بعد از دوران کنکورم، هیجان خیلی زیادی برای یادگیری چیزهای جدید داشتم. همایش‌ها و سمینارهای مختلفی می‌رفتم و تا می‌توانستم دوره آموزشی تهیه می‌کردم. تا مدت زیادی فکر می‌کردم که مدرس و نحوه پرزنتیشن (Presentation) اهمیت چندانی ندارد و محتوا مهم‌ترین چیز است؛ اما بعد از چند دوره که زیادی به دلم ننشستند، متوجه شدم که روش ارائه و چیدمان محتوا در پرزنتیشن اگر بیشتر از خود محتوا اهمیت نداشته باشد، کمتر هم اهمیت ندارد.
بالاخره همه ما یک روز مجبور به ارائه و سخنرانی می‌شویم. فرقی نمی‌کند که یک دانشجو باشیم و بخواهیم در کلاس مطلبی را پرزنت کنیم، کارمند باشیم و روند حیطه کاری خود را به هیئت مدیره نشان دهیم و یا سخنرانی باشیم که به یک رویداد دعوت شده است. پرزنتیشن ما زمانی خوب است که مخاطب ما بتواند آن چه را ما می‌خواستیم به او بفهمانیم را برداشت کند. اگر چیز اضافه‌تری نیز متوجه شد که چه بهتر. اما چگونه این کار را انجام دهیم؟
قرار است در ادامه قدم به قدم به شما نشان دهم تا با چه ترتیبی محتوای خود را برای مخاطب بازگو کنید. اولین و مهم‌ترین قدم، مقدمه ارائه است.
مهم‌ترین چیزی که شما باید در مقدمه به مخاطب بگویید، هدف و نتیجه‌ای است که قرار است به آن برسید. در واقع مخاطب باید بداند که به ازای زمانی که برای شما می‌گذارد چه چیزی به دست می‌آورد. برای اینکه بهتر متوجه منظور من شوید، توجه شما را به سؤالات زیر جلب می‌کنم:
شما باید بتوانید به سؤالات بالا در ابتدای ارائه خود پاسخ دهید. اگر مخاطب فایده و کاربرد ارائه شما را نفهمد و نتواند آن را در زندگی خود شخصی‌سازی کند، چیزی از ارائه شما نخواهد فهمید. به عنوان مثال، فرض کنید که من می‌خواهم در زمینه “فروش بهتر در اینستاگرام” یک سخنرانی داشته باشم. مخاطب من باید با مفاهیم بازاریابی، کارکرد شبکه‌های اجتماعی و سنجه‌های فروش در فضای مجازی آشنایی داشته باشد. مخاطب باید بداند که منظور من از فروش دقیقاً چیست. تا انتهای سخنرانی، من باید حداقل یک راهکار با مثال واقعی از افزایش فروش در فضای اینستاگرام به مخاطب ارائه کنم.
احتمالاً شما هم حداقل یک بار اسم آقای هرمان ابینگ هاوس (Hermann Ebbinghaus) و منحنی فراموشی را شنیدید. اما این روانشناس آلمانی منحنی دیگری تحت عنوان منحنی یادگیری نیز دارد که یادگیری را نیز دسته‌بندی می‌کند. پیشنهاد می‌کنم ابتدا این مطلب را در متمم مطالعه کنید و بعد به نتیجه‌گیری من توجه کنید.
در یک پرزنتیشن شما نمی‌توانید مفاهیم سنگین را به مخاطب ارائه دهید و جنس تعاریف شما بهتر است از جنس یادگیری سریع یا تدریجی (در پرزنتیشن‌های طولانی) باشد. البته اگر نیازمند ارائه مفاهیمی هستید که الگو یادگیری آن‌ها S یا مسئله‌محور است، پیشنهاد می‌کنم مقدمه‌ای بیان کنید تا صرفاً ذهن مخاطب در ادامه پرزنتیشن با شما همراه باشد.
