم ها و سایر نرم افزار ها روبرو می شوند. ممکن است سرمایه های گران قیمت سخت افزاری جدیدی مانند سرورها را تهیه کنید، ولی در حسابداری ابری هیچگاه با مشکلات اینچنینی مواجه نخواهید شد.
4. همچنین، حسابداری ابری نیاز به تعمیر و نگهداری کمتر از همتای سنتی خود دارد. در حسابداری ابری ضمیمه پشتیبان ها، به روز رسانی ها به طور خودکار رخ می دهد و نیازی به دانلود یا نصب در کامپیوتر شرکت نیست، و دیگر دغدغه از بین رفتن اطلاعات حسابداری و یا مشکلاتی از این قبیل را نخواهید داشت.
با SaaS، به محض انتشار آخرین نسخه از نرم افزار حسابداری مورد نیاز، در دسترس همه مشتریان قرار می گیرد. ارتقاء سریع، ویژگی های و قابلیت های جدید را در دست کاربران قرار می دهد تا به پیشبرد اهداف آنها در امور کسب و کار خود کمک کند.
علاوه بر این، به طور معمول پیشرفت های نرم افزاری اغلب منتشر می شود. این در مقایسه با نرم افزار تولید شده یا خریداری شده در خانه است که تنها یک بار در سال می تواند نسخه های جدیدی را منتشر کند و زمان زیادی را برای رونق بگیرد.
با محاسبات ابری، شرکت ها می توانند اندازه مراکز داده خودشان را کاهش دهند یا رد پای مرکز داده خود را به طور کامل از بین ببرند. کاهش تعداد سرورها، هزینه نرم افزار و تعداد کارکنان می تواند به میزان قابل توجهی هزینه های IT را بدون تاثیر بر قابلیت های فناوری اطلاعات سازمان کاهش دهد.
هزینه های محاسبات ابری بسیار انعطاف پذیر تر از روش های سنتی است. شرکت ها فقط باید هزینه سرور و ظرفیت زیرساخت ها به عنوان و زمانی که مورد نیاز است را پرداخت کنند. ظرفیت بیشتری را می توان برای زمان های اوج فراهم کرد و سپس زمانی که دیگر مورد نیاز نیست، از ظرفیت کمتر استفاده کنید.
حسابداری ابری در ارائه خدمات خود بسیار قابل اطمینان است. اتصال به نرم افزار همواره در حال انجام است و تا زمانی که کارکنان اتصال به اینترنت داشته باشند، می توانند از هر جایی که نیاز دارند به نرم افزار حسابداری ابری دسترسی پیدا کنند.
داده ها و برنامه های کاربردی برای کارکنان بدون توجه به جایی که در جهان هستند، در دسترس هستند. کارمندان می توانند از طریق تلفن های هوشمند و رایانه های رومیزی از یک فروشگاه خرده فروشی برای بررسی مشتریان، بازدید از مشتریان در خانه ها یا دفاترشان، کار در شرکت یا کارخانه و غیره، کار خود را در هر نقطه از طریق نرم افزار حسابدار ابری انجام دهند.
محاسبات ابری، با همکاری گروه های پراکنده از مردم به طور واقعی و به راحتی می توانند اطلاعات را در زمان واقعی و از طریق ذخیره سازی مشترک به اشتراک بگذارند. این قابلیت می تواند زمان انجام امور را کاهش دهد.
امروزه بیشتر کسب و کارها در حال تغییر مدیریت و حسابداری خود به سوی برنامه حسابداری ابری هستند. اما انتخاب نرم افزار ابری در کنار تمامی مزایایی که دارد، با موارد و مشکلاتی نیز روبرو بوده است و همین امر باعث شده تا بسیاری از صاحبان کسب و کار در تغییر روش حسابداری کسب و کار خود به حسابداری ابری، تردید داشته باشند و یا حتی از انجام آن منصرف شوند و روش های قدیمی خود را ادامه دهند.
اگر در این مقایسه به نظر برسد که کفه‌ی ترازو به سمت برتری نرم افزار حسابداری ابری نسبت به نرم افزار حسابداری است، اصلا جای شگفتی ندارد. زیرا این برتری صرفاً موضوعی واقعی و بدون اغراق است.
