یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریت کارکنان، حضور و غیاب آن‌ها است. اگر شما مدیر یک کسب‌وکار بزرگ هستید، باید بدانید که بهترین راهکار برای حضور و غیاب کارکنان، به‌کارگیری دستگاه حضور و غیاب بیومتریک است اما اگر کسب‌وکار کوچکی دارید، بهتر است از یک نرم‌افزار رایگان استفاده کنید. البته برای استفاده از سیستم‌های ثبت ورود و خروج کارکنان، هیچ محدودیتی وجود ندارد اما جایگزین کردن نرم‌افزار به‌جای سخت‌افزار، هزینه‌های شما را به‌طرز چشم‌گیری کاهش می‌دهد. گوگل فرم یک نرم‌افزار تخصصی برای حضور و غیاب نیست اما شما می‌توانید از امکانات آن برای مدیریت کارکنان بهره‌مند شوید. در این مقاله مزایا و مراحل حضور و غیاب با گوگل فرم را توضیح خواهیم داد تا با استفاده از آن، مدیریت موفق‌تری را تجربه کنید.
گوگل فرم یک نرم‌افزار تحت وب، برای ایجاد فرم‌های مختلف است که جمع‌آوری داده‌ها را ممکن و آسان می‌سازد. حضور و غیاب با گوگل فرم، مدت‌زمان لازم برای انجام کارهای تکراری را کاهش می‌دهد. همچنین با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید برگه‌های نظرسنجی و آزمون ایجاد و یا رویدادهای مختلف را ثبت کنید. مزیت فرم‌های ایجادشده در گوگل فرم این است که می‌توانید آن‌ها را به‌راحتی از طریق پیامک، ایمیل و راه‌های دیگر برای کارکنان ارسال کنید.
علاوه‌بر ارسال آسان، می‌توانید داده‌های جمع‌آوری شده را در نرم‌افزار صفحه گسترده اکسل وارد کنید و تحلیل و گزارش‌‌گیری از داده‌ها را به‌آسانی انجام دهید. 7 دلیل مهم که اهمیت استفاده از گوگل فرم برای ثبت ورود و خروج کارکنان را نشان می‌دهد، عبارتند از:
داده‌های صحیح در مدیریت کسب‌وکار نقش مهمی دارند. زیرا مدیران سازمان براساس داده‌های جمع‌آوری شده در زمان گذشته، برای آینده مجموعه تصمیم می‌گیرند. به‌عنوان مثال، دستمزد کارکنان را براساس حضور آن‌ها در سازمان محاسبه می‌کنند.
یکی از راه‌های مطمئن برای افزایش میزان صحت اطلاعات، اعتبارسنجی هنگام واردکردن داده‌ها است. با انجام اعتبارسنجی، شما مطمئن می‌شوید که داده‌ها به‌درستی ثبت و جمع‌آوری شده‌اند بنابراین، هنگام محاسبه و پرداخت حقوق ماهانه کارکنان، دچار تردید نمی‌شوید. البته در جریان هستید که از پیش پا افتاده ترین ابزارهای کنونی برای هر سازمانی نرم افزار حضور و غیاب است که اگر قصد تهیه یک نمونه موثر و کارای آن را دارید می توانید با تیم پشتیبانی و فروش جهان گستر پارس در ارتباط باشید.
نرم‌افزار گوگل فرم این فرصت را در اختیار شما قرار می‌دهد که از فرم‌های حرفه‌ای استفاده کنید. این نرم‌افزار طرح‌های متنوعی را ارائه می‌کند درنتیجه ، فرم‌های حضور و غیابی که طراحی می‌کنید از خلاقیت قابل‌توجهی برخوردار خواهند بود.
شاید بتوان گفت مهم‌ترین مزیت گوگل فرم این است که در آن، داده‌ها با روش‌های مختلفی جمع‌آوری می‌شوند. به‌عنوان مثال، می‌توانید فرم را داخل متن یک ایمیل قرار دهید و برای کارکنان خود ارسال کنید. همچنین می‌توانید برای فرم، یک لینک ایجاد کنید تا در یک صفحه وب باز شود.
