کارکنان، ستون فقرات هر سازمان هستند. ساختن یک کسبوکار موفق درست مانند ساختن یک خانه جدید است. بنابراین، شما باید پایه ساختمان را قوی نگه دارید تا ساختار آن بتواند در ناملایمتی‌ها سربلند و استوار بایستد. اطمینان از اینکه کارکنان شما وظایف خود را در زمان مناسب انجام میدهند، می‌تواند نقش مهمی در رشد و پیشرفت کسبوکار داشته باشد. اما نظارت بر حضور کارکنان به‌صورت دستی، کاری طاقت‌فرساست که احتمال خطا و دستکاری در آن وجود دارد. در حالی‌که به‌کارگیری دستگاه‌های حضور و غیاب، این وظیفه را تسهیل و ورود و خروج کارکنان را به‌صورت دقیق ثبت می‌کند. در ادامه با ما همراه باشید تا درباره کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب صحبت کنیم.
این دستگاه وظیفه نظارت بر حضور کارکنان در کسبوکار را بر عهده دارد و ورود و خروج کارکنان را ثبت و تاخیر، تعجیل، غیبت و مرخصی آن‌ها را ردیابی می‌کنند. انواع مختلفی از این دستگاه‌ها در بازار موجود است که می‌توان به دستگاه حضور غیاب رمزی، کارتی، اثر انگشت و تشخیص چهره اشاره کرد.
حضور منظم و به‌موقع کارکنان در محل کار، یک عامل کلیدی برای اطمینان از کارآمدی سازمان است. بنابراین، شما باید کسبوکار خود را به دستگاه‌های نظارتی مناسب مجهز کنید تا بتوانید حضور و غیاب کارکنان را کنترل کنید. با استفاده از داده‌هایی که از این دستگاه‌ها به دست می‌آید، خواهید توانست که در وقت و هزینه‌های کسبوکار صرفه‌جویی کنید و بهره‌وری آن را افزایش دهید.
قبل از اینکه در مورد کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب صحبت کنیم، در این قسمت آن‌ها را به‌طور مختصر به شما معرفی می‌کنیم. انواع مختلفی از این دستگاه‌ها در بازار موجود هستند که هرکدام قابلیت‌ها و امکانات خاص خود را دارند و می‌توانند فرآیند نظارت بر حضور کارکنان را برای شما تسهیل و خودکار کنند.
این دستگاه‌ها ساعت ورود و خروج کارکنان را بر روی یک کارت مقوایی چاپ می‌کنند. تنها کاری که کارکنان باید انجام دهند این است که کارت خود را درون شیار دستگاه وارد کنند، تا به‌صورت خودکار ساعت ورود و خروج آن‌ها روی کارت درج شود.
این دستگاه دارای یک صفحه کلید است که ممکن است روی آن اعداد، حروف یا هر دوی آن‌ها درج شده باشد. به هرکدام از پرسنل یک رمز عبور داده می‌شود که در هنگام ورود و خروج باید رمز عبور خود را وارد دستگاه کنند تا حضور و غیاب آن‌ها ثبت شود.
برای ثبت حضور و غیاب در این دستگاه، به هرکدام از کارکنان یک کارت مغناطیسی داده می شود که برای ثبت ورود و خروج خود باید آن را در شیار مخصوص دستگاه بکشند یا اینکه در فاصله‌ای نزدیک از دستگاه حضور غیاب نگه دارند. بدین ترتیب دستگاه، کارکنان را شناسایی و ورود و خروج آن‌ها را ثبت می‌کند.
این دستگاه از فناوری بیومتریک برای شناسایی کارکنان استفاده می‌کند. نحوه کار دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت به این‌صورت است که هرکدام از پرسنل در هنگام ورود به محل کار یا زمان خروج از آن، انگشت خود را بر روی اسکنر دستگاه قرار می‌دهد. دستگاه، بلافاصله اثر انگشت فرد را با نمونه‌ای که در پایگاه داده خود ذخیره دارد، انطباق می‌دهد و در صورت درست‌بودن، حضور و غیاب فرد ثبت می‌شود.