در حقیقت مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر باعث شده است که این نرم افزار، به یک پکیج تمام و کمال برای مدیریت و حسابداری انواع کسب و کارها تبدیل شده و به همین دلیل، پیروزی بر آن در رقابت با دیگر نرم افزارهای حسابداری سخت و دشوار باشد.
اما همه مدیران ارشد، مدیران مالی و حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک، باید بر اساس شرایط تجاری، اهدافی که در کسب و کار خود دنبال می‌کنند و همچنین منابعی که دارند، تصمیم گیری کنند که به چه نوع نرم افزاری برای مدیریت مالی کسب و کار خود نیاز دارند..
هنگام بررسی اینکه آیا یک شرکت لازم است از نرم افزار حسابداری سنتی استفاده کند یا مدیریت مالی آن به حسابداری cloud تغییر یابد، چندین عامل مهم برای مدیران و صاحبان مشاغل در نظر گرفته شده است.
مقاله پیشنهادی: اهمیت نرم افزار حسابداری در رشد کسب و کارها
کار با نرم افزار حسابداری عموما در محل فروشگاه یا کسب و کار، با تمام داده ها و نرم افزارهای ذخیره شده بر روی سرور محلی، انجام می‌شود. شرکت های کوچک و عمده‌ی استارتاپ‌های تازه کار، معمولا از روش های حسابداری سنتی استفاده می‌کنند. این انتخاب اغلب به دلیل محدودیت هایی در بودجه، عدم اطمینان از درآمد بلندمدت است و یا به این دلیل است که هنوز به درک درستی از مزایای بالقوه حسابداری تحت ابر نرسیده اند.
از سوی دیگر، در حسابداری ابری تمام داده‌ها و پردازش‌های مالی و مدیریتی، بر روی سرورهای غیر محلی شرکتی که این سرویس را میزبانی می کند، ذخیره و انجام می‌شود. این میزبانی بر اساس پرداخت یک اشتراک ماهانه است. مزیت اصلی این است که نیاز به سخت افزار و نرم افزار در محل کسب و کار کاهش یافته و یا حذف شده و از این رو در هزینه‌های خرید و نگهداری تجهیزات، صرفه جویی چشم گیری اتفاق خواهد افتاد.
مطمئنا هیچ مقایسه‌ای بدون اشاره به هزینه‌های مرتبط، کامل نخواهد بود. در این مبحث ممکن است به نظر برسد که حسابداری ابری در برابر حسابداری سنتی حرفی برای گفتن نداشته باشد و هزینه‌های آن بسیار بالاتر باشد؛ اما برنامه حسابداری ابری در این مورد نیز دست بالا را گرفته است.
برای داشتن یک برنامه حسابداری، شما باید هم از سخت افزار و هم نرم افزار خاصی خرید و استفاده کنید، برای آموزش کارکنان خود هزینه کنید و تمامی هزینه های تعمیرات و نگهداری را که ضروری است، پرداخت کنید.
هنگامی که شما حسابداری را بر روی سرورهای ابری انجام می دهید، تمام هزینه های آن در یک اجاره ی جزئی به صورت دوره‌ای خلاصه می شود. زیرا شما با هر دستگاهی که در دسترس دارید (گوشی موبایل، تبلت، کارتخوان اندرویدی و هر نوع دستگاه دیگر) می توانید مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین شکل انجام دهید.
در حالی که از امنیت اطلاعات به عنوان یکی از مزیت‌های حسابداری ابری یاد می شود ، با اطلاعاتی درباره داده های رمزگذاری شده و قابلیت تهیه نسخه پشتیبان تهیه می شود، نگرانی هایی برای برخی از صاحبان مشاغل به وجود آمده است و همین، یک از دلایل اصلی رو نیاوردن آنها به نرم افزار ابری است.
براساس گزارشی که توسط Eurostat منتشر شده است، 57 درصد از شرکت‌های بزرگ و 38 درصد از شرکت‌های کوچک و متوسط اظهار داشتند که خطر نقض امنیت عاملی است که استفاده از رایانش ابری را برای آنها محدود می کند.
