امکان ندارد شاغل باشید ولی با معضل اطلاعات ناقص در مورد شرکت، پروژه یا کاری که انجام می‌دهید مواجه نشده باشید. اطلاعات و دانشی که اگر در دسترس شما باشد قطعاً کارهایتان با سرعت و دقت بیشتری پیش می‌برید. این رویارویی با مشکل باعث شکل‌گیری مفهومی با نام «شکاف دانش» شده‌است. شکاف دانش به معنی تفاوت اطلاعات فعلی کارمند، در مقابل اطلاعات مورد نیاز سازمانش است. به زبان ساده‌تر، شکاف دانش زمانی رخ می‌دهد که یک کارمند باید کاری انجام دهد اما نمی‌داند (دانش و اطلاعات مورد نیاز آن کار را ندارد) چگونه آن را انجام دهد. البته شکاف انواع مختلفی دارد که در ادامه به این موضوع هم می‌پردازم.
همان‌طور که گفتیم، شکاف دانش زمانی اتفاق می‌افتد که یک کارمند اطلاعات مورد نیاز برای انجام وظایف شغلی خود را ندارد. در مثالی اغراق آمیز، برای کاری مانند تعویض لاستیک خودرو، شکاف دانش به معنی فردی است که اصلاً نمی‌داند یک خودرو لاستیک دارد؛ چه برسد به این بخواهد آن را تعویض کند.
شکاف مهارتی موضوع ملموس‌تری است و به این معنی است که مجموعه مهارت‌های یک کارمند با مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کار او همخوانی ندارد. در مثال لاستیک خودرو، شکاف مهارتی به این معنی است که فرد نداند از چه ابزاری باید برای تعویض لاستیک استفاده کند.
در دنیای شرکت‌ها و مشاغل امروز، شکاف عملکرد اصطلاح رایج‌تری است. این مفهوم به تفاوت بین عملکرد فعلی یک کارمند و عملکرد مطلوب او می‌پردازد. به بیان ساده، زمانی که یک کارمند باید وظیفه خاصی را در نقش خود انجام دهد، اما نمی‌داند چگونه آن را تکمیل کند، شکاف عملکردی دارد. در مثال لاستیک خودرو فرد کار را انجام می‌دهد اما نه به بهترین شکل ممکن.
اصطلاح «تقسیم‌بندی دانش» به معنی شناسایی شکاف اطلاعاتی بین افراد و گروه‌های اجتماعی مختلف از نظر توانایی آنها برای جمعآوری، پردازش، استفاده و اشتراک‌گذاری اطلاعات مختلف است. این اصطلاح در یک شرکت یا سازمان به طور خاص به معنی انبوه اطلاعاتی است که سرمایه فکری شرکت را تشکیل می‌دهد و از دل افراد فعال در آن شرکت به وجود می‌آید. مفهوم «شکاف دانش» ارتباط نزدیکی با «تقسیم‌بندی دانش» دارد. موضوع با اهمیت در این زمینه، دانشی است که در طول سال‌ها در محلی به نام «پایگاه دانش» جمعآوری میشود. مفاهیم «تقسیم دانش» و «شکاف دانش» به هر دو نوع دانش ضمنی و آشکار مرتبط‌اند و به کارکنان و بخش‌ها اجازه دسترسی و استفاده از آنها را برای تصمیم‌گیرهای مبتنی بر داده می‌دهد.
همیشه نمی‌توان از دانش موجود در شرکت استفاده کرد، چراکه این دانش به‌راحتی در همه زمینه‌ها قابل‌دسترس نیست یا بسته به بخش‌هایی که این دانش را ایجاد و استفاده می‌کنند، سازمان‌دهی و دسته‌بندی نشده‌است. ازطرفی در بین بخش‌های مختلف، دستورالعمل‌ها و خط‌مشی‌های مشترکی که نحوۀ جمعآوری و سازمان‌دهی اطلاعات را توضیح دهد وجود ندارد. همین اتفاق باعث ایجاد سیلوهای اطلاعاتی میشود که اشتراک‌گذاری دانش را سختتر می‌کند. در برخی موارد هم ممکن است به دلیل جو فرهنگی خاص یک شرکت، کارمندان اهمیت اشتراک‌گذاری دانش ضمنی را درک نکنند. این مشکلات باعث میشود که بسیاری از داده‌ها و اطلاعات در اسناد شرکت به فراموشی سپرده شوند و «دانش ضمنی» هیچگاه به دانش آشکار تبدیل نشود. این فرایند همچنین بر زمان و انرژی کارمندان تأثیر می‌گذارد چراکه نبود این فرهنگ وقت آنها را برای جستجوی اطلاعات یا ایجاد اسناد جدید تلف می‌کند.
