اگر قصد دارید دورکاری کنید و یا اینکه می خواهید برای تیم تان، شرایط دورکاری را فراهم کنید، حتما می دانید علاوه بر برنامه ریزی و فرهنگ سازی درست برای دورکاری، احتیاج به ابزارها و نرم افزارهای مناسب دورکاری دارید؛ از انواع پیام رسان های صوتی و تصویری تا نرم افزارهای مدیریت و به اشتراک گذاری مستندات(document sharing) همگی جزو ابزارهای دورکاری هستند.
در این مقاله کاران قصد داریم مناسب ترین و کارآمدترین نرم افزارهای ویژه دورکاری که در کشورمان قابل استفاده هستند را به شما معرفی کنیم.
بهترین پیام رسان ها
اولین ابزار دورکاری، قطعا پیام رسان ها هستند که شما می توانید در اولین قدم با همکارانتان ارتباط برقرار کنید. واتسپ (whatsapp) و تلگرام(telegram) عمومی ترین و در عین حال ساده ترین اپلیکیشن برای ارسال پیام های متنی، صوتی و تصویری هستند که شما می توانید از نسخه نرم افزار تحت وب آنها هم استفاده کنید. این دو پیام رسان بیشتر برای ارتباط های روزمره اعضای تیم و همکاران مناسب هستند. اما نرم افزاری مانند اسلک (Slack) به عنوان یک ابزار همکاری تیمی، علاوه بر ارسال پیام ها و فایل ها، قابلیت های بیشتری مانند مدیریت زمان پاسخ گویی به پیام ها و حتی امکان اتصال به نرم افزارهای مدیریت پروژه را نیز دارد.
بهترین نرم افزارهای ویژه جلسات مجازی
برگزاری جلسات روزانه و هفتگی با اعضای تیم، یکی از نکات ضروری در روزهای دورکاری است. بسیاری از مدیران تیم های دورکار از طریق پیام رسان های ویدیویی جلسات کاری خود را برگزار می کنند؛ اپلیکیشن ها و نرم افزارهای مختلفی برای برقراری تماس های ویدیویی وجود دارند اما برای تماس های کاری، امکان گروه سازی و در واقع تماس گروهی، مهم ترین نیاز است. در کشور ما برخی از این اپلیکیشن ها محدودیت استفاده دارند. به همین دلیل اپلیکیشن اسکایپ(skype) یکی از محبوب ترین ابزارهای دورکاری برای برگزاری جلسات مجازی گروهی در ایران است.
اپلیکیشن های وایبر(Viber) و اسنپ چت (Snapchat)از دیگر ابزارهای مرسوم در کشورمان برای تماس های ویدیویی محسوب می شود. از نرم افزار واتسپ (whatsapp) هم می توانید برای برگزاری جلسات گروهی چهارنفره استفاده کنید. Google Duo ابزار دیگری است که گوگل برای چت تصویری ایجاد کرده و شما می توانید جلسات خود را با حداکثر ۸ نفر برگزار کنید.
زوم (Zoom) نرم افزار دیگری برای برقراری تماس های ویدیویی با کیفیت تصویری مناسب است. ویژگی مهم زوم و اسکایپ این است که می توانید از جلسات فیلم ضبط کنید؛ البته شما می توانید در نسخه رایگان زوم تنها ۶۰ دقیقه جلسه برگزار کنید. با این حال آنچه که باعث می شود زوم در ایران چندان قابل استفاده نباشد الزام استفاده از فیلترشکن برای اتصال به این نرم افزار است که عملا قابل استفاده نیست! چرا که پهنای باند باید حتما از vpn بگذردکه به دلیل سنگین بودن حجم ویدیو، پخش مختل می شود.
