مهمترین هدف از شرکت در یک کنفرانس علمی چیه؟ احتمالا پاسخ شما یه جورایی به علم مربوط میشه مثل اینکه افزایش دانش، آشنایی با یافته های نوین علمی، ارائه یافته های نوین خودمان یا شناختن دانشمندان در رشته ای خاص و استفاده از نظریاتشون. اما باید بهتون بگم که پاسختون کاملا صحیح نیست. یکی از اهداف فرعی مون شاید این جور چیزها باشه ولی مهمترین هدفمون نیست. این قبیل اهداف با خواندن و نوشتن کتاب ها و مقالات با هزینه کمتر هم امکانپذیره. چرا باید هزینه کنیم؟ هزینه های صدور روادید تا هزینه های اقامت و احیانا خرید سوغاتی را بپردازیم تا با یک مفهوم علمی آشنا بشیم یا به دیگران از یافته های خودمان بگوییم؟ قبل از اینکه برم سراغ یه تجربه شخصی از شرکت در یک رویداد علمی در سال ۲۰۱۷ در کشور مجارستان، بهتره یه مقدار با تعاریف و تفاوت انواع رویدادهای علمی آشنا بشیم.
کنفرانس
بزرگ ترین (از لحاظ تعداد افراد شرکت کننده و روزهای برگزاری) و با کلاس ترین رویداد ممکن در یک زمینه مشخص حرفه ای که به صورت ملی یا بین المللی برگزار میشه و دارای تمام قسمت ها رایج یک همایش مانند سخنرانان اصلی مدعو، سخنرانان فرعی و محققین و نمایش و ارائه پوسترها است. کنفرانس یا همایش فرم رسمی و مفصل تر سمینار و ورکشاپ یا کارگروه ها هستن و یک کنفرانس می تونه شامل چند سمینار یا ورکشاپ نیز باشه.
سمپوزیوم
آنچه می توان فصل مشترک کنفرانس و سمپوزیوم دانست اینه که سمپوزیم یه جورایی مینی کنفرانسه و موضوعات مطرح شده در آن تخصصی تر بوده و از اینرو دایره مخاطبانش کوچکتر هستن. در سمپوزیوم ها نیز همان روال کنفرانس معمولا رعایت میشه اما در ابعاد کوچکتر.
ورکشاپ و سمینار
این دوتا رویداد از لحاظ ابعاد و اینکه مشخصا روی یک موضوع خاص با جزییات بیشتر تمرکز دارن، به همدیگه خیلی شبیه هستن. تنها تفاوت اینه که توی ورکشاپ همینجوری که از اسمش پیداست، مخاطبان کمی دست به آچار میشن تا مستمع صرف نباشن. معمولا توی ورکشاپ ها چیزهای بیشتری دستگیر مخاطبها میشه برای همین برای ثبت نامش پول بیشتری میدن و اصطلاحا مخاطبهای ورکشاپ زخمی میشن و میرن. زخمیه یه مبحث علمی که تا مدتها ذهنشون درگیر التیام زخم می مونه.
ریتریت
آخرین نوع رویدادی که میخوام در موردش توضیح بدم ریتریت هاست. شاید خیلی شاهد برگزاری این رویداد در ایران نباشید و یا به شکل دیگه اون تجربه کرده باشید. ولی اون چیزی که رایج هست اینه که معمولا یه موسسه یا یه ابرگروه حرفه ای یا تحقیقاتی با برگزاری این رویداد سالانه سعی می کنه سازمان خودشو منسجم تر کنه و چشم انداز و رسالتشو در کنار راه طی شده به اعضای خودش یادآوری کنه. در عین حال یه فرصتی باشه که به دور از فشار کار روزمره، همکاری های جدید شکل بگیره و اعضای جدید و قدیم بهتر با هم هماهنگ بشن.
حالا بریم سراغ رویدادی که من شرکت کردم که شاید نسل نوعی از برگزاری رویداد باشه و در هیچ کدام یا همه تعاریفی که باهم مرور کردیم بگنجه. شاید تا الان حدس زده باشید که توی این نوشته نمی خوام به ابعاد علمی این رویداد بپردازم و بیشتر جنبه های ایجاد شبکه آشنایی تاکید کنم.