این دستگاه نیز برای ثبت حضور و غیاب کارکنان از فناوری بیومتریک بهره می‌برد. کافیست کارکنان در جلوی آن قرار بگیرند تا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، ویژگی‌های چهره آن‌ها را با ویژگی‌های تصویری که در پایگاه داده خود دارد تطبیق دهد و ورود و خروج کارکنان را ثبت کند. این دستگاه‌ها می‌توانند در شرایط نوری مختلف و در شرایطی که فرد در چهره خود تغییراتی داده است به‌خوبی کار کنند.
بیشتر بخوانید: مزایای دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره با اثر انگشت؛ کدام بهتر است؟
همان‌گونه که می‌دانید، اصلی‌ترین وظیفه این دستگاه‌ها ثبت ورود و خروج کارکنان و نظارت بر تاخیر، تعجیل، غیبت و مرخصی آن‌هاست. اما این دستگاه‌ها کاربردهای دیگری نیز دارند که به پیشرفت و توسعه کسب‌وکارها کمک می‌کند.
البته باید توجه داشته‌باشید که هرچه دستگاه‌ها مدرن‌تر و پیشرفته‌تر باشند، منافعی که برای کسبوکار به ارمغان می‌آورند، بیشتر است. بنابراین لازم است در هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب، این نکته را در نظر داشته‌باشید.
یکی از عمده‌ترین کاربردهای دستگاه حضور غیاب، سهولت مدیریت گردش کار است. با تنظیم گردش کار مناسب، مدیران کسبوکار می‌تواند به‌وضوح، ساعت‌های حضور کارکنان، درخواست‌های مرخصی، اضافه‌کاری و غیره را بدون هیچ‌گونه واسطه‌ای مشاهده کنند.
فعالیت‌های وقت‌گیری مانند تخصیص وظایف پرسنل به‌صورت دستی، ردیابی تغییرات شیفت‌های کاری کارکنان و غیره را می‌توان با چند کلیک نظارت کرد و اقدامات لازم را انجام داد. علاوه.براین، یک دستگاه حضور و غیاب می‌تواند گردش کار را برای تخصیص دارایی‌ها و سایر منابع تولیدی فراهم کند.
کاربرد دیگر انواع دستگاه حضور و غیاب، کاهش مصرف کاغذ است. با کمک یک دستگاه پیشرفته، می‌توانید مصرف کاغذ خود را به‌میزان زیادی کاهش دهید. محیط کار بدون کاغذ، یکی از مسئولیت‌های مهم هر کسبوکار است.
با استفاده از این دستگاه‌ها، تمام فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی شما به‌صورت خودکار در می‌آید و از طریق ارتباط دیجیتال انجام می‌شود. دستگاه‌های حضور و غیاب همچنین به شما در کاهش هزینه کلی منابع کمک می‌کنند.
با به‌کارگیری دستگاه‌های حضور و غیاب جدید مانند دستگاه‌های اثر انگشت و تشخیص چهره، ورود و خروج کارکنان بدون هیچ تاخیری ثبت می‌شود و آن‌ها لازم نیست در صف‌های طولانی برای اعلام ورود و خروج خود بایستند. این دستگاه‌ها سوابق کاملی از کارکنان را در خود ذخیره می‌کنند و هر زمان که خواستید به‌راحتی در دسترس هستند.
یک دستگاه حضور غیاب مناسب، همیشه داده‌های دقیق را در اختیار شما قرار می‌دهد. بنابراین با کمک آن می‌توانید خطاهای انسانی را تا حد زیادی کاهش دهید و در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. این کاربرد موجب افزایش بهره‌وری و کارایی کسبوکار شما خواهد شد.
یک دستگاه حضور و غیاب کارآمد، داده‌ها را به‌صورت بلادرنگ ردیابی می‌کند و خطر تقلب و دستکاری را از بین می‌برد. علاوه‌براین، کارمندان از صحت داده‌های مربوط به حضور و غیاب خود مطمئن هستند و هیچ نگرانی از این بابت ندارند.
اولین عاملی که مانع سودسازی هر سازمانی می‌شود بهره‌وری پایین است. بنابراین، یک کسبوکار موفق به حداکثر بهره‌وری و حداقل خطا متکی است. کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب این است که با آن می‌توانید وظایف دستی مانند به‌روز‌رسانی ساعات کاری کارمندان را کاهش دهید و روشی ساده و در عین حال موثر برای پردازش حقوق و دستمزد آن‌ها ایجاد کنید.