باید توجه کنید که ممکن است برخی از اطلاعاتی که شما به مخاطب می‌دهید به هر دلیلی در ذهن او نماند؛ من پیشنهاد می‌کنم که در ابتدای پرزنتیشن خود، برای محتوای خودتان سؤالاتی طرح کنید و در ادامه به آن سؤالات پاسخ دهید. بگذارید با همان مثال “فروش بهتر در اینستاگرام” جلو برویم. فرض کنید در جایی از این ارائه شما قرار است قیف فروش را تعریف کنید؛ بهتر است در ابتدای ارائه خود سؤالی تحت عنوان “چگونه یک آدم عادی به مشتری ما تبدیل می‌شود؟” یا سرراست‌تر “قیف فروش چیست و چگونه به فروش ما کمک می‌کند؟” را قرار دهید و بعد شروع به توضیح قیف فروش کنید. قبل از اینکه سراغ تیتر بعدی بروید، عنوان کنید که به این سؤال پاسخ دادید و سؤال دیگری مطرح کنید و به همین ترتیب الی آخر.
این قانون از گای کاوازاکی، سفیر و مبشر برندهای معروفی همچون اپل، مرسدس بنز، کانوا است. او پیشنهاد می‌کند که فایل پرزنتیشن شما حداکثر 10 اسلاید داشته باشد؛ بیش از 20 دقیقه طول نکشد و اندازه فونت شما کمتر از 30 نباشد. علت قانون آخر این است که هرچه اندازه فونت شما بزرگ‌تر باشد، اطلاعات شما درون هر اسلاید کمتر می‌شود. در واقع باعث می‌شود تا به جای روخوانی از اسلایدها، واقعاً خودتان پرزنت کنید. به عنوان یک قاعده کلی، اسلایدها باید نمایش جانبی برای شما به عنوان ارائه دهنده باشد. مجموعه‌ای از اسلایدهای خوب بدون ارائه کننده خوب، فایده‌ای ندارد. اگر نیاز به ارائه اطلاعات بیشتر دارید، یک جزوه چاپ کنید و آن را به مخاطبان خود بدهید.
آدم‌ها به گونه‌ای برنامه‌ریزی شده‌اند که به داستان‌ها پاسخ دهند. داستان‌ها به ما کمک می‌کنند تا به مطالب توجه کنیم و آن‌ها را بهتر به خاطر بسپاریم. اما چگونه برای پرزنتیشن خود داستان‌سرایی کنیم؟
انسان‌ها داستان دارند. اشیا، اطلاعات و مقالات این‌گونه نیستند. بنابراین از خود بپرسید که “چه کسی” مستقیماً در موضوع شما دخالت دارد که می‌توانید از او به عنوان نقطه کانونی داستان خود استفاده کنید. به عنوان مثال، به جای صحبت کردن در مورد اتومبیل (مثالی از محصولات شرکت خود)، می توانید روی شخصیت‌های خاصی مانند رانندگانی که خودرو برای آن‌ها در نظر گرفته شده است، افرادی که به دنبال سرعت و ماجراجویی هستند، مهندسانی که برای طراحی مقرون به صرفه‌ترین خودروی قابل تصور تلاش کردند و موارد اینچنینی صحبت کنید. در واقع شما باید بفهمید که برای چه مشکلی، راه حل پیدا کرده‌اید. ساده‌تر بگویم، چه دردی را دوا می‌کنید؟ داستان پیدا کردن دوا را بگویید.
در نهایت، باید به آن چیزی که می‌گویید معتقد باشید. باید آن را لمس کرده باشید. حتی اگر هیچ یک از مخاطبان به موضوع ارائه شما علاقه‌مند نباشند، نیاز به دانستنش را احساس می‌کنند. شاید غیرواقعی و مسخره به نظر برسد؛ اما باور کنید که مخاطب اشتیاق و میزان اهمیت ارائه برای شما را می‌فهمد.