قبل از شرکت در رویداد یه چیزی که برای من خیلی جالب توجه بود درخواست برگزار کننده های رویداد به ارسال پیش پروپوزال یه کار تحقیقاتی یا همان بیان مسئله به غیر از خلاصه مقاله بود. خب خلاصه مقاله که مربوط می شد به کاری که از قبل انجام دادیم و نتایجش به صورت پوستر یا سخنرانی در چنین رویداد های علمی مطرح میشه. اما هدف برگزار کننده از درخواست ارسال یک بیان مسئله جدید، انتخاب بهترین آنها و ایجاد گروه هایی از شرکت کنندگان برای تکمیل اون پیش پروپوزال ها و امکان رقابت بین گروه ها در طول برگزاری رویداد بود که برای من خیلی جالب توجه بود. گروه هایی که متشکل بود از تعدادی اساتید راهنما و دانشجو از دانشگاه ها و کشورهای مختلف، پیرامون یک موضوع خاص تبادل نظر، همکاری و رقابت می کردن. بعد از برنامه سخنرانی های اصلی رویداد، فرصتی برای اینجور فعالیت ها در نظر گرفته بودن. خیلی شبیه به یک استارتاپ ویکند اما از نوع علمی پژوهشی نه اقتصادی و فناوری.
اما در طول برگزاری همایش من با سورپرایزها یا شگفتانه های بیشتری روبرو شدم. مثلا اینکه برای اینکه بریم سالن غذاخوری و ناهار روزانه در این ۴ روز برگزاری رویداد میل کنیم قبل از اینکه بشقاب غذا را برداریم و از بوفه اون پر کنیم، هر روز موظف بودیم با برداشتن قرعه، میز نشستن خودمون را به صورت تصادفی مشخص کنیم. این کار ساده باعث شد در طول این ۴ روز هر دفعه با ۸ نفر متفاوت به صورت تصادفی سر یک میز بشینیم و قرابت فیزیکی، توفیقی اجباری بود تا به صورت چهره به چهره و از نزدیک با هم آشنا بشیم.
برنامه های فوق برنامه این رویداد هم برام خیلی جالب بود. مثلا روز اول بعد از ساعت ۴ قرار شد که به بازدید قلعه ای در نزدیکی هتل محل اقامت بریم. باید بگم هتل در یک شهر بسیار کوچک قرار داشت و انتظار دیدن یکی از آثار باستانی با ابهت و خاص کاملا دور از ذهن بود. تا جایی که تا قبل از رفتن به این برنامه تصمیم قطعی به پیوستن به این برنامه فوق برنامه نداشتم.
بعد از اینکه مسافت هتل تا قلعه را با مینی بوس به مدت ۱۰ دقیقه طی کردیم، راننده مسافران را ابتدای جاده پیاده کرد که کمی برای ما عجیب بود اما بعد از کمی پیاده روی صدایی توجه همه را جلب کرد. دو نفر با لباس قرون وسطی و طبل به دست به استقبال ما اومده بودند و در بقیه راه راهنمای شرکت کننده ها شدند تا درب قلعه.
در محوطه اصلی قلعه، راهنمای قلعه ایستاده بود و منتظر بود تا همگی ما جمع بشیم و سخنرانی اش را شروع کنه.
نکته جالب توی توضیحاتی که در بخش های مختلف قلعه من بهش برخوردم، لحن و ادبیات طنز راهنمای قلعه بود که با لباس و محیط قرون وسطایی و روایت خشک و خشن تاریخ یه پارادوکس جالب ساخته بود و شنوندگان را بیشتر مشتاق شنیدن توضیحات می کرد.
بالاخره به بالای قلعه رسیدیم و چشم انداز جالبی از رودخانه دانوب در کنار توضیحات آخری راهنمای قلعه به نظر حسن ختام برنامه و برگشت به هتل را نوید می داد. اگر چه از برنامه تا اینجاش خسته نشده بودم اما به این مسئله فکر می کردم که اگر در هتل می ماندم چیز زیادی را از دست نمی دادم در عین حال که استراحت بیشتری می کردم.
اما راهنمای قلعه از همه خواست که به حیاط پشتی قلعه بریم و با قرون وسطی بیشتر آشنابشیم.
بعد از اینکه روی سکوهای محوطه نشستیم به انتخاب خودش یک فرماندار و ملکه از میان شرکت کنندگان انتخاب کرد و با لباس و تشریفات مخصوص در جایگاه نشاند.
بعد از این قسمت یه گروهی از سربازان حرفه ای قرون وسطایی با همه مشخصات ظاهری اونا داخل حیاط ظاهر شدن و شروع کردن به شبیه سازی یکسری از حرکات نظامی با وسايل و ادوات شبیه سازی شده از قرون وسطی.
واقعا این بخش از آشنایی با تاریخ این قلعه و آداب و رسوم رایج در اون برهه تاریخی هیجان انگیز بود و خاطره اش هنوز بوی تازگی داره.