بیشتر بخوانید : ۵ نکته واقعی برای یک دورکاری موفق در خانه
بهترین ابزارهای به اشتراک گذاری مستندات
یکی از مهم ترین دغدغه مدیران و همکاران در روزهای دورکاری، به اشتراک گذاری مستندات یا همان داکیومنت های کاری از طریق اینترنت خانگی است. علاوه بر سرویس های ارسال ایمیل، تیم های کاری احتیاج به نرم افزارهایی برای ارسال و به اشتراک گذاری فایل های کاری دارند. ابزارهای فنی گوگل و مایکروسافت ساده ترین ابزارهای دورکاری هستند که به شما اجازه می دهند فایل های با حجم بالا را ارسال کرده و به اشتراک بگذارید.
وان نوت
ساده ترین ابزار به اشتراک گذاری اطلاعات در زمان دورکاری می تواند وان نوت باشد. وان نوت (OneNote) از ابزارهای خانواده مایکروسافت آفیس است که اطلاعات را روی فضای ابری به اشتراک می گذارد. در واقع همزمان با نصب word و اکسل و پاورپوینت، وان نوت روی کامپیوتر شما نصب شده است. تمام افراد و به ویژه مدیران می توانند با وان نوت اطلاعات، مستندات و فایل های کاری خود در زمان دورکاری را در وان نوت ایجاد کنند. به کمک وان نوت حتی شما می توانید در حین جلسات مجازی دورکاری، صدای جلسات را هم ضبط کنید. نکته مهم درباره وان نوت این است که لازم است حتما روی فضای ابری به اشتراک گذاشته شود در غیر این صورت امکان استفاده وجود ندارد.
کانفلوئنس
کانفلوئنس(Confluence) ابزار دیگری برای مدیریت همکاری های تیمی است. کانفلوئنس امکان دسته بندی، به اشتراک گذاری و هماهنگی اطلاعات میان تیم های مختلف را فراهم می کند. سادگی نصب و استفاده راحت از نوارابزارها، یکی از محاسن استفاده از این نرم افزار در روزهای دورکاری است.
گوگل درایو
گوگل درایو (Google Drive) یک بستر ذخیره سازی و سرویس میزبانی فایل هاست. این سرویس گوگل به تمام کاربران اجازه می دهد اطلاعات خود را در سرویس ذخیره سازی ابری آن به صورت مطمئن قرار دهند؛ امکان به اشتراک گذاری و ویرایش اسناد در گوگل درایو به راحتی فراهم است.
دراپ باکس
دراپ باکس(Dropbox) سومین نرم افزار محبوب برای به اشتراک گذاری و ذخیره سازی اطلاعات است که به شما اجازه می دهد اطلاعات خود شامل انواع مستندات و تصاویر را روی اینترنت ذخیره کرده و هر زمان که بخواهید از آنها استفاده کنید و حتی این فایل ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
بیشتر بخوانید :روش های درست مدیریت ارتباط با اعضای تیم در زمان دورکاری
بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و تیم
اغلب نرم افزارهای مدیریت پروژه (Project management software) در زمان دورکاری هم ابزارهای مناسبی برای گزارش گیری و کنترل وظایف تیمی هستند. خوشبختانه تعداد این نرم افزارها برای مدیریت پروژه در زمان دورکاری هم کم نیست و حتی طی سال های اخیر نسخه های ایرانی از این نرم افزارها هم عرضه شده است. محبوب ترین و بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه که در روزهای دورکاری نیز برای مدیران می توانند ابزارکارآمدی باشند، شامل موارد زیر است:
جیرا (JIRA)
جیرا (JIRA) به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه محصول شرکت اطلسین (Atlassian) است. ویژگی‌های خاص این ابزار همچون امکان تعریف گروه پروژه‌های مختلف با ساختارهای شکست پروژه در سطوح مختلف و همچنین امکان تعریف و تخصیص گروه‌های مختلف کاری باعث می شود این نرم افزار محبوب مدیران پروژه ها باشد.