شکاف دانش زمانی به چشم می‌آید که یک کارمند قادر به انجام‌وظیفه کاری خود نباشد. ولی دقیقا چه چیزی باعث ایجاد و تشدید این مفهوم میشود؟ از جمله این موارد می‌توان به نکات زیر اشاره کرد:
اگر می‌خواهید شکاف دانش را در سازمانتان از بین ببرید، باید بدانید که هیچ راه‌حل یکسانی برای تمام شرکت‌ها وجود ندارد. سازمان‌ها نباید تصور کنند که شکاف دانش صرفاً یک مشکل آموزشی است، چرا که عوامل فردی و محیطی هم بر این مفهوم تاثیرگذار است. در نتیجه برای پیداکردن شکاف‌های دانش کارمندان خود باید روش‌های مختلفی را امتحان کنید.
از جمله این روش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
با انجام همه یا بخشی از مراحل بالا، می‌توانید مطمئن شوید کارکنان آنچه که واقعاً برای انجام موفقیت‌آمیز وظایفشان نیاز دارند را دریافت کرده‌اند.
بسیار مهم است که بدانید کارکنان شما چه چیزهایی را نمی‌دانند. البته طبیعی است که هر قدر یک سازمان بزرگ‌تر باشد، احتمال بروز شکاف دانش بیشتر میشود. این شکاف بین اطلاعاتی که کارکنان باید داشته باشند و اطلاعاتی که در حال حاضر به آنها دسترسی دارند شکل می‌گیرد. بنابراین همزمان که روی آموزش مستمر سرمایه‌گذاری می‌کنید سیاست‌هایی تشویق کارکنان به‌اشتراک‌گذاری دانش، ایده‌ها و اطلاعات را هم اجرا کنید. قبل از اینکه شکاف دانش تأثیر نامطلوبی روی عملکرد کارکنان بگذارد باید بفهمید کدام دانش ثبت شده‌است و کدام یک ثبت نشده‌است.
پیشرفت‌های عظیمی که در زمینه هوش مصنوعی شکل گرفته؛ باعث شده که ابزارهای تجاری بیش از پیش قدرتمند و آسان شوند. به لطف یادگیری ماشینی و نرم‌افزار پردازش زبان طبیعی مانند چت GPT، می‌توان پایگاه دانش شرکت را با کمترین تلاش جمعآوری کرد. آن را به‌روز نگه داشت و به‌راحتی برای همه بخش‌ها (صرف‌نظر از اینکه در کجا واقع شده‌اند) در دسترس قرار داد.
وقتی که کارمند جدیدی وارد شرکت میشود، باید آموزش ببیند و تمام دانش شرکتی مورد نیازش به او منتقل شود. البته و با توجه به اینکه فرایندهای آموزشی معمولاً شامل حجم زیادی از اطلاعات و دانش است؛ بعید است که کارمند جدید بتواند به‌راحتی خود را با این انبوه این اطلاعات وفق دهد. اینجاست که معارفه و معاشرت سازمانی کارکنان اهمیت پیدا می‌کند و باید به فرایند آماده‌سازی کارکنان جدید برای کار اهمیت دهید. باید تمرکز را بر اطلاعاتی که واقعاً به آنها نیاز دارند و ابزارهای دسترسی به اسناد شرکت بگذارید.
بهترین راه برای پیداکردن شکاف‌های دانش و از بین بردن آنها این است که مطمئن شوید فرایند آموزش و یادگیری انجام شده یا خیر؟؛ در این راستا ارزشیابی انجام شده است؟. هر دو مورد یعنی آموزش و ارزشیابی باید به‌صورت مستمر انجام شوند. معمولاً در شرکت‌ها روند به این گونه است که به‌محض پایان یک فرایند یادگیری دیگر اطلاعاتی ثبت نمی‌شود. برای حل این مشکل باید بتوانید این اطلاعات را به کمک کارمندان تا زمان استفاده به طور مداوم به‌روز کنید. برای اینکار در فواصل زمانی مشخص اطلاعات را به‌روز کنید و به‌صورت مداوم این فرایند یادگیری و به‌روزرسانی را انجام دهید.
خلاصۀ مقاله در کمتر از ۳۰ ثانیه:
در جهان امروز که فضاهای کار دیجیتال روزبه‌روز رایج‌تر و دورکاری بیشتر می‌شوند؛ لازم است برای جلوگیری از شکاف دانش در سازمان، دستورالعمل‌های خاصی را رعایت کنیم. این امر مستلزم به اشتراک گذاشتن دانش و استفاده از ابزارهایی است که به کمک آنها می‌توان دانش را به‌آسانی بازیابی کرد. دانش به اشتراک‌گذاشته شده در شرکت می‌تواند بر شکاف دانش احتمالی بین کارکنان یا دپارتمان‌ها غلبه کند و به شرکت کمک کند تا از سرمایه‌ای به نام دانش سازمانی استفاده کند.