اما جالبتر از این قسمت، مرحله ای بود که انتظارش را نداشتیم. راهنمای قلعه از تمامی تماشاگران تاریخ درخواست کرد که به وسط حیاط آمده و از میان میزی که تعبیه شده بود روپوش های رنگی برای خود انتخاب کرده و بپوشن و یک سفر در زمان بکنن. به این ترتیب به صورت کاملا تصادفی یا شاید بر مبنای شباهت سلیقه در انتخاب رنگ ها چند گروه ۸ نفره ایجاد شد. برنامه بعدی رقابت بین این گروه ها بود. رقابت با استفاده از همان وسايل جنگی قرون وسطی که تا چند دقیقه پیش شاهد نمایش سربازانش بودیم. نهایتا هر سرباز مربی یکی از گروه قرار گرفت.
در پایان این رقابت جالب، شاد و خاطره انگیز به گروه اول تا سوم جوایزی نمادین از طرف راهنمای قلعه اهدا شد. این برنامه برای روز اول شاید کمی سنگین به نظر می رسید خصوصا اینکه بیشتر شرکت کنندگان از قاره های دیگر و مسیرهای دور به این رویداد دعوت شده بودند، اما به راحتی یخ ایجاد آشنایی را آب کرد تا شرکت کنندگان زودتر و راحت تر در مورد تحقیقات یکدیگر و بررسی امکان همکاری یا وجود موقعیت های شغلی سر صحبت را باز کنن.
نهایتا فوق برنامه روز اول با گردش در بازارچه صنایع دستی شهر کوچک ویشگراد در نزدیکی بوداپشت به پایان رسید.
برنامه های روزهای دیگه هم مانند روز اول با سخنرانی های اصلی رویداد شروع میشد. بعد از ظهر جلسات کارگروه های ایجاد شده برای تبیین بهتر پیش پروپوزال ها پیگیری شده و نمایش و ارائه پوسترها هر شب دو ساعت بعد از شام برگزار میشد.
حالا دیگه کم کم افراد حتی به اسم همدیگر را میشناختن و به یاد می آوردن. زمزمه هایی برای ایجاد همکاری های جدید شنیده می شد و حتی برنامه هایی بلندمدت در ذهن خیلی ها برای جذب بودجه و انجام کارهای تحقیقاتی جدید شکل گرفته بود. فوق برنامه روز دوم که جنگل نوردی و صرف شام در طبیعت بود بستری مناسب ایجاد کرد تا در طول پیاده روی، نکات ابهام خیلی از این طرح های ذهنی برطرف بشه. در عین حال استادان و دانشجویان یا همکاران جدید تحقیقاتی (احتمالی در آینده) با اخلاق حرفه ای هم بیشتر آشنا بشن.
فوق برنامه روز سوم هم بازدید از بافت تاریخی شهر بود، زنده، فشرده و آمیخته با طنز. فرصتی برای گپ زدن های متفاوت در طول یک روز پرکار و پر از ایده.
حسن ختام این رویداد شام آخر و اهدای جوائز به بهانه های مختلف (گروه برنده در ارائه پیش پروپوزال، پوسترهای برتر، سخنران های برتر و ... ) به شرکت کنندگان در محیطی سنتی و صمیمی و مراسم تفریحی مختلف در هتل بود. شبکه های آشنایی تشکیل شده مستحکم تر شد و دوستی های جدید شکل گرفته بود و همگی دوستانه از یکدیگر خداحافظی کردند.
چیزهایی که من از این رویداد یادگرفتم فراتر از یکسری یافته های علمی صرف یا ایده های خام تحقیقاتی بود. در حقیقت من اهمیت شناختن آدم های جدید، حداقل در جامعه تحقیقاتی مرتبط با زمینه تخصصی خودم را لمس کردم. باید از فرصت استفاده کرد و با بهانه های مختلف با همکاران خود در نقاط مختلف دنیا آشنا شد. از فرصت کنار هم صبحانه یا ناهار خوردن تا یک دست پینگ پنگ بازی کردن نباید غافل شد. قدرتی در موقعیت های غیررسمی در نزدیکتر کردن انسانها به یکدیگر هست که در موقعیت های خشک رسمی هرگز ایجاد نخواد شد. باید شبکه آشنایی خود را گسترش داد و با دوستان جدیدتری همکاری کرد.
رویدادهای علمی از هر نوعی بهترین فرصت برای انجام این نوع شبکه سازی است و اگر برگزار کنندگان رویداد از اهمیت این مسئله آگاه باشند و برای آن برنامه ریزی و بسترسازی بکنن رویدادهای پربارتر و مستدام تری را تجربه خواهند کرد. به عبارتی موضوع یک رویداد علمی، سخنرانان، پوسترها و ... همه و همه بهانه هایی هستند تا از لحاظ فیزیکی بیشتر بهم نزدیک بشیم، ارتباطات چهره به چهره صورت بگیره و شبکه آشنایانمون را بزرگتر کنیم.