تسکولو، یکی از نرم افزاری ایرانی برای مدیریت پروژه است که به صورت کامل از زبان فارسی پشتیبانی می کند. به کمک امکانات تسکولو مدیران می توانند در زمان دورکاری وظایف اعضای تیم را به صورت منظم پیگیری و مدیریت کنند.
ترلو (Trello)
این نرم افزار محبوب و کاربردی یک برنامه مدیریت مبتنی بر وب و سیستم عامل های موبایل است ، وظایف تیم و پروژه های مختلف کسب و کار را لیست بندی و اولویت بندی می کند تا سایر افراد گروه بتوانند به صورت لحظه ای مطالب را ببینند و هر کارشناس با شرح وظایف مشخص شده اش بتواند کارها را انجام دهد.
سامانه مدیریت زمان Time Doctor
مدیریت زمانی انجام کارها برای تیم ها، یکی از نیازهای ضروری مدیران به ویژه در دوران دورکاری است که امکان پیگیری های حضوری از همکاران را ندارند. نرم افزار Time Doctor ابزار ساده ای است که اغلب فریلنسرهای حرفه ای به کمک آن زمان های کاری خود را مدیریت می کنند. این نرم افزار به مدیران هم امکان می دهد زمان های انجام وظایف را از کارمندان پیگیری کرده و مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید: چگونه در دوران دورکاری، همدلی را میان اعضای تیم حفظ کنیم؟
بهترین ابزارهای مدیریت کارهای شخصی
در زمان دورکاری ممکن است به دلیل دور بودن از محیط کار، بخشی از وظایف روزانه خود را فراموش کنید. در روزهای دورکاری هم باید سر وقت در جلسات مجازی حاضر شویم و یا به موقع فایل های کاری را ارسال کنیم. نصب نرم افزارهای زیر می تواند در یادآوری و مدیریت وظایف روزانه به شما کمک کند:
Google task
گوگل تسک اپلیکیشنی است که به کاربران کمک می کند تا کارها و مسئولیت های خود را در لیست های مختلف بنویسند و آن ها را مدیریت کنند. سرویس های دیگر گوگل مانند گوگل کیپ و حتی تقویم گوگل هم به شما امکان می دهد، برنامه ها و کارهای روزانه خود را یادداشت کنید.
Microsoft to do
این نرم افزار، ابزار سودمندی برای برنامه ریزی، ثبت و منظم کردن کارهای شماست. به کمک اپلیکیشن رایگان Microsoft to do شما می توانید به صورت روزانه فهرست کارها و وظایف مهم تان را در قالب لیست های مختلف دسته بندی کنید.
Todoist
این نرم افزار یکی از مفیدترین ابزارهایی است که می توانید برای مدیریت برنامه های شخصی از آن استفاده کنید. Todoist به شما کمک می کند با ثبت فهرست برنامه های روزانه خود، وظایف تان را فراموش نکنید.در این نرم افزار امکان اولویت بندی کارها وجود دارد.
بیشتر بخوانید: هنر مدیریت سرکش ترین تیم های کاری | کوتاه و خواندنی از تجربیات مدیران
مجله خبری کاران، یک رسانه آنلاین حوزه کار و استخدام است که در سال 1397 و با نگاهی متفاوت به جریان خبری صنعت استخدام راه اندازی شده است. در این مجله شما می توانید هر لحظه در جریان به روزترین اخبار و تحولات صنعت استخدام ایران و جهان قرار بگیرید؛ جالب ترین و کاربردی ترین مطالب آموزشی در زیست بوم کار و مشاغل را بخوانید و حتی با تجارب شنیدنی کارجویان و کارفرمایان و به ویژه مدیران منابع انسانی آشنا شوید.
مجله خبری کاران دریچه جدیدی است به روی راهکارهای حوزه استخدام و مدیریت منابع انسانی؛ ما با نگاهی متفاوت شما را در این مسیر همراهی خواهیم کرد.
