مراحل ساخت فرایند در نرم افزار نرم افزار BPMS بیزاجی

نرم افزار BPMS یک سیستم یا نرم افزار است (نه یک راهکار جامع) که ماموریت حمل داده ها و کنترل فرایندهای سازمانی را بر عهده دارد. نرم افزار BPMS بر اساس مسیر تعیین شده می تواند داده ها را جا به جا نماید. حال این داده می­تواند چند فیلد استرینگ یا اینتیجر باشند و یا تصاویر، فایل و ....

همانطور­که گفته شد ماموریت و وظیفه نرم افزار BPMS فقط و فقط حمل داده بر اساس مسیر تعیین شده است و وظیفه دیگری ندارد. گرچه بعضی از شرکت ها با افزودن اجزا و ابزار جانبی از نرم افزار BPMS کاربری های دیگری نیز ساخته اند که از آن جمله می توان به پورتال سازمانی، وبسایت تجاری، فروشگاه اینترنتی، تقویم مدیریت جلسات و ... را نام برد اما واقعیت این است که یک سیستم نرم افزار BPMS خالص هیچ کدام از موارد فوق را ندارد و تنها مامور حمل داده بر اساس مسیر تعیین شده است.

البته اجزای فوق در نرم افزار BPMS حرفه ای دیده نمی شوند و سیستم های ضعیف تر برای جلب مخاطب و فروش بیشتر اقدام به افزودن اجزای فانتزی به آن نموده اند و به هر حال این نوع از نرم افزار نیز مخاطبان خاص خود را دارد.

بسیاری از نرم افزار های نرم افزار BPMS حتی UI یا واسط کاربری ندارند و به صورت موتور محرک فرایندها در سایر نرم افزارها مورد استفاده قرار می­گیرند که اغلب OPEN SOURCE ها نیز اینگونه هستند.

یک سیستم نرم افزار BPMS استاندارد از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

1) نرم افزار طراحی یا استودیو طراحی و ساخت فرایندها که اغلب تحت ویندوز است.

2) کارتابل جریان کار که محلی برای استفاده توسط کاربران نهایی است که اغلب تحت وب می باشد.

بخش اول یا همان استودیو توسط طراحان مورد استفاده قرار می گیرد. این بخش غالباً به صورت یک ویزارد است که طی چند گام فرایند در سیستم ایجاد می شود و پس از انتشار توسط کاربران نهایی قابل استفاده است.

بخش دوم همانند کارتابل اتوماسیون اداری یا MailBox ایمیل ها عمل می­کند و کاربر می­تواند فرایند مورد نظر خود را در آن آغاز نماید یا فرایندهای واصله را مشاهده کرده و اقدام نماید.

اغلب نرم افزارهای BPMS در داخل استودیو طراحی خود محیطی برای طراحی فرم های کاربری نیز دارند که این بخش یکی از قسمت های مورد علاقه برنامه نویسان است چون می توانند برای برنامه های خود در مدت بسیار کوتاه فرم های یک دست و استاندارد داشته باشند.

غالباً طراحی فرم ها در نرم افزار BPMS به صورت DRAG AND DROP انجام می شود که این ویژگی یکی از نکات بارز نرم افزارهای استاندارد BPMS است.

در نرم افزار Bizagi فرایندها در محیط استودیو طی 7 مرحله ساخته شده و به نرم افزار تبدیل میشوند که در شکل زیر ملاحظه مینمایید.

هر یک از مراحل فوق بطور مجمل در ادامه تشریح خواهند شد.

در این بخش در نظر داریم بطور کوتاه به آموزش کلیاتی جهت کار با نرم افزار BPMS شرکت Bizagi بپردازیم. کار با نرم افزار Bizagi BPMS خیلی پیچیده نبوده و این ابزار جزء نرم افزار BPMS های کاربرپسند تلقی میگردد.