وقتی حضور و غیاب به‌صورت دستی انجام شود، ساعت‌های زیادی از وقت بخش منابع انسانی گرفته می‌شود تا ساعت ورود و خروج کارکنان را به ثبت برساند و صحت آن‌ها را بررسی کند. اما با داشتن یک دستگاه حضور و غیاب پیشرفته، این کار در عرض چند ثانیه انجام خواهد شد و این زمان صرفه‌جویی‌شده می‌تواند برای کارهای مهم‌تر استفاده شود.
بیشتر بخوانید: دردسرهای حضور و غیاب تشخیص چهره چیست؟
بسیاری از سازمان‌ها ممکن است از این موضوع بی‌اطلاع باشند، اما ایجاد یک فرهنگ قوی، یکی از مهم‌ترین کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب مدرن است. زیرا کارمندان از اینکه افراد غیرمجاز به داده‌های آن‌ها دسترسی ندارند، بسیار خوشحال هستند. همچنین تعامل کارکنان با ویژگی‌های کاربردی این دستگاه‌ها می‌تواند رضایت آن‌ها را به‌دنبال داشته‌باشد.
این دستگاه‌ها تمام اطلاعات لازم مانند مانده مرخصی را در اختیار پرسنل قرار میدهند و به آن‌ها در تنظیم برنامه‌های کاری‌شان کمک می‌کنند. علاوه‌براین، این فرهنگ قوی شرکت، روحیه کارکنان شما را تقویت می‌کند و باعث می‌شود یک محیط کار سرزنده و سازنده داشته‌باشید.
در دنیای امروز کسب‌وکارها باید خود را با شرایط و محیط‌های کاری ترکیبی سازگار کنند. زیرا ممکن است برخی از کارکنان از جایی بیرون از محل کسبوکار، وظایف خود را انجام دهند. بنابراین کسب‌وکارها نیاز به سیستم‌هایی دارند که انعطاف‌پذیری لازم را داشته‌باشند و بتوان آن‌ها را شخصی‌سازی کرد.
یک سیستم حضور و غیاب خودکار با استفاده از اپلیکیشن‌های تلفن همراه، برنامه‌های دسکتاپ، دستگاه‌های بیومتریک، دستگاه‌های تشخیص چهره و غیره، حضور کارکنان شما را ثبت می‌کند. این فناوری مدرن، هم برای کارکنانی که در محل کسبوکار حضور دارند و هم برای آن‌هایی که خارج این محیط مشغول فعالیت هستند، بسیار مفید و کارآمد است.
شاید عجیب به نظر برسد که یک دستگاه حضور غیاب چگونه می‌تواند هزینه‌ها را کنترل و در آن‌ها صرفه‌جویی کند. اما برای درک این نکته، مهم است بدانید که یک سازمان همیشه در مقابل کارهای دستی آسیب‌پذیر است.
مشکلاتی مانند غیبت، تاخیر در پرداخت اضافه‌کاری، تقلب، دستکاری و غیره را می‌توان با حذف سیستم دستی حضور غیاب برطرف کرد. دستگاه‌های مدرن نظارت بر حضور و غیاب کارکنان باعث می‌شوند که دستکاری داده‌های حضور پرسنل غیرممکن شود یک محیط کار قابل اطمینان ایجاد می‌کند. علاوه‌براین، دستگاه‌های حضور و غیاب به از بین‌بردن هرگونه خطا در محاسبه حقوق و مزایای کارکنان کمک می‌کنند که صرفه‌جویی زیادی در هزینه‌های کسبوکار دارد.
داده‌های دقیق برای کسب‌وکارها ارزش زیادی دارد. برای تجزیه‌وتحلیل رشد کسبوکار خود باید داده‌های دقیقی داشته باشید، به همین ترتیب، برای نظارت بر کارکنان به داده‌های صحیح نیاز دارید. کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب مدرن این است که می‌توانید انواع گزارش‌های مربوط به حضور، غیبت، اضافه‌کاری، مرخصی، تاخیر و غیره را تولید کنید. به‌وسیله این دستگاه‌ها تمام گزارش‌های مرتبط با فعالیت‌های منابع انسانی سازمان شما به‌طور خودکار ایجاد می‌شوند و تنها با چند کلیک می‌توانید به آن‌ها دسترسی داشته‌باشید.
