مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM) ترکیبی از ابزارها و راه حل هایی است که به سازمان ها کمک می کند تا از طریق اتوماسیون فرآیند، مدیریت و بهینه سازی به چابکی دست یابند.
بگذارید همین ابتدای کار با دو مفهوم اتوماسیون فرآیند و چابکی سازمان به صورت خلاصه آشنا شویم.
اتوماسین فرآیند فناوری جدیدی است که توسط هوش مصنوعی بیشتر فعالیت‌های سازمان را خودکارسازی می‌کند. با اجرای این روش در سازمان شاهد افزایش چشمگیر بهره وری فرآیندها خواهید بود.
چابکی سازمان در واقع سرعت پاسخ آن مجموعه به تغییرات بازار یا همان تغییرات محیطی است. در واقع میزان انعطاف پذیری سازمان نسبت به نیاز بازار یا مشتری میزان چابکی سازمان را نشان می‌دهد.
مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM) نیز به عنوان یک رشته سازمانی تعریف می شود که در آن سازمان یک گام به عقب برمی دارد و به همه فرآیندها به طور کلی و انفرادی نگاه می‌کند. این باعث می‌شود که وضعیت فعلی فرآیندها به درستی بررسی شود و روند و ترتیب آن‌ها با هدف سودآوری و بهره وری بیشتر تغییر کند. در مدیریت فرآیند حتی ممکن است یک یا چند فرآیند حذف یا اضافه شوند.
مدیریت فرآیند کسب وکار بیشتر بر فرآیندهای تکراری و در حال انجام متمرکز است که از یک الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند.
در سطح فردی، مدیران تنها یک بخش از یک فرآیند را می بینند و تعداد بسیار کمی از آن ها می توانند اثرات کامل یک فرآیند کسب وکار را بررسی و مشاهده کنند، جایی که آن فرآیند شروع و پایان می یابد.
فرایندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب وکار آسیب می زنند و منجر به یک یا چند آسیب به سازمان می شوند:
با استفاده از مدیریت فرآیند کسب وکار، سازمان ها می توانند فرایندهای خود را بهبود بخشند و تمام جنبه های عملیات را به صورت بهینه اجرا کنند.
اکثر فرایندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده و یک جریان کاری برای پردازش آن هستند. ساختن یک فرم اصولی و منسجم نشان می‌دهد هر فرد در سازمان چه وظیفه‌ای را بر عهده دارد.
فرآیند را در یک چیدمان بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند زمان لازم و شرایط را مشخص کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها، و جریان داده ها از طریق فرآیند ارائه شود.
با یک تست در ابعاد کوچک شروع کنید. ابتدا فرآیند را با آزمایش آن در یک گروه کوچک اجرا کنید و پس از تایید آن را به همه کاربران ارجاع دهید. البته دقت داشته باشید که که دسترسی به اطلاعات مهم را محدود کرده اید.
از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه گیری کارایی و شناسایی گلوگاه‌های فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید که نظارت بر فرآیند به طور موثر انجام می شود.
همان طور که تحلیل می کنید، متوجه هر تغییری می شوید که باید در فرم یا گردش کار شما انجام شود تا آن ها را کارآمدتر کنید. مراحل بهبود فرآیند کسب وکار را در نظر بگیرید.
سیستم های BPM را می توان براساس هدفی که دارند دسته بندی کرد. در اینجا سه نوع مدیریت فرآیند کسب وکار آورده شده است:
این نوع از سیستم مدیریت فرآیند کسب وکار فرایندهایی را کنترل می کند که در درجه اول (بین سیستم های موجود شما (به عنوان مثال HRMS، CRM، ERP بدون دخالت انسان با سرعت بیشتر اجرا می شود.
BPM انسان محور برای آن دسته از فرایندهایی است که در درجه اول توسط انسان ها اجرا می شوند و اغلب تاییدیه ها و وظایف زیادی دارند که توسط افراد انجام می شوند.
این مورد مدیریت فرآیند کسب وکار زمانی مورد نیاز است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا توافق) در جریان اصلی فرآیند باشد. در این مدل مدیریت فرایند کسب و کار روند های طولانی تایید افراد مستقل وجود دارد که در اجرای فرایند تاثیر دارد. در این بستر های تعامل (مانند صفحات وب و اکسل) رابط های کاربری کاربر پسند با سیستم های اطلاع رسانی و رهگیری سریع وجود دارد.
آیا تا به حال احساس کرده اید که فرآیند مدیریت منابع انسانی شما بسیار پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می خواهد که فرم هایی را پر کنند که آن ها را خسته می کند؟ این به این دلیل است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصل مدیریت فرآیند کسب وکار است. استفاده از مدیریت فرآیند کسب وکار به شما کمک می کند تا فرایندهای منابع انسانی خود را به صورت خودکار انجام دهید. با استفاده از مدیریت فرآیند منابع سازمانی در سازمان:
زمان بندی کارمندان را سریع تر تایید کنید
روند استخدام را ساده کنید
وضایف کارمندان را به صورت خودکار مشخص کنید
در اغلب سازمان ها، تیم فروش زمان قابل توجهی را صرف هماهنگی با تیم حساب های درآمدی می کند تا فاکتورهای فروش را تایید کند. حتی یک تایپ کوچک در فاکتورها، روند کاری فروشندگان را بهم می ریزد. اینجاست که مدیریت فرآیند کسب وکار وارد عمل می شود، زیرا فرآیند تایید فاکتور را خودکار می کند، در نتیجه احتمال اشتباهات دستی و شفاف سازی های پشت و رو بین تیم فروش و مشتری از بین می رود. با استفاده از سیستم مدیریت فرایند فروش:
جریان های کاری چرخه فروش خود را کوتاه کنید
به موقع و سریعا به فاکتور ها رسیدگی کنید
یک تیم مالی هر روز با فرم های کاغذی و ایمیل ها بمباران می شود زیرا هر چیزی که شامل پول می شود باید از آن ها عبور کند. به عنوان مثال، اگر تیم مدیریت دارایی می خواهد ۵۰ لپ تاپ خریداری کند، پیش فاکتوری را که از فروشنده دریافت کرده اند برای تایید به تیم مالی می فرستد. این فقط یک مورد است. تصور کنید، چند ایمیل و فرم کاغذی به صورت روزانه از تیم های مختلف دریافت می کنند.