پس از نصب نرم افزار BPMS شرکت بیز ای جی و باز کردن برنامه تصویری بصورت زیر نمایش داده میشود:

مطابق شکل بالا امکان تعریف پروژه جدید یا باز کردن یکی از پروژه های فعلی وجود دارد که ما یکی از پروژه های موجود را باز میکنیم.

برای ساختن یک پروژه جدید طبیعتاً بر روی گزینه New کلیک کنید.

به منظور ساخت فرایند در نرم افزار Bizagi BPMS باید 7 مرحله طی شود که به ترتیب عبارتند از:

1. طراحی مدل فرایندی

2. طراحی مدل داده یا دیتا مدل

3. طراحی فرم

4. تعریف قوانین تجاری

5. تعریف کاربران

6. یکپارچه سازی

7. اجرای فرایند

که در ادامه هر یک از مراحل را توضیح خواهیم داد.

مرحله اول: طراحی مدل فرایندی

کاربر با استفاده از زبان استاندارد BPMN2 که زبان بسیار کاملی برای مدلسازی فرایندهاست، مدل فرآیندی مورد نظر خود را طراحی میکند.

امکان شکست یک فرآیند به چند زیر فرآیند نیز وجود دارد. دلیل این امر این است که بتوان یک فرآیند بزرگ را به چند بخش تقسیم شکسته تا هم تحلیل ساده تری داشت و هم کارایی نرم افزار در فرایندهای بزرگ و حجم داده ای بالا افزایش یابد. در واقع استفاده از زیرفرایندها یکی از تکنیک های مدلسازی است که برای فراگیری انواع زیرفرایند باید به استاندارد BPMN2 مسلط شوید.

همچنین امکان Import مدل‌های ایجادشده در Visio یا Export به آن و تمامی نرم‌افزارهایی که از این استاندارد پشتیبانی می‌نمایند نیز وجود دارد.

این ابزار اکثر پترن ها و الگوهای مربوط به استاندارد BPMN2 را پشتیبانی مینماید. با استفاده از استاندارد BPMN2 و پترن های موجود در آن میتوان فرایندهای پیچیده سازمان را به سادگی مدلسازی نمود.

مرحله دوم: طراحی دیتا مدل یا مدل داده

در این بخش مدل ذخیره‌سازی اطلاعات تعریف خواهد شد. در واقع فیلدهایی که در فرم ها استفاده خواهند شد را در این مرحله ایجاد خواهیم کرد.

امکان استفاده از دیتا مدل و جداول تعریف‌شده در همین فرآیند و یا سایر فرآیند­ها به جهت جلوگیری از ایجاد افزونگی دیتا وجود دارد. به همین دلیل است که به راحتی میتوان بسیاری از فرایندهای ساخته شده را به‌صورت یکپارچه طراحی و بین فرآیند­های سازمان یکپارچگی ایجاد کرد.

در واقع برای دوستانی که با نرم افزار Access کار کرده اند، این مرحله تا حدود زیادی آشنا خواهد بود.

قابلیت بسیار خوب دیگری که در این بخش وجود دارد این است که می‌توان موجودیت ها و جداول دیگر را از سایر پایگاه های داده سازمان (بصورت Virtualized Entity یا Replicated Entity) به این مدل داده اضافه نمود.

مرحله سوم: طراحی فرم ها

بر اساس مدل داده ای طراحی شده در مرحله دوم، میتوان در این مرحله فرم های سازمانی را به ازای هر یک از مراحل فرایند ایجاد نمود. به عبارت دیگر هر مرحله یا Task از فرایند باید فرمی داشته باشد.

نحوه ساخت فرم ها بصورت ساده و با Drag and Drop است.

همچنین امکان ساختن فرم های مشترک یا Reusable Form ها نیز وجود دارد. بطوریکه یکبار یک فرم را طراحی نموده و در فرایندهای مختلف از آن استفاده مینماییم. قابلیت ساخت فرم های تو در تو، گرید و... نیز وجود دارد.