دستگاه‌های حضور و غیاب امروزی قابلیت‌های متنوعی دارند. یکی از این قابلیت‌ها این است که امکان یکپارچه‌سازی آن‌ها با دیگر سیستم‌های کسبوکار مانند سیستم حقوق و دستمزد امکان‌پذیر است. این ویژگی وظیفه ورود دستی داده‌های حضور و غیاب را از بین می‌برد و به نوبه خود در زمان کسبوکار صرفه‌جویی می‌کند. همچنین با این دستگاه‌ها می‌توانید ساعات کاری کارکنان را بر اساس خط مشی کسبوکار برنامه‌ریزی کنید تا بدین‌وسیله بتوانید بهره‌وری آن را به حداکثر برسانید.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره
پس از اینکه با کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب آشنا شدید، بهتر است از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که این دستگاه‌ها باید داشته‌باشند، آگاه شوید. بدین‌ترتیب می‌توانید بهترین گزینه را برای کسبوکار خود انتخاب کنید.
امروزه دستگاه‌های بیومتریک دارای قابلیت‌های چندگانه از جمله حضور و غیاب و کنترل دسترسی هستند. برخی از این دستگاه‌ها همچنین می‌توانند برای امنیت بیشتر و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به سازمان در دستگاه‌های کنترل ورودی ادغام شوند. سیستم‌های چندمنظوره، تعداد دستگاه‌های مورد نیاز کسبوکار را کاهش میدهند، بنابراین مقرون‌به‌صرفه هستند.
ظرفیت ذخیره‌سازی، یک عامل اساسی در هنگام انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب کارآمد است. شما باید بر اساس ساختار کسبوکار و تعداد کارکنان خود، دستگاهی با ظرفیت مناسب انتخاب کنید. با این حال، بهتر است دستگاه مورد نظر شما دارای ظرفیت ذخیره‌سازی بیشتری باشد تا در صورت گسترش کسبوکار، فضای کافی برای ذخیره اطلاعات کارکنان جدید وجود داشته‌باشد.
به‌دنبال دستگاه حضور و غیابی باشید که به‌غیر از اثر انگشت حالت‌های چندگانه تأیید هویت دارد، مانند تشخیص چهره. فناوری بیومتریک بدون لمس که شامل شناسایی چهره می‌شود، انتشار میکروب‌ها و احتمال انتشار بیماری‌های واگیردار را از یک فرد به فرد دیگر کاهش می‌دهد و نگرانی‌های بهداشتی کاربران را از بین می‌برد.
دستگاه حضور غیاب باید بتواند با سایر پلتفرم‌های کسبوکار مانند سیستم حقوق و مزایا از طریق اینترنت یا Wi-Fi تعامل داشته‌باشد. علاوه‌براین، در صورتی‌که می‌خواهید از اطلاعات دستگاه پشتیبان‌گیری کنید، اتصال USB، انتقال داده‌ها به رایانه یا دستگاه‌های ذخیره‌سازی خارجی را بهبود می‌بخشد.
اطمینان حاصل کنید که دستگاه حضور و غیاب مورد نظر شما بادوام است و می‌تواند در شرایط محیطی سخت، به‌خصوص برای نصب در فضای باز به‌خوبی کار کند. همچنین این دستگاه باید مجهز به فناوری‌های پیشرفته باشد تا بتواند در شرایط مختلف، هویت کارکنان را شناسایی و حضور آن‌ها را به ثبت برساند. زیرا برخی از دستگاه‌های بیومتریک، با وجود تلاش‌های متعدد، قادر به شناسایی افراد نیستند. این مسئله به‌خصوص در اوج ساعات اداری می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد. از این‌رو، به دنبال دستگاه‌هایی باشید که شناسایی کاربر را در طیف وسیعی از زوایا و فواصل انجام میدهند.
