کتاب مدیریت پروژه مهران جافری

مدیریت پروژه

پـروژه­ هـا و مدیریـت پـروژه در محیطی گسترده­تر از محیط خود پروژه عمـل مـیکنـند. تیم مدیریت پروژه باید این مفهوم گسترده­تر را درک نمـاید مدیریـت فعالیتهای روزمرهی پروژه برای موفقیت لازم است ولـی کافـی نیست.

• مراحل پروژه و چرخه­ ی حیات پروژه

بـه دلـیل آنکـه پروژه ها تعهداتی یکتا هستند، متضمن درجه­ای از عـدم قطعیت می­باشند. سازمان­هایی که پروژه ها را اجرا می­کنند معمـولاً بـرای بهبود کنترل مدیریتی و برقراری ارتباط با عملیات جـاری سـازمان اجرایـی، هـر پـروژه را بـه چندین مرحله­­ی پروژه تقسـیم مـی­کنـند. مجمـوع مراحل پروژه به عنوان چرخه­ی حیات پروژه شناخته می­­شود.

ویژگیهای مراحل پروژه

هر مرحله ­ی پروژه با تکمیل یک یا بیش از یک دستاورد مشخص میشود.

یــک دســتاورد عــبارت اســت از یــک محصــول کــاری ملمــوس و قــابل صــحت­ســنجی مــثل یــک امکــانســنجی، یــک طــرح تفصــیلی یــا یــک پـیش­نمونـه­ی کـاری. دستاوردها و در نتیجه مراحل بخشی از یک منطق معمولاً متوالی هستند که برای حصول اطمینان از تعریف مناسب محصول پروژه طرح­ریزی شده­اند. نتـیجه­­ی یـک مرحله­ی پروژه معمولاً به­منظور الف«تعیین اینکه آیا پروژه
مـیبایسـت بـه مـرحله­ی بعـد ادامـه یـابد » تشـخیص و اصلاح خطاهای هزیـنه­زا، بـا بررسی دستاوردهای کلیدی و عملکرد تا به امروز پروژه مشخص مـیشـود. ایـن بررسیهای پایان مرحله، اغلب با عناوینی چون؛ خروجیهای مرحله، دروازه­های مرحله یا نقاط پایانی نامیده میشوند.

بـه­طـور معمول هر مرحله­ی پروژه از مجموعه­ای از دستاوردهای معین تشکیل شده است که برای استقرار سطح مطلوب کنترل مدیریتی طراحی شـده­انـد. بیشـتر ایـن اقلام به دستاورد مرحله­ی اولیه مربوط میباشند و
معمـولاً نـام مـراحل از این اقلام گرفته میشود: الزامات، طراحی، ساخت، آزمـــون، راه­انـــدازی، تحویـــلو ســـایر مـــوارد مقتضـــی.

ویژگیهای چرخه­ی حیات پروژه

چـرخه­ ی حـیات پروژه برای تعیین شروع و پایان یک پروژه مورد استفاده قـرار مـیگـیرد. بـرای مـثال، هنگامیکه یک سازمان فرصتی را شناسایی مـی­کند که مایل است به آن پاسخ دهد، اغلب برای تصمیم­گیری در مورد لـزوم تعهـد یـک پروژه انجام یک نیازسنجی ویا امکانسنجی را تصویب مـیکـند. تعریف چرخه­ی حیات پروژه تعیین خواهدکرد که آیا مطالعه­ی امکـانسـنجی بـه عـنوان اولیـن مـرحله­ی پـروژه میباشد یا به عنوان یک پروژه­ی جداگانه­ی مستقل مورد بررسی قرار میگیرد.

تعـریف چـرخه­ی حیات پروژه همچنین تعیین میکند که چه اقدامات انتقالـی در شـروع و در پایـان پـروژه مـنظور شـده است و «چه اقداماتی» منظور نشده­است. بدین ترتیب تعریف چرخه­ی حیات پروژه میتواند برای مرتـبط سـاختن پروژه با عملیات جاری سازمان اجرایی مورد استفاده قرارگیرد.معمـولاً توالـی مـراحل تعـریف شده توسط بیشتر چرخه­های حیات پـروژه­هـا متضـمن گونـه­هایـی از انـتقال یـا تـبدیل فن­آوری از قبیل الـزامات بـه طراحـی، احداث به عملیات یا طراحی به ساخت میباشد.معمـولاً دسـتاوردهای مـربوط بـه مـرحله­ی پیشـین قـبل از آنکه کارمـرحله­ی بعـد آغـاز شـود، تأیـید مـی­شـوند. بـا اینحال گاهی اوقات هنگامـیکـه ریسـک­های موجود قابل قبول فرض گردند، مرحله­ی بعد پیش از تأیید دستاوردهای مرحلهی قبل آغاز میشود. اغلب این عمل همپوشانیِ مراحل، «سریع­گزینی» نامیده می­شود.

• چرخه ­های حیات پروژه معمولاً این موارد را تعریف می­کنند:

· در هـر مـرحله می­بایست چه کارهای فنی انجام شوند«برای مثال،آیـا کار معمار بخشی از مرحله­ی تعریف است یا بخشی از مرحله­ی اجرا؟»

· در هر مرحله چه کسی می­بایست درگیر شود «برای مثال، مجریانی که لازم است در الزامات و طراحی درگیر باشند»

§ شـرح چرخه­ی حیات پروژه میتواند بسیار کلی یا بسیار تفصیلی باشد،شـرح­هـای بسـیار تفصـیلی مـیتوانـند بـرای ایجاد ساختار و ثبات دارای فـرم­هـا، نمودارهـا و فهرسـتهای وارسی بسیاری باشند. چنین روشهای تفصیلی اغلب «متدولوژیهای مدیریت پروژه» نامیده می­شوند

• بیشـتر شرح­های چرخه­ی حیات پـروژه دارای ویژگی­های متداولی می­باشند:

· سـطوح هزیـنه و منابع انسانی در آغاز پروژه پایین می­باشند، «درگذر زمان» بـه­ سـوی پایـان پـروژه بالاتـر مـیباشـند و وقتیکه پروژه به نتیجه می­رسد،به­سرعت کاهش مییابند. این الگو در شکل 1-2نشان داده شده است.

· در آغـاز پروژه احتمال تکمیل موفقیت­آمیز پروژه پایین و ریسک و عدم قطعیت ذاتی در بالاترین ]حد[ است. با ادامه یافتن پروژه، احـتمال تکمـیل موفقیـت­آمیز پروژه به صورت فزاینده­ای افزایش مییابد.

· در آغـاز پـروژه توانایـی ذینفعـان برای اثرگذاری بر ویژگی­های نهایی محصـول پروژه و هزینه­ی نهایی پروژه در بیشترین حد خود می­باشد و همچـنان­کـه پـروژه تـداوم مـی­یـابد، بـه­صـورت فزایندهای کاهش مـی­یـابد. یکـی از عوامـل اصلی چنین پدیدهای آن است که معمولاً هزیـنه­ی تغیـیرات و اصـلاح خطاهـا هـمزمان با تداوم پروژه افزایش پیدا میکند.

می­بایست برای تمایز چرخه­ی حیات پروژه از چرخه­ی حیات محصول توجـه لازم را مـبذول داشـت. بـرای مثال، پروژهای که جهت ارائه­ی یک رایانـه­ی رومـیزی جدیـد بـه­ بازار تعهد می­گردد، تنها یک مرحله یا گام از چرخه­ی حیات محصول محسوب می­گردد