مدیریت قوانین کسب‌ و کار به زبانی ساده

1 مقدمه مدیریت قوانین کسب‌و‌کار

تصور کنید که یک کارگزار بیمه برای مشتریان سازمانی هستید.

شما روزانه از چندین مشتری بازدید می کنید و نیاز به ارائه پیشنهادات برای متنوع ترین انواع ادعاها، برای شرکت هایی با اندازه ها و صنایع مختلف دارید.

یا تا به حال به این فکر کرده اید که هر بار که فرصتی برای بستن یک فروش پیش می آید، به دفتر مراجعه کنید، کتابچه‌های راهنما را مطالعه کنید و یک پیشنهاد پیچیده بنویسید؟

در این پیشنهادات بنویسد که چه کار‌هایی را نباید می‌کردم، یا این که برخی از کار‌های اضافی را بنویسد که باید محدود شوند.

چنین کاری می‌تواند تمرکز شما را برای انجام امور اصلی بیشتر کند و با حذف کار‌های بیهوده، تمرکز بیشتری را برای کار‌های پر ارزش ایجاد کنید. یا به گفته‌ای فضای تصمیم گیری پیچیده‌ای را برای شما ایجاد می‌کند.

مثال ساده تر آن می‌تواند این گونه باشد.

فرض کنید هر روز در کمد لباسی را باز کنید و قصد داشته باشید یک لباس برای آن روز انتخاب کنید. احتمالا زمانی را برای انتخاب لباس صرف خواهید کرد. در صورتی که وسواس هم داشته باشید ممکن است زمان انتخاب لباس برای پوشیدن بیشتر هم شود. چرا که فضای تصمیم گیری شما پیچیده است.

اگر که به زندگی نامه‌ي خیلی از افراد موفق نگاهی داشته باشیم، برخی اشاره کرده‌اند که ما یک دست لباس، بیشتر برای انتخاب از کمد لباسی نخواهیم داشت. به گفته‌ای آن‌ها انتخاب‌های خود را محدود کرده‌اند. البته مناسب ترین انتخاب را همیشه جلو خود قرار داده‌اند.

در کسب و کار هم می‌تواند چنین حالتی وجود داشته باشد. در برخی از مواقع ممکن است که انتخاب‌ها و یا راه‌های موجود زیاد باشد. در چنین زمانی ممکن است به دلیل وجود امکان انتخاب‌های زیاد مناسب ترین راه انتخاب نشود و تصمیم گیری خوبی انجام نشود.

این مسئله در زمان‌های تصمیم گیری خود را نشان می‌دهد.

بنابراین در مدیریت قوانین کسب‌و‌کار به ساده سازی فرآیند‌های تصمیم گیری می‌پردازیم.

بگذارید با چندین مثال کمی تصمیم گیری را در یک سازمان برای شما شفاف تر کنم:

تصمیم گیری برای تخفیف دادن به یک مشتری

واگذاری دارایی به کارکنان جدید

تخصیص نرخ سود وام مسکن

و ....

این مواردی که ذکر شد تصمیم گیری در پی خود دارند. حال فرض کنیم در پاسخ به این موارد فضای پیچیده‌ی تصمیم گیری داشته باشیم.

بگذارید در قالب سناریو هم مثال بزنیم:

سناریو 1:

شرایط: 30 روز یا کمتر از زمانی که مشتری محصول را سفارش داده می‌گذرد.

اقدام: به مشتری بازپرداخت کامل ارائه دهید.

سناریو 2:

شرایط: بیش از 30 روز است که مشتری محصول را سفارش داده است.

اقدام: اعتبار فروشگاه را به مشتری ارائه دهید.

سازمان‌ها این موارد (تصمیم گیری‌ها) را به نام قوانین مطرح می‌کنند، سپس به مدیریت این قوانین می‌پردازند.

این قوانین در سیستم‌های مدیریت قوانین کسب‌و‌کار یا BRMSمدیریت می‌شوند.

شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد تفاوت فرآیند کسب‌و‌کار با قوانین کسب‌و‌کار چیست؟

به نظر می‌رسد خود قوانین هم فرآیند هستند

1-1 تفاوت قوانین کسب‌و کار و فرآیند کسب‌و‌کار

بگذارید خیلی کوتاه هر کدام را تعریف کنیم

فرآیند کسب‌و‌کار: آنچه برای ایجاد ارزش افزوده انجام می شود.

قوانین کسب‌و‌کار: آنچه تضمین می کند ارزش افزوده به درستی ایجاد شود.

فرآیندهای کسب و کار و قوانین کسب و کار متفاوت هستند. آنها اهداف بسیار متفاوتی را دنبال می کنند. به زبان ساده:

یک فرآیند کسب و کار مربوط به انجام کارهای درست است اما قوانین کسب و کار در مورد انجام درست کارها هستند.

هیچ تعارضی بین قوانین کسب و کار و فرآیندهای تجاری وجود ندارد. در واقع، آنها بسیار مکمل یکدیگر هستند. هر کدام دیگری را بهتر می کند. اگر آنها با هم همکاری نکنند و با هم ترکیب نشوند، ممکن است افرادی ه سادگی کار اشتباهی انجام دهند.

سازمان‌ها به هر دو نیاز دارید. هیچ کدام نمی تواند جایگزین دیگری شود.

2 سیستم‌های مدیریت قوانین کسب‌و‌کار

تعریف IBM از سیستم‌های مدیریت قوانین کسب‌و‌کار:

سیستم های مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) پلتفرم های مدیریت تصمیم گیری جامعی هستند که به سازمان ها اجازه می دهند، قوانین تجاری مقیاس پذیر را در سراسر سازمان ایجاد، مدیریت و اجرا کنند.

بنابراین:

مدیریت قوانین کسب و کار ابزاری عالی برای سازمان هایی است که می خواهند فرآیندها و فعالیت های تصمیم گیری خود را ساده کنند.

قوانین کسب و کار گزاره‌های منطقی هستند که رفتار و عملکرد یک کسب و کار را تعریف می کنند. به عنوان مثال، "اگر کاربر اشتراک خود را لغو کرد، یک ایمیل برای او ارسال کنید."- حال فرض کنید مقیاس سازمان وسیع باشد- به احتمال زیاد چنین قوانینی دچار اختلا می‌شوند.

شاید این سوال به ذهن شما برسد که مگر این فرایند نیست پس جایگاه مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار کجاست؟

2-1 تفاوت مدیریت قوانین کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت قوانین کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار اغلب با هم ترکیب می شوند، اما عملکردها یا محصولات یکسانی نیستند. قوانین کسب و کار عبارات منطقی هستند که در سراسر فرآیندهای تجاری، گردش کار و عملکردها اعمال می‌شوند و BRMSبر مدیریت آن قوانین فراگیر تأکید دارد.

بگذارید به زبان ساده تفاوت را بیان کنم:

منطق BRMS متمرکز بر قوانین کسب‌و‌کار است. این قوانین به فرایند‌های کسب‌وکار تحمیل یا دیکته می‌شوند.

به عبارت دیگر، مدیریت قوانین کسب و کار دیکته‌های مربوط به وضعیت عملیات و عملکردهای تجاری را کنترل می‌کند، در حالی که مدیریت فرآیند کسب‌وکار نحوه انجام آن عملیات و عملکردها را کنترل می‌کند.

یک تفاوت عملکردی مهم بین BPM و BRM این است که قوانین خاص خود اغلب در معرض تغییر هستند، در حالی که فرآیندهای تجاری از نظر ساختار و جریان فرآیندها پایدارتر هستند.

پس به زبان ساده:

اینکه قوانین کسب‌و‌کار دستخوش تغییرات زیادی می‌شوند را در BPMبگنجانیم باعث ایجاد دشواری در BPMمی‌شود.

برای درک بهتر بهتر است بررسی کنیم که فروشندگان BRMSچه ویژگی‌هایی در محصولات خود جای داده‌اند.