جدا از نظارت بر حضور و غیاب پرسنل، دستگاه مورد نظر باید به مدیریت غیبت‌ها نیز کمک کند، حتی اگر غیبت به‌دلیل بیماری، مرخصی یا به‌دلایل غیرمنتظره و فورس‌ماژور باشد. زیرا بخش منابع انسانی باید به‌راحتی و در یک نگاه متوجه شود که چه کسی حضور دارد، چه کسی نیست و حق اضافه کاری و کمک هزینه هر فرد چقدر می‌شود.
دستگاه‌های حضور و غیاب باید دارای باتری بک‌آپ یا پشتیبان باشند تا در هنگام قطع برق بتوانند به کار خود ادامه دهند. بنابراین هنگام انتخاب این دستگاه‌ها گزینه‌ای را انتخاب کنید که دارای باتری داخلی با ظرفیت بالا باشد تا در هنگام قطع برق بتواند ساعات بیشتری دستگاه را روشن نگه دارد و از بروز اختلال در فرآیند حضور و غیاب کارکنان جلوگیری کند.
همان‌طور که می‌دانید تمام داده‌های حضور و غیاب کارکنان باید برای محاسبه و مدیریت حقوق و مزایای آن‌ها پردازش شوند. بنابراین به‌دنبال دستگاه‌هایی باشید که بتوانند به‌آسانی در نرم‌افزار حقوق و دستمزد ادغام شوند.
در حالی‌که دستگاه‌های حضور غیاب مختلفی در بازار وجود دارند، گزینه‌ای را انتخاب کنید که قیمتی مقرون‌به‌صرفه داشته‌باشد و بتواند به‌راحتی با نیازهای کسبوکار شما انطباق پیدا کند.
اطمینان حاصل کنید که دستگاه حضور و غیاب را از یک فروشگاه شناخته‌شده و معتبر خریداری می‌کنید. زیرا در طول زمان ممکن است در هنگام کار با دستگاه به مشکل بر بخورید و نیاز به کمک داشته‌باشید. از این‌رو انتخاب فروشگاهی که خدمات پشتیبانی آنلاین و آفلاین قوی به شما ارائه می‌دهد، بسیار مهم است. شرکت جهان‌گستر یکی از گسترده‌ترین شبکه‌های خدمت‌رسانی و ارائه پشتیبانی از محصولات را دارا است و شما را در هیچ‌یک از مراحل قبل و پس از خرید تنها نخواهد گذاشت.
در این مقاله در مورد کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب صحبت کردیم و ویژگی‌های یک دستگاه کارآمد را برشمردیم. دستگاه‌های پیشرفته امروزی بسیاری از فرآیندهای حضور و غیاب کارکنان را تسهیل می‌کنند و به‌صورت خودکار انجام میدهند. اگرچه ممکن است در وهله اول آن‌ها ساده به نظر برسند، اما با رشد کسبوکار، نظارت بر حضور و غیاب کارکنان به شکل دستی، فرآیندی طاقت فرساست. بنابراین مدیران باید به‌دنبال روش‌هایی دقیق و خودکار باشند. دستگاه‌های بیومتریک امروزی به‌خوبی به نیاز آن‌ها پاسخ میدهند. همچنین برخی از این دستگاه‌ها دارای ویژگی یکپارچه‌سازی هستند و می‌توان آن‌ها را با دیگر پلتفرم‌های کسبوکار ادغام کرد تا دیگر لازم نباشد، دستگاه‌ها یا سیستم‌های جدیدی برای آن تهیه کنید. در هر صورت امروزه دستگاه حضور و غیاب پیشرفته نقش مهمی در پیشرفت و افزایش بهره‌وری کسب‌وکارها دارند و با گزارش‌هایی که ارائه میدهند، مدیران بهتر و دقیق‌تر می‌توانند برای بهبود و توسعه سازمان خود برنامه‌ریزی کنند. برای اطلاع از ویژگی‌ها و کاربرد انواع دستگاه حضور و غیاب، با کارشناسان خبره شرکت جهان‌گستر تماس بگیرید. با مشاوره با کارشناسان ما می‌توانید بهترین دستگاه، مطابق با نیازهای سازمان خود را با بهترین هزینه و پشتیبانی کامل پس از فروش و نصب خریداری کنید.