اگر لازم باشد داده‌ها را به مدیران ارشد یا مشاور خود ارسال کنید، نرم‌افزار گوگل کار شما را بسیار آسان کرده است.
درواقع شما می‌توانید نتایج به‌دست‌آمده از فرم‌ها را برای دیگران بفرستید یا در نرم‌افزار این دسترسی را ایجاد کنید که افراد مختلف فقط با یک کلیک، داده‌ها را مشاهده یا ویرایش کنند.
این قابلیت به شما کمک می‌کند تا بدون هیچ‌گونه پیچیدگی، داده‌های حضور و غیاب کارکنان با گوگل فرم را برای مدیر مالی یا منابع انسانی ارسال کنید.
یکی از موارد تأثیرگذار در انتخاب یک نرم‌افزار، سازگاری آن با پلتفرم‌های مختلف است. زیرا صفحات وب در تمام دستگاه‌های هوشمند به یک اندازه ایجاد نمی‌گردند و در بعضی از مرورگرها نیز به‌طور کامل دیده نمی‌شوند.
گوگل فرم، این چالش را برطرف کرده است به‌طوری که، شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه یا سازمان می‌توانید از این نرم‌افزار در دستگاه‌های مختلف به‌راحتی استفاده کنید. کارکنان شما هنگام ثبت ورود و خروج خود با موبایل هوشمند با هیچ مشکلی برخورد نخواهند کرد و اطلاعات‌شان به‌طور کامل و دقیق وارد می‌شود.
یکی از مزیت‌های مهم نرم‌افزارها این است که به شما کمک می‌کنند تا کارهای خود را با سرعت بیشتری انجام دهید که گوگل فرم هم این مزیت را به‌خوبی فراهم می‌کند. ازطرفی، آموزش گوگل فرم بسیارآسان است و برای یادگیری آن به پیش‌نیاز خاصی نیاز نیست.
در دنیای امروز، مدیریت موفق در کسب‌وکار‌های مختلف بیشتر براساس تعامل با کارکنان انجام می‌گیرد. بنابراین، شما برای نظرسنجی و اطلاع از پیشنهادات تعداد زیادی از کارکنان حضوری یا دورکار خود به یک نرم‌افزار تحت وب نیاز دارید.
گوگل فرم این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا نظر کارکنان‌تان را درباره یک موضوع مشخص جویا شوید و سپس همه نظرات را در نرم‌افزار اکسل وارد و از آن‌ها یک گزارش جامع تهیه کنید.
حضور و غیاب کارکنان با گوگل فرم با کمک کدهای QRانجام می‌شود. باوجود اینکه استفاده از این فناوری، پیچیده به‌نظر می‌رسد اما در مقایسه با اسکن‌کردن بارکدهای فروشگاهی آسان‌تر است.
کدهای QR اطلاعات زیادی را ذخیره می‌کنند و با دوربین گوشی‌های هوشمند تشخیص داده می‌شوند. به‌همین‌دلیل استفاده از کدهای QR یکی از راه‌های مقرون‌به‌صرفه برای حضور و غیاب کارکنان است.
تنها کاری که باید کارکنان برای ثبت حضور خود انجام دهند این است که کد QR را با یک دوربین اسکن کنند. شما باید برای ثبت حضور هر فرد، یک کد QR سفارشی ایجاد کنید و به او تحویل دهید که کارکنان با اسکن‌کردن این کد، به صفحه حضور و غیاب دسترسی پیدا می‌کنند.