یک تجزیه و تحلیل نشان داد که تقریباً 21 درصد از داده‌هایی که توسط شرکت ها در ابر بارگذاری می شوند، حاوی داده های حساس از جمله مالکیت معنوی هستند. این امر نه تنها خطر دستیابی به اطلاعات حساس را ایجاد کرده، بلکه خطر از دست دادن کسب و کار را نیز ایجاد می کند.
امنیت یکی از مهمترین مباحث مربوط به کامپیوتر و حسابداری در این روزها است؛ زیرا مجرمان سایبری به سادگی دست از خرابکاری برنمیدارند و قادر به سازگاری با هرگونه تغییر در عادات محاسبات تجاری با کامپیوتر هستند.
در حالی که در نگاه اول ممکن است که بارگزاری داده های مربوط به امور مالی و مدیریت کسب و کار شما سرورهای ابری با میزبانی شرکتی دیگر ناامن به نظر برسد، اما واقعیت این است که داده های شرکت شما به طور معمول با یک میزبان ابر از امنیتی بالاتر برخوردار خواهد شد.
از آنجا که یک میزبان خوب دارای منابع لازم برای اجرای جدیدترین و بهترین اقدامات امنیتی است، معمولاً می‌توانند محافظت به مراتب بهتری نسبت به سرورهای شخصی و محلی برای مشاغل کوچک را فراهم کند.
با شیوع ویروس کووید 19، بسیاری از کسب و کارها مجبور شدند شرکت و فروشگاه خود را تعطیل کنند، و از آنجایی که امکان تعطیلی کار و عدم پیگیری امور مالی وجود نداشت، اکثر مدیران و صاحبان مشاغل سعی کردند به جای استفاده از حسابداری سنی و یا نرم افزار که تنها بر روی سیستم شرکت و یا فروشگاه وجود داشت، از نرم افزار حسابداری ابری استفاده کنند، به چند دلیل:
با شیوع این ویروس کسب و کارها به اجبار برای حفظ بقای خود به فضای آنلاین روی آوردند و سعی کردند از روش هایی استفاده کنند که بتوانند در هر شرایطی آن را پیگیری نمایند. به همین علت که سبک بازار و استفاده از آن تفییر کرد، دیگر ادامه روش های سنتی برای مدیریت و کنترل آن پاسخگو نبود.
زمانی که از نرم افزارهای ابری برای اداره امور خود استفاده کنید، نگرانی برای انجام به موقع و رسیدگی کارکنان وجود ندارد و شرایطی مثل بیماری کرونا که موجب شد تا افراد قرنطینه شوند، این امکان را برای کارکنان ایجاد کرده بود تا بصورت دورکاری بدون استرس ناشی از پیش نرفتن امور، به فعالیت خود ادامه دهند.
بیماری کرونا باعث شد تا بسیاری از کارکنان دست از کار بکشند و از ادامه فعالیت خود در محل کار انصراف بدهند. از این رو، نرم افزار حسابداری و بخصوص از نوع ابری، برای مدیران بهترین انتخاب در بخش حسابداری بود، چرا که به صورت آنلاین و حتی خودکار بسیاری از موارد را انجام میدهد و مانده حساب و … را بصورت خودکار محاسبه می نماید و در اختیار ما می گذارد.
مقایسه نرم افزار حسابداری سنتی در مقابل حسابداری ابری؛ آینده از آن کدام یک خواهد بود؟
همانطور که در اول این مطلب اشاره شد، دلایل قانع کننده ای وجود دارد که تا سال 2020 حسابداری ابری میزبان بیش از سه چهارم از مشاغل و کسب و کارهای مختلف باشد.چشم اندازهای تجارت امروز می تواند با تغییر سریع و نیاز به انعطاف پذیری و چابکی در پاسخ به تغییر روند مصرف کننده مشخص شود. برای دستیابی به این نوع انعطاف پذیری، اکثر مشاغل امروز و آینده نیاز به اتخاذ شیوه ها و استراتژی هایی دارند که به آنها امکان رقابت با رقبای بازار را می دهد و حسابداری ابری نمونه بارز این استراتژی ها است.
این مطلب را خیلی کامل تر می توانید با مراجعه به آدرس https://clickmis.net/traditional-cloud-accounting-software/ بخوانید و لذت ببرید.
حسابداری آنلاین و ابری را از کلیک (https://clickmis.net/) بخواهید.
