زمانی که در حال تلاش برای نوشتن یک متن عالی برای وب سایت هستید، بهتر است به یاد داشته باشید که تمام متن‌هایی که در وب نوشته شده اند، شامل پنج مرحله محرمانه و خاص هستند. به خاطر داشته باشید که این مراحل باید به صورت موثر و مفید انجام شوند. این مراحل عبارتند از:
مهمترین اصل در فرآیند طراحی، چه طراحی گرافیک و چه طراحی متن، داشتن یک طرح واضح و کلی است. در فرآیند نوشتن، مرحله برنامه ریزی شامل توجه کردن به نکات کلیدی است که در تیم تولید محتوا به آن اشاره شده است. برای رسیدن به این طرح می‌توانید در جلسه‌ای که به عنوان جلسه طوفان مغزی برای تولید برنامه اصلی پروژه ترتیب داده می‌شود شرکت کنید و به صورت موازی طرح کلی متن‌های سایت را استخراج نماید. سوالات معمولی که در این مرحله پاسخ داده می شود شامل تصمیم گیری در مورد محتوا، تعیین مخاطب اصلی و زمان بندی یکسان برای پیشرفت گروه است.
این مرحله همچنین محاسبه زمان مورد نیاز برای هر بخش پروژه، از جمله مقالات است. به عنوان مثال، متن یک صفحه اصلی ممکن است در یک پاراگراف کوتاه، جملات مختصر و یا حتی تنها با اشاره به یک نکته کلیدی نوشته شود. صفحات ثانویه احتمالا تا حدودی طولانی تر و دقیق تر خواهند بود. توجه کنید همه این ها باید از پیش برنامه ریزی شوند.
در فرآیند تولید محتوا فارسی و هم چنین انگلیسی باید هماهنگی کاملی بین طراحان و نویسندگان سایت وجود داشته باشد. این به ویژه در تولید محتوای صفحه اصلی مهم است زیرا صفحه اصلی صفحه‌ای است که بیشترین تاثیر را بر میزان جذب بازدیدکننده خواهد داشت.
هنگامی که پروژه‌ای به درستی برنامه ریزی شده باشد، می‌توان خلاصه‌ای از آن تهیه و تکمیل کرد. خلاصه لیستی از نکات کلیدی است که در هر بخش یا صفحه سایت ایجاد می شود. ذکر نکات اساسی مطمئنا در اینجا مناسب خواهند بود، زیرا هدف در این مرحله، رسیدن به یک خلاصه کلی از متن است. برای ترجمه های طولانی تر و یا مقاله های منحصر به فرد، خلاصه باید از یک مقدمه، یک بدنه اصلی و یک نتیجه گیری تشکیل شود. این یک ساختار اساسی برای خلاصه‌سازی است، اما استفاده از این ساختار اغلب فراموش شده است و تعجب آور است که چرا بسیاری از سایت‌ها از این فرمول پیروی نمی کنند.
پیش نویسی جذاب است که در آن جملات مهم و کلیدی محتوا در کنار هم قرار داده شده باشند. مهمترین نکته در مورد پیش نویس نهایی این است که متن پیش‌نویس باید بصورت مختصر و مفید و جذاب نوشته شود و معمولا از لحاظ کیفیت محتوایی بسیار بالا باشد. اگر چندین نفر در حال نوشتن پیش نویس هستند، بهتر است که یک فرد را مسئول جمع آوری تمام پیش نویس‌ها کنید. این فرد علاوه بر وظیفه تبدیل کردن پیش‌نویس‌ها به یک پیش‌نویس منسجم، می تواند با مقایسۀ پیش نویس‌ها با خلاصه محتوا، مطمئن شود که هیچ چیز از قلم نیفتاده باشد.
برای نوشتن یک پیش‌نویس مناسب بهتر است بارها تلاش شود و فقط به یک پیش‌نویس بسنده نکرد. در متن پیش‌نویس باید تا زمانی که مطابق با کیفیت مورد نظر صاحب سایت باشد، تجدید نظر کرد. در واقع، حتی برندگان جایزه پولیتزر هم کار خود را بازبینی می کنند. هر متن نوشتاری، حتی همین متن که در حال حاضر در حال خواندن آن هستید، نیاز به تجدید نظر و بازبینی دارد تا اطمینان حاصل شود که آن کامل است و محتوای مورد نظر را شامل می شود.
مرور و بازبینی متن شامل بررسی محتوای مناسب، تأیید املا و دستور زبان، بررسی سبک نوشتاری و در صورت لزوم بررسی مراجع است. چندین ترفند برای بازبینی متن وجود دارد. به عنوان مثال، خواندن متن به عقب یک روش موثر برای پیدا کردن اشتباهات املایی است. روش دیگر این است که متن را با صدای بلند بخوانید. با خواندن متن با صدای بلند، خواننده اغلب می تواند بخش نامناسب را تشخیص دهد و آن ها را بهبود بخشد. ترفند سوم این است که متن را چند ساعت یا حتی یک روز بعد دوباره مورد بازبینی قرار دهید. اغلب بازبینی متن بعد از مدت زمان مناسب اجازه می دهد که خواننده اشتباهات را راحت‌تر پیدا کند.
اگر تصمیم به حذف هر قسمت از متن، به خصوص بخش های بزرگ گرفتید، توصیه می شود که این اطلاعات را در یک فایل جداگانه ذخیره کنید. هیچ‌کس نمی‌داند که یک قطعه متن حذف شده ممکن است برای پروژه های بعدی مفید باشد یا نه.
در نهایت، متن نوشته شده به مرحله تجدیدنظر و بررسی نهایی می رسد. در اینجا تمام جزئیات مانند صحت نوشتار، قالب بندی و ظاهر طراحی سایت برای آخرین بار دوباره بررسی می شوند. این بخش توسط شخص ویرایشگر انجام می‌شود و لزوما نباید همان فردی باشد که مرحله پیش نویس را انجام داده است. در واقع، اغلب بهتر است که ویرایشگر فرد بخصوصی باشد تا به صورت متفاوتی و با نگاه جدیدی متن را بررسی کند. همچنین، می توان بررسی متن نهایی را به چندین نفر واگذار کرد.
برای بررسی نهایی متن موفق در یک سایت بزرگ و تخصصی، انجام یک فرآیند منظم ضروری است. وجود این فرایند اجازه می دهد تا مدیر پروژه بتواند در مورد مراحل پیشرفت پروژه تصمیم بگیرد و اندازه گیری دقیقی از نتیجه نهایی عملکرد تیم داشته باشد. اگر هر مرحله از فرآیند نوشتن کاملا صحیح طی شود، محصول نهایی سایت با کیفیت بالا خواهد بود و در زمان نسبتا کوتاهی به نتیجه مورد نظر خواهد رسید.