ثبت حضور و غیاب کارکنان یکی از امور مهم در مدیریت یک سازمان یا کسب‌وکارمحسوب می‌شود اما انجام این‌کار و جمع‌آوری داده‌های آن، دقت و وقت زیادی را می‌طلبد. نرم‌افزار گوگل فرم، فرآیند ثبت ورود و خروج کارکنان به سازمان را بهبود بخشیده است به‌طوری که، نسبت‌به روش سنتی حضور و غیاب کاغذی، زمان کمتری صرف می‌کند، برای نگهداری داده‌ها به فضای بزرگ نیاز ندارد همچنین، برای استفاده از کدهای QR و نرم‌افزار گوگل فرم نیاز به داشتن مهارت‌های بالا نیز نیست.
مراحل استفاده از گوگل فرم برای ثبت حضور و غیاب کارکنان به شرح زیر است:
به صفحه اصلی نرم‌افزار گوگل فرم وارد شوید و یک فرم جدید ثبت کنید. برای انجام این کار می‌توانید از الگوهای از پیش تعریف‌شده کمک بگیرید یا مطابق با نیاز خود، یک فرم جدید شامل اطلاعاتی مانند شماره تماس، نام، ایمیل و کد ملی ایجاد کنید.
در قسمت بالای فرم روی دکمه ارسال کلیک کنید و سپس گزینه‌ای که نشان‌دهنده نماد پیوند است را انتخاب کنید. با انجام این‌کار نرم‌افزار به‌طور خودکار یک لینک برای شما می‌سازد که باید آن را کپی و ذخیره کنید.
در این مرحله باید یک کد QR ایجاد کنید تا با اسکن‌کردن آن توسط کارکنان، لینک فرم در صفحه مرورگر باز شود. برای انجام این کار می‌توانید یک نرم‌افزار تبدیل لینک به کد QRنصب کنید یا از افزونه گوگل فرم کمک بگیرید.
پس از اینکه تصویر کد QR را به‌دست آوردید، از آن به تعداد لازم چاپ کنید و در مکان‌هایی که کارکنان ببینند، نصب کنید. تصویر این کد را برای کارکنان دورکار خود نیز بفرستید.
شما می‌توانید کدهای چاپ‌شده را روی میز یا تابلو اعلانات شرکت یا سازمان بچسبانید تا کارکنان به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشند.
درمواقع نیاز مانند روزهای آخر ماه که زمان محاسبه حقوق کارکنان است، می‌توانید با کمک این نرم‌افزار، داده‌های ذخیره‌شده را با فرمت csvدانلود و آن‌ها را با نرم‌افزار اکسل مشاهده کنید.
اگر تاکنون حضور و غیاب کارکنان را با استفاده از سیستم‌های کاغذی انجام می‌دادید، وقت آن رسیده که این روش سنتی را فراموش کنید. زیرا اجرای آن به زمان زیادی نیاز دارد و همچنین باید کاغذهای نوشته‌شده را بایگانی کنید که این کار به یک فضای بزرگ برای نگهداری کاغذها نیاز دارد. پیشنهاد می‌کنیم فرآیند پیگیری حضور و غیاب کارکنان را به‌طور خودکار و با استفاده از نرم‌افزار تحت وب گوگل فرم انجام دهید. حضور و غیاب با گوگل فرم کمک می‌کند تا زمان بیشتری برای رسیدگی به امور مهم‌تر کاری خود داشته‌باشید. همچنین، این نرم‌افزار هزینه‌های سازمان، اداره یا کسب‌وکار شما را کاهش می‌دهد و حتی برخی از آن‌ها را حذف می‌کند. به‌عنوان مثال، دیگر برای بایگانی کاغذهای حضور و غیاب، نیازی به خرید کمدهای بزرگ ندارید. نکته مهم اینکه این روند و ساز و کار تنها برای محیط های بسیار کوچک موثر است. در صورتی که نیاز به مشاوره جهت راه اندازی سیستم های متمرکز و قابل اتکا و نرم افزارهای اختصاصی دارید با تیم پشتیبانی جهان گستر بابت نرم افزارهای حضور و غیاب ویندوزی و تحت وب گفتگویی داشته باشید تا تمامی ابهامات و سوالات شما مرتفع گردد.
