ایران استخدام
ایران استخدام
خواندن ۲ دقیقه·۲ سال پیش

مهارت ها و وظایف مسئول دفتر چیست؟

مسئول دفتر کیست؟

منشی در لغت به معنای ایجاد کننده، به ‌وجود آورنده و ابداع کننده است. اما در پاسخ به این سوال که مسئول دفتر کیست باید بگوییم در کسب و کار و ادبیات روزمره، منشی یا مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام شود و بتواند با استفاده از استعدادها و خلاقیتش، وطایفش را به خوبی انجام بدهد. او اهداف را شناسایی می‌کند، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی می‌کند، تصمیم می‌گیرد و سپس اجرا می‌کند.

مطلب مرتبط: منشی کیست و چه مهارت هایی نیاز دارد؟

مهارت های مسئول دفتر

هر شغلی به افرادی نیاز دارد که مهارت‌هایی ویژه داشته باشند. از مهارت های عمومی و تخصصی و توانایی های مسئول دفتر نیز می‌توان به این نمونه‌ها اشاره کرد:

مهارت های عمومی

  • پیگیری
  • روابط عمومی بالا
  • اعتماد به نفس بالا
  • مسئولیت‌پذیری
  • مدیریت استرس
  • خلاقیت، مدیریت زمان
  • تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان.

مهارت های تخصصی

همچنین از مهارت‌های تخصصی این شغل تسلط بر:

  • نرم ‌افزارهای آفیس
  • آشنایی با زبان انگلیسی
  • توانایی انجام مکاتبات اداری
  • آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش‌ دهی است.
مطلب مرتبط: مسئول دفتر حرفه‌ای کیست و وظایف مسئول دفتر کدام اند؟
مسئول دفتر
مسئول دفتر

وظایف اصلی و فرعی مسئول دفتر

  • درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد/ شرکت در رابطه با آنها
  • تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد
  • اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
  • ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
  • یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
مشاهده آگهی های استخدام مسئول دفتر
  • برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
  • برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
  • هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
  • دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
  • تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
  • اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق

سخن پایانی

ما در این مقاله سعی کردیم منشی و مسئول دفتری را به شما بشناسانیم و با وظایف و تخصص‌های این گونه از افراد که در جامعه مشغول به کار هستند بیشتر آشنا بشویم.

اگر شما به این کار علاقه دارید و در آن به کسب سابقه و تجربه پرداخته‌اید می‌توانید به عنوان کارجو به سایت ایران استخدام رجوع و با بررسی فرصت های شغلی مورد نظر خود اقدام به ساخت رزومه از طریق سیستم رزومه ساز رایگان ایران استخدام کرده و به طور مستقیم برای کارفرمایی که در این زمینه درج آگهی استخدام نموده است ارسال نمایید.

منبع: ایران استخدام

مسئول دفتراستخدام مسئول دفترایران استخداماستخدامکار
کاریابی مجازی در سراسر کشور
شاید از این پست‌ها خوشتان بیاید