مرحله چهارم: تعریف قوانین تجاری

در این بخش باید قوانین مربوط به فرایند را تعیین نمود. در قسمت هایی که نماد لوزی (Gateway) بکار رفته است باید قوانین رو تعریف نمود. به اینصورت که روی هر یک از یال های خروجی از Gateway کلیک کرده و به صفحه ای به شکل زیر وارد میشویم.

در این قسمت و از سمت چپ فیلدی که باید بر اساس آن تصمیم گیری صورت پذیرد را انتخاب و با Drag and Drop آنرا به سمت قوانین هل میدهیم و شرط مورد نظر را انتخاب میکنیم. مثلاً در مثال بالا مشخص میکنیم که اگر وضعیت تایید سند برابر باشد با تایید، فرایند از این مسیر به حرکت خود ادامه دهد.

در قواعد پیشرفته امکان مراجعه به سایر سیستم های سازمانی برای تعیین مسیر فرآیند نیز وجود دارد. مثلاً در طول فرایند مرخصی به سیستم حضور و غیاب مراجعه و در صورت داشتن مانده مرخصی ادامه مسیر طی شود.

همچنین امکان دریافت اطلاعات از سایر سیستم ها توسط WebService ها و تصمیم گیری بر اساس آنها نیز وجود دارد.

مرحله پنجم: تعریف کاربران

در نرم افزار BPMS بیزاجی این امکان وجود دارد تا شما با یک کاربر ادمین تمام مراحل یک فرایند را اجرا و سناریوهای مختلف آن را تست کنید و در صورت تایید اقدام به تعریف کاربران نمایید. این اقدام به جهت جلوگیری از لاگین کردن های متعدد در زمان ساخت و تست فرایند است.

همچنین امکان انتصاب با استفاده از اطلاعات چارت سازمانی، موقعیت های جغرافیایی، نقشهای سازمانی و.. و قابلیت تعیین اولویت مجریان فرآیند از سایر نرم افزارها نیز وجود دارد.

همچنین امکان تعیین انواع روش های تخصیص کار به ایفاکننده‌ی فعالیت وجود دارد:

· گزینه First available ارسال کار به اولین شخصی که وارد میز کار خود شود.

· گزینه By load بر اساس حجم کارهای موجود در میز کار افراد و اختصاص کار به شخصی که کار کمتری دارد.

· گزینه Every One: ارسال همزمان کار به میزکار کلیه افراد واجد شرایط و حذف از همه میزکارها در صورت انتخاب توسط اولین نفر

· گزینه Ad Hoc: تعیین نفر بعدی توسط کاربر قبلی بصورت انسانی

· تخصیص کار به­ صورت دستی

گام ششم: یکپارچه سازی

این بخش امکان یکپارچگی با سایر سیستم های کاربردی سازمان را فراهم میکند. برای مثال در انتهای فرآیند ماموریت، نیاز است سوابق آن در سیستم منابع انسانی درج گردد. در این بخش می‌توان در هر قسمت از فرآیند، سیستم های سازمانی را با استفاده از وب سرویس به یکدیگر متصل نمود.

همچنین با استفاده از امکان Collaboration میتوان فرایندهای سازمانی را به هم متصل کرده و به اصطلاح End To End کرد.

مرحله هفتم: اجرا

در این مرحله فرایند ساخته شده طی شش مرحله قبل اجرا میشود. کاربر بازدن دکمه Deploy میتئاند فرایند را در محیط عملیاتی بارگذاری کرده تا کاربران نهایی از آن استفاده نمایند.

همچنین امکان یکپارچگی با Active Directory و LDPAنیز وجود دارد.

همانطور که در شکل پایین می بینید نرم افزار Bizagi سه دیتا بیس مستقل دارد که مدیریت کار را تسهیل خواهد نمود.