2-2 ویژگی ها و قابلیت های BRMS

اکثر فروشندگان BRMS این سری ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را دارند:

· محیط های توسعه سفارشی برای ایجاد قوانین تجاری با کد

· موتور قوانین کسب و کار برای اجرای قوانین و گردش کار و فرآیندها

· ابزارهایی برای توسعه قوانین تجاری بدون نوشتن کد

· ابزارهایی برای تأیید قوانین تجاری

· محیط های شبیه سازی برای آزمایش قوانین تجاری جدید یا تغییر یافته

· استقرار قوانین کسب و کار در سایر سیستم عامل ها

· چرخه حیات و مدیریت مالکیت برای قوانین کسب و کار

· گزینه های میزبانی انعطاف پذیر برای خود پلت فرم

2-3 سیستم‌های BRMSدر عمل چگونه کار می‌کنند

این قسمت را در قالب یک مثال بیان خواهم کرد.

نمونه ای از یک شرکت SaaS را در نظر بگیرید که سه سطح مختلف اشتراک را برای پلتفرم خود فراهم می کند:

یکی برای مشاغل کوچک، دیگری برای مشاغل متوسط و دیگری برای شرکت های بزرگ.

وقتی سرنخ‌های جدید از طریق وب‌سایت شرکت وارد می‌شوند، شرکت می‌خواهد به‌طور خودکار آن سرنخ‌ها( در فضای بازار یابی سرنخ میتواند همان مشتریانی بالقوه باشند و یا افرادی که می‌توانند مشتری شوند) را بر اساس اندازه سازمان به تیم فروش مناسب هدایت کند. برای این کار می‌توان از BRMS استفاده کرد این گونه که شرکت می تواند یک سرویس تصمیم گیری برای مدیریت این فرآیند در یک BRMS ایجاد کند مانند:

1. شرکت SaaS با تدوین قوانین در محیط توسعه BRMS نحوه توزیع سرنخ ها را مشخص کند مثلا:

• اگر یک سرنخ کمتر از 100 کارمند دارد، سرنخ را به تیم فروش کسب و کارهای کوچک هدایت کنید.
• اگر یک سرنخ بین 100 تا 1000 کارمند داشته باشد، سرنخ را به تیم فروش مشاغل متوسط ​​هدایت کنید.
• اگر یک سرنخ بیش از 1000 کارمند دارد، سرنخ را به تیم فروش سازمانی هدایت کنید.

2. هنگامی که قوانین پیش نویس شدند، آنها در مخزن قرار می گیرند. همه برنامه های درگیر در فرآیند تخصیص سرنخ - مانند سیستم های پردازش اسناد، سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و ربات های اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) - می توانند به قوانین موجود در این مخزن دسترسی داشته باشند.

3. هنگامی که یک راهبر وارد می شود، ربات های RPA که مسئول کپی اطلاعات سرنخ در CRMهستند، می‌توانند با موتور قوانین بررسی کنند تا نحوه تخصیص سرنخ را تعیین کنند. ربات‌های RPA اطلاعات موتور قوانین در مورد اندازه شرکت را از فرم جمع‌آوری سرنخ ارسال می‌کنند و موتور قوانین از این اطلاعات برای بازگرداندن یک تصمیم در زمان واقعی استفاده می‌کند. بر اساس تصمیم ارائه شده توسط موتور قوانین، ربات های RPA سرنخ ها را به تیم های فروش کوچک، متوسط ​​یا سازمانی در CRMاختصاص می دهند.

3 ابزار‌های متن باز BRMS

همانگونه که بیان شد سیستم‌های نرم‌افزاری می‌توانند به مدیریت قوانین کسب‌وکار بپردازند. این ابزار‌ها به صورت متن باز و تجاری موجود هستند. به عنوان مثال شرکت SAPو IBM از جمله فروشندگان این ابزار به صورت تجاری هستند.

از جمله ابزار‌های متن باز BRMS می‌توان ابزار‌ RED HAT JBOSS BRMS را نام برد.

ابزار Red Hat JBoss BRMS یک پلتفرم مدیریت تصمیم گیری متن باز است که مدیریت قوانین کسب‌وکار و پردازش رویداد پیچیده را ترکیب می کند. تصمیمات تجاری را خودکار می کند و این منطق را برای کل کسب‌وکار در دسترس قرار می‌دهد.

این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است