با اصل 20/80 برنامه ریزی محیط کار خود را اثربخش تر کنید

Pareto principle
Pareto principle

مطمئنا همه ما بارها شده که لیست کارهایی که باید انجام بدهیم را نوشتیم ولی باز بسیاری از کارهایی که مدنظرمان بوده را انجام ندادیم و علاوه بر نارضایتی از کار، به استرس و نگرانی هایمان افزوده شده است و به همین دلیل گاها از لیست کردن کارهایمان خودداری میکنیم و دلیل آن هم ناکارآمد بودن عنوان میکنیم.

اما سوال اینجاست که آیا اصل 80-20 یا همان اصل پارتو را در برنامه ریزی و اجرای وظایفمان در محل کار انجام می دهیم؟

اگر این کار را بکنیم، به خاطر کارآیی و اثربخشی بیشتر و نیز رضایتی که در آن روز کاری داشته ایم متوجه آن خواهیم شد و در اصل لیست کارهایی که روزانه و یا ماهانه از کارهایمان مشخص میکنیم می دانیم که کدام کار مهمه و ما باید واقعا این کار را انجام دهیم.

حالا سوال اینجاست که اصل 80-20 چیست؟

قاعده ۸۰ - ۲۰ یا اصل پارتو مبتنی بر این ایده است که درصد نسبتا کوچکی از هر دلیلی (۲۰ %)، بیش‌ترین تاثیرات (۸۰ %)را ایجاد می‌کند. این اصل می تواند برای تمامی کارهایی که مادر طی شبانه روز انجام می دهیم (شخصی،کاری، تحصیلی) نیز تعمیم داده شود.
بیشتر ما، تمام روز کاری کار میکنیم، ولی به ظاهر کار زیادی انجام نمی‌دهیم و این تنها به این دلیل است که وقتمان را صرف کارهایی می‌کنیم که از ارزش کمی برخوردارند و در عوض در انجام یکی دو فعالیتی که می تواند تغییر اساسی در کارمان ایجاد کند، تنبلی می‌کنیم. با ارزش‌ترین کارهایی که می‌توانیم انجام دهیم، معمولاً سخت‌ترین‌ها هستند اما نتیجه‌ای که از انجام آنها می‌توانیم بگیریم، بزرگ و ارزشمند خواهد بود.

اگر 20% تلاشهایمان را برای 80% نتایج متمرکز نکنیم، احتمالا 80% تلاش را صرف 20% نتیجه می کنیم !
(این جمله را چندبار بخوانید و آنرا در ذهنتان تحلیل کنید)

این پنج مرحله را امتحان کنید:

  • از انتهای کار شروع کنیم یعنی به این سوال جواب دهیم که نتیجه‌ای که از انجام کارهای روزانه می‌خواهیم چیست؟
  • زمانی که این مورد را مشخص کردیم ،باید آن را به اقداماتی که برای رسیدن به آن نیاز داریم، تقسیم کنیم.
  • کارهایی را که می‌توانیم انجام دهیم و باید یاد بگیریم چطور کار را اولویت‌بندی کنیم.
  • این کار را تا اتمام زمان کاریتان تکرار کنیم، به معنای بهتر لیستی از کارها به صورت پویا داشته باشیم.
  • و در انتها حتما روز کاریمان را با کارهای مهم، سخت و پر اهمیت شروع کنید.

خب با رعایت این ها ما با موفقیت از قانون ۸۰ - ۲۰ استفاده کرده‌ایم!

اصل مطلب؟

به خودمان اعتماد کنیم، کارهایی در لیست خود قراردهیم را انجام دهیم و درواقع آن کاری که مهم تر (و بقولی با انجام آن خیالتان راحت می شود) را ابتدا انجام دهیم.
خیلی خب، حتی لیست کارهایی که می بایست انجام دهیم را نیز براساس اصل ۸۰ - ۲۰ بنویسیم. مطمئنا از لیست مثلا 10 تایی کارهای امروز شما یک یا دو کار مشخصا هست که مهم تر و البته انجام آن بسیار موثر تر خواهد بود،آن کارها را با الویت بالا برای انجام آن انتخاب کنیم.
پس یکبار دیگر لیست کارهای روزانه خودمان را ببنیم و آن فعالیت ها را انتخاب و ستاره دار کنیم.

لیست وظایف روزانه ویژه کارمندان نمونه “طرح روژانو
لیست وظایف روزانه ویژه کارمندان نمونه “طرح روژانو

نتیجه نهایی کارمان با استفاده از اصل پارتو (20/80) در محیط کار باعث افزایش حس رضایت شغلی در ما و نیز اعتماد به نفس بیشتر در انجام کارهای محوله است و مطمئنا استفاده آن در هدف گذاری، مدیریت زمان، زندگی عاطفی و اجتماعی نیز موثر و کاربردیست.

جالب است بدانید که اصل 60/30/10 نسخه جدید اصل پارتو 80/20 است که مطمئنا در آینده درباره آن و همچنین تاثیر آن در برنامه ریزی محیط کار خواهم نوشت.

حالا پیشنهاد می کنم که “لیست وظایف روزانه ویژه کارمندان نمونه “طرح روژانو” را دریافت کنید و برنامه کاری خود را در لیست یادداشت کنید و براساس اصل پارتو کارهای مهم را اولویت بندی و ستاره دار کنید.

پیشنهاد مطلب مرتبط : کارهایمان را فهرست کنیم، سپس از آن لذت ببریم

منبع | سوده محمدآبادی